Byrådsmedlem på en gang både del af Slagelse Kommune og ikke

Transkript

1 Byrådsmedlem på en gang både del af Slagelse Kommune og ikke Man stilles op på en liste til kommunalvalget, men indvælges som person. Dette er udgangspunktet for måden, arbejdet i Byråd og udvalg fungerer på, og de rettigheder du som er tildelt som byrådsmedlem. Du er som byrådsmedlem valgt som repræsentant af kommunens borgere. Repræsentation dækker i samfundet over mange forskellige forhold. I forhold til det at være valgt som byrådsmedlem betyder repræsentation retten til på andres vegne at prioritere de kommunale ressourcer og opstille retningslinjer for lokale forhold. Du er alene forpligtet af din personlige overbevisning i de enkelte spørgsmål. De kompetencer, du allerede har, er præcis det, der skal til i denne form for repræsentation. Der har været en del debat i medierne om kommunalpolitikeres manglende faglige viden i forhold til de sager, der behandles af byrådene. Grundlaget for lokaldemokratiet er, at kommunens borgere vælger en repræsentant blandt sine egne. Det er administrationens opgave at udforme indholdet i sagsbeskrivelserne, så det er til at forstå for dig og kommunens øvrige borgerne, hvad sagen går ud på, og hvilke spørgsmål der skal tages stilling til. Det enkelte byrådsmedlem repræsenterer ikke Slagelse Kommune udadtil, for det enkelte byrådsmedlem kan ikke forpligte Slagelse Kommune. Det hænger sammen med, at Byråd og udvalg kun arbejder og fungerer i møder. Det enkelte byrådsmedlem repræsenterer kun Slagelse Kommune som myndighed, og kan agere på kommunens vegne, hvis det er besluttet af Byrådet eller det relevante udvalg direkte i forhold til den konkrete opgave. Det er f.eks. tilfældet, hvis et udvalg beslutter at afholde et borgermøde eller deltage i en messe. Mine pligter som byrådsmedlem Som medlem af byrådet har du pligt til at tage stilling. Du har pligt til at møde op til de planlagte møder. Du har også pligt til at passe de hverv, som du i øvrigt måtte have påtaget dig i Byråd og udvalg f.eks. deltagelse i et borgermøde, en konference eller et kursus. Hvis du f.eks. er syg, eller skal holde ferie, kan du selvfølgelig godt melde afbud. På møderne i Byråd og udvalg har du pligt til at tage stilling til den enkelte sag. Det betyder også, at du har pligt til at stemme. Hvis du undlader at stemme, tager forbehold, eller kommer med anden tvetydig tilkendegivelse, anses du som udgangspunkt for at have stemt med flertallet, fordi du ikke har stemt direkte imod flertallet. Hvis du mener, at sagen ikke er tilstrækkeligt oplyst til, at du kan træffe afgørelse på det foreliggende grundlag, har du pligt til at stemme imod og gøre udtrykkeligt opmærksom på din opfattelse i protokollen for mødet (afvigende mening). Det er administrationens opgave at sikre, at sagsbeskrivelsen er udformet, så sagen og dens sammenhæng er til at forstå for dig og kommunens øvrige borgerne. Hvis du, efter at have sat dig ind i sagen, ikke kan forstå, hvad sagen handler om, og hvad konsekvenserne af beslutningen måtte være, er det vigtigt, at du gør opmærksom på det. Du er velkommen til at rette henvendelse til direktionen og borgmesteren. 1

2 Inhabilitet Du har som alle andre, der virker indenfor den kommunale organisation pligt til at gøre opmærksom på forhold, som af udenforstående kunne opfattes som, at du ikke er upartisk i den konkrete sag. Det er ikke dig, det handler om. Det handler om, at beslutningsprocessen i Slagelse Kommune opfattes som fair. Det er vigtigt, at udenforstående kan have tillid til, at sagsbehandlingen sker i overensstemmelse med gældende lovgivning. Byråd og udvalg træffer beslutninger om lokale forhold. Du er borger i kommunen. Her i kommunen har du egne interesser og netværk. Det er næsten uundgåeligt, at der af og til vil være sager, hvor udenforstående kan mene, at du personligt kan have en særlig interesse. Det er der ikke noget forkert i. På møder i Byråd og udvalg har du pligt til at gøre opmærksom på, at din habilitet skal vurderes. Det skal du gøre, inden selve den faglige sag bliver behandlet. Det er ikke dig selv men Byrådet eller udvalget, som beslutter, om du kan deltage i behandlingen af den faglige sag. Spørgsmålet om din habilitet må du gerne selv være med til at behandle. Det vigtigste er ikke, hvad Byråd og udvalg konkret måtte nå frem til. Det er vigtigt, at Byråd og udvalg efterfølgende kan dokumentere, at spørgsmålet om din habilitet blev behandlet, og hvad der helt konkret blev vægtet for og imod. Her er lidt eksempler på situationer, som måske ikke er så oplagte, og hvor du derfor selv bør være særligt opmærksom: Du er inhabil, hvis et af dine familiemedlemmer har en særlig interesse i en sag, som Byrådet behandler. Men det samme gælder som udgangspunkt også, hvis din kæreste, et hjemmeboende stedbarn eller en nær ven har en særlig interesse i sagen. Hvis Byrådet behandler spørgsmålet om lukning af den skole, hvor du arbejder, vil du være inhabil. Men hvis Byrådet behandler kommunens skolepolitik, hvor lukning af din arbejdsplads kun er en lille del af helheden, er du ikke nødvendigvis inhabil. Du vil næppe være inhabil, hvis du har udtalt dig til pressen om din opfattelse af et generelt politisk spørgsmål. Men hvis du udtaler dig på en måde, som kan opfattes som forudindtagethed i forhold til en konkrete sag, som Byrådet skal behandle, så vil du eventuelt kunne vurderes at være inhabil i forhold til den konkrete sag. Hvis du har deltaget i en arbejdsgruppe, som lavet et oplæg, som Byrådet skal behandle, vil du være inhabil i forhold til behandlingen af den konkrete sag i Byrådet, med mindre det er Byrådet selv, der har udpeget dig til at sidde i arbejdsgruppen. Hvis byråd eller udvalg har afgjort, at du er inhabil i en konkret sag, har du mulighed for at klage til Statsforvaltningen (det kommunale tilsyn) og få vurderingen efterprøvet. Hvis du har brug for råd og vejledning omkring habilitet inden et møde i byråd eller udvalg, er du velkommen til at kontakte direktionen eller borgmesteren. Mine rettigheder, for at jeg kan fungere som repræsentant for lokalsamfundet Initiativret Repræsentation betyder for lokale folkevalgte retten til på andres vegne at prioritere de kommunale ressourcer og opstille retningslinjer for lokale forhold. Der er en rettighed, som er helt centrale, for at du kan gøre det retten til at bringe en sag op i Byrådet (initiativretten) 2

3 Initiativretten betyder, at du som byrådsmedlem har krav på at få din sag på Byrådets dagsorden, hvis du har indleveret dit dagsordenspunkt rettidigt til borgmesteren, og der er tale om en sag, som Byrådet kan behandle. Fristen for indlevering af dagsordenspunkter fremgår af Byrådets forretningsorden. Du har krav på, at Byrådet behandler din sag, men det betyder ikke, at Byrådet skal behandle sagen på netop den måde eller beslutte det, som du måske har lagt op til. Hvis du f.eks. ønsker en politisk drøftelse af et spørgsmål i Byrådet, kan et flertal godt beslutte, at en drøftelse ikke er nødvendig. Hvis du gerne vil have Byrådet til at behandle spørgsmålet om kommunens kapacitet på et område f.eks. pasningskapaciteten, og du har brug for, at administrationen laver en brugerundersøgelse, for at du kan underbygge din sag, så er du nødt til at gøre det af flere omgange. Først skal du bede Byrådet om at afsætte ressourcer til at gennemføre brugerundersøgelsen og bearbejde resultaterne. Derefter kan du så forelægge Byrådet din egentlige og nu tilstrækkeligt underbyggede sag. Det hænger sammen med, at det enkelte byrådsmedlem ikke selv kan råde over kommunens ressourcer, herunder pålægge administrationen opgaver. Et udvalg kan naturligvis godt iværksætte en brugerundersøgelse indenfor eget område. Men din initiativret gælder kun sager i Byrådet ikke i det enkelte udvalg, uanset at du selv måtte være medlem af udvalget. Du har selvfølgelig mulighed for at foreslå et udvalg, at udvalget behandler en bestemt sag, men du har i modsætning til sager i Byrådet ikke krav på, at udvalget behandler din sag. Sagsindsigt Din ret til sagsindsigt indebærer, at du som medlem af Byrådet kan få kopi af alle afsluttede dokumenter i enhver sag, som Byrådet kan behandle. Retten til sagsindsigt omfatter også dokumenter, som ikke ellers må udleveres af forvaltningen. Det gælder f.eks. lægepapirer vedrørende en af kommunens borgere eller et notat fra kommunens advokat om risikoen for at kommunen kan tabe en konkret igangværende retssag. Formålet med sagsindsigten er, at give dig mulighed for at vurdere, om du vil udnytte din initiativret, herunder give dig mulighed for at underbygge din sag. For at få sagsindsigt skal du henvende dig til borgmesteren. I praksis kan du også henvende dig til direktionen. Sagsindsigt er rent formelt intern anvendelse af de konkrete oplysninger svarende til når et center i kommunen indhenter oplysninger hos et andet center til brug for behandlingen af en konkret sag. Det er vigtigt, at du er opmærksom på det, navnlig hvis det er personfølsomme oplysninger, du får sagsindsigt i. Det betyder, at du kun må anvende oplysningerne til det formål, som gav dig hjemmel til at få oplysningerne udleveret - forberedelsen af en sag, som skal forelægges Byrådet. Retten til sagsindsigt giver dig ikke lov til at udlevere oplysningerne til nogen udenfor den kommunale organisation, herunder sagens parter eller andre interesserede. Du må heller ikke udlevere oplysningerne til nogen indenfor den kommunale organisation, som ikke selv sidder med den konkrete sag. Du må selvfølelig gerne udlevere oplysningerne til de øvrige byrådsmedlemmer. Du vil også kunne forberede din sag til Byrådet sammen med dit politiske bagland, men så skal du sikre, at oplysningerne ikke kommer udenfor den snævre kreds, der hjælper dig med din sag. Udgangspunktet for videregivelse af personoplysninger og dermed også for sagsindsigt i personoplysninger er, at den borger, som oplysningerne vedrører, skal give samtykke til, at oplysningerne udleveres. Standsningsret Der er mange spørgsmål, hvor Byrådet har uddelegeret beslutningskompetencen til et udvalg. Det kan betyde, at det konkrete arbejde går i gang umiddelbart efter udvalgets møde. For dig kan det 3

4 betyde, at du ikke kan nå at udnytte din initiativret, inden det reelt var for sent, fordi tingene allerede er gennemført, inden du kan nå at forelægge sagen for Byrådet. Hvis du selv har deltaget i behandlingen af sagen på udvalgets møde, har du mulighed for at suspendere udførelsen af beslutningen, indtil du har haft mulighed for at forelægge den for Byrådet (standsningsret). Det er kun egentlig udførelse af beslutninger, du kan standse. Beslutningen om at udsætte behandlingen af en sag eller andre såkaldte procesbeslutninger kan som udgangspunkt ikke suspenderes med standsningsretten. Det samme gælder orienteringer, udvalget har taget til efterretning. For at udnytte standsningsretten skal du tilkendegive til protokollen, inden udvalgsmødet slutter, at du vil udnytte din standsningsret. Du har ikke særlige rettigheder i forhold til andre Retten til på andres vegne at prioritere de kommunale ressourcer og opstille retningslinjer for lokale forhold indebærer ikke, at du selv har særlige forvaltningsmæssige rettigheder ud over initiativret, sagsindsigt og standsningsret, eller at du kan give andre særlige rettigheder. Det enkelte byrådsmedlem er måske nok talerør for lokalsamfundet som helhed, men der er en skarp grænse i forhold til en rolle som egentlig mellemmand mellem borger og kommune. En mellemmand er en partsrepræsentant for den side, som har bedt mellemmanden om at engagere sig i sagen. Det er selvfølgelig op til det enkelte byrådsmedlem, som det er til alle andre borgere, om man i en konkret sag vil fungere som partsrepræsentant, hvis man bliver bedt om det af en borger. Hvis du har fungeret som repræsentant for en part i en sag, vil du være inhabil, hvis Byrådet eller udvalget behandler sagen eller en tilsvarende sag, hvor resultatet også kan have betydning for den sag, hvor du har været repræsentant for parten. Hvis du er partsrepræsentant for en borger i en sag, skal du være særligt opmærksom på at adskille dit kommunale hverv fra rollen som partsrepræsentant. Du må bl.a. ikke udlevere oplysninger til borgeren, som du har modtaget til intern anvendelse, med mindre disse oplysninger er offentligt tilgængelige i forvejen f.eks. på Politikerweb. 4

5 Oplysninger både pligter og rettigheder Fri anvendelse Aktindsigt Udenfor den kommunale forvaltning Følsomme oplysninger Indenfor den kommunale forvaltning Tavshedspligt Intern anvendelse Oplysninger fra sagsfremstillinger Sagsindsigt Håndteringen af oplysninger er et spørgsmål, hvor de fleste godt kan blive lidt usikre. Det er faktisk ikke så svært. Du skal være opmærksom på forskellen mellem aktindsigt og sagsindsigt. Sagsindsigt betyder, at du får oplysninger til intern anvendelse. Men hvis du får aktindsigt, kan du som alle andre, der får aktindsigt, frit videregive og anvende de oplysninger, du har modtaget. Du behøver ikke at tænke over tavshedspligt m.v. hvis du har fået aktindsigt. Du har i lighed med alle andre borgere mulighed for at få aktindsigt. Det er kun, hvis du vil have indsigt i følsomme oplysninger, at det er nødvendigt at du udnytter din ret til sagsindsigt. Følsomme oplysninger betyder her personfølsomme oplysninger, oplysninger af væsentlig økonomisk betydning for den virksomhed, oplysningen vedrører, samt oplysninger, hvor hemmeligholdelse er nødvendig af hensyn til kommunens eget virke. Det sidste er bl.a. forberedende materiale i forhold til en endnu ikke indgået aftale f.eks. en ejendomshandel, materiale omkring overvejelser i igangværende retssager samt overvejelser om fremtidige strategier, hvor offentliggørelse ville skabe umuliggøre den videre proces. Personfølsomme oplysninger er alle oplysninger vedrørende en borger, hvor borgeren kan genkendes ud fra oplysningerne, bortset fra almindelige oplysninger som f.eks. navn, adresse og fødselsdato. Oplysninger om mindre økonomiske spørgsmål, uddannelse, bolig og helbredsforhold anses heller ikke for at være følsomme, hvis oplysningerne alene bekræfter et positivt billede. Det er også lige netop i forhold til disse oplysninger, de følsomme oplysninger, at du kan have tavshedspligt. Men hvis oplysningen fremgår af et åbent dagsordenspunkt eller af et bilag til punktet, har du ikke tavshedspligt. 5

6 Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal håndtere oplysninger, du har modtaget, bør du altid kontakte den, du har modtaget oplysningerne fra. Du er også velkommen til at kontakte direktionen eller borgmesteren. 6