Spørgeskemaer. Opret et nyt spørgeskema. Tilpas et spørgeskema

Transkript

1 Compliance TNG I Compliance TNG kan du oprette evalueringer der viser, om I efterlever jeres egne eller andres krav. Evalueringer er baseret på spørgeskemaer, som du kan oprette på forhånd og herefter genbruge år efter år. Evalueringer kan desuden baseres på jeres politikdokumenter i Policy TNG. Compliance TNG... 1 Spørgeskemaer... 2 Opret et nyt spørgeskema... 2 Tilpas et spørgeskema... 2 Svarskalaer... 3 Opret eller redigér en svarskala... 3 Vigtigt om feltværdier:... 3 Evalueringer... 4 Opret og start en evaluering... 4 Besvar en evaluering... 5 Evalueringens samlede resultat

2 Spørgeskemaer Vil du oprette en evaluering baseret på et politikdokument, kan du gå direkte til afsnittet Evalueringer. Spørgeskemaer er skabeloner, som kan bruges til at evaluere, om jeres krav, standarder, politikker el.lign. efterleves. Du kan vælge at basere et spørgeskema på et politikdokument (fx jeres regler), et beredskabsdokument (fx beredskabsplanen) eller du kan oprettet et spørgeskema fra bunden. Et spørgeskema består af: - et antal overskrifter (for overblikkets skyld) - en række spørgsmål (det, som skal besvares) - en svarskala (de svarmuligheder brugeren bliver stillet over for). Opret et nyt spørgeskema Gå til Indstillinger > Spørgeskemaer > Nyt Indhold > Nyt tomt spørgeskema. Navngiv spørgeskemaet ved at klikke på Redigér > Indtast navn og evt en beskrivelse > OK. Vælg hvilken svarskala, der skal benyttes ved at klikke på Redigér > Indstillinger > Vælg i rullemenuen > OK. Tilpas et spørgeskema For at tilpasse et spørgeskema skal du gå til Indstillinger > Spørgeskemaer > Åbn det spørgeskema, som skal tilpasses. Omdøb spørgeskemaet: Klik på Redigér > Indtast navn og evt en beskrivelse > OK. Vælg hvilken svarskala, der skal benyttes : Klik på Redigér > Indstillinger > Vælg i rullemenuen > OK. Opret et nyt kapitel: Klik på Tilføj > Klik på Skriv indhold > Klik Gem. Opret et nyt spørgsmål: Klik på til venstre for det kapitel, som spørgsmålet skal placeres i > Nyt spørgsmål > Angiv et nummer > Skriv spørgsmålet > Skriv evt en uddybning > Tilføj. 2

3 Rediger en overskrift eller et spørgsmål : Klik på til venstre for overskriften/spørgsmålet > Redigér > Lav ændringer > Klik Gem. Flyt en overskrift/spørgsmål: Klik på til venstre for overskriften/spørgsmålet > Klik på Placering > Vælg overskrift > Klik Gem. Flyt et spørgsmål inden for samme overskrift: Klik på til venstre for spørgsmålet > Klik på Flyt op eller Flyt ned. Svarskalaer Opret eller redigér en svarskala For at oprette eller ændre en svarskala, skal du gå til Indstillinger > Compliance- skalaer. Opret en ny skala: Klik på Ny skala > Navngiv skalaen og giv den evt en beskrivelse > Klik OK > For at lave felterne (svarmulighederne) skal du klikke på Nyt felt > Angiv et navn til feltet (fx "Ja"), evt en uddybende beskrivelse, en farve og en feltværdi > OK. Vigtigt om feltværdier Feltværdier benyttes til at udregne et samlet resultat for evalueringen. Feltværdien kan være mellem 0 og 100. Til venstre for feltværdien vises det interval, som gennemsnittet skal falde inden for, for at vise netop dette samlede resultat. Eksempel nedenfor: Hvis gennemsnittet af besvarelserne er 55, vil det samlede resultat vises som "Utilstrækkelig proces" (gul). For at det samlede resultat skal være "Dokumenteret proces" (grøn) skal gennemsnittet være 100. I denne skala skal man altså svare "Dokumenteret proces" til samtlige spørgsmål, for at få et fuldstændigt "grønt" resultat. Bemærk at svarmuligheden "Ikke relevant" skal have værdien - 1 for at blive holdt ude af beregningen. 3

4 Evalueringer Opret og start en evaluering Evalueringer oprettes fra Policy TNG, hvor du først skal åbne den politiksamling, som evalueringen skal ligge i. Du kan enten vælge at bruge et spørgeskema som skabelon for evalueringen, eller du kan vælge at bruge et af dine eksisterende politikdokumenter. Vil du eksempelvis lave en evaluering af, om jeres regler reelt bliver efterlevet i virksomheden, skal du benytte dit regeldokument som skabelon. Opret en evaluering: Klik på Nyt dokument > Klik på Evaluering baseret på spørgeskema eller Evaluering baseret på politikdokument > Vælg et spørgeskema eller politikdokument (vælger du spørgeskema kan du tilføje instruktioner til de brugere, der skal besvare det) > Klik OK. 4

5 Vælg brugere: Klik på Brugere > Vælg hvilke brugere, der skal besvare spørgsmålene (der kan godt vælges flere > Klik Tilføj. Start evalueringen: Klik på Start > Vælg om der skal oprettes opgaver til brugerne (så får de en e- mail) > Skriv evt instruktioner > Angiv evt en deadline > Klik Start. Besvar en evaluering Når brugeren klikker på linket i sin e- mail, vil han komme til sin opgave. Her kan han læse dine instruktioner, klikke sig videre til selve evalueringen og begynde at besvare spørgsmålene. 5

6 Besvar et spørgsmål: Klik på et af de farvede ikoner til højre for spørgsmålet for at besvare eller klik på for at se de forskellige svarmuligheder > Skriv en kommentar til besvarelsen: Klik på Kommentarer. Upload dokumentation til besvarelsen: Klik på Vedhæftninger > Søg efter en fil > Klik Upload fil. Evalueringens samlede resultat I øverste højre hjørne af skærmen, ser du tre muligheder for at se resultaterne af evalueringen. Få et hurtigt overblik over, hvor meget og hvad der er besvaret ved at klikke på Status. Få en fuld pdf- rapport med oversigtsbillede, brugernes kommentarer mm ved at klikke på Få resultaterne ud som kommaspareret fil, der kan åbnes i Excel ved at klikke på 6