affalds håndtering på Aalborg Sygehus Syd Præsentationsrapport / BSc05 ID / Gruppe 5 / Aalborg Universitet / 2013

Transkript

1 indhold Indledning 1 Servicesystem 2 Systemdiagram 2 Blueprint 3 Aktøroversigt 4 Affaldsbeholdere 5 Beholdere 5 Informationsboks 6 Generelt 6 Film 7 Storyboard 7 Håndbog 10 Effekt af servicen 11 Use case med touchpoints 11 Servicens fordele 12 Illustrationsliste 12 affalds håndtering på Aalborg Sygehus Syd Præsentationsrapport / BSc05 ID / Gruppe 5 / Aalborg Universitet / 2013 indledning Det endelige løsningsforslag består af tre dele. Det består af en simplificering af det overordnede system, en ændring af beholderne, samt en informationsboks til plejepersonalet. Udover disse ændringer er der også dele af det nuværende system, der bevares, men modificeres for at passe til de ændringer, løsningsforslaget medfører. Overordnet er formålet med løsningen at øge plejepersonalets motivation til at sortere affaldet korrekt, ved forsimpling af og information om systemet. 1

2 systemdiagram SERVICE SYSTEM Servicesystemet for sygehusaffaldshåndtering er blevet simplificeret, således at systemet er nemmere forståeligt og så unødige handlinger undgås. På ill. 1 ses servicesystemet opsat i et systemdiagram. Diagrammet er lavet over Aalborg Sygehus Syd, men for at servicen skal fungere optimalt, skal servicen implementeres på alle sygehuse i Region Nordjylland. Dette skyldes, at det nye system ikke returnerer medicinaffaldet til, for herved at fjerne flere trin fra det forhenværende system. Hvis dette kun sker på Aalborg Sygehus Syd, vil stadig modtage medicinaffald fra de resterende sygehuse i regionen. Servicesystemet fungerer ved at de tre affaldstyper, der fremkommer af medicinhåndtering, afhentes af portørerne og fragtes til Teknisk Afdeling. Her gøres affaldet klar til afhentning fra de to forbrændingssteder, RenoNord og AVV Hjørring. Afhentningsfrekvenserne fra den forhenværende service er bibeholdt. På denne måde lettes implementeringen, idet sygehusets behov for lagerplads og portørernes daglige arbejdsgang er uændret. På sygehuset På afdelingen Sygehusaffald KRM-affald Cytostatikaaffald Dagrenovation 2 gange pr. dag Affaldstyper I dette servicesystem deles medicinaffaldet op i tre affaldstyper; KRM, cytostatika og dagrenovation. KRM-affald består af både klinisk risikoaffald og medicinaffald. Dette kommer af, at der ikke er nogen betydelig grund til at det er adskilt. De to affaldstyper kan forbrændes sammen og der er ingen risiko ved at blande dem. De to affaldstyper er derfor kombineret for at sorteringsmulighederne er nemmere forståelige, gøre hverdagen nemmere for sygeplejerskerne og for, at unødige handlinger bliver fjernet fra processen. Cytostatikaaffald sorteres for sig selv, da det kan udlede giftige dampe. Dette medfører, at det skal deponeres i en separat beholder, der er lukket. Herved åbnes den kun, når det er nødvendigt. Teknisk Afdeling Eksternt 1 gang dagligt undtagen onsdag 1 gang dagligt på hverdage AVV Hjørring RenoNord Figur 1. Systemdiagram 2

3 service blueprint For overblik over de forskellige trin i servicesystemet, er et service blueprint opsat. Dette tager udgangspunkt i medicinhåndteringen på en afdeling, men omhandler hele medicinens rejse. FYSISK BEVIS Computer Medicinrum Medicinrum Stuen Skyllerum SYGEPLEJERSKE HANDLING Sygeplejersken bestiller medicin Sygeplejersken doserer medicin Sygeplejersken sor - terer affald i medicinrummet Sygeplejersken giver patienten medicin Sygeplejersken afskaffer KRM-affald i skyllerummet Sygeplejersken flytter fyldt affaldspose til skyllerummet Sygeplejersken afskaffer kanyler og andet affald på stuen Line of Interaction Godstransport kører medicinen til afdelingen Godstransport opsamler tomme medicinbokse Medicinservice sætter medicinen på plads Medicinservice samler tomme medicinbokse til afhentning Portørerne afhenter affaldet på afdelingerne Line of visibility modtager og videresender bestilligen modtager medicin fra leverandøren pakker medicin til afdelingen Godstransport modtager medicinen på sygehuset Godstransport sender tomme medicinbokse retur til Portørerne sorterer og gør affaldet klar til afhentning på Teknisk Afdeling Line of Internal Interaction Leverandøren modtager bestillingen Leverandøren leverer medicin til Dall Villaby transporterer bestillingerne til sygehuset AVV Hjøring afhenter og afbrænder affald Figur 2. Service blueprint 3

4 aktøroversigt Sygehuseapoteket Farmaceut Nomeco / TMJ Medicinproducent Farmaceuten modtager medicinbestillingerne fra regionens sygehuse og sender den videre til medicinleverandørerne. Medicinproducenterne tager imod medicinbestil-lingen og pakker medicinen til. Aktørdiagrammet viser hvilke aktører, der medvirker i servicesystemet for medicinens rejse og beskriver, hvilke roller de har. Aktørerne er sat op i rækkefølge efter deres plads i systemet, for at tydeliggøre, hvordan de forholder sig til hinanden. Fargtfirma Fragtfirmaet leverer medicinen til. Lagerarbejder Det modtagne medicin pakkes ud og stilles på plads på lageret. Farmaceut Farmaceuter pakker bestillingerne til de forskellige afdelinger på sygehusene i Region Nordjylland. Dall Villaby Fragtfirma Dall Villaby transporterer medicin ud til sygehusene. Aalborg Sygehus Syd Godstransport Personalet i godstransport modtager medicinen, fordeler den på afdelingerne og tager de tomme grå bokse med retur. Dall Villaby Fragtfirma Dall Villaby transporterer de tomme grå kasser tilbage til. Aalborg Sygehus Syd Medicinservice Personalet fra medicinservice sætter medicinen på plads, kontrollerer datoer og bestiller ny medicin. Farmaceut En farmaceut tager imod de gråkasser og stiller dem klar til pakning af nye medicinleverancer. Aalborg Sygehus Syd Sygeplejerske Sygeplejerskerne doserer medicin til patienterne. Her har de også ansvar for, at deponere eventuelt affald korrekt. Aalborg Sygehus Syd Portør Portørerne afhenter affald fra afdelingerne to gange dagligt. Når affaldet er hentet sorterer portørerne det på teknisk afdeling og klargør det til afhentning. AVV Hjørring Fragtmand En fragtmand fra AVV Hjørring afhenter affaldet en gang dagligt og kører det til AVV Hjørring. AVV Hjørring Arbejder En arbejder modtager affaldet og gør det klar til afbrænding. Figur 4. Sygeplejerskers daglige arbejdsgang. AVV Hjørring Teknikker Teknikkere står for at afbrænde affaldet for at sikre, at dette sker korrekt. Figur 3. Aktøroversigt. 4

5 AFFALDSBEHOLDERE beholdere Nu hvor klinisk risikoaffald og medicinaffald er blevet til den samlede affaldstype, KRM, er der allerede én affaldsbeholder mindre, men ved at nedsætte antallet af forskellige affaldsbeholdere yderligere, vil sorteringen blive nemmere. Antallet af beholdere er reduceret. Der findes nu to udgaver af KRM-beholderne, samt en sæk. Der er en stor beholder og en mindre, halvt så stor, beholder. Til beholderne er der et gult låg, der passer til dem begge. Dette vil, sammen med det reducerede antal beholdere, kunne spare lagerplads. Desuden gøres sorteringen mere overskuelig for plejepersonalet. Antallet af kanylebokse er justeret ned til to størrelser, en stor der er beregnet til at stå i medicin- eller skyllerummene og en lille, der er beregnet til at medbringe på stuerne, så plejepersonalet kan komme af med kanylerne straks efter brug. For at differentiere kanyleboksene fra de øvrige beholdere er disse gjort cylindriske i deres form. De er stadig gule, så det tydeliggøres at der er en reference imellem dem og det øvrige KRM-affald. Flasken til flydende medicinrester ændres til nu at have et gult mærkat og låg, således den associeres til de andre KRM-beholdere og at det hermed er klart, at flasken kan deponeres deri. Beholderen til kasserede tabletter ændres ligeledes til at have et gult mærkat. Herudover ændres funktionen, da tabletterne nu gerne må smides direkte i de store KRM-beholdere. Tabletbeholderen fungerer således blot som en ekstra hjælp til at samle kasserede tabletter, før de efterfølgende tømmes over i en større KRM-beholder. Dette betyder ligeledes at tabletbeholderen kan genbruges. Beholderne til cytostatikaaffald er magen til de øvrige KRM-beholdere, forskellen er blot at låget til cytostatikaboksene er rødt. Fordelen ved det røde låg er, at det signalerer fare, imens der stadig er en klar reference til det røde klistermærke, der tidligere viste forskellen på klinisk risikoaffaldsbeholderne og cytostatikaaffaldsbeholderne. Figur 5. Stor KRM-beholder Figur 6. Lille KRM-beholder Figur 7. Stor kanyleboks Figur 8. Lille kanyleboks 5 Figur 9. Flaske til flydende medicinrester Figur 10. Tabletbeholder Figur 11. KRM-affaldssæk Figur 12. Cytostatikabeholder

6 INFORMATIONSBOKS generelt På grund af tidspresset mangler plejepersonalet på sygehuset motivation til at sortere affaldet korrekt. For at øge deres motivation informeres de om affaldssystemet, så de herved bliver bevidste om, hvilke økonomiske konsekvenser, der er af deres fejl og ikke mindst hvordan deres fejl, påvirker de næste aktører i processen. Denne formidling af information sker ved hjælp af en informationsboks. Informationsboksen indeholder en film og en håndbog. Disse er sammenlagt med til at belyse følgende punkter: Medicinens rejse med involverede aktører De tre affaldstyper Affaldsbeholderne og deres funktion Det økonomiske aspekt af affaldshåndteringen Forbrændingsanlæggenes rolle Hyppige fejl Filmen og håndbogen skal supplere hinanden, således at informationerne bliver belyst begge steder. Herved er der et bredere læringsgrundlag. Implementering Informationsboksen kan implementeres så snart servicesystemet ændres, hvilket ligeledes er nødvendigt for, at plejepersonalet kan forstå det nye system. Da servicesystemet implementeres som en ændring af et eksisterende system, tages der forbehold for, at der kræves forskellige informationer til plejepersonalet, der er vant til det eksisterende system og til dem, som nyansættes. Dette løses med to informationsbokse: 1. Til nuværende plejepersonale Håndbogen skal være beskrivende i forhold til ændringer fra det forhenværende til det nye servicesystem, således at plejepersonalet kan se forskellen og hvilke fejl, de tidligere har foretaget. 2. Til nyansat plejepersonale Håndbogen skal her kun beskrive det nye servicesystem, således at nyansatte ikke forvirres af det forhenværende system. Filmen skal være den samme i begge bokse og skal kun belyse det nye servicesystem. Da plejepersonalet kan være dårlige til at sætte sig ind i udleveret materiale, indledes implementeringen med en fælles gennemgang af film og håndbog, for hver afdeling. Denne gennemgang skal være obligatorisk. Økonomisk aspekt Som nævnt tidligere er der i dette løsningsforslag en ny affaldskategori, KRM-affald. Prisen pr. ton for denne affaldskategori er 950 kr. Den maksimale affaldsmængde, der genereres på Aalborg Sygehus Syd, vil være summen af vægten på det nuværende kliniske risikoaffald og medicinaffald, svarende til 183,8 ton. Den maksimale udgift vil på årsbasis være kr. Denne mængde affald betegnes den maksimale affaldsmængde, da det er hensigten, at en informering af plejepersonalet, reducerer den tidligere samlede mængde af klinisk risikoaffald og medicinaffald. Der vil være en begyndelsesudgift ved indførelsen af informationsboksen. Denne udgift dækker udvikling og realisering af film og håndbog. Herefter vil der blot være en produktionspris pr. informationsboks, der udleveres. Det foreslås, at det er sygehuset, der financierer denne udgift, da det er dem, der sparer penge på afskaffelsen af affaldet. Figur 13. Informationsboksen, set lukket. Figur 14. Informationsboksen, set åben, hvor håndbog og film ligger i. 6

7 film storyboard Filmen er den primære informationskilde i informationsboksen og skal give plejepersonalet et overblik over medicinens rejse fra bestilling til afbrænding. Filmen består af to dele: Medicinens rejse fra levering til afbrænding, herunder involverede aktørers interaktion med servicen Eksempler på korrekt affaldssortering Første del af filmen giver plejepersonalet et indblik i, hvilken proces medicinen skal igennem, både før og efter de har håndteret det. Herunder bliver der specielt lagt vægt på, hvilke andre aktører, der håndterer medicinen. Første del af filmen vil desuden give eksempler på, hvilke affaldskategorier, som har relation til medicinen. Filmens anden del fokuserer på plejepersonalets sorteringsrutiner. Der bliver både vist når plejepersonalet doserer medicinen, og når affaldet skal sorteres, for at gøre det nemmere, at koble dosering og afskaffelse sammen. Filmen gennemgår en række forskellige medicintyper og deres afskaffelsesmetoder. Herved skabes der associationer til det daglige arbejde. Begge dele af filmen indeholder en fortæller, som guider seeren igennem filmen, og minimerer risikoen for, at det viste materiale misforstås. 1. Filmen introduceres. 2. Sygeplejerske bestiller medicin. 3. Medicinen bliver fragtet til sygehuset. Scenen er sort og lyden af en kørende lastbil er i baggrunden. 4. Medicinen ankommer til sygehuset. Døren til lastbilen åbnes. Filmen bruges som et redskab til at skabe overblik over hele processen, som vedrører medicinhåndtering, samt give specifikke retningslinjer for, hvordan forskellige typer affald skal håndteres, både for personalets egen skyld, men også for de andre aktører i processen. Den er desuden med til at vise retningslinjerne omkring affaldshåndteringen for, at sikkerheden er i top. Den kan både vises for nyt og gammelt personale, og der er mulighed for, at den kan vises regelmæssigt, så plejepersonalet hele tiden er opdateret omkring sygehusaffaldshåndteringen. 5. Godstransport tager fat i medicinburet. 6. Godstransport transporterer medicinburet til afdelingen. 7. Medicinen køres til elevatoren. 8. Fra elevatoren køres medicinen til afdelingen. 9. Godstransport sætter medicinburet foran medicinrummet. 10. Efter kort tid tømmer Medicinservice medicinburet. 11. Medicinboksen bliver løftet ind i medicinrummet og placeres på bordet. 12. Medicinservice stiller den nye medicin på plads. 7

8 13. En pakke medicin placeres på medicinboksens låg og kameraet følger nu medicinpakken. 14. Medicinservice stiller medicinpakken på hylden. 15. En sygeplejerske tager medicinen ned fra hylden. 16. Medicinpakken lægges på bakken. Efterfølgende doseres medicinen. Medicinen sprøjtes i infusionssættet. 17. Bakken med medicin fragtes til patientstuen. 18. Sygeplejersken kommer ud fra patientstuen med sygehusaffald efter behandling af patienten. 19. Sygeplejersken tager bakken med til skyllerummet. 20. Sygeplejersken lægger låget til KRM-affaldsbeholderen på cytostatikabeholderen. 21. Den brugte medicinpakke lægges på KRM-affaldsbeholderens låg og affaldet sorteres. 22. Sygeplejersken tager medicinpakken og smider ud. Låget til KRM-beholderen sættes på. Kameraet følger nu KRM-beholderen. 23. Sygeplejersken tager KRM-beholderen ud af stativet og fragter den ud til affaldsrummet. 24. I affaldsrummet sættes KRMbeholderen i affaldsburet. 25. Noget tid senere tager portøren fat i det fyldte affaldsbur. 26. Affaldsburet fragtes til elevatoren. 27. Fra elevatoren køres affaldsburet til Teknisk Afdeling. 28. Portøren åbner affaldsburet og sætter KRM-beholderen på gulvet. 29. Portøren fl ytter det resterende affald til papkassen fra AVV Hjørring. 30. KRM-beholderen fl yttes til papkassen. 8

9 31. Låget til papkassen lægges skævt på papkassen og den køres til elevatoren. 32. Portøren sætter papkassen i lastbilen til AVV Hjørring og sætter samtidig låget ordentlig på. 33. Scenen er sort og lyden af en kørende lastbil er i baggrunden. 34. Papkassen lander hårdt på transportbåndet og låget lettes lidt. Affaldet bliver brændt. 35. Der spoles hurtigt tilbage gennem scenerne til sygeplejerskens arbej-de i medicin- og skyllerum. 36. Sygeplejerske sprøjter medicin i infusionssæt. 37. Efter behandling smides infusionssættet med rester i KRMaffaldsbeholderen i skyllerummet. 38. Sygeplejersken tager en saltvandsbeholder fra medicinrummet. 39. Efter behandling tømmes resterne i håndvasken i skyllerummet. 40. Det tomme infusionssæt smides i dagrenovation. 41. Sygeplejersken tager en pose sondemad fra medicinrummet. 42. Efter behandling tømmes resterne i håndvasken i skyllerummet. 43. Den tomme pose smides i dagrenovation. 44. Sygeplejersken doserer medicin i sprøjter og hælder overskydende i fl asken med fl ydende medicinrester. 45. Efter behandling tømmes resten af medicinen i fl asken til fl ydende medicinrester i skyllerummet. 46. Kanylen fra sprøjten smides i kanyleboksen. 47. Den tomme sprøjte smides i dagrenovation. 48. Sygeplejersken doserer tabletter i medicinrummet. Overskydende smides i tabletboksen. 9

10 håndbog Håndbogen er et supplement til filmen. Ved at læse håndbogen igennem får plejepersonalet en kort beskrivelse af det, filmen viser, samtidig med, at den kan bruges som opsummeringsværktøj efter en længere periode, hvis filmens pointer glemmes. 49. Efter behandling smides medicinrester i KRM-affaldsbeholderen. 50. Medicinservice tømmer tabletboksen i KRM-beholderen og fl asken med fl ydende medicinrester lægges i posen. 51. Medicinservice tager posen fra KRM-affaldsbeholderen. Håndbogen indeholder information om: Prisforskelle på bortskaffelse af affaldstyperne Medicinens rejse Forbrændingsanlæggene Affaldstyperne Affaldsbeholderne Hyppige fejl og hvordan de undgås Prisoversigten viser plejepersonalet at KRM-affald er ca. 40% dyrere end dagrenovation. Dette medvirker til at motivere dem til at smide tomme sprøjter, infusionssæt og lignende i dagrenovationen, men også til at tømme eksempelvis sprøjter for medicin og herefter deponere den tomme sprøjte i dagrenovationen. Medicinens rejse er vist i håndbogen som supplement til filmen og vises i illustrationer, da personalet hermed nemmere kan danne sig et overblik over processen fra medicinen bestilles til affaldet bortskaffes på forbrændingen. I beskrivelsen af affaldstyperne og beholderne beskrives det, hvilket affald, der skal i de enkelte beholdere. Denne del af håndbogen kan fungere som opslagsværk i tvivlstilfælde. Til sidst i håndbogen er der en oversigt over de hyppigste fejl. 52. Affaldsposen fl yttes fra medicinrummet til skyllerummet. 53. Affaldsposen smides i den store KRM-affaldsbeholder i skyllerummet. 54. Kameravinklen skifter til affaldsbeholderen og låget lægges på. Et udkast til håndbogen er vedlagt præsentationsrapporten. The End Affaldsposen fl yttes fra medicinrummet til skyllerummet. Filmen bruges som et redskab til at skabe overblik over hele processen, som vedrører medicinhåndtering, samt give specifikke retningslinjer for, hvordan forskellige typer affald skal håndteres, både for personalets egen skyld, men også for de andre aktører i processen. Den er desuden med til at vise retningslinjerne omkring affaldshåndteringen for, at sikkerheden er i top. Den kan både vises for nyt og gammelt personale, og der er mulighed for, at den kan vises regelmæssigt, så plejepersonalet hele tiden er opdateret omkring sygehusaffaldshåndteringen. Affaldsposen fl yttes fra medicinrummet til skyllerummet. Filmen bruges som et redskab til at skabe overblik over hele processen, som vedrører medicinhånetningslinjer for, hvordan forskellige typer affald skal håndteres, både for personalets egen skyld, men også for de andre aktører i processen. Den er desuden med til at vise retningslinjerne omkring affaldshåndteringen for, at sikkerheden er i top. Den kan å plejepersonalet hele tiden er opdateret omkring sygehusaffaldshåndteringen. 55. Rulletekster. Figur 15. Storyboard. 10

11 EFFEKT AF SERVICEN Informationsboks use case med touchpoints Pri Mails Skemaer Medicin Patient Affaldsbeholder Kollegaer Sygeplejersken kommer i kontakt med servicen gennem en række touchpoints. Et af disse touchpoints er informationsboksen. Nedenstående use case med touchpoints viser, hvornår og hvordan sygeplejersken interagerer med servicen, samt hvilken rolle informationsboksen spiller i de forskellige servicetrin. I denne sammenhæng er servicen defineret som selve sygehusaffalds- og medicinhåndteringen, selvom dette blot er en lille del af det overordnede servicesystem. pre-service intro til service Informationssøgning service brug af service Diskussion Dosering Medicinering Affaldssortering Anbefaling min. 1 gang jævnligt flere gange dagligt Information om affaldssortering opnås. Materialet diskuteres blandt kollegaer. post-service opfølgende service Der huskes tilbage på materialet fra informationsboksen. SYGEPLEJERSKE Gennemgang af informationsboksen anbefales til kollegaer. Figur 16. Use case med touchpoints. 11

12 servicens fordele Servicesystemet har mange fordele, og løser mange af de problemstillinger, der findes i det eksisterende system. Disse fordele er både resultat af den overordnede simplificering af servicesystemet og indførslen af informationsboksen. Fordelene er listet herunder. Simplifi cering Behovet for lagerplads til sygehusaffald forsvinder på Lagerpladsen skal ikke øges på sygehuset Sikkerheden øges ved at KRM-affaldet afhentes dagligt Det overordnede servicesystem er nemt at forstå Tre frem for fire sygehusaffaldskategorier modtager ikke længere medicinaffald Transportudgiften til Mokana forsvinder Det er ikke længere en fejl at deponere klinisk risikoaffald i medicinaffaldsbeholderen og omvendt. De skal nu i den samme beholder Der spares tid, fordi der er færre sorteringsmuligheder at tage stilling til Informationsboks Den anderledes informationsformidling øger sandsynligheden for at plejepersonalet sætter sig ind i informationerne i informationsboksen Ved at gøre fremvisningen af filmen til en tilbagevendende del af personalemøderne, kan det sikres, at alle i plejepersonalet får den fornødne information Plejepersonalets motivation øges gennem en forøget bevidsthed om de andre aktører i sygehusaffaldshåndteringsprocessen Ved at se hvordan affaldssorteringen skal foregå bliver plejepersonalet bevidste om deres fejl Plejepersonalet opdager deres egne fejl ved at læse afsnittet om hyppige fejl i håndbogen Dette løsningsforslag sikrer, at plejepersonalet ikke selv skal opsøge den nødvendige information Ved at plejepersonalet ved, hvor affaldet sendes hen, tydeliggøres det, hvorfor det sorteres på denne måde Filmen skaber associationer til det daglige arbejde og gør hermed den formidlede viden nemmere at huske Plejepersonalet opnår viden om, hvordan det, at deponere væsker i håndvasken, kan reducere affaldsmængden Plejepersonalet får et indtryk af, hvor store besparelser, der opnås, ved at vælge dagrenovation frem for KRMaffald Det er en præventiv løsning Kapitlet skal beskrive kvaliteterne af både løsillustrationsliste Figur 1. Eget diagram Figur 2. Eget diagram Figur 3. Eget diagram med ikoner fra thenounproject.com/ - d. 4. januar 2013 Figur 4. Eget billede Figur 5-6. Egne billeder Figur 7-8. Egne billeder, med indsatte billeder fra - d. 4. januar 2013 Figur Beholdere - Egne billeder Figur Egne billeder med brug af layout fra Publikationer/Type1/ - d. 4. januar 2013 Figur 15. Storyboard - Egne billeder Figur 16. Eget diagram med ikon fra thenounproject.com/ - d. 4. januar