BEHANDLING AF ACONTOBEGÆRING

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 12.maj 2016 Version 1.2 JobManager supporten BEHANDLING AF ACONTOBEGÆRING SAP-OPGAVEANSVARLIG Guldalderen Hedehusene EAN Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 INDHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKTION... 3 GODKEND REGISTRERINGSBILAG... 4 Søg og vælg registreringsbilag AFVIS REGISTRERINGSBILAG... 7 Søg og vælg entreprise af 8

3 INTRODUKTION Denne vejledning er udarbejdet med det formål at beskrive de processer, der skal gennemgås når et registreringsbilag skal godkendes, eller afvises. TIP: Når et registreringsbilag skal godkendes, kaldes det at 2. godkende. De to overordnede faser, er illustreret i nedenstående figur. Øverst på alle sider, inklusiv denne, er ovenstående figur vist, med det formål at illustrere hvilket emne den pågældende side beskriver (blå baggrundsfarve i modsætning til grå). Hver fase opdeles i underfaser for at give et overblik over de trin, som skal gennemgås for at fuldføre den pågældende fase. 3 af 8

4 AC GODKEND REGISTRERINGSBILAG Den SAP-opgaveansvarlige skal godkende eller afvise registreringsbilag i JobManager. Når debitorbogholderen har accepteret en acontobegæring, vil den SAP-opgaveansvarlige modtage en statusmail fra JobManager. Af mailen fremgår det, at det nu er op til den SAP-opgaveansvarlige at 2 godkende acontobegæringsperiode ved at godkende registreringsbilagene. Ved godkendelsen autoriseres SAP til at udbetale pengene til entreprenøren, når den betalingsfrist, der regnes fra debitorbogholderens godkendelse, er igangsat. Et eksempel på denne mail, ses herunder: Proceduren for godkendelse af registreringsbilag er vist herunder. Søg entreprise 4 af 8

5 AC Søg og vælg registreringsbilag For at godkende et registreringsbilag navigeres via JobManager Forsiden til AC & Jobafregning, som vist herunder: Det fører til skærmbilledet Registreringsbilag. Herfra vælges den entreprise, hvorpå registreringsbilaget ønskes godkendt. Entreprisen kan søges frem ved at klikke på, pil 3. Herefter vises alle de re- Når den korrekte entreprise er fundet, klikkes på gistreringsbilag, der findes på entreprisen i listen., pil 1, eller ved indtastning direkte i feltet. TIP: Hvis søgningsresultatet ønskes minimeret, kan feltet Bilagsstatus sættes til Kladde, pil 2. Herved fremsøges de registreringsbilag, som afventer behandling. 5 af 8

6 AC Registreringsbilaget skal godkendes direkte i listen. På nedenstående skærmbillede er der sat hak i kolonnen Godkendt i første række, pil 1. Til hver entreprise kan der findes et registreringsbilag for hver artskonto, der er registreret økonomi på, i den pågældende acontobegæring. Der skal tages stilling til alle registreringsbilagene indenfor den samme entreprise før registreringsbilagene bliver ført videre til SAP. Klik på for at godkende det/de valgte registreringsbilag, pil 2. Hvis jobforklædet skal ses, klikker man på i listen. 6 af 8

7 AC AFVIS REGISTRERINGSBILAG Som SAP-opgaveansvarlig er det muligt at afvise registreringsbilag i JobManager. Når debitorbogholderen har accepteret en acontobegæring, vil den SAP-opgaveansvarlige modtage en statusmail fra JobManager. Af mailen fremgår det, at det nu er op til den SAP-opgaveansvarlige, at 2. godkende, eller i dette tilfælde at afvise acontobegæringsperiode, ved at afvise registreringsbilagene. Et eksempel på denne mail, ses herunder: Proceduren for afvisning af registreringsbilag er vist herunder. Søg entreprise Søg og vælg entreprise For at afvise et registreringsbilag navigeres via AC & Jobafregning, som vist herunder. 7 af 8

8 AC Det fører til skærmbilledet Registreringsbilag. Herfra vælges den entreprise, hvorpå registreringsbilaget ønskes afvist. Entreprisen kan søges frem ved at klikke på, pil 3. Herefter vises alle de re- Når den korrekte entreprise er fundet, klikkes på gistreringsbilag, der findes på entreprisen i listen., pil 1, eller ved indtastning direkte i feltet. TIP: Hvis søgningsresultatet ønskes minimeret, kan feltet Bilagsstatus sættes til Kladde, pil 2. Herved fremsøges de registreringsbilag, som afventer behandling. Registreringsbilaget skal afvises direkte i listen. På nedenstående skærmbillede er der sat hak i kolonnen Afvist i første række, pil 1. Klik herefter på, for at afvise det/de valgte registreringsbilag, pil 2. Bemærk, hvis bare ét registreringsbilag er afvist, ophæves godkendelsen af de øvrige registreringsbilag på samme entreprise og godkendelsesproceduren skal foretages på ny. Der systemgenereres en mail til debitorbogholderen om, at acontoen er afvist. Hvis jobforklædet skal ses, klikker man på i listen. 8 af 8