Emne: Introduktion til Statens HR - Selvbetjening medarbejder Version: 01 ID: 1.b.3

Transkript

1 Fraværsplanlægning og registrering Når man som medarbejder registrerer ferie, skal det godkendes. Derfor, når medarbejderen har foretaget sin registrering, sendes der automatisk en anmodning til kontorchefen, som herefter kan godkende eller afvise anmodningen. Når en medarbejder registrerer sygdom, sendes der en FYI til kontorchefen. Denne skal ikke godkendes. I denne vejledning gennemgås hvordan du udfører registreringen under punkterne A. Sådan navigerer du til fraværsregistrering B. Sådan registrerer du fravær C. Sådan laver du ændringer i din fraværsregistrering gemt som kladde efterfulgt af uddybende viden og tips omkring fraværsregistreringssidernes opbygning og muligheder. A. Sådan navigerer du til fraværsregistrering Fra hjemmesiden kan du navigere til fraværsplanlægning og registrering på følgende 2 måder: 1. Fra Hjemmesiden, Klik på Om mig, klik herefter på Fravær 2. Klik på Navigator de 3 linjer øverst i venstre hjørne herefter på Fravær Nu vil du komme til fraværsregistreringssiden. Denne bliver uddybet senere i denne vejledning. Senest revideret: Side 1 af 8

2 B. Sådan registrerer du fravær 1. Klik på Tidsplanlæg fravær 2. Vælg fraværstype i feltet Type Du kan registrere f.eks. sygedage eller anmode om ferie 3. Vælg Frekvens for din registrering i feltet Frekvens Igen vil der dukke nye felter op til udfyldelse. Antallet af felter er afhængig af din frekvens, således at en enkelt dag kun har en dato angivelse, mens der ved flere dage skal angives en slutdato. 4. Angiv startdato for din registrering i feltet Startdato. Klik på kalenderikonet til højre i feltet, hvis du har brug for hjælp til datoformat. Du kan også vælge at indtaste datoen selv. Ved en sygeregistrering uden slutdato angives perioden som åben (uden slutdato) Starttid og sluttid bliver automatisk sat ind, efter du har valgt startdato. Tiden der sættes ind er den angivne normtid for dagen 5. Klik på Afsend for at sende din registrering til godkendelse eller notifikation. Hvis du vælger Gem og luk, gemmer du registreringen som en kladde. Den sendes ikke videre til godkendelse. Senest revideret: Side 2 af 8

3 C. Sådan laver du ændringer i din fraværsregistrering gemt som kladde Når du har gemt din fraværsregistrering som en kladde, kan du gå ind og ændre i registreringen. Du har også mulighed for at slette registrering helt, hvis den ikke længere er relevant. 1. Klik på Fraværsdetaljer ikonet på højre side af skærmen 2. Klik på Vedligehold fraværsrecords 3. Klik på x i kolonnen slet, hvis du ønsker at slette registrering 4. Klik på dato i kolonnen dato for at ændre registrering 5. Indtast dine ændringer 6. Klik på Afsend for at afslutte Senest revideret: Side 3 af 8

4 Du vil få en bekræftelse af, at du har afsendt din fraværsregistrering. 7. Tryk på OK knappen 8. Klik på Udført Senest revideret: Side 4 af 8

5 Kalenderoversigten Kalendervisning kan vises i dag, uge eller måned. Med piletasterne kan man gå frem og tilbage i tid. Ved klik på knappen I dag, kommer man hurtigt til dags dato. Med farvekodene kan man nemt orientere sig i helligdage, lokale lukkedage og andre fraværsdage, samt se hvilken normtid man er registreret med. Ved klik på en fraværsregistrering kan man få et hurtigt overblik om en ferieanmodning er godkendt eller ej. Registrering af fravær sker ved at klikke på knappen Tidsplanlæg fravær. Senest revideret: Side 5 af 8

6 Registrering på forskellige fraværstyper Det første man skal vælge er, hvilken fraværstype man ønsker at registrere. Herefter vil man afhængigt af hvilken type det er, blive præsenteret for de felter der skal udfyldes. De viste eksempler er forskellen på to forskellige fraværstyper, hvor indtastningsfelterne reagerer på forskellige måder. Senest revideret: Side 6 af 8

7 Udregn saldo under registrering Er man i gang med at registrere en feriedag, kan man tjekke sin restsaldo i same vindue, hvis man ikke lige kan huske den. Ved klik på lommeregneren, udregnes restsaldoen og noteres same sted. Klikker man efterfølgende på restsaldoen, er det muligt at se forbruget på denne konto. Alle felter er markeret om de er obligatoriske at udfylde eller ej. Udfyld felterne og klik på Afsend. Ønsker man at registreringen blot skal ligge son en foreløbig kladde, klikkes på gem og luk. Herved kan medarbejderen stadig ændre i registreringen selv. Senest revideret: Side 7 af 8

8 Saldooversigt I højre side af skærmen findes et opgavepanel. Det er kun midtfanen der giver relevante oplysninger. Ved klik på den ses nu en oversigt over hvilke planer medarbejderen er tilmeldt, og hvilke saldi medarbejderen har. Det er muligt at se yderligere fraværsdetaljer ved at klikke på linket Vedligehold fraværsrecords. Senest revideret: Side 8 af 8