BEHANDLING AF ACONTOBEGÆRING

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 1. februar 2016 Version 1.2 JobManager supporten BEHANDLING AF ACONTOBEGÆRING ENTREPRISESTYRER Guldalderen Hedehusene EAN Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 INDHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKTION... 3 DAN NÆSTE ACONTOBEGÆRING... 4 Opret en Kladde... 4 Tilret periode... 5 Opdater... 5 ATTESTER ACONTOBEGÆRING... 6 Søg og vælg acontobegæring... 6 Attester acontobegæring... 7 Eksempel på et fakturagrundlag:... 8 Opdater... 9 TILBAGEFØR ACONTO Søg og vælg acontobegæring...10 Tilbagefør aconto ( med selvfakturering)...11 Tilbagefør aconto (uden selvfak./ entreprisestyrerens trin i selvfak.) af 12

3 INTRODUKTION Denne vejledning er udarbejdet med det formål at beskrive de processer, der skal gennemgås når acontobegæringer behandles i JobManager. Acontobegæringer anvendes til at opsamle poster fra job med godkendt mængdeopgørelse til en acontobegæring inden for en entreprise. Udgangspunktet for hvem der danner næste acontobegæring afhænger af hvilke aftale der er indgået mellem Vejdirektoratet og entreprenøren (initiativpligtsaftalen). De tre overordnede faser er illustreret i nedenstående figur. Dan næste acontobegæring Attester acontobegæring Annuller acontobegæring Øverst på alle sider, inklusiv denne, er ovenstående figur vist, med det formål at illustrere hvilket emne den pågældende side beskriver (blå baggrundsfarve i modsætning til grå). Hver fase opdeles i underfaser for at give et overblik over de trin, som skal gennemgås for at fuldføre den pågældende fase. 3 af 12

4 DAN NÆSTE ACONTOBEGÆRING For at lave en acontobegæring, skal der dannes en kladde. Proceduren for at danne en acontobegæring er vist herunder: Vælg entreprise Opret kladde Tilret periode OPRET EN KLADDE Opdater For at danne næste acontobegæring navigeres via JobManager Forsiden til AC & Jobafregning Acontobegæringsliste som vist herunder. Det fører til skærmbilledet Acontobegæringsliste. Herfra vælges den entreprise, der skal oprettes en ny kladde for. Entreprisen kan søges frem ved at klikke på, pil 1, eller ved indstastning direkte i feltet. Når entreprisen er fundet, klikkes på, pil 2. 4 af 12

5 Herefter kan kladden ses i listen som vist herunder. Bemærk, at kladden har acontobegæringsnummer 0 (AC(0) og at den står i status Kladde som pilen indikerer. TIP: En acontobegæringskladde har nr. 0, indtil den bliver låst. Derefter bliver den tildelt et fortløbende nummer. TILRET PERIODE ud for den nyoprettede kladde, som pilen herunder indi- Perioden tilrettes ved at klikke på kerer. Acontobegæringen åbnes herefter og perioden kan tilpasses i datofelterne for perioden, se pilen herunder. TIP: Slutdatoen for perioden skal ligge i indeværende eller forrige måned, grundet SAP, da JobManager ellers vil komme med en fejlmeddelelse. OBS! Inden kladden opdateres er det vigtigt at sørge for følgende: OPDATER Der må ikke være røde felter i acontobegæringen Der må ikke være jobs med beløb 0,00 kr. Er dette tilfældet, kontaktes entreprisestyreren, så jobbet kan rettes. Det anbefales, at en aconto max indeholder 100 jobs, da der ellers kan opstå tekniske problemer i systemerne., hvorefter tilpasningen er gemt i databa- Når perioden er tilpasset klikkes der på sen. Acontobegæringen er nu oprettet med statustrin Kladde. 5 af 12

6 ATTESTER ACONTOBEGÆRING Dette afsnit beskriver, hvordan en acontobegæring attesteres. Proceduren for attestering ses herunder: Søg entreprise Vælg entreprise Attester acontobegæring Opdater SØG OG VÆLG ACONTOBEGÆRING For at attestere en acontobegæring navigeres via JobManager Forsiden til AC & Jobafregning Acontobegæringsliste, som vist herunder: Det fører til skærmbilledet Acontobegæringsliste. Herfra vælges den entreprise, hvorpå acontobegæringen ønskes attesteres. Entreprisen kan søges frem ved at klikke på, pil 1, eller ved indstastning direkte i feltet. Når den korrekte entreprise er fundet, klikkes på, pil 2. Herefter vises alle de acontobegæringer, der findes på entreprisen i listen. 6 af 12

7 ATTESTER ACONTOBEGÆRING For at attestere en acontobegæring, klikkes på ud for kladden AC(0). OBS! Kontroller at der ikke er røde felter, ingen 0-beløb og max 100 jobs. Acontobegæringen attesteres ved at klikke på knappen. Der kommer herefter en advarsel, hvor brugeren spørges om kladden er opdateret, se herunder: Når acontobegæringen låses tildeles den det næste fortløbende nummer i rækken af acontobegæringer. I dette tilfælde får den nummeret 1. Nu er acontobegæringen gemt med statustrin Acontobegæringsperiode lukket og er dermed attesteret. Herefter kan der udskrives fakturagrundlag, Jobforklæde og fakturabilag for de enkelte job i forklædet. Eksempler vises herefter. 7 af 12

8 Eksempel på et fakturagrundlag: 8 af 12

9 Eksempel på et forklæde: TIP: Hvis der navigeres via Acontobegæringslisten og entreprisen, samt acontobegæringen søges frem igen, vil der blive vist en hængelås ud for acontobegæringen, se pilen herunder. Denne indikerer at acontobegæring er lukket/godkendt. OPDATER Attesteringen gemmes ved at klikke på eller. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker redigeringsskærmbilledet. 9 af 12

10 AC TILBAGEFØR ACONTO En acontobegæring kan føres tilbage til kladdestatus, hvis der opdages en fejl under godkendelsesforløbet. Processen er lidt forskellig, alt efter om entreprisen er på selvfakturering eller ej. Processen er ens et stykke hen af vejen og i den efterfølgende tekst vil der blive redegjort for, hvor der er forskelle. Ved selvfakturering er det typisk den SAP opgaveansvarlige, der vælger at afvise en aconto. Denne føres tilbage, så de fornødne tilpasninger kan ske på acontobegæringen. Den første der skal åbne for acontoen, er entreprenørens debitorbogholder. Herefter skal entreprisestyreren åbne den lukkede- / godkendte acontobegæring. Ved entrepriser uden selvfakturering er det entreprisestyreren, der sørger for tilbageførelsen. En aconto kan kun føres tilbage inden en ny aconto periode bliver oprettet. Derfor bør man aldrig oprette en ny periode, før den forrige er helt godkendt og fakturaen er fremsendt. Proceduren for tilbageføring, ser ud som vist herunder. Proceduren ses herunder: Søg entreprise Vælg acontobegæring Skift status Opdater Opret en ny acontobegæring SØG OG VÆLG ACONTOBEGÆRING For at søge acontobegæringen, skal du først søge den overordnede entreprise. Gå via AC & Jobafregning Acontobegæringsliste, og find den ønskede entreprise enten ved at skrive i feltet Entreprise eller via ikonet. Når der skrives direkte i feltet, kommer JobManager med intelligente forslag, som du kan vælge imellem i listen: 10 af 12

11 AC Det fører til skærmbilledet Acontobegæringsliste. Herfra vælges den entreprise, hvorpå acontobegæringen ønskes tilbageført. Entreprisen kan søges frem ved at klikke på Når den korrekte entreprise er fundet, klikkes på acontobegæringer, der findes på entreprisen i listen. TILBAGEFØR ACONTO ( MED SELVFAKTURERING), pil 1, eller ved indstastning direkte i feltet., pil 2. Herefter vises alle de Når en entreprise er på selvfakturering, skal godkendelsesflowet gentages i den modsatte rækkefølge, hvis en acontobegæring skal tilbageføres til kladdestatus. Flowet er derfor: SAP opgaveansvarlig afviser AC Debitor modtager mail og skal annullere AC Entreprisestyrer modtager mail og skal låse AC op via AC i status Kladde For at tilbageføre en acontobegæring klikkes på, se pilen herunder. TILBAGEFØR ACONTO (UDEN SELVFAK./ ENTREPRISESTYRERENS TRIN I SELVFAK.) Når entreprisen med selvfakturering er tilbageført af debitorbogholderen, er det entreprisestyrerens tur til at tilbageføre acontoen. Denne proces er ens uanset om entreprisen er med selvfakturering eller ej. Som det fremgår herunder, så er status på acontoen nu ved: Med selvfakturering: Acontoperiode lukket/ - godkendt AC(1). Uden selvfakturering: Forhåndsgodkend tils 11 af 12

12 AC Dette er anført i kolonnen Status. For at åbne acontoen, skal du vælge hængelåsen pilen herunder viser. som Herfra åbnes følgende dialog. Her gøres du opmærksom på, at de ændringer der måtte være til acontoen, bør ske snarest muligt. Dette er på grund af, at eventuelle nye jobs på entreprisen som er i godkendelsesprocessen har risiko for at ende på en og samme aconto. Disse nye jobs vil dog ikke komme på den åbnede aconto, med mindre de er godkendt. Den nye aconto kan først oprettes, når den gamle aconto er lukket igen. Der kan efterfølgende godt oprettes en ny kladde, men denne kan ikke lukkes før den forrige er færdigbehandlet af den SAP opgaveansvarlige(selvfakturering). 12 af 12