EazyProject lokalestyring

Transkript

1 EazyProject lokalestyring Brugermanual Version 1.1 Side 1 af 26

2 Indholdsfortegnelse 1. Introduktion til EazyProject Om Support Daglig brug af EazyProject Print af skærmbilleder Hjælp, supportcenter og brugermanual Log ind/log ud/skift bruger Navigation Sortering Global søgning Mest almindelige problemer ved brug af internet programmer Problemer med at data på skærmen ikke bliver opdateret (Internet Explorer) Problemer med at lokaleoversigten på skærmen ikke bliver opdateret Problemer med at udskrive farver fra Internet Explorer Indholdet på skærmen ser rodet ud Lokalestyring Introduktion til lokalestyring Lokaleoversigt Find ledigt lokale Opret lokalebooking Rediger lokalebooking Slet lokalebooking Vis Arrangementer (godkendte) Opret arrangement Stamdata Lokalesøgning Udstyr Forplejning Advisering Arrangementskort Rediger arrangement Slet arrangement Anmodninger Se anmodninger (ikke godkendte arrangementer) Send anmodning til lokal administrator Godkend en anmodning Afvis en anmodning Udskriv fakturabilag Indlæsning af skemafil Side 2 af 26

3 1. Introduktion til EazyProject 1.1 Om EazyProject er en nytænkende webbaseret ASP-løsning, der på en enkel og effektiv måde giver overblik over time- og materialeforbruget på tværs af opgaver, tid, kunder og medarbejdere. Derudover kan løsningen håndtere oplysninger omkring lokalestyring, flex, ressourceforbrug, løn, kørsel i km/tid, udlæg, ferie og meget andet. 1.2 Support Har du spørgsmål som ikke kan besvares af denne manual, kontakt da venligst EazySoft A/S. Du kan også vælge at ringe til supportfunktionen i tidsrummet kl fra mandag til fredag, hvis du har tegnet en supportaftale med EazySoft. 1.3 Daglig brug af EazyProject Der findes en del værktøjer og skærmbilleder, der gør det lettere at være bruger af EazyProject. De mest nyttige er nævnt her: Print af skærmbilleder På de fleste sider findes et ikon ( ) øverst til højre i tabellen. Dette ikon giver mulighed for at åbne siden i et nyt vindue klar til print. Mange af skærmbillederne giver desuden mulighed for at udskrive data til en pdf-fil ( ), som er yderst velegnet til print. Du kan naturligvis altid anvende din internet-browsers printfunktion, men her vil hele skærmens indhold blive printet (både menu og indhold) Hjælp, supportcenter og brugermanual Ved at klikke på linket Hjælp øverst til højre på siden, åbnes siden Supportcenter hvor brugermanualen kan hentes. Det anbefales samtidig at udskrive en kopi af brugermanualen. BEMÆRK, at brugermanualen opdateres løbende. Du kan se, om du anvender den nyeste brugermanual via versionsnummeret, der er nævnt på side 1. Menupunktet Hjælp indeholder desuden video-vejledninger, guides og manualer til særlige moduler. Video-vejledninger opdateres løbende og vi udvider hele tiden antallet af vejledninger Log ind/log ud/skift bruger Ved log ind kan du bede systemet om at huske dit brugernavn og adgangskode. Vælges dette gemmes dit brugernavn og din adgangskode i en cookie på din computer. Log ud logger brugeren ud af systemet og giver samtidig mulighed for at skifte bruger. Det anbefales ikke at bruge funktionen Husk mig næste gang, hvis der er flere, der anvender systemet fra samme computer eller hvis der anvendes en offentligt tilgængelig computer. Tip! Systemet logger automatisk en bruger ud, hvis systemet ikke har været i brug i mere end 8 timer Navigation Navigation i systemet foregår via menuen til venstre. Åbne og lukkede menupunkter husker systemet automatisk, også efter at brugeren har været logget ud. D.v.s. de menupunkter der er åbne når du går hjem fra arbejde, er åbne når du møder på arbejde næste dag. Side 3 af 26

4 Prøv så vidt det er muligt at anvende systemets knapper, links og navigationsmuligheder i stedet for at navigere frem og tilbage ved hjælp af din Internet browsers knapper. Herved undgås at opdatere oprettelses formularer m.m., så samme data ikke gemmes flere gange Sortering Sortering af data i tabeller er muligt i de tabeller, hvor en pil er vist efter kolonnens overskrift eller overskriften er understreget (f.eks. Startdato ). Dette foregår ved at klikke på kolonnens overskrift. Tabellens indhold vil nu være sorteret efter den kolonne, du har valgt Global søgning I toppen af EazyProject skærmbilledet har brugeren mulighed for at søge efter kunder, projekter, tilbud, ordrer og fakturaer. Brugerens rettigheder (rolle) afgøre hvilke af disse emner der kan søges efter. Fig. 1.1 Side 4 af 26

5 2. Mest almindelige problemer ved brug af internet programmer 2.1 Problemer med at data på skærmen ikke bliver opdateret (Internet Explorer) For at løse problemet, skal du ændre dine "Internetindstillinger" under indstillinger i Internet Explorer. 1. Klik Funktioner Internetindstillinger 2. Klik på fanen Generelt (denne vises som standard) og klik herefter på knappen "Indstillinger under Browserdata. 3. Vælg "Hver gang jeg besøger webstedet" og klik herefter på knappen "Ok". 4. Klik Ok igen under fanen Generelt. 5. Din internet-browser er nu indstillet til at opdatere indholdet på websiderne, ved hvert besøg på den pågældende siden. Forældet data skulle nu ikke længere vises i systemet. Fig. 2.0 Side 5 af 26

6 2.2 Problemer med at lokaleoversigten på skærmen ikke bliver opdateret Se afsnit 2.1 for at løse dette problem. 2.3 Problemer med at udskrive farver fra Internet Explorer For at løse problemet, skal du tilføje "Udskriv baggrundsfarver og billeder" under indstillinger i Internet Explorer. Afhængig af din Internet Explorer version skal dette ændres en eller to steder. 1. Klik Funktioner Internetindstillinger 2. Klik på fanen Avanceret og scroll herefter ned til punktet "Udskriv baggrundsfarver og billeder. 3. Tilføj markering i punktet "Udskriv baggrundsfarver og billeder" og klik herefter på knappen "Ok". 4. Din internet-browser er nu indstillet til at kunne printe baggrundsfarver og billeder ud. OBS! I nyere versioner af Internet Explorer skal udskrivning af baggrundsfarver også aktiveres under: Printer -> Sideopsætning -> Udskriv baggrundsfarver- og billeder Fig. 2.1 Side 6 af 26

7 2.4 Indholdet på skærmen ser rodet ud Dette problem kan skyldes, at din skærmopløsning er for lav. Side 7 af 26

8 Det anbefales at have en skærmopløsning på minimum 1024x768 pixels, ved brug af EazyProject. Ellers kan indholdet i tabellerne godt blive meget sammenklemt og overblikket mistes hurtigere. EazyProject kan dog sagtens anvendes med en skærmopløsning på 800x600 pixels. Side 8 af 26

9 3. Lokalestyring 3.1 Introduktion til lokalestyring Modulet lokalestyring i EazyProject er udviklet med henblik på at få et komplet styringsværktøj til lokale- og arrangementsstyring, samt fuld integration med et skemaplanlægningsprogram. Dette afsnit tager udelukkende udgangspunkt i brugerdelen af EazyProject lokalestyring. Lokalestyringsmodulet består af 5 menupunkter som de følgende afsnit vil omhandle. Fig Lokaleoversigt Vælg Lokaler Oversigt i menuen. En grafisk kalenderoversigt vises over alle lokaler for brugerens foretrukne lokation og lokationen kan let ændres. Oversigten kan derudover afgrænses efter lokaletype og min. antal personer. Oversigten indeholder lokalebookninger i 4 farver, som er beskrevet her: Blå = Optaget (intet arrangement) Orange = Anmodning (et arrangement der afventer godkendelse fra lokal administrator) Rød = Arrangement (et godkendt arrangement) Grå = Skemaplanlagt (lokale er booket fra skemaplanlægningsprogram) Oversigten indeholder 3 forskellige zoom -niveauer: 1. Dagsvisning (vis dag) Lokalebookninger og arrangementer kan flyttes og ændres. Klik én gang på en bookning for at flytte en begivenhed Klik på første eller sidste celle på en bookning for at ændre varighed Klik på ikonet for at redigere en begivenhed Etiketter kan både vises og skjules. Ved dagsvisning har brugeren mulighed for at få vist alle 24 timer på en dag ved at afkrydse Vis 24 timer. 2. Ugevisning (vis uge) Lokalebookninger og arrangementer ikke kan flyttes og ændres. Nye lokalebookninger kan oprettes ved at klikke i en tom celle ud for det ønsket lokale. Hvis der allerede er oprettet en bookning pr. dag/lokale er cellen blå og der kan ikke oprettes nye bookninger direkte fra ugevisningen (gå til dagsvisning). I ugevisningen vises en sum af hvor mange timer et lokale er booket pr. dag. Hvis muse-markeringen(mouseover) holdes henover en blå celle, vises alle de bookninger, der er oprettet på den pågældende dag på dette lokale. Etiketter kan her både vises og skjules. Side 9 af 26

10 3. Månedsvisning (vis måned) Lokalebookninger og arrangementer kan ikke flyttes og ændres. Nye lokalebookninger kan oprettes ved at klikke i en tom celle ud for det ønskede lokale. Hvis der allerede er oprettet en bookning pr. dag/lokale er cellen blå og der kan ikke oprettes nye bookninger direkte fra månedsvisningen (gå til dagsvisning). Hvis muse-markering(mouseover) holdes henover en blå celle, vises alle de bookninger der er oprettet den pågældende dag på dette lokale. Etiketter kan ikke vises i månedsvisningen. Etiketter Etiketter er de tekster der ligger henover en lokalebooking (hvid tekst). Etikette-teksten er lig arrangementsnavnet, der kan indtastes både under hurtig-booking i oversigten samt ved oprettelse af et arrangement. Etiketter kan vises/skjules ved afkrydsning af Vis etiketter. Fig Find ledigt lokale Vælg Lokaler Oversigt i menuen. Vælg lokation, lokaletype og minimum antal personer øverst i skærmbilledet og klik på Vis diagram. Lokaleoversigten tilpasses nu den ønskede søgning. Det er også muligt at finde et ledigt lokale ved oprettelse af et arrangement. (se afsnittet Opret arrangement) 3.4 Opret lokalebooking Vælg Lokaler Oversigt i menuen. Find et ledigt lokale via søgefiltrene i toppen af skærmbilledet. (se også afsnit 3.3) Klik i tidsrummet du ønsker at din lokalebookning skal starte (ud for det lokale du vil booke). (hvis du ønsker at booke et lokale kl klikker du i cellen ) Et vindue åbnes og du kan taste et navn(arrangement) og et sluttidspunkt. Du har mulighed for at taste en længere tekst samt at gentage din bookning i dette vindue. (se fig. 3.3) Klik på knappen Gem for at gemme og lukke vinduet. Side 10 af 26

11 Fig. 3.2 Fig Rediger lokalebooking Vælg Lokaler Oversigt i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at rette den pågældende lokalebookning. Ret data (se fig. 3.3) og klik på knappen Gem. 3.6 Slet lokalebooking Vælg Lokaler Oversigt i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at rette den pågældende lokalebookning. Klik på knappen Slet for at slette lokalebookningen. Lokalebookningen er nu slettet. Slet serie Hvis en lokalebookning er oprettet som en serie(gentag funktionen har været anvendt), kan hele serien slettes med et enkelt klik, ved at klikke Slet serie. VIGTIGT! Det anbefales ikke at slette historiske lokalebookninger, da al historik og alle rapporter m.m. hermed fjernes fra systemet! Afslut i stedet lokalebookningerne i systemet under Rediger lokalebookning ved at klikke Slut. Side 11 af 26

12 Fig Vis Arrangementer (godkendte) Oversigten Vis arrangementer, viser kun godkendte arrangementer og afholdte arrangementer. D.v.s. arrangementer, der afventer godkendelse samt lokalebookninger vises ikke i denne oversigt. Vælg Lokaler Vis arrangementer i menuen. Vælg lokation (brugerens lokation foreslås) Vælg evt. adresse, lokaletype, minimum antal personer eller fritekstsøgning. Vælg om kommentarer skal vises i oversigten Vælg om afholdte arrangementer skal vises i oversigten Vælg om der kun skal vises arrangementer uden lokalebookning i oversigten Klik Søg/opdater for at vise data. Fig Opret arrangement Et arrangement kan oprettes på 2 forskellige måder: 1. Lokaleoversigten Vælg Lokaler Oversigt i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at rette den pågældende lokalebookning. Klik på linket Opret arrangement (fig. 3.6). 2. Opret arrangement via menu Vælg Lokaler Opret arrangement i menuen. Side 12 af 26

13 Fig Stamdata Først udfyldes arrangementets navn, start- og sluttid samt antallet af personer. Disse felter er obligatoriske og skal derfor udfyldes. Den gule infoboks til højre i formularen er synlig i alle faneblade og giver et hurtigt overblik over de vigtigste informationer, når et arrangement skal oprettes. Fig Lokalesøgning Hvis et arrangement er oprettet via lokaleoversigten, er arrangementet allerede tilknyttet et lokale. Derfor skal et ledigt lokale ikke søges frem. Der kan tilføjes en bordopstilling ved at klikke Tilføj bordopstilling under det valgte lokale (markeret med grøn tekst) Hvis et arrangement er oprettet via menupunktet Opret arrangement, er arrangementet ikke tilknyttet et lokale. Et ledigt lokale kan nemt søges frem via søgefiltrene Lokation, Adresse, Lokaletype og min. antal personer i venstre side af skærmbilledet. Feltet Ledige lokaler viser ledige lokaler og ændres i takt med at søgefiltrene anvendes. Side 13 af 26

14 Når et ledigt lokale er fundet, klikkes der på lokalenavnet for at tilføje lokalet. De andre ledige lokaler bliver nu grå og skrivebeskyttes. Det valgte lokale vises nu under Valgte lokaler med grøn tekst. Ved klik på ikonet vises detaljer og billede på det valgte lokale. Der kan tilføjes en bordopstilling ved at klikke Tilføj bordopstilling under det valgte lokale Fig Udstyr Fanebladet Udstyr vedrører typisk mobilt udstyr som flipover og bærbar computer. Udstyr kan bookes til et arrangement og udstyr kan aldrig dobbeltbookes. Vis udstyret indeholder en lejepris, beregnes dette beløb med i totaløkonomien for arrangementet. (Se Arrangementskort) Ledigt udstyr kan nemt søges frem via søgefiltrene Lokation og udstyrstype i venstre side af skærmbilledet. Feltet Ledigt udstyr viser ledigt udstyr og ændres i takt med at søgefiltrene anvendes. Når ledigt udstyr er fundet, klikkes der på udstyrsnavnet for at tilføje til arrangementet. Der er ingen begrænsninger i, hvor meget udstyr der kan tilknyttes et arrangement. Det valgte udstyr vises nu under Valgt udstyr med grøn tekst. Side 14 af 26

15 Fig Forplejning Fanebladet Forplejning vedrører mad, drikke, frugt m.m.. Forplejning kan bestilles på tværs af leverandører og totalprisen beregnes på baggrund af antal personer der deltager (pris forplejning x antal personer). (Se også Arrangementskort) Forplejning kan nemt søges frem via søgefiltret leverandør i venstre side af skærmbilledet. Feltet vareliste ændres i takt med at søgefiltret anvendes. Når varer/forplejning er fundet, klikkes der på vareteksten for at tilføje til arrangementet. Der er ingen begrænsninger i, hvor meget forplejning der kan tilknyttes et arrangement. Den valgte forplejning vises nu under Valgte varer med grøn tekst. Side 15 af 26

16 Fig Advisering Under fanebladet Advisering vises både interne kontaktpersoner og leverandører. Adviseringer til relevante personer tilføjes automatisk i takt med at lokale, udstyr og forplejning tilføjes et arrangement. Alle personer der adviseres, markeres med grøn tekst. Når et arrangement godkendes, sender EazyProject automatisk et arrangementskort til relevante kontaktpersoner og leverandører pr. . Yderligere personer/leverandører kan tilføjes manuelt i dette skærmbillede. Side 16 af 26

17 Fig Arrangementskort Fanebladet Arrangementskort indeholder et resumé af hele arrangementet inkl. Relevant økonomi. Arrangementskortet sendes pr. mail til relevante personer og leverandører (se advisering). Arrangementskortet kan udskrives ved at klikke på knappen Udskriv fakturabilag. Side 17 af 26

18 Fig Rediger arrangement Et arrangement kan redigeres på 2 forskellige måder: 1. Lokaleoversigten Vælg Lokaler Oversigt i menuen. Klik på linket Rediger arrangement. 2. Vis arrangement via menu Vælg Lokaler Vis arrangementer i menuen. Hvis et arrangement ikke er godkendt (er en anmodning), kan det også redigeres under Lokaler Vis anmodninger i menuen Slet arrangement Et arrangement kan slettes på 2 forskellige måder: 1. Lokaleoversigten Vælg Lokaler Oversigt i menuen. Klik på knappen Slet for at slette det pågældende arrangement. Side 18 af 26

19 2. Vis arrangement via menu Vælg Lokaler Vis arrangementer i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at slette det pågældende arrangement. Hvis et arrangement ikke er godkendt (er en anmodning), kan det også slettes under Lokaler Vis anmodninger i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at slette det pågældende arrangement. VIGTIGT! Det anbefales ikke at slette historiske arrangementer, da al historik og alle rapporter m.m. hermed fjernes fra systemet! Afslut i stedet arrangementer i systemet under Rediger lokalebookning ved at klikke Slut Anmodninger Anmodninger er arrangementer der endnu ikke er blevet godkendt af lokal administrator. Anmodninger kan godkendes eller afvises Se anmodninger (ikke godkendte arrangementer) Vælg Lokaler Anmodninger i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at se detaljer på den pågældende anmodning Fig Send anmodning til lokal administrator En bruger kan anmode om et arrangement på 2 forskellige måder: 1. Lokaleoversigten Vælg Lokaler Oversigt i menuen. Klik på linket Rediger arrangement. Klik på knappen Send anmodning til adm. 2. Vis arrangement via menu Vælg Lokaler Vis arrangementer i menuen. Klik på knappen Send anmodning til adm. Side 19 af 26

20 Fig Godkend en anmodning En lokal administrator kan godkende et arrangement på 3 forskellige måder: 1. Anmodninger Vælg Lokaler Anmodninger i menuen. Klik på knappen Godkend anmodning. 2. Lokaleoversigten Vælg Lokaler Oversigt i menuen. Klik på linket Rediger arrangement. Klik på knappen Godkend anmodning. 3. Vis arrangement via menu Vælg Lokaler Vis arrangementer i menuen. Klik på knappen Godkend anmodning. OBS! Når et arrangement godkendes, så sendes automatisk en advisering via til relevante kontaktpersoner og leverandører Side 20 af 26

21 Fig Afvis en anmodning En lokal administrator kan afvise et arrangement på 3 forskellige måder: 1. Anmodninger Vælg Lokaler Anmodninger i menuen. Klik på knappen Afvis anmodning. 2. Lokaleoversigten Vælg Lokaler Oversigt i menuen. Klik på linket Rediger arrangement. Klik på knappen Afvis anmodning. 3. Vis arrangement via menu Vælg Lokaler Vis arrangementer i menuen. Klik på knappen Afvis anmodning. Side 21 af 26

22 Fig Udskriv fakturabilag Alle brugere med adgang til at oprette et arrangement, kan udskrive et fakturabilag. Fakturabilaget oprettes som en pdf-fil, der er velegnet til både at gemme, e og printe. Udskrivning af fakturabilag kan gøres på en af følgende måder: 1. Lokaleoversigten Vælg Lokaler Oversigt i menuen. Klik på linket Rediger arrangement. Klik på knappen Udskriv fakturabilag. 2. Vis arrangement via menu Vælg Lokaler Vis arrangementer i menuen. Klik på knappen Udskriv fakturabilag. Side 22 af 26

23 Fig Indlæsning af skemafil I EazyProject er det muligt at indlæse skemafiler, der automatisk booker lokaler ved indlæsningen. Følgende 5 trin skal gennemføres for at indlæse en skemafil korrekt: 1. Planlæg dit ugeskema i tabulex og eksporter planlægningen fra tabulex til en csv-fil. 2. Klik gennemse og peg på csv filen fra tabulex. 3. Vælg startdato og slutdato for perioden som skal bookes i lokale-kalenderen 4. Vælg perioden som skal opdateres med din tabulex skemaplan. 5. Klik på knappen start indlæsning for at oprette de nye kunder. OBS! Info: Hvis der er fejl i filen, eller der benyttes lokaler eller initialer som ikke er oprettet i EazyProject udskrives der en fejl-liste og du vil få mulighed for at rette filen og indlæse den igen. Alle lokalebookninger fra din seneste indlæsningen vil blive slettet og opdateret med den nye skemafil. Side 23 af 26

24 Fig Side 24 af 26

25 Egne noter: Side 25 af 26

26 Egne noter: Side 26 af 26