BEHANDLING AF ACONTOBEGÆRING

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 1.februar 2016 Version 1.2 JobManager supporten BEHANDLING AF ACONTOBEGÆRING ENTREPRENØR Guldalderen Hedehusene EAN Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 INDHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKTION... 3 DAN NÆSTE ACONTOBEGÆRING... 4 IKKE SELVFAKTURERING af 8

3 INTRODUKTION Denne vejledning er udarbejdet med det formål at beskrive de processer, der skal gennemgås når acontobegæringer behandles i JobManager. Acontobegæringer anvendes til at opsamle poster fra job med godkendt mængdeopgørelse til en acontobegæring inden for en entreprise. Udgangspunktet for hvem der danner næste acontobegæring afhænger af, hvilken aftale der er indgået mellem Vejdirektoratet og entreprenøren (initiativpligtsaftalen). De to overordnede faser er illustreret i nedenstående figur. Dan næste acontobegæring Øverst på alle sider, inklusiv denne, er ovenstående figur vist, med det formål at illustrere, hvilket emne den pågældende side beskriver (blå baggrundsfarve i modsætning til grå). Hver fase opdeles i underfaser for at give et overblik over de trin, som skal gennemgås for at fuldføre den pågældende fase. 3 af 8

4 DAN NÆSTE ACONTOBEGÆRING En acontobegæring skal dannes inden et job kan afregnes. Proceduren for at danne en acontobegæring er vist herunder: Vælg entreprise Opret kladde Tilret periode OPRET EN KLADDE Opdater For at danne næste acontobegæring, navigeres via JobManager Forsiden til AC & Jobafregning Acontobegæringsliste, som vist herunder. Det fører til skærmbilledet Acontobegæringsliste. Herfra vælges den entreprise, der skal oprettes en ny kladde for. Entreprisen kan søges frem ved at klikke på, pil 1, eller ved indtastning direkte i feltet. Når der skrives direkte i feltet, kommer JobManager med intelligente forslag, som man kan vælge imellem i listen Når entreprisen er fundet, klikkes på, pil 2. 4 af 8

5 Herefter kan kladden ses i listen som vist herunder. Bemærk, at kladden har acontobegæringsnummer 0 (AC(0)), og at den står i status Kladde som pilen indikerer. TIP: En acontobegæringskladde har nr. 0, indtil den bliver låst. Derefter bliver den tildelt et fortløbende nr. TILRET PERIODE ud for den nyoprettede kladde, som pilen herunder indi- Perioden tilrettes ved at klikke på kerer. Acontobegæringen åbnes herefter og perioden kan tilpasses i datofelterne for perioden, se pilen herunder. TIP: Slutdatoen for perioden skal ligge i indeværende eller forrige måned, grundet SAP, da JobManager ellers vil komme med en fejlmeddelelse. OBS! Inden jobbet opdateres er det vigtigt at sørger for følgende: OPDATER Der må ikke være røde felter i acontobegæringen Der må ikke være jobs med beløb 0,00 kr. Er dette tilfældet, kontaktes entreprisestyreren, så jobbet kan rettes. Det anbefales, at en aconto indeholder max 100 jobs, da der ellers kan opstå tekniske problemer i systemerne, hvorefter tilpasningen er gemt i databa- Når perioden er tilpasset klikkes der på sen. Acontobegæringen er nu oprettet med statustrin Kladde. 5 af 8

6 AC IKKE SELVFAKTURERING Dette afsnit beskriver behandlingen af en acontobegæring, der ikke selvfaktureres. Acontobegæringer med statustrin Acontobegæringperiode lukket kan afregnes på e-faktura. Proceduren for ikke selvfakturering ses herunder: Vælg entreprise Find acontobegæring Fremsend E-faktura Påfør fakturanummer på jobs Opdater SØG OG VÆLG ACONTOBEGÆRING For at afregne en acontobegæring, navigeres via JobManager Forsiden til AC & Jobafregning Acontobegæringsliste, som vist herunder. Det fører til skærmbilledet Acontobegæringsliste. Herfra vælges den entreprise, hvorpå acontobegæringen skal afregnes. 6 af 8

7 AC Entreprisen kan søges frem ved at klikke på, pil 1, eller ved indtastning direkte i feltet. Når der skrives direkte i feltet, kommer JobManager med intelligente forslag, som du kan vælge imellem i listen., pil 2. Herefter kan acontobe- Når den korrekte entreprise er fundet, klikkes på gæringen ses i listen. VÆLG ACONTOBEGÆRING For at afregne en acontobegæring, klikkes på ud for acontobegæringen. Fremsend e-faktura Når den aktuelle acontobegæring er åbnet og skal afregnes, er det nødvendigt at have udskrevet Forklæde og Fakturabilag. Dette gøres ved at klikke på knapperne nederst i venstre hjørne af siden Acontobegæringsliste: Forklæde og Fakturabilag åbner som PDF-filer i nye faner i vinduet. Herefter fremsendes en samlet e-faktura vedhæftet Forklæde og Fakturabilag. På jobforklædet står SAP-IO-nummer (Indkøbsordrenummer), opgavenummer og opgaveansvarlig for hvert job, så bogholderiet kan behandle fakturaen korrekt og afdisponere iht. IOnummeret. 7 af 8

8 AC Påfør fakturanummer på job Fakturanummer kan påføres hvert enkelt job på den låste acontobegæring i skærmbilledet Aconto job. Her skrives fakturanummer i kolonnen Entreprenør fakturanr. ud for hvert enkelt job, som pilen viser herunder. Opdater Fakturanumrene gemmes ved at klikke på. Herved sammenknyttes job og fakturanummer. Fakturanummer kan herefter anvendes som udvælgelseskriterium i Jobliste. 8 af 8