Foranalyse for edagsordensprojekt og devices

Transkript

1 Foranalyse for edagsordensprojekt og devices Udarbejdet af Jesper Rønnov og Morten Hougaard Sidst revideret d. 13/01/11 Sammenfatning af foranalysen... 2 Mulige veje frem for projektet... 2 A. Fujitsu digitale politiker... 2 B. ditmer edagsorden... 2 C. Struers egen løsning... 2 D. Vi afventer... 2 SWOT analyse for systemer... 4 Ditmer edagsorden... 4 Fujitsu digitalpolitiker... 5 Struers egen udvikling... 6 SWOT analyse for devices... 7 Klassisk bærbar pc... 7 Tablet pc... 8 ipad... 9 Andre platforme, f.eks Windows og Android platforme Interessent analyse Interessenter Målgrupper /11

2 Sammenfatning af foranalysen Uanset hvilken vej der vælges, anbefaler vi, at der som det første afklares i hvilken grad politikerne ønsker at benytte edagsordensløsning og i givet fald med hvilke funktionalitetenr, så det kan indgå i valget af løsning. Mulige veje frem for projektet. (Baseret på vedlagte SWOT analyser) A. Fujitsu digitale politiker Tilbyder flest notefunktioner på både klassisk bærbar, tablet og ipad. Løsningen virker offline, notedelingen er begrænset. Desværre er løsningen også den absolut dyreste, både i implementering og drift. Løsningen vælges hvis penge ingen betydning har i forhold til funktioner og valgmuligheder. B. ditmer edagsorden Fungere kun online, men kører på både klassisk bærbar, tablet og ipad. Har færre notefunktioner, men gode muligheder for deling af noter. Løsningen er væsentlig billigere end Fujitsu, særlig i implementering. Løsningen vælges hvis penge er af nogen betydning og man kan leve med begrænsningen i notefunktioner og at løsningen skal kører online. C. Struers egen løsning Kører ikke på ipad. Giver mulighed for offline, men har ingen notedeling. Løsningen er klart den billigste, da vi kun skal afsætte ressourcer til opsætning. (software leveres gratis fra Struer). Løsningen vælges hvis penge er af afgørende betydning og man kan leve med de kraftige begrænsninger.vær opmærksom på at der er et stort udviklingspotentiale i løsningen. D. Vi afventer. Da både edagsordensløsninger såvel som mobile internet devices (MID så som ipad og apad) er i første generation, afventer vi næstegeneration af løsningerne, et større udvalg af devices og erfaringer fra de kommuner der er gået i gang. Vi forventer at næste generation kommer inden for 6 måneder, både m.h.t devices og programmer. 2/11

3 Når den ønskede vej fremad er valgt, anbefaler vi at der opstilles et fuldt testsystem, hvor interessenterne kan afprøve løsningen før der indgås endelig kontrakt. Efter vellykket test køres implementeringen som traditionelt projekt.. 3/11

4 SWOT analyse for systemer Ditmer edagsorden Enheder: Det kører på IPad & pc (er ikke demonstreret ved FMK) Hurtigt, nemt og effektivt på IPad, pc ukendt Besparelser: Reduceret papir Reduceret tidsforbrug i administrationen Integration: Udviklet af ditmer a/s og er allerede integreret med SBSYS Licentering: Ubegrænset antal brugere Hosted:(ekstern serverdrift) Da løsningen ligger hos ditmer kræves der ingen yderligere kompetencer hos it-staben. Øvrige: Mulighed for noteudveksling under møder Rettighedsstyrring for noter Tilvænding til elektroniske medier (Awereness) Enheder: Kører kun på udvalgte enheder, hvor IPad er et Appel produkt som passer dårligt ind i kommunens portefølge. (hvor f.eks Android mangler). Krav om adgang via netværk: Løsningen fungere kun online, så du kan kun arbejde hvor der et et netværk. Pris: Implementering: Intern opsætning:? løst bud 20 timer fordelt mellem FMK og ditmer. Drift årligt : Desuden er der indkøb og implementering af enheder (behandles selvstændigt.) Der er ikke mulighed for håndskrevne noter f.eks. med pen Noter kan kun tilknyttes overskrifter. Hosted: (ekstern serverdrift) Ingen mulighed for akut problemhjælp da ditmer står for al drift Ditmer forventer at lave en borgerrettet version af systemet. (tidsfrist ukendt) Systemet virker med andre ESDH systemer, så udskiftning af SBSYS er ikke et problem. Ønsker politikkerne at anvende edagsordens løsninger Udviklingen styres udelukkende af ditmer, med heraf følgende risiko for at FMKs ønsker ikke høres. Løsningen hostes hos ditmer a/s, hvortil informationerne uploades. Politik for pladsforbrug ukendt. Hvis ditmer finder det rentabelt kan der udvikles til flere platforme. F.eks Android. 4/11

5 Fujitsu digitalpolitiker Enheder: Det kører på IPad & pc via onenote samt browserbaseret Hurtigt, nemt og effektivt på IPad, Det samme for Pc samt mulighed for håndskrevne noter. Browserbaseret er acceptabel, men giver ikke mulighed for note tagning. Krav om adgang via netværk: Løsningen fungere også offline (dvs. virker uden internet), sådan at du kan arbejde hvor du vil uanset om der er netværk eller ej. Besparelser: Reduceret papir Reduceret tidsforbrug i administrationen In house: (lokal serverdrift) Da løsningen ligger hos FMK, hvilket muliggør akut hjælp såvel som lokale tilpasninger. Øvrige: Mulighed for noteudveksling under møder Rettighedsstyrring for noter Tilvænding til elektroniske medier (Awereness) Systemet virker med andre ESDH systemer, så udskiftning af SBSYS er ikke et problem. Hvis Fujitsu finder det rentabelt kan der udvikles til flere platforme. F.eks Android. Enheder: Kører kun på udvalgte enheder, hvor IPad er et Appel produkt som passer dårligt ind i kommunens portefølge. (hvor f.eks Android mangler). Integration: Der er ikke lavet en integration til SBSYS, men Fujitsu forpligter sig til at udvikle dette for ellers en minimal udgift på Krav til yderligere software. OneNote 2007 er en forudsætning på pc. In house: (lokal serverdrift) Der kræves yderligere kompetencer hos it-staben for serverdrift. Det er en Microsoft løsning der kræver en række server komponenter. Licentering: Der liciteres pr aktiv bruger. Pris: (udregnet ved 40 licenser) Implementering: 40*5000 = Egen server inkl. Software: (løst skønnet) Løbende årlig drift server: (løst skønnet) Intern opsætning: 40 timer løst bud Drift årligt : 40*12*160 = Integration: (+ interne timer, forbrug ukendt) Desuden er der indkøb og implementering af enheder (behandles selvstændigt.) Ønsker politikkerne at anvende edagsordens løsninger Udviklingen styres udelukkende af Fujitsu, med heraf følgende risiko for at FMKs ønsker ikke høres. 5/11

6 Struers egen udvikling Der er mulighed for at skrive egne noter. (implementeres løsningen på en tablet, forventes at kunne udnytte pen mulighederne, er ikke testet.) Krav om adgang via netværk: Løsningen fungere også offline (dvs. virker uden internet), sådan at du kan arbejde hvor du vil uanset om der er netværk eller ej Besparelser: Reduceret papir Reduceret tidsforbrug i administrationen In house: (lokal drift) Da løsningen ligger hos FMK, hvilket muliggør akut hjælp såvel som lokale tilpasninger. Løsningen bygger på eksisterende kompetencer i it-staben. Integration: Løsningen er dedikeret til SBSYS Licentering: Der er ubegrænset antal brugere. Øvrige: Tilvænding til elektroniske medier (Awereness) Den er egenudviklet, hvilket giver fuld kontrol over fremtidige udviklinger. Der er ikke mulighed for notedeling. Enheder: Kører kun på pc, dvs. understøtter ikke andre platforme som f. eks. IPad og Android. Pris: Egen server inkl. Software: (løst skønnet) Løbende årlig drift server: (løst skønnet) Intern opsætning: 40 timer løst bud Desuden er der implementering af enheder (behandles selvstændigt.) Udviklingen styres udelukkende af FMK (evt. i samarbejde med andre kommuner), med heraf følgende mulighed for at opfylde alle FMKs ønsker. Struer har tilkendegivet interesse for at indgå i et udviklingssamarbejde. Løsningen er ikke fremvist i FMK. Mangler at teste løsningen på tabletpc. (både Struer og FMK) Ønsker politikkerne at anvende edagsordens løsninger Systemet virker kun med SBSYS, så udskiftning til et andet ESDH system er et problem. Der er ikke ressourcer til at udvikle systemet i særlig grad. 6/11

7 SWOT analyse for devices Klassisk bærbar pc Kan kører, Fujitsu digitale politiker, dog uden mulighed for at skrive på skærmen med pen eller finger. Kan kører Struers løsning. Kan kører ditmers edagsorden i den begrænsede pc udgave. Uhyre alsidig, kan f.eks kan køre alle kommunens programmer. Høj skrive hastighed via ordentlig tastatur, hvor du kan mærke hvad du skriver. Nem navigation via mus. Betjeningen er kendt af alle interessenter. De er forholdsvis billige, koster kr. og holder typisk 3 4 år. Alle intressenter har pt. dette udstyr. Klargøring, vedligeholdelse og hjælp til bruger ved problemer er kernekompetencer i it-staben. Kommunernes generelle drift bygger på pc, hvorfor kommende løsninger af enhver art må forventes at kunne benyttes på dette udstyr. Kan ikke kører Ipad og Android applikationer. Kan ikke kører Ipad og Android applikationer. Langsom opstart, larmer, fylder/vejer, betjeningen foregår via klassisk tastatur/mus. Benyttes pc under møder, virker skærmen ofte som barriere. Dårlig batterilevetid, typisk 3-5 timer. På grund af den store frihed i bl.a. egne indstillinger, opleves der et relativt stort servicebehov, hvor de mange indstillings muligheder ofte tvinger brugeren til at søge ekstern hjælp, typisk ved it-staben. På kort sigt ingen, på længere sigt f.eks overgang til netbaseredeløsninger. 7/11

8 Tablet pc Kan kører, Fujitsu digitale politiker, inklusiv muligheden for at skrive med pen eller finger på skærmen. Kan kører Struers løsning. Kan kører ditmers edagsorden i den begrænsede pc udgave. Uhyre alsidig, kan f.eks kan køre alle kommunens programmer. På en lang række af de klassiske programmer tilføjer tableten øget funktionalitet f.eks mulighed for håndskrevne noter i word dokumenter mv. Høj skrive hastighed via ordentlig tastatur, hvor du kan mærke hvad du skriver. Nem navigation via mus/pen/finger. Den klassiske betjeningen er kendt af alle interessenter, og udvidelsen med pen/finger er stærk intuitiv. Tablet pc kan slås sammen og ligge på bordet under mødet uden at skærmen virker som barriere. De er dyrere en den klassiske bærbare og koster fra 5000kr. og holder typisk 3 4 år. Klargøring, vedligeholdelse og hjælp til bruger ved problemer er kernekompetencer i it-staben. Kommunernes generelle drift bygger på pc, hvorfor kommende løsninger af enhver art må forventes at kunne benyttes på dette udstyr. Kan ikke kører Ipad og Android applikationer. Kan ikke kører Ipad og Android applikationer. Langsom opstart, larmer, fylder/vejer, betjeningen foregår via klassisk tastatur/mus. Undervisning af og tilvænning hos bruger er nødvendig for at udnytte det fulde potentiale. Dårlig batterilevetid, typisk 3-5 timer. Skal nyindkøbes På grund af den store frihed i bl.a. egne indstillinger, opleves der et relativt stort servicebehov, hvor de mange indstillings muligheder ofte tvinger brugeren til at søge ekstern hjælp, typisk ved it-staben. På kort sigt ingen, på længere sigt f.eks overgang til netbaseredeløsninger. 8/11

9 ipad Kan kører, Fujitsu digitale politiker i ipad version Kan kører ditmers edagsorden i ipad version. Note, mail, kalender og kontakter fungerer i ipad version. Nem navigation via finger, som er stærk intuitiv. ipad kan og ligge på bordet under mødet uden at skærmen virker som barriere. ipadens vægt og størrelse gør at den uproblematisk kan medbringes og anvendes alle steder. Høj batterilevetid, timer. (markeds bedste) ipad har en høj positiv signalværdi. De er dyrere en den klassiske bærbare og koster fra 4000kr. og da produktet er helt nyt er levetiden ukendt. Da produkter er meget låst, forventes der meget få servicekald i.f.m. allerede fungerende applikationer. Det nemme og lækre design kan forøge lysten til at anvende digitale midler frem for papir. Kan ikke kører Struers løsning. Kan ikke kører Android applikationer. Kan ikke kører Ipad og Android applikationer, hvilket udelukker størstedelen af kommunens applikationer. På browsersiden er der ikke mulighed for at kører flash, hvilket forhindre adgang til en række hjemmesider. Kan kun kører ipad applikationer, hvilket gør at udvalget er styret af Appel, j.v.f offentlig debat omkring Appel og ytringsfrihed. ipad følger ikke de offentlige standarder FORM, FEDS. Mangler et rigtigt tastatur/mus Alt tilslutning og alle tilkøb er kun Appelprodukter, dvs. eksisterende udstyr i kommunen kan ikke anvendes. En vis undervisning af og tilvænning hos bruger er stadig nødvendig for at udnytte det fulde potentiale. Skal nyindkøbes Klargøring, vedligeholdelse og hjælp til bruger ved problemer er ikke kompetencer som it-staben for nuværende besidder, der må derfor påregnes et væsentligt ressourceforbrug til opkvalificering. Da produktet er meget låst må det forventes at indstillinger/applikationer, der ikke umiddelbart er intuitive, vil kræve ekstern support, typisk ved itstaben. ipad kommer under konkurrence fra alternative produkter f.eks. Android. ipad bliver ikke medtaget under offentlige udbud, og dermed ikke valgt som generelplatform i det offentlige. ipad er stærk proporitær, hvilket kan give problemer i forhold til appilikationer, ytringsfrihed, fri konkurrence i udbud og åbne standarder. 9/11

10 Andre platforme, f.eks Windows og Android platforme Konkurrenterne er ved at være klar til at tage konkurrencen op med Appel og ipad som er markedssættende. Der forventes i løbet af første halvår 2011, at komme produkter fra flere leverandører, baseret på både Windows og Android operativsystemer m.fl. Disse produkter forventes at eliminere følgende svagheder og trusler ved ipad: ipad er stærk proporitær, hvilket kan give problemer i forhold til appilikationer, ytringsfrihed, fri konkurrence i udbud og åbne standarder. På browsersiden er der ikke mulighed for at kører flash, hvilket forhindrer adgang til en række hjemmesider. Kan kun kører ipad applikationer, hvilket gør at udvalget er styret af Appel, j.v.f offentlig debat omkring Appel og ytringsfrihed. ipad følger ikke de offentlige standarder FORM, FEDS. Alt tilslutning og alle tilkøb er kun Appelprodukter, dvs. eksisterende udstyr i kommunen kan ikke anvendes Der må forventes samme krav til opkvalificering af it-staben på disse produkter. Endnu afventer vi at se en værdig konkurrent til ipad baseret på anden platform. 10/11

11 Interessent analyse Interessenter Interessent Ipad SBSYS app Kommunaldirektør Borgmester Politikere (rest) 2? 2 + Direktion (rest) Dagsordens medarb (3 piger) N N Sagsbehandlere N N Borger 1? 2? Øvrige SBSYS brugere N N Øvrige medarb. N N IT-support 3-1- Pressen 1-3? Stabschefer N N Øvrige chefer N N + : Fordel, - : Ulempe, N : Neutral, Uændrede vilkår Målgrupper Udvalgt fra interessentanalysen: Kommunaldirektør Borgmester Politikere Direktion IT-support (pressen?) 11/11