Web løsning : Administration af fonde, legater og ansøgninger

Transkript

1 JLRC CO ApS, Ålsgårde d. 22. oktober 2013, Web løsning : Administration af fonde, legater og ansøgninger Version 4 1 JLRC CO. ApS, Møllestenen 21, 3140 Ålsgårde

2 1 Web løsning : Administration af fonde, legater og ansøgninger 1.1 Formål JLRC CO. ApS har udviklet en web løsning til administration af fonde, legater og ansøgninger. Web løsningen blev oprindeligt udviklet til administration af selvvalgt uddannelse, men er nu udvidet til at understøtte andre fonde typer, legater og ansøgninger. Dette dokument indeholder en beskrivelse vor løsning. 1.2 Interessenter : Pulje ejer, ansøger, sagsbehandler og administrator I administrations programmet registreres oplysninger om een eller flere puljer. Hver pulje kan have mange ansøgningstyper/legater. En pulje kan fx være en fond eller et ansøgningsområde. Arbejdsgangene for administration : fra ansøgning til godkendelse/afslag er automatiseret så meget som muligt. Via eksternt ansøgningsmodul kan ansøger selv ansøge og oprette sig selv via internettet. Enten via administrations programmets egne designede ansøgningsguider eller ved SOA integration til fonde/ansøgning administrations programmet fra egen hjemmeside. Ønskes der kun intern ansøgningsregistrering kan eksternt ansøgningsmodul vælges fra. Web løsningen er rollebaseret : derfor kan administrator give brugerne forskellige rettigheder og fx tildele adgang til menupunkter via Backend. 2 JLRC CO. ApS, Møllestenen 21, 3140 Ålsgårde

3 1.3 Arbejdsgang : Fra ansøgning til godkendelse/afslag Ansøgningsguide (ex er fra selvvalgt uddannelse) Side 4 Uddannelse : Via løsningens egne designede ansøgningsguider hjælpes ansøger igennem ansøgningen. Efter ansøgers tryk på Send i ansøgningsguiden, modtager ansøger en mail bekræftelse på sin ansøgning. Hver ansøgningstype kan have egen designet ansøgningsguide. 3 JLRC CO. ApS, Møllestenen 21, 3140 Ålsgårde

4 Ansøgningsguide (ex anden designet ansøgningsguide : Elev Fonden) Arbejdsliste sagsbehandler Tilknyttede/relevante sagsbehandlere modtager automatisk ansøgningen på sin arbejdsliste og evt. på mail, så der kan tages stilling til ansøgningen. Sagsbehandler tager stilling til den enkelte sag : 4 JLRC CO. ApS, Møllestenen 21, 3140 Ålsgårde

5 Arbejdsliste administrator Tilknyttede/relevante administratore modtager automatisk ansøgningen på sin arbejsliste og evt. på mail. Når tilstrækkeligt antal sagsbehandlere har behandlet sagen, kan ansøgningen godkendes eller afvises. Administrator kan også have rollen sagsbehandler tilknyttet. Statusbehandles : Afvis, Godkend eller Venter. Ønsker administrator at fortage mere end statusændring, fx se/ændre i ansøgningen bruges linket : Ansøgning. Efter statusændring modtager ansøger automatisk mail bekræftelse på godkendelse eller afvisning. 5 JLRC CO. ApS, Møllestenen 21, 3140 Ålsgårde

6 1.4 Min side Den enkelte ansøger kan tildeles adgang til egen side via fonde/ansøgning administrations programmet. Ansøger kan kun se udvalgte oplysninger. Og ændre oplysninger for endnu ikke afsluttede ansøgninger med status Klade, såfremt opsætning tillader dette : Der kan kun gives adgang til min side ved angivelse af brugernavn/kodeord. 1.5 Udbetalingsdata Sammen med ansøgningen kan der registreres beregning af diverse tilskud. Kalkulations data kan eksporteres for een eller flere ansøgninger i excel format til fletning med brev i fx word. Ex er taget fra selvvalgt uddannelse beregningsskabelon : Timelønnet. 6 JLRC CO. ApS, Møllestenen 21, 3140 Ålsgårde

7 Det er muligt, at få egne beregningsskabeloner implementeret. Ex på beregningsskabelon : 1.6 Fonde/Pulje oversigt budget/regnskab Via administrations programmet er det muligt, at se og eksportere fonde/pulje budget og regnskab for en given periode. Oversigtsbillede for ansøgninger i en given periode giver bevillingsoverblik. 7 JLRC CO. ApS, Møllestenen 21, 3140 Ålsgårde

8 1.7 Statistik Det er muligt, at udtrække diverse statistikker til grafisk visning og excel. 1.8 Udskrifter Programmet indeholder en lang række standard udskrifter, der kan udskrives for en eller flere ansøgninger. Fx kan Ansøgningsresume trækkes fra menupunktet Udskrifter : 8 JLRC CO. ApS, Møllestenen 21, 3140 Ålsgårde

9 Endvidere kan ønskede ekstra udskrifter implementeres, hvor der måtte være behov for dette i fonde/ansøgning administrations programmet. Udskrifter kan printes eller eksporteres til fx pdf. 9 JLRC CO. ApS, Møllestenen 21, 3140 Ålsgårde

10 Udskrifter kan designes/tilpasses af brugeren med Microsoft Report Builder : 1.9 Platform Programmet kan leveres som hostet flerbruger internet løsning eller installeres på kundens intranet. Det kræves, at brugeren/klienten har installeret en internet browser på sin pc, tablet eller smart phone. Platformen understøtter/er testet med følgende browsere: IE 9.0/10, Chrome, Firefox og Safari. Hosted løsning vil blive afvikles under HTTPS/SSL protekol med godkendt 128 bit krypteringscertifikat. Løsningen består af en Frontend og en Backend. Frontend er det beskrevne program. Løsningen kan benyttes via PC, tablet og optimeret smart phone version, der tilpasser sig mobilt design i Frontend. Der kan kun gives adgang til programmet ved angivelse af brugernavn/kodeord Mobil tilpasning Programmet tilpasser sig automatisk internet browseren til mobilt layout. Så det er muligt at foretage ansøgning og se min side via mobil telefon, der kan benytte browsere som: IE 9.0/10, Chrome, Firefox og Safari. 10 JLRC CO. ApS, Møllestenen 21, 3140 Ålsgårde

11 1.11 Backend Via Backend kan programmet efterfølgende tilpasses af kunden. 11 JLRC CO. ApS, Møllestenen 21, 3140 Ålsgårde

12 Ovenstående er design af en ansøgningsguide i Backend. I backend kan tekster tilpasses, nye felter oprettes og meget andet. Det er muligt, at designe egne ansøgningsguider i Backend, herunder oprettelse af egne nye felter. Fx kan designede ansøgningsguider findes og bearbejdes i Backend : 12 JLRC CO. ApS, Møllestenen 21, 3140 Ålsgårde