Information & Instruktion SMS-service på

Transkript

1 Aalborg Revision 1.2 Information & Instruktion SMS-service på 1. Indledning Du finder spejderkorpsets SMS-service på Servicen er oprettet med det formål at give førere i korpset mulighed for at sende spejder-relaterede SMS er til spejdere og andre førere. Servicen er sat i drift i december Det er planen, at servicen udbydes i test til nogle få kredse og udvalg i korpset i vinteren/foråret 2005 og at servicen senere (sommeren 2005?) frigives til almindelig brug i korpsets arbejde. er med reference til korpsrådet - ansvarlig for servicen. 2. Økonomi og begrænsninger har fremsendt information til korpsrådet forud for korpsrådsmødet primo januar 2006 med anmodning om, at korpsrådet beslutter hvordan SMS-servicen skal finansieres. I testfasen betaler korpset alle udgifter. Korpsrådet træffer beslutning om finansiering på sit møde den 12. april 2006 i Odense. En mulig finansieringsmodel kan blive at korpset giver at antal SMS er til hver kreds (et fast antal eller efter antal medlemmer flere modeller kan vælges) og at kredsene derefter køber et antal SMS er. Indtil videre er det ikke muligt at vise forbrug til den enkelte bruger (kreds/udvalg) men har selvfølgelig mulighed for at begrænse forbruget eventuelt spærre adgang. har besluttet, at der ikke skal findes en generel database med navn og telefonnummer i systemet. Det betyder, at man opbygger lister med de enkelte numre, der skal sendes til man kan ikke umiddelbart klikke det samme nummer ind på 10 forskellige forsendelsesliste. Prisen pr. SMS er i øjeblikket 16 øre. Opretter man en liste med 10 modtagere afsendes 10 SMS er for hver besked, der sendes til listen og prisen pr. udsendt besked er altså 1,60 kr. 3. Vigtigt at huske - Det er vigtigt, at man ikke placerer nogen spejder eller fører på en forsendelsesliste uden først at have vedkommendes tilsagn. - Da systemet ikke rummer mulighed for at man selv til-/framelder sig en liste er det ligeledes vigtigt, at man aftaler hvordan den enkelte spejder eller fører framelder sig listen. - SMS-servicen er som nævnt tænkt som en kommunikationskanal mellem fører og spejder Den er ikke til afsendelse af private beskeder til venner og bekendte. 4. Brugernavn og kodeord Der uddeles brugernavn og kodeord til de ansvarlige i kredse og udvalg. Det er således, at et udvalg eller en kreds får et brugernavn og et kodeord. Det kan så uddeles til de lokale førere, som skal kunne anvende systemet. Denne fremgangsmåde er valgt frem for personlige brugernavn og kodeord, da tidligere erfaringer viser, at dette giver et meget stort arbejde for dem, der skal administrere det! Side 1 af 7

2 Hvis korpsrådet vælger en model, hvor det enkelte udvalg / den enkelte kreds selv skal finansiere noget af forbruget forestiller vi os, at kredsen får en meddelelse a la kun 100 SMS er tilbage, når kvoten er ved at være opbrugt - efterfølgende indbetales et beløb til korpskassen svarende til det antal SMS er man vil have indsat på kontoen f.eks. koster 1000 SMS er p.t. 160,- kr. Ved denne fremgangsmåde undgår man at der pludseligt skal afregnes et højt forbrug, som kredsledelsen måske ikke havde kendskab til. Det er alene kontohaverens ansvar at håndtere brugernavn og kodeord. Opstår der mistanke om misbrug eller er der blot for mange i kredsen, der bruger systemet, kan ændre kodeord efter kredsens ønske. 5. Spørgsmål / Information har oprettet mail-adressen [email protected], hvortil alle spørgsmål omkring SMS-systemet kan rettes. Vi har også oprettet en postliste [email protected] som vi opfordrer alle kontohavere og også gerne alle førere i kredsen, der bruger servicen, til at tilmelde sig. Her vil vi udsende information om SMS-servicen, hvis der sker ændringer f.eks. i muligheder for afsendelse eller priser. Tilmelding sker som til korpsets andre postlister ved at sende en helt tom mail til listserveren i dette tilfælde til mailadressen: [email protected]. Vær opmærksom på, at man tilmelder den mailadresse man sender fra. 6. Nyhedsbreve Det er planen, at der regelmæssigt udsendes nyhedsbreve til modtagerne på postlisten. Nyhedsbrevene vil også ligge på Side 2 af 7

3 Fremgangsmåde 1. Gå ind på siden Fra forsiden kan man logge på systemet, Læse Nyhedsbreve og hente dokumenter (f.eks. denne manual). Adgang til Nyhedsbreve og Dokumenter kræver ikke logon og password. 2. Indtast det udleverede brugernavn og kodeord og klik på Login 3. Hvis du vil sende en SMS til en enkelt modtager vælger du blot Send sms til et enkelt nummer Hvis du vil sende en SMS til flere modtagere vælger du Send sms til en kredsliste Side 3 af 7

4 SMS til en enkelt modtager: Udfyld felterne: - Modtager: Udfyldes med telefonnummeret på modtageren. Bemærk at systemet ikke kan anvendes til at sende SMS er til udlandet - Besked: Du har 160 karakterer til rådighed Husk at underskrive, da modtageren ikke umiddelbart kender afsendernummeret - Klik Send SMS for at sende SMS en 4. SMS til flere modtagere: Vælges Send sms til en kredsliste under pkt. 3 fremkommer kredsens forsendelseslister (hvis der er oprettet nogle) En ny liste oprettes ved at vælge Ny liste og følgende skærmbillede fremkommer: Side 4 af 7

5 Udfyld med selvvalgt listenavn og en kort beskrivelse og klik på Tilføj listen. Når listen er oprettet returneres man til indgangsbilledet under pkt. 3 og vælger igen Send SMS til kredsliste for at arbejde videre med listen. 5. Oprettelse af medlemmer på en liste Når Send SMS til kredsliste er valgt, fremkommer Kredsens lister (Man kan se alle lister oprettet under samme brugernavn dvs. at alle førere i kredsen kan se og bruge alle kredsens lister). 6. For at tilføje medlemmer på forsendelseslisten vælges Admin og følgende skærmbillede fremkommer: Side 5 af 7

6 Bemærk at administratoren (her: Andersen) kan slettes Hvis dette sker, kan listen ikke længere redigeres og i praksis ikke længere bruges! Et enkelt medlem slettes med Slet ud for medlemmets telefonnummer. Der kan sendes en SMS til listen med Send SMS til listen herved fremkommer skærmbilledet for besked-indtastning (se pkt. 4). Hele listen kan slettes på en gang uden anden advarsel end den, der allerede står på skærmen ved at klikke på Slet Listen Man kan Ændre (dvs i praksis kun slette) de enkelte medlemmer på listen. Knappen Ændre skal kun i meget få specielle situation anvendes. Under Andet kan vælges Tilføj person til listen herved fremkommer billedet: Listemedlemmets mobilnummer kan indtastes sammen med et alias, f.eks. spejderens fornavn. Klik tilføj, når felterne er udfyldt. Herved returneres til skærmbilledet tidligere under dette punkt. Det nye listemedlem er nu tilføjet listen. Bemærk at alias-funktionen Side 6 af 7

7 ikke virker på numre indtastet før alias-funktionen blev indført (her må du desværre gen-oprettet modtagerne). 7. Hvis listen er komplet og der blot skal sendes en SMS til listens medlemmer vælges i skærmbilledet under pkt. 3 blot Send SMS til en kredsliste i listeoversigten klikkes på Send SMS ud for den liste, der skal sendes til (se f.eks. under pkt. 6) og skærmbilledet for besked-indtastning (se pkt. 4) fremkommer. 8. Når en SMS er afsendt til et enkelt nummer eller til en liste fremkommer skærmbilledet: Bemærk at grøn farve indikerer, at SMS en er sendt uden problemer Det betyder ikke, at den rent faktisk er modtaget og slet ikke at den er hverken læst eller forstået!! Der kan være op til flere timers leveringstid på SMS er Det sker sjældent og typisk kun hvis sender eller modtager er hægtet på en hårdt belastet mobilmast. Side 7 af 7