DentalSuite Standardskrivelser

Transkript

1 DentalSuite Standardskrivelser Indhold - Anvendelse generelt - Rediger breve - Opret breve - Importer og eksporter breve - Flettekoder Side 1

2 Anvendelse generelt DentalSuite Standardskrivelser DentalSuites egne breve kan anvendes i forbindelse med: - Valgte patient - Flere patienter samtidig - Patientens henviser - Videre henviser Derudover kan breve anvendes i forbindelse med: - Indkald - Regningsblanket - Receptblanket - Overslag Breve kan tilpasses så de kan sendes som: - Udskrevet brev - - SMS Breve kan udskrives/hentes fra: - Patientforsiden - Regningssiden - Journalen - Journalkoder og dermed Journalmakroer - Aftalebogen giver adgang til breve via: - AFTALEKORT - Specifikke aftaletyper DentalSuite skelner mellem - Klinikkens egne standardbreve - DentalSuite Systembreve Side 2

3 Anvendelse generelt DentalSuite Standardskrivelser Breve kan anvende FLETTEKODER. En flettekode er en erstatning for et felt/værdi i DentalSuite. F.eks. Vil flettekoden [PATIENT_NAVN] blive erstattet med patientens fulde navn. Sådan ser brevet ud når det tilpasses Begrænsning for FLETTEKODER Som udgangspunkt kan FLETTEKODER kun anvendes i de skærmbilleder/funktionsområder i DentalSuite som flettekoden skal trække data fra. F.eks. kan flettekoder vedr. overslag og recepter kun anvendes fra Journalside. Sådan ser brevet ud når det udskrives Flettekoder vedr. regninger og regningslinier kan kun anvendes fra regningssiden, og flettekoder vedr. aftaler og indkald kan kun anvendes fra patientforsiden og fra aftalebogen. Dog kan flettekoder vedr. patientens stamoplysninger anvendes alle steder. Tilsvarende flettekoder for NAVN kan anvendes: [PATIENT_NAVN] = Jens Christian Andersen - giver det fulde navn. [PATIENT_FORNAVN] = Jens - giver KUN det første fornavn. [PATIENT_FORNAVNE] = Jens Christian - giver alle fornavne. [PATIENT_EFTERNAVN] = Andersen - giver KUN efternavnet. Side 3

4 Anvendelse generelt DentalSuite Standardskrivelser Side 4

5 DentalSuite Standardskrivelser Opret ny Standardskrivelse Side 5

6 Redigering af tekster Generelt F4 Patient Udskrifter Breve oprettes og tilpasses via F4-Patientforsiden Printerindstillinger og valg af printer sker, når brevet vises som udskrift. Side 6

7 Breve, og SMS Opret nyt brev F4 Patient Udskrifter Tilpas brevskabeloner 1. Klik på Ny 2. Angiv et navn til brevet 3. Brevets kode ændres normalt kun, hvis det er et systembrev. 1. Klinikkens egne standardbreve starter fra kodenummer Systembreve ligger i området Vælg brevtype 1. Word RTF 2. DentalSuite XML SMS 5. Klik på OK 6. Hvis der findes et brev der ligner lidt i indhold, så følg de 5 punkter herunder for at KOPIERE et eksisterende, og derefter redigere det 1. Marker et tilsvarende brev 2. Klik på KOPIER 3. Marker det nye brev 4. Klik på Overskriv 5. Bekræft overskriv indhold i det nye brev 7. Dobbeltklik på det nye brev for at redigere. 8. Ret i brevet Side 7

8 Breve, og SMS Opret nyt brev F4 Patient Udskrifter Tilpas brevskabeloner Ny standardskrivelse kan kun anvendes til det formål den oprettes til. Ønsker man f.eks. at oprette en tekst, der kan sendes via SMS, skal standardskrivelsen oprettes med markering i SMS WordRTF: Hvis man anvender et tekstbehandlingsprogram, der kan arbejde med RTF dokumenter, f.eks. Microsoft Word eller OpenOffice, kan man via DentalSuite anvende disse også. Men bemærk at det eksterne tekstbehandlingsprogram skal findes på alle de arbejdspladser (computere), hvor man ønsker at gøre brug af standardskrivelserne. DentalSuite XML: Skrivelse i DentalSuites eget formular system. Teksterne skal placeres i faste områder på brevet/formularen. Teksterne kan ikke rulle fra en side, til den næste side. og HTML og HTML anvendes begge til forsendelse af s. er en tekstmæssig simpel form uden formatering. Ønsker man at kunne formatere sine s, indsætte logo mv., skal man anvende HTML. SMS Tekster oprettet her anvendes til afsendelse af SMS. Bemærk at antallet af karakterer (tal, bogstaver, mellemrum mv.) afgør, hvor mange SMS er der tælles som afsendt. For hver 160 tegn tælles en SMS. Side 8

9 DentalSuite Standardskrivelser Tilpasning af Standardskrivelser Side 9

10 Redigering af tekster Generelt F4 Patient Udskrifter Tilpas brevskabeloner Dobbeltklik det brev, du ønsker at rette i. Brevskabeloner redigeres pr. firma. Hvis breve skal være ens i alle firmaer, kan ét brev tilpasses, og derefter kopieres til alle firmaer. Ved flere firmaer vælges aktuelle firma før listen med breve vises. Er der kun et firma, vises denne dialogboks ikke. Side 10

11 Breve Rediger brev F4 Patient Udskrifter Tilpas brevskabeloner Højreklik med musen giver en liste med muligheder Et nyoprettet brev er helt tomt, svarende til et hvidt papir. Det helt grundlæggende princip når et brev skal redigeres er højreklik med musen, som både giver mulighed for at redigere, oprette nye felter i brevet og mange andre tilpasningsmuligheder. Et nyt tomt brev kan redigeres via Rediger hovedteksten. Dette svarer til at skrive på et helt blankt papir. Der kan med fordel oprettes felter til specifikke oplysninger, da disse er lette at flytte rundt, for at placere tekst korrekt på brevet f.eks. brevets modtager, d.d. osv. (Se næste slide) Felter og margener kan vises med en svag markering på skærmen for at se størrelse og placering Papirstørrelse Opsætning af margener Vælg om papir skal være stående/liggende Side 11

12 Breve Rediger brev F4 Patient Udskrifter Tilpas brevskabeloner Master brev til Standardbreve. Oprettes et brev med koden anvendes det som standard for alle nye breve, som du vil oprette. Side 12

13 Breve Rediger brev F4 Patient Udskrifter Tilpas brevskabeloner Oprettelse af nye felter Ved oprettelse af forskellige felter skal hvert felt have et unikt navn. Du kan evt. selv vælge et navn, som beskriver hvad feltet skal bruges til. Hvis rækkefølgen af felterne skal ændres på et senere tidspunkt, er det mere overskueligt med et beskrivende navn. Tekstboks: Giver mulighed for at skrive en standardtekst, evt. indeholdende flettekoder. En tekstboks kan ikke redigeres under udskrift. Til gengæld kan der udføres forskellige formateringer. Billedboks: Indsætter et billede/logo. JPG, TIF, PNG, BMP, GIF, EMF mf. Anvend et format, der ikke fylder for meget, f.eks. JPG, TIF eller EMF. Streg: Tegner en streg. Hvis der ønskes en firkant, kan en tekstboks vælges, og kantfarven gøres sort og boksen gennemsigtig. Tekstfelt: Giver mulighed for at skrive en standardtekst, evt. indeholdende flettekoder. Tekstfelt kan redigeres under udskrift, men teksten kan IKKE have forskellig skrifttype. Afkrydsningsfelt: Giver mulighed for at sætte et i forbindelse med et felt/tekst på udskriften. Nyoprettede felter kan flyttes rundt på siden, og placeres korrekt med musen, eller ved at markere feltet og benytte piletaster. Benyt Ctrl+pil for at flytte lidt ad gangen Side 13

14 Breve Rediger Billedbokse F4 Patient Udskrifter Tilpas brevskabeloner Mulighed for at indsætte et billede eller logo Angiv evt. navn til billedboksen Find billedfilen/logo Marker det ønskede billede, og klik på Åben/OK Flyt derefter billede/logo til den ønskede position og tilpas evt. størrelsen. Side 14

15 Breve og Rediger Menubjælke F4 Patient Udskrifter Tilpas brevskabeloner Bjælke til redigering når et felt åbnes Skrifttype og størrelse Klip (Ctrl+X) Kopier (Ctrl+C) Sæt ind (Ctrl+V) Tekstfarve Punktopstilling virker desværre ikke pt. Import og eksport, kun tekstboks fra et brev til et andet (bruges sjældent) Fremhævelse af tekst med Fed, kursiv eller understregning Indrykning af tekst Placering af tekst Venstrestilling, midterstilling eller højrestilling Ved redigering af et felt vises feltets størrelse visuelt. Hvis der ønskes fuldskærm, klikkes her Side 15

16 Breve og Rediger F4 Patient Udskrifter Tilpas brevskabeloner Tekstfelter kan benyttes til at skrive individuel tekst i et brev. Der kan oprettes liste med standardtekster til feltet Under udskriften Højreklik på et eksisterende tekstfelt Standardtekster til valgliste skrives på én lang linje. Tryk Enter for at skrive tekst på ny linje til valglisten Side 16

17 Breve og Rediger F4 Patient Udskrifter Tilpas brevskabeloner Hjørner kan afrundes i stedet for at felter er helt firkantede Når et felt trækkes/flyttes rundt på skærmen vises koordinater for placering. Bruges til at placere felter præcist på skærmen Side 17

18 DentalSuite Standardskrivelser Import og eksport Side 18

19 Breve og Import/Eksport F4 Patient Udskrifter Tilpas brevskabeloner Der findes to forskellige import/eksport muligheder. 1. Gem/Hent - 1 brev af gangen. 2. Eksport/Import - flere breve af gangen. Når et brev gemmes som fil, er det kun indholdet som gemmes. Dvs. at brevets titel ikke bliver gemt. Kan anvendes hvis man ved import vil erstatte et eksisterende brev (se næste side). Side 19

20 Breve og Import/Eksport Hent fra fil F4 Patient Udskrifter Tilpas brevskabeloner Pas på Ved Hent fra fil bliver det brev man står på, overskrevet med indholdet af det importerede brev. Ønskes det ikke, skal man derfor oprette et nyt brev, inden funktionen Hent fra fil anvendes. Side 20

21 Standardskrivelser Import F4 Patient Udskrifter Tilpas brevskabeloner For at importere en standardskrivelse åbnes menupunktet Tilpas standardskabeloner, der er placeret under F4-Patient -> Udskrifter Importer: Standardskabelon til importeres skal findes som en fil af type.xml 1) Åbne vinduet her til venstre som beskrevet ovenfor. 2) Klik på knappen Importer 3) Vælg den fil der skal importeres og klik på Åbn 4) Er der oprettet flere firmaer, vil du blive spurgt om, hvilket firma der skal importeres til. Marker evt. alle. 5) Listen med Standardskabeloner vises igen, og det importerede brev er oprettet. Bemærk at brevets navn vist i DentalSuite ikke behøver at være det samme som navnet på den fil, der er importeret. Side 21

22 DentalSuite Standardskrivelser Udskrivning - udsendelse Side 22

23 Breve Masseudsendelse Via /sms F4 Patient Søgning Send /sms ud fra søgeliste For at udsende s eller SMS til mange patienter på en gang, kaldes menupunktet Send /sms fra søgning fra F4-Patientforsiden under menupunktet Søgning. Indtast søgekriterier, og klik på knappen breve eller Send SMS er Huske at trykke på Enter-tasten når et værdifelt er udfyldt Vælg det brev der skal sendes, og klik på [OK] Side 23

24 Breve Udskriv til én patient Via udskrivning/print. F4 Patient Udskrifter Brev For at udskrive et breve til en enkelt patient, skal patienten først søges frem. Brug evt. søgefunktionen ½ eller F12. 1) Kald menupunktet Brev under Udskrifter eller anvend genvejen Ctrl+P 2) Vælg derefter hvilket brev der skal udskrives og tryk på Enter eller klik på Via DentalSuite. Brevet vises på skærmen. 3a) Skal det printes klik på Udskriv 3b) Ønsker du at sende brevet som , skal du klikke på Eksport og vælge menupunktet Send som vedhæftet i en Side 24

25 Breve Masseudsendelse Via udskrivning/print. F4 Patient Udskrifter Patientbreve fra søgning For at udskrive et brev til mange patienter på en gang, kaldes menupunktet Patientbreve fra søgning fra F4-Patientforsiden under Udskrifter. 1) Indtast søgekriterier, og klik på knappen Udskriv breve 2) Vælg derefter det brev der skal udskrives. Udskriften vises først på skærmen, hvorefter man kan vælge at udskrive eller afbryde. 3) Når brevene vises på skærmen, kan man se hvor mange der skal udskrives. Huske at trykke på Enter-tasten når et værdifelt er udfyldt 4) Ved klik på Udskriv vises nedenstående vindue (hvis der er mere end et brev) og man kan evt. begrænse sin udskrift til et mindre antal sider. F.eks. Fra side 1-10 og så gentage søgningen og udskrive fra side Her er der søgt efter patienter hvor man i Notefeltet har skrevet Skal have et brev, og samtidig kun til dem der IKKE har en . Side 25

26 DentalSuite Standardskrivelser Automatisk Udskrivning DentalSuite kan automatisk udskrive breve/standardtekster i forbindelse med forskellige operationer. - Oprettelse af aftale - Registrering af behandling - Afsendelse af - Regning Side 26

27 Breve Automatisk udskrivning Breve/generel info. System Moduler/Regnskabs og firma Aftalebog... /Journal... Side 27

28 Breve Automatisk udskrivning Breve/generel info. System Moduler Journal -> Journalkoder Det er muligt at knytte standardbreve til journalkoder, således at brevet automatisk vælges og kan udskrives ved journalskrivning. Den/de relevante journalkoder markeres enkeltvis. Herefter tilknyttes det ønskede brev til journalkoden ved at vælge det fra fald-ned-listen. Ved flere firmaer, skal brevet eksistere i alle firmaer før det er muligt Side 28

29 Breve Automatisk udskrivning Breve/generel info. System Moduler Aftalebog -> Aftaletyper Det er muligt at knytte standardbreve til aftaletyper, således at brevet automatisk vælges og kan udskrives ved bookning af specielle aftaletyper. Den/de relevante aftaletyper markeres enkeltvis. Herefter tilknyttes det ønskede brev til aftaletypen ved at vælge det fra Faldned-listen. Ved flere firmaer, skal brevet eksistere i alle firmaer før det er muligt Side 29

30 Breve Automatisk udskrivning Breve/generel info. System Regnskabs- og firmakartoteker Basisopsætning -> Periodetekstkartotek Det er muligt at knytte diverse tekster til patientbreve, indkaldetekster og til regninger. Teksterne defineres pr. behandler, og begrænses til at gælde specifikke peioder. Flettekoderne skal indsættes manuelt i de enkelte patientbreve, og evt. aktiveres på regningerne. Her angives i hvilken perioden teksterne skal udskrives. Her angives hvilken flettekode der skal repræsenterer periodeteksten. Anvend op til 5 forskellige flettekoder: [PERIODETEKST1].. [PERIODETEKST5] Redigeres BASIS tekst til indkaldekort, påvirker det alle kort, dog ikke og sms tekster. Side 30

31 Breve Regning/Recept Egne blanketter System Regnskabs- og firmakartoteker Trimninger -> System Det er muligt at anvende sit eget layout til regning og recept. Regningsblanket angives pr. firma. DentalSuites interne blanketnummer for den ønskede formular angives i stedet for STANDARD I det her tilfælde angives: # Receptblanket angives for DentalSuite generelt, men kan dog tilpasses pr. bruger/arbejdsstation. Side 31

32 Breve og Automatisk udskrivning Breve/generel info. System Moduler Aftalebog -> Aftaletyper Regning/afdragsordning kan sendes som . Regningen vedhæftes som PDF. Kan kombineres med Standardbrev Gælder ved alle udskrifter Side 32

33 Breve og Automatisk udskrivning Breve/generel info. System Moduler Aftalebog -> Aftaletyper Side 33

34 Breve og Automatisk udskrivning Breve/generel info. System Moduler Aftalebog -> Aftaletyper Eksempel på standardtekst til brug for afsendelse af patient regning via . Standardtekst til regning som 1) Klik på Ny 2) Angiv en passende tekst f.eks. Regning som 3) Vælg den rigtige kode i listen (I det her eks ) 4) Klik på OK 5) DB-Klik på brevet for at skrive teksten. 1) 2) 3) 4) 5) Side 34

35 Breve og Automatisk udskrivning Breve/generel info. System Moduler Aftalebog -> Aftaletyper Er der ikke oprettet udskriftsskabeloner til hver enkelt standardudskrift, anvendes standardudskrift nr hvis den er oprettet. For at oprette standardtekst til hver enkelt udskrift, oprettes en passende brev (brevtekst) og derefter vælges hvilken udskrift den skal tilhøre. (Brevets kode) I standardteksterne kan anvendes flettekoder. Side 35

36 DentalSuite Standardskrivelser FLETTEKODER Side 36

37 Flettekoder F4 Patient Udskrifter Tilpas brevskabeloner Side 37

38 Flettekoder F4 Patient Udskrifter Tilpas brevskabeloner Side 38

39 DentalSuite Standardskrivelser Printerindstillinger Side 39

40 Standardskrivelser Opsætning af printer F4 Patient Udskrifter Har du behov for at vælge printer og evt. papirtype mv, sker dette, når brevet vises som udskrift. Udskriv brevet, f.eks. under menupunktet Udskrifter fra F4 Patient. Dobbeltklik på det brev der skal tilpasses, eller markér brevet og klik på Via DentalSuite Udskriften vises på skærmen. Bemærk Du kan for hver enkelt standardskrivelse bestemme printerindstillinger og hvilken printer der udskrives på. Side 40