Vejledning til kommuners brug af Serviceplatformen

Transkript

1 Vejledning til kommuners brug af Serviceplatformen Udarbejdet for: KOMBIT A/S Halfdansgade København S 1

2 Indhold 1 Indledning Ordforklaringer Oprettelse Arbejdsgange på Serviceplatformen Find service Log på og vælg rolle Godkend serviceaftale Se serviceaftaler Opsig serviceaftale Se forbrug Opret brugere Opdater kontaktoplysninger for kommunen

3 1 Indledning Dette dokument beskriver de arbejdsgange, du som kommunal bruger kan udføre på Serviceplatformen. 2 Ordforklaringer I denne brugervejledning optræder en række begreber, som du kan læse betydningen af herunder, og som er relevante i forbindelse med kommunernes brug af Serviceplatformen: Administrator It-system Bruger Underskriftsberettiget Leverandør Medarbejdercertifikat Service Kan oprette og redigere medarbejdere i egen organisation og tildele dem roller. Kan desuden redigere kommunens adresse, som adviser modtages på. Kommunens it-system, der benytter eller potentielt kan benytte services på Serviceplatformen. For at få adgang til de services Serviceplatformen udbyder, skal itsystemet identificeres med et gyldigt FOCES/VOCES certifikat Har udelukkende læseadgang på Serviceplatformen og kan se kommunens serviceaftaler og forbrug. Har bemyndigelse til at indgå serviceaftaler på kommunens vegne om køb og brug af data fra Serviceplatformen. Serviceaftalerne forpligter kommunen økonomisk og juridisk. Aktøren, der udbyder et antal kommunale itsystemer. En kommune kan også agere som leverandør, hvis den selv ejer/drifter systemer, der skal kobles på Serviceplatformen. Medarbejdercertifikat kaldes i daglig tale også digitalt certifikat, NemID eller digital signatur. Medarbejdercertifikatet bruges til at identificere en medarbejder fra en bestemt kommune ellerorganisation. Certifikatet bruges, når man skal logge på et offentligt it-system, sende digitalt underskrevne s eller underskrive dokumenter online på vegne af kommunen eller virksomheden. Medarbejdercertifikatet anskaffes af virksomhedens NemID administrator (tidligere LRA), som er bemyndiget af virksomheden til at bestille certifikater hos DanID. Service er en pakke af data, et system eller et register, som kommunen kan købe sig adgang til på Serviceplatformen. Behovet opstår ofte, når en kommune er i gang med at anskaffe en it-løsning. Det er typisk den pågældende leverandør af denne it-løsning, der anmoder om adgang til en service. 3

4 Service version Serviceaftale Servicekatalog En service har et angivet versionsnummer. Dette skyldes at nye versioner af servicene kan introduceres med udvidet eller ændret funktionalitet. Den oprindelige version er bevaret for at sikre bagudkompatibilitet. Indgås mellem en kommune og dens leverandør af it-systemer som anvender services på Serviceplatformen. Aftalen fastslår, hvilken service kommunen, og derigennem kommunens leverandør, har adgang til. Listen over alle de udstillede services på Serviceplatformen. 3 Oprettelse Er din kommune ikke oprettet på Serviceplatformen, kan kommunen ansøge om at blive oprettet ved at sende en til helpdesk@serviceplatformen.dk. Herefter vil kommunen modtage et ansøgningsskema, som skal udfyldes med data for kommunen og den person, som skal være kommunens første bruger med bemyndigelse til at indgå aftaler om brug af data. Dette er typisk kommunens it-direktør, digitaliseringschef eller lignende. Det udfyldte ansøgningsskema sendes tilbage til Helpdesk og kommunen vil efterfølgende få en bekræftelse på, at den har adgang til Serviceplatformens selvbetjeningsløsning og testmiljø. 4 Arbejdsgange på Serviceplatformen Selvbetjeningsløsningen på Serviceplatformen understøtter den samlede arbejdsgang set nedenfor, hvor leverandører kan indgå aftaler med kommuner om at kunne tilgå services. Derved kan kommunernes itsystemer benytte sig af data og services. Dette afsnit beskriver arbejdsgangene på Serviceplatformen. Sammenhængen mellem de enkelte arbejdsgange kan ses af nedenstående figur. 4

5 5

6 4.1 Find service Brugeren: Denne side kan ses af alle, uanset om man er logget på eller ej. Her kan du læse om de services, der er tilgængelige på Serviceplatformen. Forudsætninger: Du står på menupunktet Find service. 1. Gennemgå listen af services, der udstilles af Serviceplatformen. 2. Brug fritekstsøgefeltet og listen af dataområder til at søge i listen. 3. Vælg om alle versioner eller kun seneste version af servicene skal vises. 6

7 4. Listen viser for hver service oppetiden i procent og svartiden i millisekunder. Begge størrelser er beregnet som et gennemsnit over de seneste tredive dage. 5. Klik på en række for at få en kort beskrivelse af den pågældende service. 6. Klik på linket Læs mere under den korte beskrivelse for at åbne en ny side, der viser den detaljerede beskrivelse af servicen. Den fulde beskrivelse indeholder servicebeskrivelse, tekniskbeskrivelse og vilkår for servicen. Resultat: Du har fået overblik og set detaljer for de services, der udstilles af Serviceplatformen. 7

8 4.2 Log på og vælg rolle Som medarbejder i en kommune kan man have følgende roller og tilknyttede rettigheder: Rolle Administrator Underskriftsberettiget Bruger Selvbetjeningsmuligheder på Serviceplatformen Kan oprette og nedlægge adgang for brugere, administrere roller og rettigheder og redigere kommunens stamdata. Kan indgå og lukke serviceaftaler. Kan se status for serviceaftaler og forbrug af data. Har udelukkende læseadgang. Kan se status for serviceaftaler og forbrug af data. Brugeren: For at benytte selvbetjeningsløsningen på Serviceplatformen skal du logge på. Du kan kun være logget på med én rolle ad gangen. Hvis du har fået tildelt flere af ovenstående roller, kan du tilgå dem en ad gangen og skal logge af og på igen for at vælge en ny rolle.. Forudsætninger: Du er oprettet som bruger på Serviceplatformen. 1. Log ind med NemID medarbejdersignatur (MOCES). 2. Hvis du får mulighed for at vælge forskellige roller, skal du vælge den rolle, der svarer til den opgave du ønsker at gennemføre. Hvis du kun har én rolle, bliver denne automatisk valgt som aktiv. Resultat: Du er nu logget på Serviceplatformens selvbetjeningsløsning. I højre øverste hjørne vises den rolle, du er logget på med. 4.3 Godkend serviceaftale Brugeren: Med rollen Underskriftsberettiget kan du godkende en serviceaftale fra en leverandør. Forudsætninger: En leverandør har anmodet om en serviceaftale med din kommune. Din kommune har modtaget en advis herom. Du er logget på med rollen Underskriftsberettiget, og står på menupunktet Serviceaftaler. 1. Vælg den ønskede serviceaftale i listen Serviceaftaler til godkendelse, og serviceaftalen bliver vist. 2. Godkend serviceaftalen jf. de vilkår, der er gældende for serviceaftalen og de services, it-systemet anmoder om adgang til. 8

9 - Klik på linket Læs og godkend vilkår og en pop up dialog vises. Læs vilkårene, markér tjekboksen Godkend vilkår og klik Luk. - Hvis serviceaftalen ikke kan godkendes, vælges i stedet Afvis aftale. Her udfyldes en begrundelse, som vil blive vist til leverandøren, så denne kender begrundelsen for afvisningen. Hvis det er nødvendigt med yderligere undersøgelser, før det kan afgøres, om serviceaftalen kan godkendes, vælges Luk visning, hvorefter visningen af serviceaftalen lukkes. Du kan på et senere tidspunkt genbesøge serviceaftalen og godkende eller afvise den. Resultat: Er Serviceaftalen godkendt fremgår aftalen nu af listen Oversigt over serviceaftaler som aktiv. Leverandøren kan nu bruge serviceaftalen til at hente data til kommunens it-system. 4.4 Se serviceaftaler Brugeren: Med rollen Bruger eller Underskriftsberettiget kan du få overblik over de aftaler, din kommune har indgået, er ved at indgå eller har afvist. Forudsætninger: Du er logget på som Bruger eller Underskriftsberettiget og står på menupunktet Serviceaftaler 1. Gennemgå listen Serviceaftaler til godkendelse. 9

10 - Listen indeholder serviceaftaler fra leverandører, en Underskriftsberettiget fra kommunen skal behandle, dvs. enten godkende ( aktivere ) eller afvise. 2. Gennemgå listen Oversigt over serviceaftaler - Listen indeholder den komplette liste over alle serviceaftaler fra leverandører til din kommune, uanset status. Status kan ses af tabellen, og der kan sorteres efter status (ligesom de øvrige kolonner kan sorteres). - En serviceaftale kan have følgende status: o Afventer godkendelse: Afventer svar fra kommunen. o Aktiv: Aftalen er aktiv. o Lukket: Aftalen har været aktiv, men er nu lukket af kommunen. o Afvist: Anmodningen blev afvist, og modsat status Lukket har aftalen aldrig været aktiv. - Ovenstående rækkefølge er også den rækkefølge, statuskolonnen vil blive sorteret efter. Listen vil derfor som udgangspunkt være sorteret, så aftaler, der afventer godkendelse, vil stå først. Resultat: Du har fået overblik over status på kommunens serviceaftaler. 4.5 Opsig serviceaftale Brugeren: Med rollen Underskriftsberettiget kan du opsige en indgået serviceaftale. Forudsætninger: Du er logget på som Underskriftsberettiget og står på menupunktet Serviceaftaler 1. Vælg den ønskede serviceaftale i listen Oversigt over serviceaftaler. 2. Vælg Opsig aftale. Resultat: Serviceaftalen fremgår af listen Oversigt over serviceaftaler som lukket. Leverandøren kan ikke længere bruge serviceaftalen. 10

11 4.6 Se forbrug Brugeren: Med rollen Bruger eller Underskriftsberettiget kan du se forbruget af services for en given periode. Forudsætninger: Du er logget på som Bruger eller Underskriftsberettiget og står på menupunktet Forbrug. 1. Forbruget er grupperet pr. serviceaftale, service og leverandør. 2. Selve serviceforbruget vises med antal kald og pris. Priskolonnen kan indeholde en stjernemarkering (*) foran prisen. Dette betyder, at forbrugsdata og pris i pågældende øjeblik ikke er fuldt synkroniseret og dermed at prisen ikke er korrekt. Bemærk endvidere, at oversigten med servicekald kan indeholde services, som ikke er blevet kaldt for den viste periode. Antal kald og pris vil så være 0 (nul). Selvom en service ikke har været brugt, takseres der stadig et abonnement for servicen. 3. Som udgangspunkt vises data for perioden den 1. i måneden og indtil dags dato. Desuden kan man vælge, hvilken periode man vil se data for. Man kan ikke se data længere tilbage end 1. januar Visningen kan filtreres og sorteres. Resultat: Du har fået overblik over det aktuelle forbrug for kommunens services. 11

12 4.7 Opret brugere Brugeren: Med rollen Administrator kan du oprette andre brugere i din kommune. Forudsætninger: Du er logget på som Administrator og står på fanen Bruger. 1. Vælg Opret bruger. 2. Indtast fornavn og efternavn. 3. Vælg medarbejdercertifikatet (MOCES) eller indtast RID-nummer fra medarbejdercertifikatet. 4. Tilføj roller til brugeren. 5. Vælg Opret bruger. Resultat: Den nyoprettede bruger fremgår af listen Organisationens brugere. Brugeren kan nu logge på Serviceplatformen. Bemærk: Oplysninger om brugere kan redigeres fra menupunktet Bruger ved at vælge den ønskede bruger og redigere felterne som beskrevet ovenfor. Feltet Aktiv kan fravælges (og senere tilvælges), hvilket gør, at denne bruger ikke længere kan logge på Serviceplatformen. 12

13 4.8 Opdater kontaktoplysninger for kommunen Brugeren: Med rollen som Administrator kan du administrere kontaktoplysninger med videre for din kommune. Forudsætninger: Du er logget på som Administrator og står på menupunktet Organisation. 1. Vælg Rediger. 2. Hent oplysninger fra CVR-servicen ved at trykke på linket Hent oplysninger fra CVR. 3. Telefon og informationer kan redigeres. Det er vigtigt, at der angives en korrekt -adresse. Alle adviser fra Serviceplatformen sendes til denne adresse. 4. Vælg Gem. Resultat: Kontaktoplysninger til din kommune er opdateret. 13