Side 1 af 18

Transkript

1 Side 1 af 18

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 2 Forord 3 1 Aktivering og drift af krisestab Modtagelse af varsler og alarmer mv Hændelsen bliver identificeret ved direkte kontakt til afdelinger fra Hændelsen bliver identificeret ud fra en melding fra politiets central Niveauinddeling af hændelser Niveau D Daglig drift af ekstraordinær hændelse - Informationsberedskab egen fagenhed Beredskabsniveau 1 Stabsberedskab egen fagenhed med mulighed for inddragelse af andre fagenheder Beredskabsniveau 2 Operationsberedskab Krisestaben Krisestabens sammensætning Indledende opgaver vedrørende aktivering af staben Afløsning af stabsmedlemmer 8 2 Krisekommunikation Målet for krisekommunikation Krisekommunikation Krisekommunikation i samarbejde med politi Regler for krisekommunikation Tilrettelæggelse af krisekommunikation Kommunikationsopgaver 10 3 Informationshåndtering Tilgang af informationer Informationskanaler Overblik over hændelsen Vurdering og behandling af informationer 12 4 Koordinering af handlinger og ressourcer Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse og økonomi Overblik over ressourcer Anmodning om bistand Beslutning vedrørende handlinger og ressourceanvendelse 13 5 Appendiks Formål Lovgivning Beredskabsloven Kommunestyrelsesloven Baggrund for Plan for Fortsat Drift Den administrative godkendelse af Plan for Fortsat Drift Struktur for Plan for Fortsat Drift Generel del: Bilag: Kriseplaner: Oversigt over s plangrundlag Ajourføring af Plan for Fortsat Drift og kriseplaner Afprøvning af Plan for Fortsat Drift og kriseplaner Evaluering 17 Kriseplaner 18 Liste over kriseplaner 18 Bilagsliste Side 2 af 18

3 Forord Plan for fortsat drift for er en plan, der kan anvendes som et praktisk og funktionelt værktøj til at yde en forsvarlig indsats ved en ekstraordinær hændelse, f.eks. ved større ulykker eller katastrofer, som kan berøre flere fagområder, samt kræve ekstra ressourcer. Planen vedrører de hændelser, der både varslet eller uvarslet kan indtræffe i hverdagen, f.eks. brande i en af kommunens bygninger, store trafikulykker, strømsvigt, pandemier, forurenet drikkevand, strejkende personalegrupper og miljøulykker m.fl. Planen beskriver også, hvorledes det daglige beredskab kan omstilles til at kunne håndtere mere omfattende hændelser, i situationer hvor et vist varsel er sandsynligt f.eks. isvintre, orkaner, epidemier, forstyrrelser af forsyningssikkerheden, fødevaremangel og i værste tilfælde - krigshandlinger. Hvis du vil vide mere om lovgrundlaget samt opbygning og struktur vedr. plan for fortsat drift for, kan dette ses i Appendiks. Seneste udgave af plan for fortsat drift i er udarbejdet 14. februar Seneste godkendelse i Byrådet xx Dato H.C. Maarup Borgmester Side 3 af 18

4 1 Aktivering og drift af krisestab Plan for fortsat drift eller dele heraf, sættes i værk, når borgmesteren eller en af ham bemyndiget person, ved en kritisk hændelse giver besked om det. Fagcheferne skal straks underrette deres fagområde om planens iværksættelse. De normale ledelses- og samarbejdsrelationer bevares i videst mulig omfang. Planen gælder, indtil borgmesteren eller en af ham bemyndiget person giver besked om, at den ikke længere er iværksat. 1.1 Modtagelse af varsler og alarmer mv Hændelsen bliver identificeret ved direkte kontakt til afdelinger fra Mariagerfjord Kommune Når modtager en meddelelse om en ekstraordinær hændelse, skal den medarbejder, der modtager meddelelsen, straks give besked til nærmeste leder. Denne tager så kontakt til fagchefen eller dennes stedfortræder. Hvis fagchefen eller dennes stedfortræder vurderer, at en kriseplan skal aktiveres, informerer denne hurtigst muligt Borgmesteren eller dennes stedfortræder, egen direktør samt Kommunaldirektøren. Fagchefen eller dennes stedfortræder vurderer om det psykologiske kriseberedskab skal aktiveres, jf. kriseplan Aktivering af psykologisk krisehjælp. Borgmesteren eller dennes stedfortræder vurderer ulykkens eller katastrofens omfang og sørger for, at de personer, der skal indgå i krisestaben, alarmeres. Den praktiske del af alarmeringen sker i henhold til de enkelte fagområders plan for alarmering af nøglepersoner. Ved nøglepersoner forstås ledere og andet personale, der er nødvendige for at iværksætte handlinger i henhold til kriseplanen. Den enkelte fagenhed skal forberede gennemførelse af alarmering også i situationer, hvor telefonnettet er ude af drift. Oversigt over informationsforløbet ved modtagelse af en ekstraordinær hændelse via direkte kontakt til afdelinger i. Borgmester og direktion Meddelelse om ekstraordinær hændelse modtages i fagenheden Fagenhedens ansvarlige leder og nøglepersoner Fagchefen vurderer omfang og om en af fagenhedens kriseplaner skal aktiveres Fagenhedens ansvarlige leder og nøglepersoner Fagenhedens ressourcer/ institutioner/enheder m.v Side 4 af 18

5 1.1.2 Hændelsen bliver identificeret ud fra en melding fra politiets central Meddelelse om en større ulykke eller katastrofe vil typisk indgå via politiets alarmcentral. Vagthavende indsatsleder vil reagere i henhold til den indkomne melding og iværksætte den nødvendige aktion. Hvis vagthavende indsatsleder bedømmer, at situationen er af en sådan karakter, at der skal iværksættes en af kommunens kriseplaner vil det ske via beredskabschefen eller dennes stedfortræder. Beredskabschefen eller dennes stedfortræder kontakter den berørte enheds fagchef eller dennes stedfortræder og informerer denne om hændelsen. Hvis beredskabschefen, vagthavende indsatsleder og fagchefen vurderer, at en kriseplan skal aktiveres, informerer de hurtigst muligt borgmesteren eller dennes stedfortræder, egen direktør samt kommunaldirektøren. Oversigt over informationsforløbet ved modtagelse af en ekstraordinær hændelse i via politiets central. Vagthavende indsatsleder alarmeres Fagchefen eller dennes stedfortræder vurderer om det psykologiske kriseberedskab skal aktiveres. Borgmesteren eller dennes stedfortræder vurderer ulykkens eller katastrofens omfang og sørger for, at de personer, der skal indgå i krisestaben, alarmeres. Den praktiske del af alarmeringen sker i henhold til de enkelte fagområders plan for alarmering af nøglepersoner. Ved nøglepersoner forstås ledere og andet personale, der er nødvendige for at iværksætte beredskabsforanstaltninger. Den enkelte fagenhed skal forberede gennemførelse af alarmering også i situationer, hvor telefonnettet er ude af drift. Borgmester og direktion Vagthavende indsatsleder fastsætter i samarbejde med beredskabschefen beredskabsniveauet Fagenhedens ansvarlige leder og nøglepersoner Fagenhedens ressourcer/ institutioner/enheder 1.2 Niveauinddeling af hændelser Når der opstår en ekstraordinær hændelse i en fagenhed, vurderer fagchefen på, hvilket niveau opgaveløsningen vil foregå. I er niveauerne inddelt i 3 kategorier, niveau D samt beredskabsniveau 1 og 2. Beredskabsniveauet bestemmes ud fra den indvirkning en hændelse vil have på kommunens evne til at opretholde serviceniveauet for en gruppe borgere, og hvor mange fagenheder, der er involveret i opgaveløsningen. Et beredskabsniveau kan udvikle sig i takt med at en ulykke udvikler sig, en ekstraordinær hændelse kan begynde på niveau D, men udvikle sig til beredskabsniveau 1 eller 2. Niveau D Daglig drift af ekstraordinær hændelse: Egen fagenhed og oftest egne ressourcer håndterer hændelsen. Fagenhedens serviceniveau bliver ikke påvirket Side 5 af 18

6 Beredskabsniveau 1: Egen fagenhed håndterer hændelsen, hvis det er muligt. Flere fagenheder kan blive involveret. Der vil være en sandsynlighed eller risiko for, at serviceniveauet bliver nedjusteret i en kortere periode. Beredskabsniveau 2: Flere fagenheder vil blive påvirket af hændelsen og serviceniveauet for disse vil blive nedjusteret i en periode Niveau D Daglig drift af ekstraordinær hændelse - Informationsberedskab egen fagenhed Håndtering af hændelsen: Ved Daglig Drift af ekstraordinære hændelse varetages opgaveløsningen i relevant enhed. Institutionen/afdelingen kontakter egen fagchef, som underretter borgmesteren og direktionen. Fagchef, direktører og borgmester vurderer om f.eks. kommunikationsenheden skal involveres. Ved Niveau D vil fagenhederne bruge egne lokale planer. Eksempler: o Ulykker (færdselsuheld, togulykke, flyulykke, sammenstyrtning) Bus med børnehave børn forulykker ved Hørsholm Bus med ældre forulykker ved Skive o Voldsomt vejr o Ekstraordinær udskrivning fra sygehus o Brand o Overfald på medarbejder To ansatte såret af økse på jobcenter i Helsingør o o Strømsvigt Overgreb på børn Rebild sagen, Brønderslev sagen mm Beredskabsniveau 1 Stabsberedskab egen fagenhed med mulighed for inddragelse af andre fagenheder Håndtering af hændelsen: De berørte fagchefer underretter og orienterer krisestaben om sagens forløb. Hvis krisestaben vurderer, at der er behov for det, kan hele krisestaben indkaldes for at koordinere forskellige indsatser mellem enhederne. Eksempler: o Brand i en af kommunens bygninger Brand på Kolind Rådhus 2012 o Personalegrupper strejker o Store ulykker (færdselsuheld, togulykke, flyulykke, sammenstyrtning) o Epidemier/ Pandemier o Forurenet drikkevand I Køge 2010 og København 2011 o Strømsvigt o Uroligheder o Større arrangementer i byer o Terrorhandlinger o Naturkatastrofe (kraftig storm, brand i plantage) o Ekstraordinær udskrivning fra sygehus Side 6 af 18

7 1.2.3 Beredskabsniveau 2 Operationsberedskab Krisestaben Håndtering af hændelse: Ved Beredskabsniveau 2 bliver hændelsen håndteret af krisestaben. Eksempler: o Voldsomme naturkatastrofer (orkan) o Alvorlige ulykker (togulykke, flyulykke) Togulykke ved Enscede i Tyskland o Strømsvigt over en længere periode o Uroligheder o Større arrangementer i byer o Terrorhandlinger Terrorangreb i Norge 2011 o Krigslignende tilstand o Fyrværkeriulykke Seest Krisestabens sammensætning Krisestaben sammensættes af Direktionen i. Staben sammensættes efter hændelsens karakter men vil i udgangspunktet bestå af: Borgmester Kommunaldirektør Relevante fagdirektører Repræsentant fra Nordjyllands politi Beredskabschef Centerleder for Byrådsbetjening og Borgerservice som referent Kommunikationsmedarbejder Relevante fagchefer/ centerledere Når staben samles, udpeges der en ansvarlig for krisestaben og dennes stedfortræder. Dette bør være en medarbejder, der kan være tilgængelig udenfor normal arbejdstid, med kompetence indenfor opstart og klargøring af stabens materiel. Krisestaben kan indkalde ad hoc medarbejdere til at løse forskellige opgaver. Ad hoc medarbejdernes fagchefer eller deres stedfortrædere vil indkalde ad hoc medarbejderne. 1.4 Indledende opgaver vedrørende aktivering af staben Når Krisestaben bliver aktiveret, afhænger det af hændelsen, om det er mest hensigtsmæssigt, at møderne foregår telefonisk eller om der er behov for at mødes i et mødelokale. Beredskabets kommunikationsgruppe forestår den praktiske opsætning og tekniske drift af stabsrummet, i samarbejde med en Teamleder fra Center for IT og digitalisering. Hvis møderne bliver afholdt telefonisk udpeges der en tovholder fra Byrådssekretariatet, der skal have overblik over situationen. Hvis krisestaben har brug for et mødelokale til at udøve sin funktion fra, sker det fra: Byrådssekretariatet, mødelokale 1, Nordre Kajgade 1, 9500 Hobro Hvis det ikke er tilgængeligt, fra: Beredskabets mødelokale, Fynsvej 4, 9500 Hobro En af krisestabens første opgave er at udarbejde distributionslister til eksempelvis situationsbilledet. Her skal modtageres informationsbehov vurderes Side 7 af 18

8 Dagsorden til det første og efterfølgende stabsmøder: bilag 3 Krav til krisestabens mødelokale: bilag 4 Praktisk drift af stabsrum: bilag Afløsning af stabsmedlemmer Hvis krisestaben 10 timer efter aktiveringen vurderer, at krisen vil fortsætte, skal der inden for 12 timer gennemføres afløsning af krisestabsmedlemmerne, herunder støttefunktionerne. Logistikfunktionen i krisestaben indkalder afløserne, og fører en liste, hvor det fremgår hvilke personer, man har været i kontakt med og hvornår de kan møde frem i krisestaben. Afløsningen foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et krisestabsmøde Side 8 af 18

9 2 Krisekommunikation 2.1 Målet for krisekommunikation Målet med krisekommunikationen er at imødekomme behovet for dialog med og informationer til berørte, pårørende, befolkningen, medier, kommunens ansatte m.fl. samt at få direkte berørte eller truede befolkningsgrupper til at tage ansvar for deres egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde. Krisestaben har ansvaret for krisekommunikationen ved en kritisk hændelse. 2.2 Krisekommunikation Kommunikationsenheden, som er en del af krisestaben, rådgiver om og producerer indgående og udgående kommunikation for. Det skal dog meget hurtigt være en skarp opdeling mellem hvem der håndtere pressen, hvem der producere materiale og hvem i krisestaben der overvåger indkommen information. Dette skyldes det store ønske fra pressen og borgernes side om at få relevante informationer. Det er vigtigt at de personer der håndtere pressen, producere materiale samt overvåger indkomne informationer IKKE varetager andre opgaver. Der skal hurtigt tages stilling til om der skal indhentes en ekstern konsulent fra f.eks. KL. Kommunikationsmedarbejderen: Rådgiver om håndtering af henvendelser fra offentligheden, herunder pressen Udarbejder pressemeddelelser og håndterer pressemøder Sammenfatter ofte stillede spørgsmål Opdaterer om diverse praktiske forhold på web og intranet 2.3 Krisekommunikation i samarbejde med politi Hvis en hændelse på beredskabsniveau 1 eller 2 involverer politiet eller hvis der f.eks. sker større ulykker eller området bliver ramt voldsomt vejr som beskrevet under niveau D, vil den indledende kommunikation oftest blive aftalt på ulykkesstedet mellem politi og beredskab. Som hovedregel er det politiet, der har ansvaret for kommunikationen til pressen og det er som hovedregel også politiet, der udmelder eventuelle opfølgninger til pressen. Beredskabet udtaler sig kun om den tekniske løsning i en given indsats. Kommunen sørger om nødvendigt for at informere internt f.eks. via intranet. 2.4 Regler for krisekommunikation De informationsmæssige opgaver varetages i tæt koordination med politiet. Kommunikationen skal: Være troværdig i betydningen sand og fyldestgørende. Være professionel i betydningen klar og tydelig. Udvise respekt for modtagernes forskellighed. 2.5 Tilrettelæggelse af krisekommunikation Kommunens borgere m.fl. skal have nem adgang til information fra kommunen. Pårørende, borgerne, medierne, ansatte m.fl. skal tidligt og løbende orienteres om situationen samt kommunens tiltag Side 9 af 18

10 2.6 Kommunikationsopgaver Det skal hurtigst muligt fastlægges følgende: Hvem udtaler sig på kommunens vegne Hvem udtaler sig på politiets vegne Hvem koordinerer informationer mellem og politiet Foreløbige budskaber Eventuelle ændringer af procedurer for håndtering af henvendelse fra pressen Hvem varetager kontakt til samarbejdspartner og hvordan det skal ske Hvem sørger for at opdatere politi.dk eller overvejer om dette skal gøres Skal der produceres information på fremmedsprog Det er vigtigt at de involverede personer har kendskab til deres opgave i forbindelse med disse kommunikationsopgaver. Det er kommunikationsenheden og byrådssekretariatets opgave at sørge for at de udpegede personer får den nødvendige information. Skema til fastsættelse af kommunikationsopgaver: Bilag Side 10 af 18

11 3 Informationshåndtering 3.1 Tilgang af informationer Byrådssekretariatet har til opgave at håndtere informationer, der omhandler den aktuelle kritiske hændelse. Under krisen kan krisestaben og sekretariatet søge informationer fra andre relevante myndigheder: s administrative organisation s decentrale enheder Nabokommuner - samarbejdskommuner: o Rebild Kommune o Vesthimmerland Kommune o Aalborg Kommune o Viborg Kommune o Randers Kommune Regioner o Region Nordjylland o Region Midtjylland Politiet Lokal beredskab stab Nationale og internationale samarbejdspartnere Nationale og internationale medier Befolkningen Informationer udefra vil typisk komme via: Telefon Mail Sikker radiokommunikation (SINE) SMS Telefax Hvis der udsendes en forbindelsesofficer eks. Fra en anden kommune, er det lederen af staben der informere denne om situationen og dennes opgave. Klassificerede og fortrolige dokumenter og informationer behandles jf. kommunens regler vedr. klassificerede og fortrolige dokumenter. 3.2 Informationskanaler I forbindelse med alarmeringen af krisestaben skal byrådssekretariatet overvåge kommunens telefonnumre, mailadresser og øvrige kommunikationskanaler. Anvendelige kommunikationsmidler Almindelige fastnet telefon og telefax IP telefoni Kommunens hjemmeside Mobiltelefon Radionet Side 11 af 18

12 Sikker radiokommunikation (SINE) Ordonnans- og kurertjeneste Skype Højtalervogne Såfremt de ovenstående informationsmidler ikke kan benyttes, kan der træffes beslutning om at Beredskabets frivillige varetager en kurrertjeneste for kommunen. I tilfælde af at krisestaben etableres skal der etableres skærpet overvågning af raadhus@mariagerfjord.dk da det er denne mail adresse der skal bruges. 3.3 Overblik over hændelsen De berørte enheder vil løbende informere krisestaben om hændelsens forløb. Det aftales ved de enkelte hændelser, hvordan kommunikationen skal foregå. Under forløbet vil de berørte enheder løbende udfylde en situationsbog. Se bilag 9 På baggrund af de berørte enheders situationsbøger, som bliver udfyldt løbende, vil en eller to medarbejdere fra byrådssekretariatet, udpeget af krisestaben, opstille et situationsbillede og holde det opdateret. De udvalgte skal være i stand til selv at stille krav til de modtagne informationer. Situationsbilledet bør: Tage udgangspunkt i informationer fra interne og eksterne kilder Være så kortfattet som muligt samtidig med, at der fokuseres på den konkrete krise Beskrive ændringer i forhold til tidligere situationsbillede Evt. beskrive hvad der ikke må offentliggøres Være klar til brug ved planlagte stabsmøder Det er vigtigt at de omtalte situationsbøger, løbende bliver journaliseret i SB-SYS. Det er den enkelte fagchefs ansvar at udpege en person til denne opgave. 3.4 Vurdering og behandling af informationer Medarbejdere i har pligt til at informere opad. Når en medarbejder modtager information, der indikerer behov for øjeblikkelig tiltag, har medarbejderen pligt til at gå til sin nærmeste leder/chef, som så vil vurdere, om det skal kommunikeres videre til nærmeste leder/chef osv. De informationer, der er vurderet af fagchefer til at være vigtige, vil ende hos krisestaben, som har mulighed for at handle ud fra disse. Kommandovejen ved en krisehændelse vil fungere, som det gør i hverdagene. Informationsflow Medarbejder Daglig leder Fagchef Informationspligt Kommandoveje Fagdirektør Kommunaldirektør/ Borgmester Side 12 af 18

13 4 Koordinering af handlinger og ressourcer 4.1 Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Målet med krisestabens koordinering af handlinger og ressourcer er at opnå bedst mulig udnyttelse af de tilstedeværende ressourcer, således at en normalisering samt iværksættende tiltag hurtigst muligt kan ske. 4.2 Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse og økonomi. Det enkelte direktørområde eller den enkelte institution iværksætter selv sine handlinger og ressourcer, indtil andet besluttes. Ligeledes kan den enkelte fagchef/direktør lave økonomiske prioriteringer i egen fagenhed. Økonomiske beslutninger der rækker udenfor fagenhedens økonomiske grænse eller udenfor fagenhedens budget træffes af økonomichefen. 4.3 Overblik over ressourcer For at krisestaben kan have et overblik over disponerede og aktiverede ressourcer, opstilles disse i et skema til overblik over ressource følgende kategorier jf. bilag 6: Aktuelle ressourcer (personel/materiel) klar til umiddelbar indsættelse, jf. ressourceoversigt. Disponerede ressourcer (personel/materiel) Ikke- aktiverede ressourcer (reserver af personel og materiel) Manglende ressourcer 4.4 Anmodning om bistand Anmodning om hjælp kan komme såvel fra eksterne som interne enheder. Alle anmodninger forelægges hurtigst mulig krisestaben, der tager stilling til videre behandling. 4.5 Beslutning vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende kommunens handlinger og anvendelse af ressourcer. De enkelte anmodninger om bistand drøftes som udgangspunkt på stabsmøderne. Ved akut behov for iværksættelse af tiltag træffer krisestaben en beslutning. Alle beslutninger bør noteres i situationsbog jf. bilag 9 situationsbog, og bør udarbejdes i nødvendigt omfang som skriftlige ordre Side 13 af 18

14 5 Appendiks Plan for fortsat drift beskriver forhold vedrørende etablering af en Krisestab, der gør det muligt at løse opgaver hurtigt og effektivt. Planen er udarbejdet efter principperne i beredskabsstyrelsens vejledning om helhedsorienteret beredskabsplanlægning, og kan anvendes på tværs af flere fagenheder som, et enkelt og funktionelt værktøj til at yde en forsvarlig indsats ved varslede eller uvarslede ulykker, kriser eller katastrofer. Den samlede plan for fortsat drift er et hjælpemiddel, der beskriver hvorledes en uvant og kritisk situation hurtigt kan løses. For at der hurtigst muligt igen kan opstå en normaldrift for kommunens borgere og brugere. Plan for fortsat drift skal anvendes af den kommunale ledelse ved løsning af de kommunale beredskabsmæssige opgaver i ekstraordinære situationer 5.1 Formål Formål med plan for fortsat drift er at: Sikre, at kommunen kan opretholde sin virksomhed i ekstraordinære situationer. Kunne iværksætte en alarmering såvel intern som ekstern. Kunne starte en indsats til at begrænse og afhjælpe skader på personer, ejendomme og miljø ved ulykker og katastrofer herunder krigshandlinger. Skabe grundlag for en koordineret beredskabsmæssig indsats og en koordineret anvendelse af de beredskabsmæssige ressourcer. Beskrive hvorledes hændelser, der realistisk kan forekomme, og som går udover hvad der regnes som normalrisiko, konkret skal håndteres. 5.2 Lovgivning Det overordnede lovgrundlag for beredskabsplanlægningen er beredskabsloven. Det kommunale beredskabs opgaver i henhold til beredskabsloven er følgende: Beredskabsloven 12. Det kommunale redningsberedskab skal kunne yde en forsvarlig indsats mod skader på personer, ejendom og miljø ved ulykker og katastrofer, herunder krigshandlinger. Redningsberedskabet skal endvidere kunne modtage, indkvartere og forpleje evakuerede og andre nødstedte. 24. De enkelte ministre skal hver inden for deres område planlægge for opretholdelse og videreførelse af samfundets funktioner i tilfælde af ulykker og katastrofer, herunder krigshandlinger, samt for at kunne yde støtte til forsvaret. Stk. 2. Forsvarsministeren koordinerer planlægningen vedrørende den civile sektors beredskab, jf. stk. 1, og rådgiver myndighederne. Forsvarsministeren gennemfører den del af planlægningen, der ikke påhviler andre myndigheder Side 14 af 18

15 25. Kommunalbestyrelsen skal udarbejde en samlet plan for kommunens beredskab. Planen skal vedtages af kommunalbestyrelsen i et møde. Stk. 2. Regionsrådet skal udarbejde en samlet plan for regionens beredskab. Planen skal vedtages af regionsrådet i et møde. Stk. 3. De planer, der er nævnt i stk. 1 og 2, skal revideres, i det omfang udviklingen gør dette nødvendigt, dog mindst én gang i hver kommunale og regionale valgperiode. Stk. 4. Planer og revisioner heraf indsendes til Beredskabsstyrelsen. 57. Offentligt ansatte og ansatte i offentlige og private virksomheder og institutioner skal udføre de opgaver inden for redningsberedskabet og den civile sektors beredskab, der pålægges dem Kommunestyrelsesloven 22. Stk. 2. Formanden kan på udvalgets vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Kommunalbestyrelsens formand underrettes forudgående om afgørelsen af sager, som ikke tåler opsættelse, medmindre der er tale om afgørelser, der ved lovgivningen er henlagt til udvalget. 5.3 Baggrund for Plan for Fortsat Drift Baggrunden for plan for fortsat drift er politik for fortsat drift og strategi for fortsat drift, som findes i henholdsvis bilag 1 og bilag Den administrative godkendelse af Plan for Fortsat Drift Beredskabschefen har, i tæt samarbejde med fagcheferne, det administrative ansvar for den samlede plans udarbejdelse. Koordinering af kriseplaner, oversigter og instrukser samt rettelser og ændringer heraf skal godkendes ad Beredskabschefen. 5.5 Struktur for Plan for Fortsat Drift Planen for fortsat drift i er opdelt i 3 dele: Generel del Bilag Kriseplaner Generel del: Beredskabsafdelingen har ansvaret for den generelle del og for at den bliver ajourført mindst én gang pr. valgperiode og derudover efter behov. I generel del gives en generel orientering og fælles informationer. Den generelle del er bygget op over de 4 kerneopgaver i krisestyringen: Aktivering og drift af krisestaben Krisekommunikation Informationshåndtering Koordinering af handlinger og ressourcer Bilag: I bilaget vil der være lister, skabeloner og instrukser, der skal bruges i forbindelse med, at der opstår en kritisk hændelse Side 15 af 18

16 5.5.3 Kriseplaner: Kriseplanerne er udarbejdet således, at de er et hjælpeværktøj til igangsætningsfasen ved en større ulykke eller katastrofesituation, og i situationer, hvor der skal besluttes og handles under tidspres i en stresset og unormal situation. 5.6 Oversigt over s plangrundlag Udover plan for fortsat drift, som består af en generel del, kriseplaner og bilag, findes der i kommunen en lang række lokale planer. De lokale planer, er planer for ekstraordinære hændelser, der varetages i egen fagenhed, institution m.m., oftest med egne ressourcer og fagenhedens serviceniveau vil ikke blive påvirket. Hvis den ekstraordinære hændelse påvirker serviceniveauet eller bliver tværfaglig, vil hændelsen kategoriseres som beredskabsniveau 1 eller 2, og kriseplanerne vil tages i brug. Nedenfor ses en oversigt over sammenhængen mellem de forskellige planer for. Plan for fortsat drift Generel del 1 Aktivering af krisestaben 2 Krisekommunikation 3 Informationshåndtering 4 Koordinering af handlinger og ressourcer 5 Appendiks Oversigt over kriseplaner Bilag Niveau D Lokale planer Skoler Dagsinstitutioner IT Alarmeringsfolderen Instrukser Skabeloner Lister Beredskabsniveau 1 eller 2 Kriseplan for ITnedbrud Sundhed og Omsorg Kriseplaner for indkvartering og forplejning Beredskabet Kriseplan for dagtilbud Dagtilbud Side 16 af 18

17 5.7 Ajourføring af Plan for Fortsat Drift og kriseplaner Kriseplanerne skal ajourføres én gang årligt af de af direktørerne udpegede ansvarlige chefer og ledere i underliggende fagenheder, på skoler, plejehjem og institutioner mv., som planerne gælder for. Tidspunkt for ajourføring skal fremgå af de enkelte kriseplaner. Både den generelle del, kriseplanerne og bilagene bør derudover revideres eller ajourføres når: Lovgivningen stiller krav om det Der er indikationer for, at trusselsbilledet forandrer sig væsentligt Erfaringer fra hændelser, øvelser eller risiko- og sårbarhedsanalyse tilsiger det Kommunens organisation eller ansvarsområder ændres 5.8 Afprøvning af Plan for Fortsat Drift og kriseplaner Beredskabet skal mindst én gang årligt planlægge og gennemføre en øvelse, hvor plan for fortsat drift og nogle af kriseplanerne bliver brugt. Alle kriseplaner vil blive afprøvet mindst én gang over en periode på 4 år. Se bilag 10. Øvelser har til formål at træne medarbejderne, afprøve planerne, teste materiale og teknik. Øvelser er en god måde at lære håndtering af ekstraordinære hændelser. Medarbejder, planer og procedurer, materiel og teknologien samt samarbejdsrelationer bliver afprøvet og udviklet. Øvelserne bør forgå regelmæssigt og de bør variere, således at det er forskellige hændelsestyper og krisestyringsopgaver, derudover anbefales der være både interne og tværgående øvelser med fokus på at samarbejde. Øvelserne kan bestå af: Procedureøvelser Dilemmaøvelser Krisestyringsøvelser Fuldskalaøvelser Øvelserne bør evalueres af de involverede, og der bør tages stilling til om planerne skal ajourføres. 5.9 Evaluering Efter en kritisk hændelse/ulykke/situation, hvor den fortsatte drift ikke kunne opretholdes bør krisestabens indsats evalueres. Når indsatsen evalueres kan evalueringspunkterne jf. bilag 11 benyttes. Det vil være hensigtsmæssigt at udarbejde en skriftlig evalueringsrapport Side 17 af 18

18 Kriseplaner Liste over kriseplaner Krisestaben Kriseplan for alarmering af nøglepersoner under udarbejdelse Dagtilbud Kriseplan for dagtilbud under udarbejdelse Skole Kriseplan for skoler under udarbejdelse Familie Sundhed og Omsorg Kriseplan for ekstreme vejrsituationer under udarbejdelse Kriseplan for IT-nedbrud under udarbejdelse Kriseplan for strømsvigt under udarbejdelse Arbejdsmarked Kultur og Fritid Natur og Miljø Teknik og Byg Kriseplan for indkvartering og forplejning Kriseplan for indsats ved biologiske eller kemiske stoffer Center for Byrådsbetjening og Borgerservice Center for Økonomi og Personale Aktivering af psykologisk krisehjælp Center for Plan, HR og Udvikling Center for IT og Digitalisering Kriseplan for IT under udarbejdelse Bilagsliste 1. Politik for Fortsat Drift 2. Strategi for Fortsat Drift 3. Dagsorden til det første og efterfølgende stabsmøder 4. Krav til krisestabens mødelokale 5. Praktisk drift af stabsrum (under udarbejdelse) 6. Ressourceoversigt 7. Skema til overblik over ressourcer 8. Skabelon for Situationsbillede 9. Skabelon for situationsbog (Under udarbejdelse) 10. Plan for afholdelse af kriseøvelser 11. Evaluering af indsatsen 12. Kommunikationspolitik 13. Videokonference via SKYPE 14. Fastsættelse af kommunikationsopgaver 15. Kontaktliste Side 18 af 18