Analyse af byggesagsbehandlingen

Transkript

1 Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune 15. juni 2016 Effektiv forandring

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Baggrund og formål Fremgangsmåde Projektorganisering Team Bygs organisering, opgaver og økonomi Organisering og bemanding Opgaver og processer Udviklingen i antallet af sager Sagernes tyngde Sagsbehandlingstider Gennemførte initiativer Forhold af særlig betydning Økonomi Opsamling Benchmark Organisering, årsværk og økonomi Antal byggesager i de tre kommuner Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid Plangrundlag, praksis mv Opsamling Kommunalt samarbejde Potentialer ved kommunalt samarbejde Erfaringer fra 4K samarbejdet Opsamling Outsourcing til private Potentiale ved outsourcing til private Erfaringer fra og dialog med private Business casen ved outsourcing Opsamling Sammenfatning og anbefalinger A-2 A/S Telefon CVR Øst Lyngbyvej 28, 2. mf 2100 København Ø Vest Vesterballevej Fredericia Norge Drammensvejen 165 NO-0213 Oslo Side 2 af 43

3 6.1 Byggesager og sagsbehandlingstider Samarbejde og outscourcing Anbefalinger Bilag Bilag 1: Sagskategorier i Team Byg Bilag 2: Eksempel på delegation fra Gentofte A-2 A/S Telefon CVR Øst Lyngbyvej 28, 2. mf 2100 København Ø Vest Vesterballevej Fredericia Norge Drammensvejen 165 NO-0213 Oslo Side 3 af 43

4 1. Indledning 1.1 Baggrund og formål Hørsholm Kommune besluttede i 2015 at få udført en analyse af kommunens byggesagsbehandling med henblik på en vurdering af, om byggesagsbehandlingen kan løses bedre og billigere, og om sagsbehandlingstiderne kan nedbringes. Med afsæt i kortlægning af blandt andet Team Bygs organisering, opgaveløsning, ressourcer og effektivitet ønskede Hørsholm Kommune en uvildig vurdering af, om sagsbehandlingstiderne kan nedbringes samt om sagsbehandlingen med økonomiske og kvalitetsmæssige fordele kan: Outsources til en privat leverandør Varetages i et formaliseret samarbejde med én eller flere andre kommuner Effektiviseres gennem optimering af opgaveløsning og arbejdstilrettelæggelse Med henblik på at sikre et solidt grundlag for vurderingerne blev det besluttet at gennemføre benchmark af Hørsholm Kommunes byggesagsbehandling med to andre kommuners (Rudersdal og Gentofte kommuner) og i dialog med to potentielle leverandører (Renoveringskonsulenterne ApS og Rambøll Gruppen A/S) at afdække muligheder og vilkår for outsourcing. 1.2 Fremgangsmåde Konsulentfirmaet A-2 har i perioden fra januar til juni 2016 gennemført analysen og har i den forbindelse blandt andet: Indhentet materiale, beskrivelser, data, rapporter mv. fra Team Byg, offentlige myndigheder samt fra Dansk Byggeri Afholdt workshops og interviews med medarbejdere i Team Byg Interviewet ledelsen af byggesagsenhederne i Gentofte og Rudersdal kommuner og indsamlet tilgængeligt materiale om begge kommuners byggesagsbehandling Interviewet/haft dialog med Renoveringskonsulenterne ApS og Rambøll Gruppen A/S Afholdt en række møder med arbejdsgruppen og styregruppen for projektet Ledelse og arbejdsgruppe har i meget betydeligt omfang og med stor velvillighed bistået med fremfinding, udarbejdelse og kvalitetssikring af materiale undervejs i projektet. Ledelsen af Team Byg besluttede i forbindelse med analysen at gennemføre en tidsregistrering for alle medarbejderne i en 3-ugers periode i foråret 2016 med henblik på yderligere belysning af tidsforbruget til forskellige opgavetyper. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 4 af 43

5 1.3 Projektorganisering Der har til projektet været nedsat en styregruppe bestående af: Mette Herbert, direktør og projektejer Katrine Aare Langer, centerchef i Center for Teknik Rune Munch Christensen, teamleder for Team Byg Der har til projektet desuden været nedsat en arbejdsgruppe med følgende deltagere fra Team Byg: Rune Munch Christensen, teamleder Lise Hassing Quirinus, sagsbehandler Susanne Toft Hansen, sagsbehandler Jens Jørgen Janum, sagsbehandler Bent Andersen, sagsbehandler Flemming Kim Wix, administrativ medarbejder 2. Team Bygs organisering, opgaver og økonomi Analysen af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune tager primært udgangspunkt i data og materiale for På enkelte områder anvendes der ligeledes data fra foregående år og for starten af 2016, hvis det er muligt og relevant for analysens formål. I dette afsnit beskrives Hørsholms Kommunes byggesagsbehandling, hvad angår: Organiseringen og bemandingen af Team Byg samt enhedens snitflader til resten af forvaltningen Team Bygs opgaver, sager, sagsflow mv. Kommunens sagsbehandlingstider og servicemål Økonomi, herunder driftsudgifter og indtægter I tabellen nedenfor er opgjort det af Team Byg antal afgjorte sager. Kategoriseringen, som Team Byg anvendte i 2015, er uddybet nærmere i bilag 1. Team Byg traf afgørelse i 539 sager på byggsagsområdet i 2015 fordelt med afgørelse i 489 byggesager og 50 klage- og aktindsigtssager. Hertil kommer, at Team Byg traf afgørelser i 115 diverse mindre sager som fx sager om ejendomsavancebeskatning, husnummersager og lignende. Disse sager er ikke medtaget i analysen. I 2015 var der med 37 pct. af sagerne flest planlovssager og diverse byggelovssager udgjorde med 12 pct. den næststørste kategori af sager. Andelen af aktindsigts- og klagesager udgjorde 9 pct. af sagerne. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 5 af 43

6 Afgjorte sager på byggesagsområdet i Hørsholm Kommune i 2015 Antal Andel Anmeldelsessager 26 5% Dispensations-, beskyttelseslinje- og fredningssager 50 9% Diverse byggelovssager 66 12% Etage- og erhvervsejendomssager 39 7% Landzonesager 19 4% Matrikulære sager 29 5% Nedrivningssager 24 4% Planlovssager % Sager om til-/ombygninger i og opførsel af énfamiliehuse mv. 37 7% Antal byggesager i alt % Klagesager 32 6% Aktindsigtssager 18 3% Antal sager i alt % 2.1 Organisering og bemanding Hørsholm Kommune er administrativt organiseret i en centerstruktur, hvor Team Byg indgår som en enhed i Center for Teknik, der foruden Team Byg omfatter følgende enheder: Team Vej og Park Team Miljø Team Plan Team Administration Team Byg samarbejder med de øvrige teams primært i form af sparring om byggesager og ved formelle høringer i forbindelse med afgørelser. Desuden bidrager Team Byg med faglig sparring til de andre teams opgaver. Endvidere er der en række mere komplicerede byggesager, hvor flere teams er involveret i kraft af, at der skal træffes delagørelser på de enkelte områder. Team Byg har et tæt samarbejde med Team Plan, der blandt andet udarbejder og vedligeholder kommunens plangrundlag i form af kommuneplaner, lokalplaner og byplaner, der alle udgør et væsentligt grundlag for byggesagsbehandlingen. Team Administration løser tværgående administrative opgaver i Center for Teknik, herunder besvarer diverse henvendelser fra borgere og virksomheder, A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 6 af 43

7 udarbejder budget, ejendomsskat mv. samt håndterer opgaverne i forbindelse med geografisk informationssystem (GIS), hegnsyn, Det Fælleskommunale Ejendomsstamregister (ESR) og Bygnings- og Bogligregistret (BBR). Desuden samarbejder Team Byg med Center for Ejendomme, når der fx skal indhentes forskellige ejendomsoplysninger til byggesagsbehandlingen. Endelig samarbejder Team Byg med Center for Økonomi og Personale om udarbejdelse og opdatering af ledelsesinformation om kommunens byggesager og sagsbehandlingstider. Team Byg var i 2015 bemandet med 1 teamleder og 8 byggesagsbehandlere. Én af byggesagsbehandlerne var projektansat og finansieret af indtægter fra byggesagsgebyrer. Desuden var der ansat en ekstern konsulent som byggesagsbehandler gennemsnitligt 3 dage ugentligt. Den eksterne konsulent var ligeledes finansieret af byggesagsgebyrerne. Endelig anvendte tre administrative medarbejdere i næsten halvdelen af deres arbejdstid på at løse opgaver relateret til byggesagsbehandlingen i I tabellen nedenfor fremgår årsværksforbruget til byggesagsbehandling i Antal årsværk til byggesagsbehandling i Team Byg i 2015 Årsværk Byggesagsbehandlere (1) 8,3 Administrative medarbejdere (2) 1,0 Ledelse 1,0 Antal årsværk i alt 10,3 (1) Omfatter en fuldtidsansat projektmedarbejder og en ekstern konsulent 22 timer ugentligt. (2) Omfatter tre administrative medarbejdere, der anvender 46 pct. af deres tid for Team Byg. I alt anvendte Hørsholm Kommune 10,3 årsværk til byggesagsbehandlingen i Antallet af fuldtidsmedarbejdere er i 2016 reduceret med 1,1 årsværk. Internt er Team Byg organiseret med en vagtfunktion, der håndterer alle henvendelser via mail, telefon mv. om byggesager, uanset om det resulterer i en byggesagsansøgning eller ej. Vagtfunktionen har følgende hovedopgaver: Generel rådgivning og vejledning til borgere/virksomheder om byggesager Bistand i form af blandt andet IT-support til ansøgere, som har brug for hjælp til at indsende en ansøgning via det fælleskommunale IT-system Byg og Miljø (BOM) eller på anden vis En første visitation af sager efter sagskategori Vagtfunktionen foretager ikke registreringer af antallet eller typer af henvendelser, der modtages. Kun nogle af henvendelserne resulterer i en ansøgning. Vagtfunktionen bemandes af sagsbehandlerne i Team Byg på skift. Det giver medarbejderne et bredt indblik i, hvad der aktuelt rør sig i kommunen på området, og dermed også hvor der er behov for at styrke kommunikationen, fx ved opdatering af kommunens hjemmeside eller lignende. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 7 af 43

8 Når ansøgninger modtages, placeres de i en digital styringsreol, der omfatter alle åbne byggesager. Sagsbehandlerne udvælger og behandler løbende sager fra styringsreolen. Styrende for hvilke sager der vælges først, er overholdelse af kommunens servicemål for sagsbehandlingstider kombineret med princippet om, at de ældste sager tages først. Generelt løser sagsbehandlerne alle typer af sager. Enkelte sagsbehandlere har en særlig faglig baggrund eller har opbygget specialviden på et område og løser især sager om fx landzone, kloak, bevaringsværdige bygninger og matrikulære sager. De andre sagsbehandlere kan sparre med disse specialister efter behov. Der er dagligt afsat tid til et sparrings- og afklaringsmøde, hvor sagsbehandlerne kan drøfte særlige problemstillinger og vanskelige sager med teamlederen og kollegaer. Disse møder afholdes efter behov. De administrative medarbejdere varetager typisk opgaver i forbindelse med oprettelse, journalisering, lukning af byggesager og fakturering af byggesagsgebyrer samt vejledning af ansøgere. Team Bygs tidsforbrug til de forskellige opgaver fremgår af tabellen nedenfor. Tidsforbruget i Team Byg fordelt på hovedopgaver Andel tidsforbrug Sagsbehandling, herunder klager mv. 35% Vagtfunktion 16% Forhåndsdialog, rådgivning og vejledning 4% Administration i relation til byggesager 3% Interne møder, sparring og udvikling 17% Byggesagsbehandling 75% Sparring, møder mv. med andre enheder 3% Øvrige administrative opgaver 6% Øvrige opgaver 9% Frokost (0,5 time pr. dag) 7% Ferie, flex og sygdom 9% Fravær og frokost 16% I alt 100% Note: Tallene er fra Team Bygs egen tidsregistrering over 3 uger i foråret Niveauet for fravær vurderes højere end normalt, hvilket især skyldes afholdte flexdage i forbindelse med Kristi Himmelfartsdag. Afholdte flexdage modsvares af dage, hvor medarbejderne har arbejdet mere end normaltid. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 8 af 43

9 Tidsregistreringen i viser, at medarbejderne gennemsnitligt anvender 75 pct. af normtiden til byggesagsbehandling. Derudover anvendes 9 pct. til øvrige opgaver, mens 16 pct. af tiden går til frokost, flexdage og andet fravær. 2.2 Opgaver og processer Team Byg løser alle opgaver i forbindelse med byggesagsbehandlingen, dvs. modtager henvendelser og ansøgninger fra borgere og virksomheder om byggesager. Som led i sagsbehandlingen indhenter Team Byg efter behov supplerende oplysninger, foretager høringer, sagsbehandler og træffer afgørelser. Endelig udarbejder Team Byg indstillinger om byggesager og rapporterer løbende om området til Miljø- og Planlægningsudvalget (MPU). Team Byg modtager nogle af ansøgningerne om byggesager via BOM. Hvis kommunen modtager ansøgninger via telefon, mail og personlig henvendelse, anmoder og vejleder Team Byg ansøgeren om at ansøge via BOM, hvis der er tale om sager, hvor der i henhold til lovgivning skal søges via BOM, dvs. sager inden for Bygningsreglementet. Siden 1. december 2014 har det været obligatorisk at ansøge om til-, ny- og ombygninger via BOM for visse ansøgninger på miljø- og byggesagsområdet. I størrelsesordenen 34 pct. af kommunens afgjorte byggesager modtog kommunen via BOM i Resten af sagerne blev håndteret i kommunens egne systemer, hvor BOM-sagerne ligeledes er registreret. Sagsbehandlingen gennemgår flere trin, hvor Team Byg samarbejder med forskellige aktører før, under og efter sagsbehandlingsprocessen. I figuren nedenfor er illustreret en standardproces for et byggesagsforløb fra start til slut. Standardproces for et sagsforløb i Team Byg Team Byg anvender KMD Structura Byggesag som sagsbehandlingssystem. Systemet er opsat efter de styrings- og rapporteringsbehov, som Team Byg har fastlagt i dialog med MPU. Derudover anvender Team Byg kommunens journaliseringssystem til dokumenthåndtering og arkivering. Endelig anvendes forskellige skabeloner og tjeklister for visse sagstyper med henblik på at standardisere og optimere Team Bygs sagsbehandlingsproces, mens rapportering sker via Excel. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 9 af 43

10 Registreringen af en sag i Structura sker efter nedenstående sagsflow: Sagsflow en sags status i sagsbehandlingsforløbet i Team Byg Sagsflowet ovenfor illustrerer, at når en byggesag modtages, oprettes sagen i Structura, hvilket normalt sker samme dag, hvor sagen modtages. Når ansøgningen er vurderet til at indeholde den nødvendige dokumentation, markeres sagen som modaget fyldestgørende. Det kan være samme dag som oprettelsesdato eller nogle dage senere afhængigt af ansøgers mulighed for at tilvejebringe eventuelle manglende oplysninger. Mangler der oplysninger fra ansøger, er sagen registreret som passiv, mens der ventes på oplysningerne, og indgår dermed ikke i opgørelsen af antal sagsbehandlingsdage. Sagsbehandlingen sker derefter frem til der træffes myndighedsafgørelse i byggesagen. Inden der træffes afgørelse i en byggesag, er der i nogle tilfælde behov for, at sagen sendes til nabohøring, eller at der skal indhentes afgørelser fra andre enheder internt i kommunen (Plan, Miljø, Vej og Park m.fl.) eller hos statslige myndigheder, ligesom der kan være behov for, at sagen behandles politisk. I denne periode er sagen aktiv hos Team Byg og indgår dermed i opgørelsen af antal sagsbehandlingsdage. Når sagen er afgjort, er der en efterbehandlingsproces, hvor ansøgeren fx for at opnå en ibrugtagningstilladelse skal indsende teknisk dokumentation, inden sagen kan lukkes. I denne periode har sagen status passiv og tæller derfor ikke med i opgørelsen af antal sagsbehandlingsdage. Kun tiden frem til sagen er afgjort, tæller med i antallet af sagsbehandlingsdage. Sagsflowet og registreringspraksis har stor betydning for, hvordan antallet af sagsbehandlingsdage opgøres, ligesom det er af væsentlig betydning, når Hørsholm Kommunes byggesagsbehandlingstider skal sammenlignes med andre kommuners sagsbehandlingstider. Kommunernes praksis for registrering og opgørelse af antal sagsdage er forskellig. At der medregnes sagsbehandlingstid, når sagen fx ligger til høring, sagsbehandling eller udtalelse hos en statslig myndighed, betyder alt andet lige længere sagsbehandlingstider i Hørsholm Kommune sammenlignet med kommuner, der ikke medregner disse dage. Team Byg har valgt denne registreringsmetode, da den tager udgangspunkt i borgernes og virksomhedernes perspektiv og oplevet sagsbehandlingstid uanset om sagen ligger hos den ene eller anden myndighed. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 10 af 43

11 Endelig er kommunens plangrundlag i form af kommuneplanen, lokalplaner og byplaner et vigtigt grundlag for sagsbehandlingen. En sagsbehandler skal ofte undersøge GIS-oplysninger, BBR, gamle servitutter mv. for de enkelte ejendomme under behandlingen af en sag. I nogle sager foretages flere høringer og indhentes et relativt omfattende materiale, inden der træffes en afgørelse. Oplysningerne er oftest elektronisk tilgængelige, men for enkelte sager kan der være mange, komplekse og/eller meget gamle bestemmelser, der skal tages højde for i sagsbehandlingen, ligesom der kan være behov for at opveje flere hensyn imod hinanden i sagsbehandlingsprocessen. 2.3 Udviklingen i antallet af sager I 2015 blev der i Hørsholm Kommune truffet afgørelse i 539 sager, hvoraf der var tale om afgørelser i 489 byggesager, 32 klagesager og der blev håndteret 18 aktindsigtssager. Antallet af afgjorte sager har været forholdvis konstant i årene med 504 sager i 2013, voksende til 553 sager i 2014, mens antallet faldt til 539 sager i 2015, jf. tabellen nedenfor. Udvikling i antal afgjorte sager Forskel Forskel i pct. Anmeldelsessager % Dispensations-, beskyttelseslinje- og fredningssager % Diverse byggelovssager % Etage- og erhvervsejendomssager % Landzonesager % Matrikulære sager % Nedrivningssager Planlovssager % Sager om til-/ombygninger i og opførsel af énfamiliehuse mv % Antal byggesager i alt % Klagesager % Aktindsigt % Antal sager i alt % Tabellen viser, at antallet af klage- og aktindsigtssager har været nogenlunde konstant i perioden bortset fra, at der har været en stigning i antallet af aktindsigtssager i 2015 i forhold til de to foregående år. Derudover har der især været en stigning i antallet af landzonesager, matrikulære sager samt dispensations-, beskyttelseslinje- og fredningssager. Der er for disse kategorier tale om relativt ressourcekrævende sager, der set under ét er øget med 88 pct. i perioden. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 11 af 43

12 Faldet i antallet af sager er størst for anmeldelsessager, etage-/erhvervsejendomssager og sager om til-/ombygning mv. i forbindelse med énfamiliehuse, hvor antallet af sager samlet set er reduceret med 35 pct. i perioden. Med undtagelse af etage- og erhvervsejendomssager er der tale om sager, der ikke normalt er ressourcekrævende. Samlet set har Team Byg i perioden 2013 til 2015 haft en vækst på 7 pct. i antallet af sager, herunder på 5 pct. for antallet af byggesager. I figuren nedenfor er vist antal åbne sager ved udgangen af året, hvor sagen enten ligger hos Team Byg (eller anden offentlig myndighed) eller hos ansøgeren (borgere og virksomheder). Antal åbne sager ultimo året Antal åbne sager Åbne sager hos Team Byg Åbne sager hos borgere/virksomheder Antallet af åbne sager ultimo året voksede fra 350 sager i 2013 til 435 sager i 2014, hvorefter det faldt til 286 sager i For hele perioden er antallet af åbne sager reduceret med 18 pct. fordelt med et fald på 25 pct. for sager, der lå hos Team Byg (eller anden offentlig myndighed), og et fald på 8 pct. for sager, der afventede ansøgerne. Gennemsnitlige antal behandlede sager pr. uge i Behandlede sager pr. uge Antal sager pr. uge Figuren ovenfor viser, at der i 2013 i gennemsnit blev behandlet 13,7 sager pr. uge, faldende til 12 sager pr. uge i 2014 og voksende til 17 sager pr. uge i I årene 2013 til 2015 er dermed behandlet 24 pct. flere sager i perioden, A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 12 af 43

13 Antal sager mens der i 2015 blev behandlet hele 42 pct. flere sager end i Det svarer til, at Team Byg i 2015 behandlede 260 ekstra sager i forhold til Figuren nedenfor viser, at Team Byg har nedbragt antallet af aktive sager (sagsbunken) kraftigt siden starten af De aktive sager består af sager, som Team Byg har oprettet, og som enten er i gang med at blive behandlet eller afventer at blive behandlet af Team Byg. Antal aktive sager Udviklingen i sagsbunken År og uge I 2016 har der været en mindre stigning i antal aktive sager fra uge 10 til 20. Det skyldes primært, at en medarbejder er gået på barsel, og at der har været en vakant stilling som sagsbehandler i teamet. Hertil kommer effekten af, at der i 2016 er reduceret med 15 sagsbehandlertimer pr. uge i Team Byg. 2.4 Sagernes tyngde Sagernes tyngde er forskellig for de enkelte sagskategorier. Det betyder, at nogle sagstyper kræver en stor ressourceindsats i sagsbehandlingen, mens andre typer af sager er mindre ressourcekrævende. Team Byg foretager ikke løbende tidsregistrering af tidsforbruget på de enkelte sagstyper. I tabellen nedenfor illustreres derfor et skønnet ressourcetræk for de forskellige sagstyper, hvor sagsbehandlerne i Team Byg har vurderet sagernes relative sagstyngde i forhold til sager om til- og ombygning mv. af enfamiliehuse, der er fastsat til værdien 1,0. Som det fremgår af tabellen, anslår sagsbehandlerne, at landzonesager generelt er de mest ressourcekrævende sager, hvor der gennemsnitligt anslås anvendt 10 gange så mange ressourcer sammenlignet med sager vedrørende til- og ombygning mv. af enfamiliehuse. Dispensations-, beskyttelses-linje- og fredningssager vurderes 7 gange tungere og etage- og erhvervsejendomssager vurderes 6 gange tungere. Disse tre sagskategorier udgjorde 22 pct. af byggesagerne i A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 13 af 43

14 Skøn for den relative sagstyngde for de forskellige sagstyper Antal 2015 Andel 2015 Skønnet sagstyngde Anmeldelsessager 26 5% 0,35 Dispensations-, beskyttelseslinje- og fredningssager 50 10% 7,00 Diverse byggelovssager 66 13% 0,75 Etage- og erhvervsejendomssager 39 8% 6,00 Landzonesager 19 4% 10,00 Matrikulære sager 29 6% 0,35 Nedrivningssager 24 5% 0,15 Planlovssager % 0,50 Sager om til-/ombygninger i og opførsel af énfamiliehuse mv. 37 8% 1,00 I alt % - De tunge sager er ofte enten komplekse sager, hvor mange forskellige forhold skal undersøges og vurderes nærmere, eller sager, hvor der afviges fra normal praksis, og som kræver en omfattende høringsproces eller politisk stillingtagen. Alt sammen forhold der alt andet lige forlænger sagsbehandlingstiderne. Der tages i øvrigt højde for sagernes forskellige tyngde ved fastsættelsen af kommunens servicemål for antal sagsbehandlingsdage for de forskellige sagstyper. Med afsæt i den skønnede sagstyngde for de forskellige sagstyper har A-2 beregnet et tal for, hvor tung Team Bygs samlede sagsmængde har været i hvert af årene Tallet fremkommer ved at multiplicere antallet af sager i hver sagstype med den skønnede, relative tyngde af sagerne. Tallet kan alene bruges til at sammenligne, hvad vi har kaldt sagsstammens tyngde mellem forskellige år, men udgør et supplement til forståelse af produktiviteten i Team Byg, fordi der ud over antallet af sager tages højde for, om det er lette eller tunge sager, der er blevet afgjort. Tabellen nedenfor viser udviklingen i sagsstammens beregnede tyngde i perioden Som det fremgår af tabellen, er sagsstammens beregnede tyngde øget med 30 pct. fra 2013 til Sagstyngden er især øget markant for landzonesager samt for dispensations-, beskyttelseslinje- og fredningssager. Sagstyngden er i perioden faldet mest for etage- og erhvervsejendomssager og sager om til-/ombygning i og opførsel af énfamiliehuse mv. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 14 af 43

15 Udviklingen i beregnet tyngde i sagsstammen Forskel Anmeldelsessager Dispensations-, beskyttelseslinje- og fredningssager Diverse byggelovssager Etage- og erhvervsejendomssager Landzonesager Matrikulære sager Nedrivningssager Planlovssager Sager om til-/ombygninger i og opførsel af énfamiliehuse mv Sagsstammens beregnede tyngde Indeks for sagsstammens beregnede tyngde Med afsæt i den beregnede relative sagstyngde kan Team Bygs ressourceforbrug i 2015 opgøres således på de forskellige sagskategorier: Beregnet fordeling af Team Bygs ressourceforbrug på sagstyper i 2015 Antal sager Relativ tyngde Andel Anmeldelsessager % Dispensations-, beskyttelseslinje- og fredningssager % Diverse byggelovssager % Etage- og erhvervsejendomssager % Landzonesager % Matrikulære sager % Nedrivningssager % Planlovssager % Sager om til-/ombygninger i og opførsel af énfamiliehuse mv % I alt % Tabellen ovenfor viser, at Team Byg anvendte næsten 80 pct. af ressoucerne på dispensations-, beskyttelseslinje- og fredningssager, etage- og erhvervsejendomssager samt landzonesager i Disse tre sagstyper udgjorde 22 pct. af de afgjorte sager i A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 15 af 43

16 2.5 Sagsbehandlingstider I tabellen nedenfor er vist udviklingen i den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de forskellige sagskategorier for de seneste tre år. Udviklingen i gennemsnitlige antal sagsbehandlingsdage Gns. dage 2013 Gns. dage 2014 Gns. dage 2015 Udvikling Forskel Anmeldelsessager % Dispensations-, beskyttelseslinje- og fredningssager % Diverse byggelovssager % Etage- og erhvervsejendomssager % Landzonesager % Matrikulære sager % Nedrivningssager Planlovssager % Sager om til-/ombygninger i og opførsel af énfamiliehuse mv % Tabellen ovenfor viser, at det gennemsnitlige antal sagsbehandlingsdage en byggesag behandles er nedbragt betydeligt for alle typer af byggesager med undtagelse af etage- og erhvervsejendomssager, hvor antallet er dage er vokset med 4 dage i gennemsnit svarende til 5 pct. Hørsholm Kommune har besluttet servicemål for antal dage for byggesagsbehandlingen for de forskellige sagstyper. Servicemålene var i 2015 fastsat efter, hvornår 85 pct. af sagerne for en sagskategori var afgjorte (fraktil85). Anvendelse af fraktil85 betyder, at antallet af sagsbehandlingsdage for en sagskategori samlet set fremstår højere, end hvis der anvendes det gennemsnitlige antal sagsbehandlingsdage, som anvendes i de fleste andre kommuner og i landsstatistikken. Med anvendelsen af fraktil85 som servicemål har Team Byg fokus på, hvordan borgere og virksomheder oplever kommunens sagsbehandlingstid, efter de har indsendt en korrekt ansøgning. I opgørelsen af antal dage i fraktil85 indgår for det første som tidligere nævnt den tid, hvor sagen ligger hos en anden myndighed, og for det andet ses der i opgørelsen alene bort fra op til 15 pct. af sagerne i en sagskategori, da disse sager af forskellige årsager kan være så udsædvanlige, at ansøgerne må forvente en længere sagsbehandlingstid end normalt. Ansøgeren kontaktes, hvis sagen forventes at gå ud over de lovede sagsbehandlingsdage. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 16 af 43

17 I tabellen nedenfor er vist servicemål og sagsbehandlingstiderne der var gældende i Antal sagsbehandlingsdage i forhold til servicemål i 2015 Servicemål antal dage Fraktil85 antal dage Forskel (1) antal dage Anmeldelsessager Dispensations-, beskyttelseslinje- og fredningssager Diverse byggelovssager Etage- og erhvervsejendomssager Landzonesager Matrikulære sager Nedrivningssager Planlovssager Sager om til-/ombygninger i og opførsel af énfamiliehuse mv (1) Positiv værdi angiver, at antallet sagsbehandlingsdage ligger over servicemålet, mens negativ værdi angiver, at sagsbehandlingstiden er kortere end det fastsatte servicemål. Tabellen viser, at kommunen ikke har overholdt de fastsatte servicemål for anmeldelsessager, dispensations-, beskyttelseslinje- og fredningsager, landzonesager, nedrivningssager samt etage- og erhvervsejendomssager. For de øvrige sagstyper blev de fastsatte servicemål overholdt i I tabellen nedenfor er opgjort udviklingen i kommunens servicemål (fraktil85) for årene Antallet af sagsbehandlingsdage er reduceret for alle sagskategorier med undtagelse af dispensations- beskyttelses- og fredningssager, der er øget med 2 pct. samt for etage- og erhvervsejendomme, der er øget med 37 pct. i perioden. Etage- og erhvervsejendomssager samt dispensations- beskyttelseslinje- og fredningssager er sager, der adskiller sig fra andre sager, da byggesagsansøgningerne ofte skal behandles politisk. Det kan fx være tale om et stort og komplliceret erhvervsprojekt, der kræver høringer, afgørelser fra flere myndigheder samt poltisk behandling, hvilket komplicerer og forlænger sagsbehandlingsprocessen. Tilsvarende kan en dispensationssag have et længere sagsforløb, da den ofte kræver særlige vurderinger i forhold til reglerne eller praksis og fordi der skal iværksættes en høringsproces som led i sagsforløbet. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 17 af 43

18 Udviklingen i fraktil85 i perioden Fraktil Fraktil Fraktil Udvikling Forskel (1) i pct. Anmeldelsessager % Dispensations-, beskyttelseslinjeog fredningssager % Diverse byggelovssager % Etage- og erhvervsejendomssager % Landzonesager % Matrikulære sager % Nedrivningssager Planlovssager % Sager om til-/ombygninger i og opførsel af énfamiliehuse mv % (1) Positiv værdi angiver en stigning i antal sagsdage, negativ værdi angiver et fald i antal sagsdage. 2.6 Gennemførte initiativer Udviklingen fra med et stigende antal afgjorte sager pr. uge, en reduktion i antallet af åbne sager, en stærkt formindsket sagsbunke og kortere sagsbehandlingstider har baggrund i flere konkrete initiativer, som Team Byg har iværksat i løbet af Team Byg har blandt andet taget initiativ til, at stor del af ansøgningerne om byggesager fra 1. januar 2015 alene kan indleveres til kommunen elektronisk, og har samtidig implementeret BOM, der gør ansøgerne i stand til digitalt at indlevere mere komplette ansøgninger. Det har været suppleret med en forbedring af hjemmesiden, så ansøgerne i højere grad kan hjælpe sig selv med at finde det rette oplysninger og indsende en korrekt ansøgning. Desuden har Team Byg i løbet af 2015 gennemført følgende konkrete aktiviteter for at styrke sagsprocesserne: Indførelse af en bedre og mere entydig proces for visitation af sagerne til en digital styringsreol, så der er fælles overblik over og en bedre styring af, hvilke sager den enkelte sagsbehandler skal gå i gang med først Ændring af registreringspraksis i Structura, så registreringen er baseret på mere ensartede, fælles principper og metoder Øget fokus på sagsprocessen som en produktionsproces, hvor sagsbehandlerne i princippet kan løse alle sagstyper og ved hvilke kollegaer, som har specialviden og som de kan sparre med fagligt Straksbehandling af de lettere sager, så ansøgerne hurtigere får svar eller afgørelser på simple henvendelser Fælles drøftelser og gennemgang af plangrundlag og praksis, så der skabes mere entydige forventninger til, hvornår en sag er tilstrækkelig belyst som grundlag for en afgørelse A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 18 af 43

19 Udarbejdelse af standardskabeloner som en fælles mangelsskrivelse, der kortfattet og enkelt forklarer ansøgeren om betingelser, frister mv. Tydeligere prioritering af ressourcerne, så de vigtigste sager planmæssigt eller i forhold til lovbestemmelser prioriteres højest Endelig har Team Byg arbejdet målrettet med at få sagsbunken reduceret blandt andet ved en systematisk gennemgang af bunken, så gamle sager tematiseres i grupper, der gør det hurtigere at lukke dem, samt ved at sagsbehandlerne periodisk har taget overarbejde. Sammen med en mere regelmæssig og systematisk rapportering samt tættere kontrol af og opfølgning på sagerne har initiativerne medført, at Team Byg har nedbragt bunken af åbne byggesager markant og opnået væsentlig kortere sagsbehandlingstider. 2.7 Forhold af særlig betydning A-2 har gennemført en række workshops og interviews med medarbejderne i Team Byg om, hvilke konkrete forhold der især har betydning for kommunens sagsbehandlingstider. Især har følgende betydning for sagsbehandlingen: Kommunens plangrundlag Praksis for dispensationer Afhængigheden af andre offentlige myndigheder Mediebevågenhed Ansøgernes ressourcer For det første peger sagsbehandlerne i Team Byg peger på, at kommunens plangrundlag ikke er opdateret. Det er derfor både vanskeligt og tidskrævende at bruge plangrundlaget i sagsbehandlingen. Det gælder både de nuværende 87 lokalplaner, ligesom det i særlig grad gælder de 25 byplaner, der er fra årene Geografisk er omkring 38 pct. af Hørsholm Kommune er dækket af lokalplaner eller af ældre byplaner. Herudover har kommunen et relativt stor antal gamle servitutter, der skal tages højde for i sagsbehandlingen. Hørsholm Kommune har 113 servitutter fra perioden Når byplaner og servitutter skal anvendes som led i sagsbehandlingen, peger medarbejderne på, at de gamle servitutter kan være i modstrid mod andre bestemmelser, og at de ofte omfatter forældede beregningsmetoder og begreber, der kan være vanskelige at forstå og ikke mindst at forklare for borgere og virksomheder, der søger om en byggetilladelse. For det andet har A-2 har fået indtryk af, at Hørsholm Kommune går langt for at imødekomme ønsker fra borgere og virksomheder, når de anmoder om en byggetilladelse. Et stort antal dispensationer betyder generelt set længere sagsbehandlingstider, idet dispensationer komplicerer sagsbehandlingen, da der skal foretages høring, og sagerne ofte skal behandles politisk. En kraftig opstramning i kommunens dispensationspraksis vil alt andet lige forenkle sagsbehandlingen i mange sager og gøre sagsbehandlingstiderne kortere. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 19 af 43

20 For det tredje er Team Byg afhængig af høringssvar eller afgørelser fra andre offentlige myndigheder i visse byggesager. Det gælder afgørelser fra statslige enheder, regionen i miljøspørgsmål og andre enheder i kommunen. Det antal dage, hvor sagen afventer en afgørelse, tæller med i Team Bygs sagsbehandlingstider, selv om sagen er til behandling hos en anden offentlig myndighed. Det kan være en udfordring, hvis en statslig myndighed har forlængede sagsbehandlingstider, fordi fx Kystdirektoratet er omfattet af regeringens igangværende udflytning af statslige arbejdspladser fra hovedstaden til provinsen. Tilsvarende har Natur- og Miljøklagenævnets flytning fra hovedstaden til Viborg medført længere sagsbehandlingstider for klagesager. For det fjerde kan mediebevågenhed forlænge sagsforløbet for en byggesag væsentligt. Medarbejderne i Team Byg har oplevet, at når en byggesag får mediebevågenhed, forlænges sagsbehandlingstiden markant. Da mediesager prioriteres højt, afsætter Team Byg de nødvendige ressourcer til sagens håndtering politisk og i medierne. Det er ressourcer, der fragår til behandling af de øvrige byggesager. Endelig peger medarbejderne på, at de anvender meget tid på en klagesag, når en borger ikke ønsker at acceptere kommunens afgørelse og klager til politikerne eller til Statsforvaltningen, Natur- og Miljøklagenævnet eller lægger sag an mod kommunen hos domstolene. Lange klagesager lægger beslag på sagsbehandlernes tid, så de har mindre tid til byggesagsbehandling. Samlet peger medarbejderne i Team Byg dermed på en række forhold, der i visse tilfælde forlænger kommunens byggesagsbehandlingstider. A-2 har noteret sig, at medarbejderne i Team Byg ikke forholder sig passivt til disse for enheden eksterne forhold, men løbende drøfter og på forskellig vis forsøger at kompensere for forsinkende forhold, ligesom medarbejderne løbende arbejder på at finde nye veje, der kan imødegå forsinkelser i byggesagsbehandlingen. 2.8 Økonomi I kommunens budget er der afsat midler til Team Byg, primært til aflønning af medarbejderne, ligesom der i budgettet er et særskilt indtægtskrav for byggesagsgebyrer. Nedenfor er vist udgifter og indtægter på byggesagsområdet i regnskab Udgifter og indtægter vedrørende Team Byg i regnskab 2015 Regnskab (kr.) Bruttoudgifter Bruttoindtægter Nettoudgifter Lønudgifter afholdt af Center for Teknik (1) Nettoudgifter i alt (1) Omfatter en andel af lønudgifterne til administrative medarbejdere, som anvender noget af arbejdstiden til opgaver i Team Byg, men som aflønnes af andre enheder i Center for Teknik. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 20 af 43

21 Tabellen ovenfor viser, at der i 2015 blev anvendt brutto 5,3 mio. kr. til Team Byg. Tages der højde for udgifter til medarbejdere, som arbejdede for Team Byg, men i 2015 blev aflønnet af andre enheder i Center for Teknik, udgjorde bruttoudgifterne 5,7 mio. kr. Herudover var der i 2015 indtægter på 1,4 mio. kr. for byggesagsgebyrer. Nettoudgifterne var på i alt 4,3 mio. kr. Lønudgifterne udgjorde 97,2 pct. af Team Bygs udgifter i 2015, mens der blev anvendt 2,2 pct. til øvrige udgifter (personalerelaterede udgifter til kompetenceudvikling mv. samt diverse øvrige mindre poster). Team Bygs udgifter til kontorhold, arbejdspladser, pc er og licensbetalinger for fagsystemer og lignende øvrige driftsudgifter blev afholdt centralt i centeret. En tommelfingerregel er, at øvrige driftsudgifter for denne type administrative arbejdspladser udgør op mod 10 pct. af udgifterne og at lønnen udgør mellem 90 og 95 pct. af udgifterne. Med afsæt heri anslås der i Center for Teknik afholdt øvrige driftsudgifter på mellem 0,2 og 0,4 mio. kr., der vedrører Team Byg til IT, kontorhold mv. Indtægterne fra byggesagsgebyrer lå i regnskabet væsentlig under det budgetterede. I forlængelse af at kommunerne fra 1. januar 2015 overgik til at opkræve gebyrer efter tidsforbrug, havde Team Byg i 2015 indtægter, der lå 1,5 mio. kr. under det budgetterede. I tabellen nedenfor er opgjort den gennemsnitlige lønudgift for Team Byg med udgangspunkt i regnskab Gennemsnitlige lønudgift i Team Byg i 2015 Antal årsværk Gennemsnitsløn årligt (kr.) Sagsbehandlere og leder 9, Administrative medarbejdere 1, I alt 10, Note: Der indgår lønudgifter til medarbejdere, som arbejder for Team Byg, men aflønnes af andre enheder i Center for Teknik. Desuden indgår der lønudgifter for en projektansat medarbejder, som er finansieret af byggesagsgebyrer. Endelig indgår udgiften til en ekstern konsulent for 22 timer ugentligt som en lønudgift i Team Byg, da konsulenten løser opgaver på linje med sagsbehandlerene i teamet. Udgifterne er inkl. alle arbejdsgiverudgifter (løn, pension, atp mv.) Den gennemsnitlige lønudgift udgjorde brutto næsten kr. pr. medarbejder i Gennemsnitslønnen for de administrative medarbejdere udgjorde brutto kr., mens den for de øvrige medarbejdere udgjorde kr. pr. medarbejder. Med afsæt i regnskabet for 2015 kan der opgøres en enhedspris for byggersagerne, jf. tabellen nedenfor. Tabellen nedenfor viser, at der for 2015 kan opgøres en gennemsnitsudgift på kr. pr. byggesag og en gennemsnitsindtægt på pr. byggesag. Nettoudgiften udgjorde kr. pr. byggesag i A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 21 af 43

22 Enhedsudgifter til byggesagsbehandling i regnskab 2015 Regnskab (kr.) Antal byggesager 489 Udgifter pr. byggesag Indtægter pr. byggesag Nettoudgift pr. byggesag Opsamling Sammenfattende viser udviklingen, at antallet af åbne sager (sagsbunken) fra 2013 til 2015 blev reduceret med 18 pct. fordelt med et fald på 25 pct. for sager, der lå hos Team Byg (eller anden offentlig myndighed), og et fald på 8 pct. for sager, der afventede ansøgerne. Team Byg behandlede i gennemsnit 17 sager pr. uge, hvilket var 2,5 flere sager pr. uge end i Det betød, at der i 2015 blev behandlet 260 ekstra sager svarende til 42 pct. flere sager end i Det er sket samtidig med, at der i årene fra 2013 til 2015 har været en vækst på 7 pct. i antallet af sager og en vækst på 30 pct. i den samlede sagsstammes tyngde. Team Byg anvendte næsten 80 pct. af ressoucerne på tre sagstyper, der tilsammen udgjorde 22 pct. af sagsstammen i Det gennemsnitlige antal sagsbehandlingsdage for behandling af en byggesag blev nedbragt meget betydeligt for alle typer af byggesager med undtagelse etage- og erhvervsejendomssager, hvor antallet af dage voksede med 4 dage i gennemsnit svarende til 5 pct. i perionden Det har dog været en udfordring at overholde servicemålene (fraktil85) for sagsbehandlingstiderne for dispensations-, beskyttelseslinje- og fredningssager, hvor sagsbehandlingstiderne er øget med 2 pct. samt for etage- og erhvervsejendomsager, hvor sagsbehandlingstiderne er øget med 37 pct. i perioden. Udviklingen i 1. kvartal 2016 viser, at Team Byg og dermed kommunens sagsbehandlingstider er sårbar over for selv små ændringer i medarbejdergruppen, hvis der opstår vakante stillinger som følge af jobskifte, sygdom eller barsel. Byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune er udfordret af række særlige forhold som kommunens plangrundlag, dispensationspraksis, afhængigheden af andre offentlige myndigheder og mediesager. Og er en borger utilfreds med kommunens myndighedsafgørelse, resulterer det forholdsmæssigt ofte i aktindsigts- og/eller klagesager. Næsten 10 pct. af sagerne på byggesagsområdet er klage- og aktindigtssager, der lægger beslag på sagsbehandlernes tid, så der er mindre tid til byggesagsbehandling. Samlet set står det imidlertid klart, at en lang række af de målrettede initiativer, som Team Byg har implementeret i 2015, har nedbragt både sagsbunken A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 22 af 43

23 og sagsbehandlingstiderne markant i 2015 og vil formentlig også have effekt fremover. Kommunen havde en nettoudgift på 4,3 mio. kr. til Team Byg i Ses der bort fra indtægterne fra byggesagsgebyrer, kan der for 2015 opgøres en bruttoudgift på kr. pr. byggesag. 3. Benchmark A-2 har indsamlet og analyseret data om byggesagsbehandlingen i Rudersdal og Gentofte kommuner med henblik på at sammenligne Rudersdal, Gentofte og Hørsholm kommuner i forhold til: Organisering Ressourcer og økonomi Antallet og kategorier af sager Sagsbehandlingstider Plangrundlag, praksis mv. Ved indsamling af data har det vist sig, at de tre kommuner registrerer og kategoriserer data om byggesager meget forskelligt. Endvidere har det ikke været muligt at fremskaffe alle de ønskede data fra kommunerne, hvorfor det i nogle tilfælde alene er muligt at sammenligne Hørsholm Kommune med én af de to sammenligningskommuner. I det følgende beskrives de væsentligste forskelle i kommuners registreringspraksis samt konsekvenserne heraf i forhold til en sammenligning. Hørsholm Kommune registrerer byggesager i underkategorier, der fastlægger sagstypen som fx en planlovssag eller en matrikulærsag. Gentofte og Rudersdal kommuner underkategoriserer ikke deres sager, men registrerer alle typer af byggesager under ét. Derfor er det ikke muligt at analysere, hvordan byggesagerne fordeler sig på sagstyper på tværs af de tre kommuner. Gentofte og Rudersdal kommuner registrerer både henvendelser og nye sager i deres sagsbehandlingssystem F2. Hørsholm Kommune registrerer alle byggesager i Structura, men registrerer ikke antallet af henvendelser. Derfor er det ikke muligt fuldt ud at sammenligne antallet af byggesager på tværs af de tre kommuner. I stedet sammenlignes hvor det er muligt det samlede antal afgjorte byggesager, uanset hvordan sagerne er registrerede i kommunernes systemer. Rudersdal og Gentofte kommuner opgør sagsbehandlingstiden fra den dato, hvor sagen oprettes til den dato, hvor der er truffet en afgørelse. Tiden, hvor sagen afventer yderligere oplysninger fra fx borgeren eller anden myndighed, medregnes ikke. Hørsholm Kommune opgør sagsbehandlingstiden fra den dato, hvor sagen er fuldt oplyst (alle nødvendige oplysninger vurderes til stede af kommunen), til der er truffet en afgørelse i sagen. Da Hørsholm Kommune i modsætning til Rudersdal og Gentofte kommuner, medregner tiden, hvor sagen fx ligger hos en anden myndighed, er de tre kommuners opgørelse af den A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 23 af 43

24 samlede sagsbehandlingstid ikke fuldt ud sammenlignelige, hvorfor der i dette afsnit primært anvendes de officielle tal fra Trafik- og Byggestyrelsen for de tre kommuners gennemsnitlige antal sagsbehandlingsdage. På grund af ovenstående forhold har det alene været muligt at gennemføre en benchmark af de tre kommuner på et meget overordnet niveau. Alligevel giver benchmarkundersøgelsen et indblik i forskelle og ligheder mellem kommunerne samt indikationer af årsagerne til forskelle. Yderligere indgår i dette afsnit data om økonomi, årsværk og produktivitet på tværs af kommunerne, hvor dette er muligt. 3.1 Organisering, årsværk og økonomi I de tre kommuner er der ansat både administrative medarbejdere, byggesagsbehandlere og en leder, jf. nedenstående tabel. Antal årsværk til byggesagsbehandling i de tre kommuner i 2015 Rudersdal Gentofte Hørsholm Byggesagsbehandlere 6,8 8,5 8,3 Administrative medarbejdere 1,5 1,5 1,0 Leder 1,0 1,0 1,0 Årsværk i alt 9,3 11,0 10,3 Tabellen viser, at Gentofte Kommune med 11 årsværk havde flest fuldtidsansatte, mens Hørsholm Kommune havde 10,3 fuldtidsansatte og Rudersdal Kommune med 9,3 årsværk havde færrest fuldtidsmedarbejdere til byggesagsbehandlingen i Fordelingen af medarbejdere på stillingskategorier er næsten ens for de tre kommuner. I store træk har de tre kommuner alle samlet byggesagsbehandlingen i én enhed, der dog kan være forskelligt underopdelt fra kommune til kommune, og enhederne løser stort set de samme typer af opgaver. Gentofte Kommunes byggesagsenhed er dog i en vis udstrækning organiseret i forhold til funktioner med afsæt i sagsflowet for en typisk byggesagsbehandlingsproces. Alle tre kommuner har etableret en form for sluse eller vagtfunktion, der varetager den indledende dialog med ansøgerne, vejleder ansøgerne i at udfylde ansøgninger i BOM mv. Bemanding og organisering af vagtfunktionen varierer lidt fra kommune til kommune, fx arbejder Rudersdal og Gentofte kommuner aktuelt med at overdrage en mindre del af den indledende og vejledende dialog med ansøgeren til borgerservice. Derudover arbejder Gentofte Kommune med en screening af sagerne, hvor der først sker en administrativ screening og dernæst en faglig screening med henblik på at optimere snitfladerne mellem de administrative og akademiske medarbejdere samt at besvare strakssager hurtigere. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 24 af 43

25 I tabellen nedenfor er de tre kommunernes udgifter og indtægter sammenlignet, herunder hvor det er muligt på enhedsomkostningsniveau. Udgifter og indtægter i de tre kommuner i 2015 Kr. Rudersdal Gentofte Hørsholm Løn til egne medarbejdere Udgift til ekstern konsulent Udgifter til løn i alt Øvrige udgifter Udgifter i alt Gennemsnitlige årsløn pr. medarbejder Udgift pr. afgjort byggesag Ej oplyst Indtægter fra byggesagsgebyrer Øvrige indtægter Indtægter i alt Note: Udgift pr. afgjort byggesag kan ikke opgøres for Gentofte Kommune. Tabellen ovenfor viser, at der blev anvendt 5,91 mio. kr. i Rudersdal Kommune til byggesagsbehandling, mens der blev anvendt 6,58 mio. kr. til byggesagsbehandling i Gentofte Kommune og der blev anvendt 5,71 mio. kr. i Hørsholm Kommune. Den gennemsnitlige årsløn var kr. pr. medarbejder i Rudersdal Kommune, mens den var kr. pr. medarbejder i Gentofte Kommune og på kr. pr. medarbejder i Hørsholm Kommune. Det svarer til, at den gennemsnitlige lønudgift var mellem 4 og 18 pct. lavere i Hørsholm Kommune sammenlignet med de to andre kommuner. Udgiften pr. afgjort sag udgjorde kr. i Hørsholm Kommune i 2015, hvilket er 17 pct. lavere end i Rudersdal Kommune. Enhedsudgifterne pr. sag kan ikke opgøres for Gentofte Kommune. Indtægter for byggesagsgebyrer var størst i Rudersdal Kommune, hvor de udgjorde 1,65 mio. kr. og mindst i Gentofte Kommune, hvor de udgjorde 1,08 mio. kr. i Hørsholm Kommune havde til sammenligning indtægter på 1,17 mio. kr. i Antal byggesager i de tre kommuner Da registreringen af og kategoriseringen af byggesager er forskellig i de tre kommuner, er i tabellen nedenfor er alene er opgjort en overordnet sammenligning af antallet af byggesager i de tre kommuner. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 25 af 43

26 Antal sager på byggesagsområdet i de tre kommuner i 2015 Rudersdal Gentofte Hørsholm Antal indbyggere pr. 1. januar Antal byggesager og henvendelser Ej oplyst (1) Antal afgjorte byggesager 431 Ej oplyst heraf afgjorte sager pr indbyggere 8 Ej oplyst 20 - heraf afgjorte sager pr. årsværk 46 Ej oplyst 48 Antal afgjorte klagesager (byggesager) 20 Ej oplyst 32 Andel af klagesager i forhold til byggesager 4,6% Ej oplyst 6,5% (1) Hørsholm Kommune registrerer ikke antallet af henvendelser, som det er tilfældet i Rudersdal og Gentofte kommuner. Som det ses af tabellen, traf Hørsholm Kommune afgørelse i 58 flere byggesager end Rudersdal Kommune i Set i forhold til indbyggertallet, traf Hørsholm Kommune afgørelse i mere end dobbelt så mange sager pr indbyggere som Rudersdal Kommune. Ud over at det delvist forklarer, hvorfor Team Byg har flere ansatte end byggesagsenheden i Rudersdal Kommune, tyder det på, at borgerne og virksomhederne i Hørsholm Kommune alt andet lige indsender flere byggesagsansøgninger, end det er tilfældet i Rudersdal Kommune. Sammenholdt med antallet af årsværk ses det, at byggesagsbehandlerne i Hørsholm Kommune afgjorde 2 byggesager mere pr. årsværk, end det var tilfældet for Rudersdal Kommunes byggesagsbehandlere i Endvidere håndterede Hørsholm Kommune med 32 klagesager i 2015 over en tredjedel flere klagesager i forbindelse med afgørelser i byggesager sammenlignet med Rudersdal Kommune. Det svarer til, at Team Byg skulle håndtere én klagesag mere pr. medarbejder sammenlignet med byggesagsenheden i Rudersdal Kommune. I Hørsholm Kommune udgjorde andelen af klagesager 6,5 pct. set i forhold til antallet af afgjorte byggesager, mens den tilsvarende andel udgjorde 4,6 pct. i Rudersdal Kommune. Alle tre kommuners byggesagsenheder vurderer klagesager som meget ressourcekrævende. 3.3 Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid Den gennemsnitlige byggesagsbehandlingstid bliver opgjort af Trafik- og Byggestyrelsen på baggrund af kommunernes indrapporteringer i BBR. Trafik- og Byggestyrelsens statistik omfatter en opgørelse af bruttosagsbehandlingstiden og tager således ikke højde for den reelle sagsbehandlingstid, idet opgørelsen alene viser, hvornår en byggesag er oprettet og afsluttet i BBR. I tabellen nedenfor fremgår den gennemsnitlige bruttosagsbehandlingstid for de tre kommuner i 2014 og A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 26 af 43

27 Gennemsnitlige antal sagsbehandlingsdage i de tre kommuner Gennemsnitlige antal dage Rudersdal Gentofte Hørsholm Sagsbehandlingstider marts 2013-marts Sagsbehandlingstider marts 2014-marts Ændring fra 2013 til % -35% -17% Som det ses af tabellen ovenfor, er den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i Hørsholm Kommune i årene længere, end i de øvrige to kommuner. I perioden er sagsbehandlingstiden i Rudersdal Kommune øget med 33 pct., mens Gentofte og Hørsholm kommuner har nedbragt sagsbehandlingstiden med henholdsvis 35 og 17 pct. Det understreges, at der er en betydelig usikkerhed forbundet med at anvende Trafik- og Byggstyrelsens tal til sammenligning af de tre kommuner, da det blandt andet er afgørende, at alle tre kommuner foretager en rettidig lukning af sagerne i BBR. Hørsholm Kommune har i en periode ikke fået lukket alle sager i BBR rettidigt, formentlig da det - set fra et sagsbehandlersynspunkt - ikke har den store betydning, og lange sagstider i statistikken er derfor ikke nødvendigvis et udtryk for, at borgere og virksomheder i Hørsholm Kommune har oplevet lange sagsbehandlingstider. Team Byg og A-2 har i fællesskab udarbejdet en meget foreløbig beregning af, at Hørsholm Kommunes gennemsnitlige sagbehandlingstid samlet set skønnes udgøre mellem 20 og 40 dage for perioden marts fra 2015 til marts Der er tale om en meget foreløbig beregning, der skal tages med et stort forbehold, da tallene fra BBR til statistikken endnu ikke er trukket, verificeret og bearbejdet af Trafik- og Byggestyrelsen. Uanset tallets størrelse tyder meget imidlertid på, at der kan forventes et betydeligt fald i antallet af sagsbehandlingsdage for Hørsholm Kommune i den næste landsstatistik, der ventes at blive offentliggjort efter sommerferien. Da Team Byg ikke tidligere har prioriteret, at en sag lukkes samtidigt i kommunens eget system og i BBR, har en del sager været registreret som afgjorte i kommunens sagssystem, men som åbne i BBR. Team Byg har i 2015 ændret praksis for afslutning af sagerne i BBR. Derudover indgår i Trafik- og Byggestyrelsens tal bruttosagsbehandlingstider, hvor der medregnes den tid, hvor ansøger fremfinder dokumentation til sin byggesag. Tallene i landsstatistikken svarer derfor ikke til Team Bygs egne tal, hvor den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er lavere. Sagsbehandlingstiderne er også betinget af de typer af byggesager, som kommunerne håndterer. Alle tre kommuner har oplyst til A-2, at landzonesager og erhvervsejendomssager vurderes som meget tidskrævende sager. Gentofte Kommune har ingen landzonesager samt kun få og mindre erhvervsejendomssager set i forhold til Hørsholm og Rudersdal kommuner, hvilket kan have betydning for den gennemsnitlige sagsbehandlingstid. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 27 af 43

28 Yderligere vurderer alle tre kommuner, at dispensationssager er blandt de mest tidskrævende sager. Hørsholm Kommune havde 50 dispensations-, beskyttelseslinje- og fredningssager, hvilket svarer til 9 pct. af de afgjorte sager i Gentofte og Rudersdal kommuner har ikke oplyst antallet af sager i denne sagskategori, men vurderer begge, at de har meget få dispensationssager. De to kommuner peger på, at de begge har en relativ restriktiv praksis for at give dispensationer, hvorfor borgere og virksomheder kun i begrænset omfang søger om dispensation. Principperne for delegationsniveauet mellem det politiske og administrative niveau er relativt klart fastlagt i de to kommuner, hvilket vurderes at minimere ressourcetrækket og tidsforbruget til sagstypen. Et eksempel på delegation fra det politiske til det administrative niveau fra Gentofte Kommune er vedlagt i bilag 2 til denne analyse. 3.4 Plangrundlag, praksis mv. Plangrundlaget i både Hørsholm og Rudersdal kommuner er af ældre dato, mens Gentofte Kommune har opdateret plangrundlaget inden for de seneste år, hvorfor plangrundlaget i dag stort set kun består af lokalplaner. Da noget af plangrundlaget i Hørsholm Kommune er fra 1920 erne og består af en historisk blanding af lokalplaner, byplaner og byplanvedtægter, opleves det af sagsbehandlerne som særdeles tidskrævende at arbejde med. Ofte skal sagsbehandlerne orientere sig i flere dokumenter, hvor indholdet ikke svarer til de faktiske geografiske, planmæssige eller ejendomsmæssige forhold. Det medfører, at sagsbehandlingstiden forlænges. I Gentofte Kommune er plangrundlaget mere entydigt og klart, og vurderes af kommunens byggesagsenhed desuden som et velegnet værktøj til den strategiske planlægning af kommunen. Således udarbejder og revurderer Gentofte Kommune årligt lokalplaner med henblik på at sikre sammenhæng til de overordnede styringsdokumenter samt til udviklingsinitiativer og -behov. Det gør sagsbehandlingen lettere, at den tager afsæt i et opdateret plangrundlag. De tre kommuneres plangrundlag er sammenlignet i tabellen nedenfor. By- og lokalplaner i de tre kommuner i 2015 Rudersdal Gentofte Hørsholm Antal lokalplaner Areal dækket af lokalplaner 31% 63% 15% Gennemsnitsareal pr. lokalplan (km 2 ) 0,09 0,06 0,05 Antal byplaner Areal dækket af byplaner 6% 5% 23% Gennemsnitsareal pr. byplan (km 2 ) 0,14 0,11 0,29 Samlet areal dækket 37% 68% 38% Note: Oplysningerne er trukket af Team Byg fra PlansystemDK. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 28 af 43

29 Af tabellen ovenfor fremgår, at plangrundlaget i form af antallet af lokalplaner og byplaner er størst i Rudersdal og Gentofte kommuner. Hørsholm Kommune har væsentlig færre lokalplaner end de to øvrige kommuner. Omkring 38 pct. af Hørsholm Kommune er dækket af by- eller lokalplaner, hvilket er lidt mere end Rudersdal Kommune, men væsentligt mindre end Gentofte Kommune, hvor 68 pct. af kommunen er dækket. Hørsholm Kommunes byplaner dækker gennemsnitligt et væsentligt større areal sammenlignet med både by- og lokalplanerne i Gentofte og Rudersdal kommuner. Det betyder, at når borgerne i Hørsholm Kommune søger om tilladelse, er der en stor sandsynlighed for, at de bor i et område, der dækket af ældre og utidssvarende byplaner, der er vanskelige at forholde sig til. I Gentofte Kommune, hvor der løbende sker fornyelse af plangrundlaget, er det lettere for borgerne at forholde sig til plangrundlaget, da det er opdateret og tilpasset den udvikling, der ønskes politisk. Endelig viser tabellen, at gennemsnitsarealet pr. lokal- og byplan er relativt lille for alle tre kommuner. 3.5 Opsamling En benchmark af byggesagsbehandlingen i de tre kommuner viser, at der er betydelige forskelle kommunerne imellem, hvad angår registreringspraksis, opgørelsesmetoder og tilgængelige data. Det indbærer visse usikkerheder og gør det vanskeligt at sammenligne de tre kommuner direkte, hvad angår enhedspriser og kvalitet, herunder sammenligning af sagsbehandlingstider og produktivitet. Med dette overordnede forbehold viser en sammenlingning på tværs af de tre kommuner, at Hørsholm Kommune har flere byggesagsafgørelser pr. indbygger end Rudersdal Kommune. Tilsvarende har Hørsholm Kommuner flere klagesager både absolut og relativt sammenlignet med Rudersdal Kommune. Gennemsnitligt afgjorde en fuldtidsmedarbejder i Hørsholm Kommune 48 sager i 2015, hvilket er to sager mere end i Rudersdal Kommune. Endvidere blev der håndteret flere klagesager pr. medarbejder i Hørsholm Kommune. Hørsholm Kommune anvendte i 2015 færre udgifter til byggesagsbehandling end både Gentofte Kommune og Rudersdal Kommune. Samtidig brugte Hørsholm Kommune samlet set kr. pr. afgjort byggesag, hvilket er kr. mindre pr. byggesag sammenlignet med Rudersdal Kommune. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i den officielle landsstatistik fra Trafikog Byggestyrelsen var 101 dage i Hørsholm Kommune fra marts 2014 til marts 2015, hvilket er højere end i de to øvrige kommuner. De høje antal sagsbehandlingsdage for Hørsholm Kommune skyldes blandt andet, at Team Byg ikke tidligere har prioriteret at lukke afgjorte sager rettidigt i BBR, hvor den gennemsnitlige sagsbehandlingstid til landsstatistikken stammer fra. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 29 af 43

30 Sagstyngden vurderes relativt set større i Hørsholm Kommune end hos de to andre kommuner, da Hørsholm Kommune fx har flere landzonesager og erhvervsejendomssager end Gentofte Kommune samt flere dispensationssager end både Rudersdal Kommune og Gentofte Kommune. Sidstnævnte kan ikke underbygges med data, da kun Hørsholm Kommune kategoriserer byggesager på sagstyper. En del af plangrundlaget i Hørsholm Kommune er fra 1920 erne og er ikke løbende opdateret i modsætning til Gentofte Kommune, der i landsstatistikken har den korteste sagsbehandlingstid fra marts 2014 til marts Gentofte Kommune vurderer, at et opdateret plangrundlag giver en mere effektiv sagsbehandling. På det punkt kan et ældre plangrundlag i Hørsholm Kommune være en medvirkende årsag til længere sagsbehandlingstider i kommunen for visse sagstyper. Med forbehold for en række betydelige usikkerheder og de manglende data vurderer A-2, at Hørsholm Kommune sammenlignet med de to øvrige kommuner i dag har en relativ omkostningsbillig og effektiv byggesagsbehandling. Benchmarkingundersøgelsen giver også A-2 anledning til at konstatere, at Hørsholm Kommune har et solidt og detaljeret registreringsgrundlag, der giver kommunen gode muligheder for en tæt og løbende opfølgning på udviklingen i antallet af sager, sagsbehandlingstiderne og effektiviteten. 4. Kommunalt samarbejde Med henblik på at vurdere om der kan være økonomiske og kvalitative fordele ved, at Hørsholm Kommune samarbejder med andre kommuner om byggesagsbehandlingen, har A-2 gennemført interviews med Rudersdal og Gentofte kommuner om deres erfaringer med tværkommunalt samarbejde på byggesagsområdet. 4.1 Potentialer ved kommunalt samarbejde Et kommunalt samarbejde kan enten være uforpligtende, hvor kommuner fx deler viden og værktøjer på tværs, eller kan være et forpligtende samarbejde, hvor opgavevaretagelsen sker på tværs af kommuner. Hvis der indledes et forpligtende kommunalt samarbejde mellem to kommuner, vil selve myndighedsafgørelsen fortsat skulle ligge i de enkelte kommuner. Det betyder, at alt sagsforberedende arbejde samt dialogen med ansøgerne i princippet kan løses af andre kommuner eller private, men at det i sidste ende er kommunen selv, der skal træffe den endelige afgørelse i en byggesag. Kommunale samarbejder etableres typisk med henblik på at: Reducere omkostningerne til opgaven, til større investeringer eller til strategisk udvikling Sikre større fleksibilitet i opgaveløsningen Få bedre adgang til viden, ekspertise eller specialistkompetencer A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 30 af 43

31 Reducere sårbarheden for relativt små specialiserede enheder Få større og mere robuste kompetencefællesskaber, der gør det nemmere at rekruttere medarbejdere og specialister Helt overordnet kan der være flere principielle grunde til at indgå i et tættere kommunalt samarbejde på byggesagsområdet for at opnå en billigere og mere effektiv byggesagsbehandling og/eller at kunne reducere sagsbehandlingstiderne. For det første betyder et tættere samarbejde med fælles kommunal opgavevaretagelse en større volumen af sager. Det giver mulighed for at tilrettelægge arbejdet mere effektivt blandt andet via en større grad af standardisering og specialisering i sagsbehandlingen. Nogle kommuner har fx kun få landzonesager eller fredningssager. Hvis flere kommuner går sammen, øges antallet af denne type sager og dermed mulighederne for at opbygge og dele specialviden på tværs af kommunerne. Det muliggør, at kommunerne kan behandle disse sager med større faglig kvalitet og effektivitet. For det andet reducerer det den enkelte kommunes sårbarhed, at der er et større fælles fagligt miljø. Er en kommune alene om sagsbehandlingen, er der en øget risiko for, at kommunens sagsbehandlingstider for visse sagstyper forlænges væsentligt, hvis fx en nøglemedarbejder med specialistviden bliver langtidssyg. Endelig kan et tættere kommunalt samarbejde betyde lavere omkostninger for den enkelte kommune til anskaffelse og udvikling af IT-systemer, værktøjer, ledelsesinformation mv., da disse omkostninger kan deles med andre kommuner. Selv om der er flere fordele ved et tættere kommunalt samarbejde, kan der også være udfordringer. Det kan fx være en udfordring for sagsbehandlingen, hvis der ikke arbejdes hen imod en vis grad af standardisering af plangrundlag og praksis, ligesom det kan være vanskeligt fuldt ud at tage højde for særlige lokale hensyn i den enkelte kommune. I Danmark er der i den kommunale verden en lang tradition for kommunale samarbejder om kommunale opgaver. A-2 har i 2016 offentliggjort en undersøgelse, der viser, at mange kommuner aktuelt har fokus på mulighederne for at indgå nye samarbejder med andre kommuner på en lang række områder. Undersøgelsen viser imidlertid også, at der ikke er tradition for tværkommunale samarbejder på byggesagsområdet. Dog eksisterer 4K samarbejdet, der er et samarbejde mellem Gentofte, Gladsaxe, Lyngby-Taarbæk og Rudersdal kommuner på byggesagsområdet. 4.2 Erfaringer fra 4K samarbejdet Gentofte og Rudersdal kommuner indgår i 4K samarbejdet, der er et uforpligtende samarbejde på tværs af 4 kommuner. Overordnet set peger både Gentofte og Rudersdal kommuner på, at de er tilfredse med 4K samarbejdet. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 31 af 43

32 4K samarbejdet har primært omhandlet sparring og videndeling på tværs af de fire kommuner. Blandt andet har kommunerne på deres fire årlige møder temadrøftelser om forskellige sagsområder eller nye tiltag fra staten. Samtidig har kommunerne indført en job-swop ordning, der giver mulighed for, at medarbejdere fra én kommune kan komme 14 dage i praktik i en anden kommune. De fire kommuner har desuden udviklet fælles værktøjer som fx en fælles gebyrmodel for beregning af byggesagsgebyrer. Gentofte og Rudersdal kommuner er desuden gået sammen om udvikling af sagsbehandlingssystemet F2, der er indført i de to kommuner i løbet af 2014 og Lyngby-Taarbæk og Gladsaxe kommuner anvender ligesom Hørsholm Kommune Structura. Endelig anvender kommunerne i 4K samarbejdet en fælles udviklet brugertilfredshedsundersøgelse, der rapporteres fra på ugentlig basis. Ifølge Gentofte og Rudersdal kommuner arbejdes der aktuelt på en evaluering af samarbejdet. Evalueringen ventes at blandt andet at pege på, at 4K samarbejdet har indfriet de oprindelige mål med samarbejdet, samt at Gentofte og Rudersdal kommuner fremover vil fokusere mere på en større grad af fælles systemanvendelse og i et vist omfang på fælles byggesagsbehandling, men med et lokalt ejerskab og på de nuværende fysiske lokationer. I 4K samarbejdet sker der ikke byggesagsbehandling på tværs af kommunerne. Selv om de fire kommunerne oplever flere fordele af samarbejdet, og Rudersdal og Gentofte kommuner derfor ønsker samarbejdet udbygget, kan samarbejdet ikke påvises at have haft en betydning for de deltagende kommuners sagsbehandlingstider. Det kan heller ikke påvises, at samarbejdet har betydet færre omkostninger, højere produktivitet eller øget kvalitet for de deltagende kommuner. 4.3 Opsamling Erfaringerne med kommunale samarbejder på byggesagsområdet er sparsomme, og der er på området alene tale om uforpligtende kommunale samarbejder. Gentofte og Rudersdal kommuner oplever fordele ved at deltage i 4K samarbejdet, da det blandt andet giver dem mulighed for at dele viden og at de i fællesskab kan udvikle nye metoder og værktøjer på byggesagsområdet. Hvad angår omkostninger, produktivitet og betydningen for sagsbehandlingstiderne vurderer A-2 ikke, at der er grundlag for at konkludere, at 4K samarbejdet udgør en positiv business case. Der er så vidt vides i dag ikke erfaringer med et forpligtende fælles samarbejde mellem to eller flere kommuner, hvor der udføres sagsbehandling på tværs af kommuner. 5. Outsourcing til private Til brug for en vurdering af, om der kan være økonomiske og kvalitative fordele ved at outsource byggesagsbehandlingen til en privat leverandør, har A-2 A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 32 af 43

33 interviewet to private leverandører, Renoveringskonsulenterne ApS og Rambøll Gruppen A/S, om deres erfaringer samt forudsætningerne og mulighederne for, at de kan varetage byggesagsbehandlingen for Hørsholm Kommune. Hvis en kommune vælger at outsource byggesagsbehandlingen, vil selve myndighedsafgørelsen i henhold til lovgivningen fortsat skulle varetages af kommunen, ligesom det er tilfældet, hvis kommunen ønsker opgaven løst i samarbejde med andre kommuner, jf. afsnit Potentiale ved outsourcing til private Danske kommuner har en stor erfaring med at outsource kommunale opgaver til private leverandører. Outsourcing sker ofte med afsæt politiske målsætninger og/eller fordi en kommune vurderer, at den kan opnå en billigere eller bedre opgavevaretagelse ved at lade en privat leverandør løse opgaverne. En nedbringelse af sagsbehandlingstiderne på byggesagsområdet, en højere produktivitet eller lavere omkostninger ved outsourcing til en privat leverandør forudsætter, at den private leverandør kan løse opgaven mere effektivt, end Team Byg gør i dag. Sagsbehandlingstiderne forudsættes nedbragt ved, at sagsbehandlingen i højere grad frigøres fra de politiske og administrative processer, hvilket gør det muligt for en privat leverandør at have et mere dedikeret fokus på produktionsstyring og effektive processer i forbindelse med byggesagsbehandlingen. 5.2 Erfaringer fra og dialog med private Dialogen med de private leverandører viser, at de løser opgaver for andre kommuner på byggesagsområdet. De private leverandører, som A-2 har talt med, har blandt andet løst opgaver for Roskilde Kommune, Bornholms Kommune og Køge Kommune. Typisk har de private leverandører en medarbejder eller to, som efter aftale løser bestemte typer af byggesager for en kommune mod enten fast betaling for en periode eller timebaseret afregning. Der findes også tilfælde, hvor der er sket aktivitetsbaseret afregning, dvs. en kommune har betalt den private leverandør et beløb pr. behandlet byggesag. En privat leverandør sidder typisk fysisk hos kommunens byggesagsenhed 1-3 dage om ugen. En kommune anvender som oftest en privat leverandør, hvis kommunen skal have nedbragt en opbygget sagsbunke, har et stort og komplekst projekt, der lægger beslag på egne sagsbehandleres tid, eller når kommunens egen byggesagsenhed rammes af langtidsfravær. Der foreligger ikke dokumentation for, at de private leverandører udfører opgaverne billigere eller bedre end kommunens egne sagsbehandlere. Så vidt vides har ingen kommuner i dag outsourcet hele byggesagsbehandlingen til en privat leverandør. Det betyder dels, at der er tale om et umodent marked, dels at der ikke er erfaringer med, hvad det stiller af krav til en kommune at konkurrenceudsætte hele byggesagsbehandlingen. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 33 af 43

34 Dialogen med de to private leverandører viser, at de under visse forudsætninger er villige til at byde på opgaven, hvis Hørsholm Kommune vælger at outsource hele byggesagsbehandlingen. De private leverandører peger imidlertid på, at Hørsholm Kommune som en del af et udbud fx bør udarbejde beskrivelser af plangrundlag og praksis, herunder gerne i form af standardbeskrivelser samt skabeloner og tjeklister for de forskellige sagstyper, så de private leverandører kan løse opgaven med tilstrækkelig kvalitet og effektivitet. De private leverandører forudsætter ligeledes, at kommunen stiller medarbejdere til rådighed til løbende sparring og dialog, når det gælder særlige lokale forhold og hensyn samt til at kvalitetssikre sagerne fra den private leverandør og træffe myndighedsafgørelser. Desuden ønskes, at kommunen selv håndterer sager til det politiske system samt klage- og aktindsigtssagerne. Den ene af de private leverandører foretrækker derudover, at kommunen selv modtager henvendelserne fra borgere og virksomheder, mens den anden leverandør er villig til også at håndtere disse henvendelser. De to private leverandører havde som udgangspunkt hverken tidligere erfaringer med eller stor lyst til at overtage hele byggesagsbehandlingen for en kommune. De har derfor heller ikke har erfaringer med en betalingsmodel for overtagelse af hele byggesagsbehandlingen i en kommune, ligesom ingen af de to leverandører umiddelbart ønskede at garantere budgetsikkerhed for kommunen. Hvis Hørsholm Kommune fx indgår en 5-årig kontrakt med en privat leverandør, kan ændringer i sagsvolumen eller et behov for at takle nye, større og komplekse byggeprojekter blive en udfordring. Endelig kan det på sigt blive en udfordring for kommunen at opretholde et tilstrækkeligt kvalificeret fagligt miljø, der ikke er sårbart over for udskiftning af medarbejdere og som kan levere det nødvendige faglige modspil til den private leverandør på byggesagsområdet. 5.3 Business casen ved outsourcing Ved outsourcing af byggesagsbehandlingen til en privat leverandør vil Hørsholm Kommune dels få en række engangsudgifter, dels en række løbende udgifter til egne medarbejdere og til den private leverandør i den kontraktperiode på fx 5 år, hvor opgaven er outsourcet. Engangsudgifterne omfatter transaktionsomkostninger til udbud af opgaven, herunder til udarbejdelse af beskrivelser af plangrundlag, praksis mv., så lokale forhold og hensyn tages i betragtning. Som led i et udbud skal opgavesnitfladen mellem en private leverandør, kommunen, andre myndigheder samt borgere og virksomheder afklares. Engangsudgifter til et udbud anslås at udgøre mindst 1 mio. kr. til forberedelse og gennemførelse af et udbud, herunder at beskrive nuværende processer, plangrundlag, praksis mv. Hørsholm Kommune kan ikke bruge andre kommuners erfaringer med transaktionsomkostninger, hvor mange medarbejdere A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 34 af 43

35 kommunen skal beholde, eller hvordan snitfladerne til og kontrakten med den private leverandør bedst udformes og håndteres. Hertil kommer de løbende udgifter, som Hørsholm Kommune vil have i kontraktperioden. På baggrund af dialogen med de to private leverandører, anslår A-2, at kommunen skal bruge mindst 2,5 årsværk til kvalitetssikring, behandling af omkring 50 aktindsigts- og klagesager, håndering af et antal sager til det politiske system, til myndighedsafgørelse i de næsten 500 årlige byggesager samt til sparring med den private leverandør. Kommunen skal derudover afsætte de nødvendige kompetencer og ressourcer til kontrakt- og leverandørstyring i forhold til den private leverandør. Det anslås, at kommunen skal afsætte mellem 0,25 og 0,50 årsværk årligt til styring og opfølgning på kontrakten, KPI er mv. i forhold til en privat leverandør. Hørsholm Kommunes nuværende udgifter udgør 6,3 mio. kr. årligt til byggesagsbehandlingen i Team Byg inklusive et anslået tillæg på 10 pct. til husleje, pc er, kontorhold mv. eller i alt 31,4 mio. kr. set over en 5-årig kontraktperiode. Modregnes kommunens engangsudgifter og løbende årlige udgifter i kontraktperioden til egne medarbejdere, vil en private leverandør over 5 år skulle præstere en besparelse på 9,4 mio. kr., hvilket svarer til en effektivisering på mindst 30 pct. i forhold til i dag A-2 vurderer, at det i et umodent marked ikke er realistisk med en besparelse på 30 pct. i forhold til, hvad Hørsholm Kommune i dag anvender på området. Hertil kommer, at Hørsholm Kommune ikke vil have garanti for hverken budgetsikkerhed eller kortere sagsbehandlingstider, hvis byggesagsbehandlingen outsources til en privat leverandør. 5.4 Opsamling Der er så vidt vides ingen kommunale erfaringer med at outsource hele byggesagsbehandlingen til en privat leverandør, herunder hvad angår snitflader, prisstruktur- og modeller, kontraktsamarbejdet, transaktionsomkostninger, budgetsikkerhed, effekt på sagsbehandlingstiderne mv. En outsourcing til en privat leverandør indebærer, at Hørsholm Kommune fortsat skal bruge medarbejdere og ledelsestid til byggesagsbehandlingen, da kommunen fortsat skal udføre en række opgaver, der enten ikke kan outsources, da der er tale om myndigheds- eller styringsopgaver, eller da de private leverandører forventeligt ikke ønsker at udføre de pågældende opgaver. Hvis en outsourcing af byggesagsbehandlingen skal være udgiftsneutral for kommunen, skal en privat leverandør anslået kunne effektivisere området med mindst 30 pct. i forhold til i dag, hvilket vurderes urealistisk også fordi der er tale om et umodent marked. Hertil kommer, at en outsourcing ikke giver Hørsholm Kommune garanti for hverken budgetsikkerhed eller kortere sagsbehandlingstider. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 35 af 43

36 A-2 vurderer derfor, at der er en betydelig usikkerhed forbundet med at lade en privat leverandør overtage byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune, både hvad angår de økonomiske og kvalitative konsekvenser på byggesagsområdet. 6. Sammenfatning og anbefalinger 6.1 Byggesager og sagsbehandlingstider Gennem en række målrettede initiativer er det lykkedes Team Byg at reducere sagsbunken og forbedre sagsbehandlingstiderne betydeligt i løbet af Antallet af åbne sager (sagsbunken) er fra 2013 til 2015 reduceret med 18 pct. fordelt med et fald på 25 pct. for sager, der lå hos Team Byg (eller anden offentlig myndighed), og et fald på 8 pct. for sager, der afventede ansøgerne. I 2015 behandlede Team Byg i gennemsnit 17 sager pr. uge, hvilket var 2,5 flere sager pr. uge end i Det betød, at der i 2015 blev behandlet 260 flere sager (svarende til 42 pct.) i forhold til Det er sket samtidig med, at der i årene fra 2013 til 2015 har været en vækst på 7 pct. i antallet af sager og en vækst på 30 pct. i den samlede sagsstammes tyngde. Team Byg anvendte næsten 80 pct. af ressoucerne på tre sagstyper, der tilsammen udgjorde 22 pct. af sagsstammen i Hørsholm Kommunes gennemsnitlige sagsbehandlingstider er siden 2013 reduceret for næsten alle sagstyper. Desuden anvender kommunen færre dage end tidligere i forhold til kommunens servicemål (fraktil85) for antal sagsbehandlingsdage, hvor 85 pct. af sagerne fra en sagskategori skal være afgjorte. Det har været en udfordring at overholde sagsbehandlingstiderne for sager, der fx omfatter større erhvervsprojekter og sager, hvor der afviges fra regler og praksis. Begge dele forlænger typisk sagsforløbet, da sagerne blandt andet kræver politisk behandling og dertil ofte en høringsproces. Udviklingen i begyndelsen af 2016 viser, at Team Byg og dermed kommunens sagsbehandlingstider er sårbar over for selv små ændringer i medarbejdergruppen, som fx opsigelser, sygdom eller barsel. Endvidere er byggesagsbehandlingen udfordret af særlige forhold som kommunens plangrundlag, dispensationspraksis mv., og næsten 10 pct. af sagerne på byggesagsområdet er klage- og aktindsigtssager, der lægger beslag på sagsbehandlernes tid, så der er mindre tid til byggesagsbehandling. A-2 vurderer, at de initiativer, Team Byg har implementeret i 2015, har bidraget til, at sagsbunken og sagsbehandlingstiderne er nedbragt markant, uden at det har betydet en forringet faglig kvalitet i sagsbehandlingen eller i kommunens afgørelser. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 36 af 43

37 Benchmark mellem Hørsholm, Rudersdal og Gentofte kommuner viser, at der er betydelige forskelle på kommunernes registreringspraksis, opgørelsesmetoder og tilgængelige data. Det medfører usikkerheder, og gør det vanskeligt at sammenligne de tre kommuner på enhedsomkostninger og kvalitet, herunder sagsbehandlingstider og produktivitet. Med dette forbehold viser en sammenligning af de tre kommuner, at Hørsholm Kommune har flere byggesagsafgørelser pr. indbygger end Rudersdal Kommune. Dette på trods af at sagerne gennemsnitligt vurderes at være tungere i Hørsholm Kommune end i de to andre kommuner, da Hørsholm Kommune fx har flere landzonesager og erhvervsejendomssager end Gentofte Kommune samt flere dispensationssager end både Rudersdal og Gentofte kommuner. Derudover har Hørsholm Kommune flere klagesager både absolut og relativt sammenlignet med Rudersdal Kommune. I gennemsnit afgjorde en fuldtidsmedarbejder i Hørsholm Kommune 2 sager mere end en fuldtidsmedarbejder i Rudersdal Kommune i 2015, og der blev herudover håndteret flere klagesager pr. medarbejder i Hørsholm Kommune. Hørsholm Kommune anvendte i 2015 færre udgifter til byggesagsbehandling end både Gentofte og Rudersdal kommuner. Samtidig brugte Hørsholm Kommune i gennemsnit kr. pr. afgjort byggesag, hvilket er kr. mindre end Rudersdal Kommune. Det er A-2 s vurdering, at der i Hørsholm Kommune er en fin balance mellem antallet af årsværk og antallet af sager sammenlignet med de to andre kommuner. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i landsstatistikken fra Trafik- og Byggestyrelsen har hidtil været højere i Hørsholm Kommune end i de to øvrige kommuner. Den seneste landsstatistik viste, at Hørsholm Kommune i gennemsnit anvendte 101 dage til at træffe afgørelse i en byggesag. Med de initiativer, Team Byg har gennemført til nedbringelse af sagsbehandlingstiderne i 2015, forventes Hørsholm Kommunes sagsbehandlingstider at være markant lavere, når den næste landsstatistik offentliggøres. Med forbehold for en række betydelige usikkerheder og manglende data vurderer A-2, at Hørsholm Kommune sammenlignet med de to øvrige kommuner har en relativ omkostningsbillig og effektiv byggesagsbehandling. Desuden kan A-2 konstatere, at Hørsholm Kommune har et solidt og detaljeret registreringsgrundlag, der giver kommunen gode muligheder for en tæt og løbende opfølgning på udviklingen i antallet af sager, sagsbehandlingstider og effektivitet. Det er A-2 s vurdering, at Hørsholm Kommune i høj grad er på rette vej, hvad angår effektivitet, kvalitet og sagsbehandlingstider på byggesagsområdet. 6.2 Samarbejde og outscourcing Der er så vidt vides ikke erfaringer med forpligtende samarbejde mellem to eller flere kommuner, hvor der udføres byggesagsbehandling på tværs af kom- A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 37 af 43

38 muner. Dog eksisterer 4K samarbejdet, der er et samarbejde mellem fire kommuner på byggesagsområdet, hvor blandt andet Gentofte og Rudersdal kommuner deltager. Der er imidlertid tale om et uforpligtende tværkommunalt samarbejde, hvor der deles viden og arbejdes med fælles tiltag, men der behandles ikke byggesager på tværs af de fire kommuner. Hvad angår omkostninger, produktivitet og kvalitet vurderer A-2 ikke, at der er grundlag for at konkludere, at 4K samarbejdet udgør en positiv business case for de deltagende kommuner. Der er så vidt vides heller ingen erfaringer med at outsource hele byggesagsbehandlingen i andre kommuner og derfor heller ikke erfaringer med snitflader, transaktionsomkostninger, prisstruktur- og modeller, kontraktsamarbejdet, budgetsikkerhed og effekt på sagsbehandlingstiderne mv. ved outsourcing af byggesagsbehandlingen til en privat leverandør. Outsourcing til en privat leverandør vil indebære, at Hørsholm Kommune fortsat skal anvende mindst tre medarbejdere til byggesagsbehandlingen, da kommunen stadig vil have ansvaret for en række myndigheds- og styringsopgaver, skal håndtere klage- og aktindstigssager, skal kunne kvalitetssikre og sparre med den private leverandør samt skal håndtere alle politiske indstillinger mv. på området til MPU. Hvis en outsourcing af byggesagsbehandlingen skal være udgiftsneutral for kommunen, anslås en privat leverandør at skulle effektivisere området med mindst 30 pct. i forhold til i dag, hvilket vurderes urealistisk. Hertil kommer, at en outsourcing ikke giver Hørsholm Kommune garanti for hverken budgetsikkerhed eller kortere sagsbehandlingstider. A-2 vurderer derfor, at der er en betydelig usikkerhed forbundet med at lade en privat leverandør overtage byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune, både hvad angår konsekvenserne for økonomien og kvaliteten på byggesagsområdet i kommunen. 6.3 Anbefalinger A-2 vurderer, at udviklingen byggesagsområdet i høj grad bevæger sig i den rigtige retning i Hørsholm Kommune, og at der er styr på driften i Team Byg, hvor der løbende arbejdes med forbedringer på området. Det er derfor A-2 s anbefaling, at Team Byg får ro til fortsat at optimere arbejdsprocesserne samt at udvikle nye metoder og værktøjer. Med henblik på at fastholde den aktuelle, gode udvikling kan det overvejes at foretage en engangsinvestering i form af en midlertidig tilførsel af et årsværk, så sagsbunken nedbringes til et naturligt niveau, der skønsmæssigt vurderes at være på mellem 50 og 75 åbne sager. Da Team Byg er en relativ lille specialiseret enhed, er det desuden vigtigt at have fokus på at reducere enhedens sårbarhed i de situationer, hvor der er vakante stillinger, er midlertidige stigninger i sagsmængden, eller hvis en sagsbehandler skal håndtere et stort projekt som fx et erhvervsbyggeri. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 38 af 43

39 Generelt har det betydning for Hørsholm Kommunes sagsbehandlingstider, at dele af det nuværende plangrundlag er af ældre dato. Det indebærer, at Team Byg i nogle sager skal basere sagsbehandlingen på et materiale, der er ca. 100 år gammelt. I forlængelse heraf vurderes en yderligere fastlæggelse af praksis på byggesagsområdet at kunne nedbringe sagsbehandlingstiderne. A- 2 anbefaler derfor, at Hørsholm Kommune overvejer at foretage en gennemgribende gennemgang og opdatering af kommunens plangrundlag (lokalplaner, byplaner, servitutter mv.) og en nærmere fastlæggelse af kommunens praksis i byggesager. Det skal imidlertid understreges, at en sådan gennemgang og opdatering vil kræve en ikke ubetydelig investering, som det ikke er muligt at opgøre den direkte værdi af i form af et konkret antal færre sagsbehandlingsdage. Hørsholm Kommune har et servicemål om, at 85 pct. af sagerne skal være afgjorte inden for et bestemt antal dage for de forskellige sagstyper. Med dette servicemål er der fokus på, hvordan borgere og virksomheder oplever kommunens sagsbehandlingstider, uanset om sagen ligger hos den ene eller anden offentlige myndighed. Imidlertid vurderer A-2, at servicemålene er vanskelige at kommunikere. A-2 har ikke kendskab til andre kommuner, der anvender fraktil85 som måltal for sagsbehandlingstider. A-2 anbefaler derfor, at det overvejes fortsat at anvende fraktil85-målene internt i Team Byg, men udadtil i forhold til borgere og virksomheder at målfastsætte med afsæt i gennemsnitlige antal sagsbehandlingsdage for de forskellige sagstyper. Det vil samtidig betyde, at kommunens servicemål for sagsbehandlingstider mere direkte kan relateres til de nationale servicemål for sagsbehandlingstider på byggesagsområdet, der er fastlagt for kommunerne som led i implementeringen af økonomiaftalen fra 2015 mellem regeringen og KL. Selv om Hørsholm Kommune ikke vurderes at kunne få fordel af at outsource byggesagsbehandlingen, vurderer A-2, at der med fordel kunne indgås et tættere samarbejde med en privat leverandør om bistand i de situationer, hvor kommunen oplever et øget sagspres som følge af mange ansøgninger, større projekter eller langtidsfravær. En fast samarbejdsaftale vil kunne øge fleksibiliteten og reducere kommunens sårbarhed på byggesagsområdet; særligt hvis en privat leverandør får opbygget et solidt kendskab til kommunens plangrundlag, processer og praksis og med kort varsel kan træde til. En fast samarbejdsaftale vil forventeligt også kunne reducere de timepriser, som kommunen skal betale for ekstern bistand til byggesagsbehandling. A-2 kan ikke finde belæg for, at de eksisterende kommunale samarbejder på byggesagsområdet har givet økonomiske eller kvalitetsmæssige fordele. A-2 vurderer imidlertid, at et tværkommunalt samarbejde med henblik på at dele erfaringer og udvikle metoder, værktøjer og viden med andre kommuner kan give kvalitetsmæssige fordele og måske på længere sigt kan føre til et mere forpligtende samarbejde, som kunne styrke den faglige kvalitet, reducere sårbarheden, reducere udgifter til IT-systemer mv. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 39 af 43

40 7. Bilag. Bilag 1: Sagskategorier i Team Byg Team Byg anvendte i 2015 følgende 11 sagstyper på byggesagsområdet: Kategori (type byggesag) Anmeldelsessager Dispensations-, beskyttelseslinjeog fredningssager Diverse byggelovssager Etage- og erhvervsejendommessager Landzonesager Matrikulære sager Nedrivningssager Planlovssager Sager om til- og ombygninger i og opførsel af énfamiliehuse mv. Klagesager Aktindstigtssager Omfatter Anmeldelser i forbindelse med, carporte, garager og skure fra m2 Dispensationssager (alle typer), fredninger, helhedsvurderinger og naturbeskyttelseslov Byggelovssager omfattende fortolkning af bygningsreglement, terrænreguleringer mv. Erhvervsbyggeri, etageejendomme mv. samt drifts- og avlsbygninger, industri og lager mv. (BR10 kap ) Tilladelser i landzone Ejendomsberigtigelse, udstykninger, arealoverførsler mv. Nedrivning af énfamiliehuse mv. Anvendelsesskift, udstykningsmulighed, fortolkning af lokalplan og servitutter i forbindelse med planloven hvad angår placering, højde, størrelse mv. Byggetilladelser til énfamilieshus og tilbygninger til énfamilieshuse, samt carporte, garager, skure mm. over 50 m 2 indenfor byggeretten (BR10 kap. 2+5) Behandling af klager efter forvaltningslovens bestemmelser i forbindelse med behandling, afgørelser, til det politiske niveau, klageorganer mv. over byggesager Anmodninger om aktindsigt i byggesager efter forvaltningslovens bestemmelser Bilag 2: Eksempel på delegation fra Gentofte Nedenfor er vist et eksempel på, hvordan Gentofte Kommune har arbejdet med at forenkle sagsbehandlingen ved at skærpe praksis for, hvordan administrationen kan arbejde efter delegation fra det politiske udvalg, og med angivelse af hvornår der kræves involvering af det politiske niveau. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 40 af 43

41 GENTOFTE KOMMUNE Plan og Byg 9. april 2015/PEHW Notat om gældende delegationskompetence HOVEDREGEL Byplanudvalget behandler overvejende sager, der har relation til planloven, byggeloven (herunder bygningsreglement). Spørgsmålet om delegation er primært relevant i forhold til sager om tilladelser i forhold til kommuneplan, dispensation fra lokalplaner (planlov) typisk byggesager. De fleste af de omkring årlige byggesager, der behandles af bygningsmyndigheden, afgøres uden forelæggelse for Byplanudvalget. I de tilfælde, hvor forvaltningen finder, at det ansøgte er i overensstemmelse med gældende plangrundlag og/eller bygningsreglement, vil forvaltningen som udgangspunkt meddele tilladelse uden forelæggelse for Byplanudvalget. I de tilfælde, hvor det ansøgte ikke er i overensstemmelse med plangrundlag og/eller bygningsreglement m.v., vil forvaltningen som udgangspunkt meddele afslag uden forelæggelse for Byplanudvalget. I de tilfælde, hvor det ansøgte ikke er i overensstemmelse med plangrundlag og/eller bygningsreglement m.v., og hvor forvaltningen er indstillet på at dispensere og meddele tilladelse, forelæggelse sagerne for Byplanudvalget efter nedenstående retningslinier. DELEGATIONSKOMPETENCE Sager der afgøres af forvaltningen efter gældende praksis: Afslag på fortætning ud over kommuneplanens rammer Dispensationer fra lokalplaner, hvis sagerne omhandler (mindre betydende) ændringer i forhold til bebyggelsesregulerende bestemmelser (udstykning, byggefelter, etagehøjder, etageantal m.m.). Der lægges stor vægt på opretholdelse af kommunens kulturarv, dvs. eventuelle ændringer må ikke ødelægge de bærende bevaringsværdier. Sager inden for Byplan 21 afgøres efter samme principper Lejlighedssammenlægninger iht. til aftaler om lejlighedsstørrelser Sager inden for beskyttelseslinjer A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 41 af 43

42 Sager om fældning/beskæring af bevaringsværdige træer På baggrund af udviklet og ny praksis forelægges følgende konkrete sager for Byplanudvalget. Sager med stor betydning for Gentoftes kulturarv: - Sager om ændring af bygninger med bevaringsværdi 1 og 2. - Nedrivning af bevaringsværdige bygninger bevaringsværdi 1, 2 og 3, hvis forvaltningen er indstillet på tilladelse. Visse sager om lejlighedssammenlægning. Afgørelsen i visse typer af sager er delegeret til forvaltningen. Det drejer sig om sager inden for følgende områder: 1. Sammenlægning, nedlæggelse og opdeling af boliger. 2. Bevaringsværdig bebyggelse. 3. Bevaringsværdige træer. 4. Beskyttelseslinier. Sager i Byplan 21 (Skovshoved) afgøres efter samme princip. 1. Særligt vedr. sammenlægning, nedlæggelse og opdeling af boliger Inden for dette områdefelt er der følgende typer: a. Sammenlægning af boliger i etageboligbyggeri. - Hvis lejligheden efter sammenlægning vil være mindre end 130 m² kan sammenlægning ikke nægtes, jf. boligreguleringsloven og sagen forelægges derfor ikke for Byplanudvalget. - Hvis lejligheden efter sammenlægning vil blive mellem 130 m² og 150 m² gives en administrativ afgørelse efter en konkret vurdering af ansøgningen. Praksis viser, at der normalt gives tilladelse. - Hvis lejligheden efter sammenlægning vil blive større end 150 m² forelægges sagen for Byplanudvalget. b. Sammenlægning af 2-familiehuse med vandret lejlighedsskel. - Hvis lejligheden efter sammenlægning vil være mindre end 130 m² kan sammenlægning ikke nægtes og sagen forelægges derfor ikke for Byplanudvalget. - Hvis grundstørrelsen er mindre end m²/1.200 m 2 (det, der står i lokalplanen. Er der ikke lp, er det gældende kommuneplan, der er afgørende for grundstørrelsen) og lejligheden efter sammenlægning vil blive større end 130 m² gives administrativ tilladelse til sammenlægning, såfremt ejendommen ligger i et område, hvor der ifølge kommuneplanen og eventuel lokalplan ikke kan opføres dobbelthus på grunden (minimumsgrundstørrelse). A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 42 af 43

43 - Hvis grundstørrelsen er større end m²/1.200 m 2 (det, der står i lokalplanen. Er der ikke lp, er det gældende kommuneplan, der er afgørende for grundstørrelsen) og lejligheden efter sammenlægningen vil blive større end 130 m² forelægges sagen for Byplanudvalget. c. Sammenlægning af dobbelthuse (række- og kædehuse). Der meddeles normalt administrativt afslag på ansøgninger om dette. Enkelte sager kan blive forelagt Byplanudvalget med henblik på udvalgets afgørelse af, om der undtagelsesvist skal gives tilladelse. d. Sammenlægning af enkeltværelser. - Sammenlægning af enkeltværelser med eksisterende boliger gives der normalt administrativt tilladelse til. - Sammenlægning af enkeltværelser til en ny beboelseslejlighed forelægges Byplanudvalget med henblik på stillingtagen til, om der kan gives tilladelse til dette. e. Nedlæggelse af boliger, herunder ændret anvendelse. Sager vedrørende dette forelægges altid Byplanudvalget. f. Nedrivning af boliger med fortsat anvendelse af ejendommen til bolig. Der gives normalt administrativt tilladelse til nedrivning af ikke bevaringsværdige enfamiliehuse, på betingelse af at der senest et år efter nedrivningstilladelsen fremsendes et projekt til nyopførelse af et enfamiliehus. 2. Særligt vedrørende bevaringsværdig bebyggelse. Ønske om nedrivning af bevaringsværdige bygninger udpeget i kommuneplanen og/eller lokalplan skal forelægges kommunen. Ønske om ændringer på bevaringsværdige bygninger fastlagt i lokalplan skal forelægges kommunen. a. Sager vedrørende nedrivning af bevaringsværdig bebyggelse med bevaringsværdi 1-3 forelægges altid for Byplanudvalget, hvis forvaltningen er indstillet på at meddele tilladelse. Forvaltningen kan meddele afslag uden forelæggelse for udvalget. b. Sager vedrørende nedrivning af bevaringsværdig bebyggelse med bevaringsværdi 4 kan afgøres administrativt. c. Sager vedrørende forandringer på bebyggelse med bevaringsværdi 1-2 forelægges for Byplanudvalget. d. Sager vedrørende forandringer på bygninger med bevaringsværdi 3 og 4 er delegeret til forvaltningen. A-2 A/S Analyse af byggesagsbehandlingen i Hørsholm Kommune Side 43 af 43