Servicemål på byggesager i Ringsted Kommune

Transkript

1 Servicemål på byggesager i Ringsted Kommune Åben sag Sagsid: 18/3543 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget Bilag: 1) Åben: Bilag 1 - Servicemålaftale mellem KL og Regeringen december ) Åben: Bilag 2 - Udspecificering af de fem sagstyper i servicemålaftalen.docx Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal der tages stilling til ændring af servicemål for byggesagsbehandlingen, som afledt konsekvens af den positive udvikling privatog erhvervsbyggeri i Ringsted Kommune har oplevet de senere år. Beskrivelse af sagen KL og Regeringen indgik i december 2015 en aftale (Bilag 1) om servicemål for sagsbehandlingstiden på bl.a. byggesagsområdet. Aftalen er en opfølgning på økonomiaftalen fra 2015 og definerer en række generelle sagsbehandlingstider, der fremadrettet skal opnås i kommunerne. Byggesagsområdet er i KL servicemålaftalen opdelt i fem sagstyper (Bilag 2) med tilhørende servicemål. Servicemål måles i forhold til kalenderdage og som et gennemsnit af alle sager i hver sagstype. Ringsted Kommune har i egne servicemål en opdeling i simpelt og kompliceret byggeri, det vil sige 2 sagstyper. Undtaget for servicemålaftalen er: X Lovliggørelsessager Side 1

2 Landzonetilladelser Fredningssager Byggesager, som kræver ny lokalplan Byggesager, som er VVM-pligtig Der har de seneste år været en positiv udvikling for både privat- og erhvervsbyggeri i kommunen. Der er således sket en stigning i antal byggesager på ca. 50 % siden Antallet af sager svarer til, at 3 sagsbehandlere i 2014/15 i gennemsnit sad med hver 81 sager, og i 2016/17 sad 4 sagsbehandlere med hver 96 sager. Derudover er der sagsbehandling af de øvrige faglige opgaver på byggesagsområdet, som ikke er omfattet af statistikken. Det drejer sig blandt andet om: BBR-rettelser Generelle forespørgsler om byggeri og plangrundlag Dialogmøder med erhverv Indeklima og kondemneringer Matrikulære sager Lovliggørelsessager Koordinering af landzonetilladelser Tilladelser til festivaler, fyrværkeri mv. Sagsbehandlingstider Den seneste opgørelse af Ringsted Kommunes sagsbehandlingstider, der kan trækkes fra Byg og Miljø (den landsdækkende obligatorisk portal til ansøgninger), viser nedenstående tal på gennemsnitlig sagsbehandlingstid i antal dage i afgjorte sager og for igangværende sager, siden 1. januar Kategorier Simple konstruktioner KL Servicemålaftalen PBU s servicemål Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i Ringsted Kommune i 2017 (afgjorte sager) Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i Ringsted Kommune i 2017 (igangværende sager) 40 dage Enfamiliehuse 40 dage Industri- og lagerbygninger 50 dage Side 2

3 Etagebyggeri, erhverv Etagebyggeri, bolig 55 dage dage Kolonnen til højre med igangværende sager viser den gennemsnitlige sagsbehandlingstid indtil videre, på de igangværende sager fra Det omhandler ca. 50 sager, som ved afgørelser i 2018 vil øge gennemsnittet for afgjorte sager yderligere, med undtagelse af Etagebyggeri, Bolig. Indsats- og opmærksomhedsområder på byggesagsområdet Der er gennem budgetlægning de seneste år givet øgede ressourcer til en produktion af lokalplaner. Lokalplaner afstedkommer arbejde indenfor byggesagsområdet, både i de indledende faser, men også gennem dialog, planlægning og myndighedsarbejde med bygherre efter lokalplanerne er vedtaget. Et andet opmærksomhedspunkt er et projekt forankret i SKAT, som er i færd med at gennemføre et landsdækkende geokodningsprojekt på ejendomme. Formålet med projektet er at sikre et mere korrekt og ensartet datagrundlag, som beskatningsgrundlag til brug for det nye ejendomsvurderingssystem. Det er uklart, hvad det betyder for Ringsted Kommune, men i andre kommuner har det medført et stort antal lovliggørelsessager på byggesagsområde, da ulovligt opført byggeri er blevet synliggjort i forbindelse med projektet. En indsats for yderligere effektivisering af byggesagsbehandling betyder, at administrationen har igangsat er en afklaring vedr. tilkøb af et fagsystem og implementering af dette i Hensigten er et bedre flow i sagshåndteringen af byggesager, bedre ledelsesinformationer og bedre styring af sagerne. I 2016 blev der givet en midlertidig bevilling til 1 medarbejder på byggesag- og landzoneområdet. I forbindelse med Budget 2018 blev denne stilling gjort fast. Rambøll og KL har gennemført en evaluering af KL s servicemålaftale efter det første års målinger på sagsbehandlingstider i Byg og Miljø. Det har givet nogle vurderinger, der samtidig også er beskrevet med forbehold af, at datagrundlaget kun er på baggrund af ét års målinger i kommunerne. Uddrag fra evalueringsrapporten: 1. Det anbefales ikke at nedjustere servicemålene for simple konstruktioner og enfamiliehuse, på baggrund af, at det kommunale spillerum for prioriteringer inden for de eksisterende servicemål på byggeområdet i forvejen er meget lille. Side 3

4 2. Det beskrives i rapporten at Blandt de betydende faktorer er ressourcer. Evalueringen viser, at jo flere ressourcer kommunen har til sagsbehandling på det pågældende sagsområde, jo lavere er sagsbehandlingstiden. 3. Evalueringen viser, at der især er to forhold, som har betydning for opgørelsen af sagsbehandlingstider på bygge- og miljøområdet. Det ene forhold er, at der er en større andel engangsbrugere af systemerne på bygge- og miljøområdet, som sandsynligvis stiller større krav til kommunernes dialog med ansøger Det andet forhold er, at høringer, ekstern myndighedsbehandling og krydslovgivning betyder en del for sagsbehandlingstiden og for sagens kompleksitet især på byggesagsområdet. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at det vil være hensigtsmæssigt at kommunens opdeling i sagstyper afsejler de samme som indgår i KL Servicemålaftalen. Det vil medføre et bedre grundlag for sammenligning af faktiske sagsbehandlingstider. Evalueringen fra Rambøll af KL Servicemålaftalen understøtter, at Ringsted kommune følger de fastsatte sagsbehandlingstider i KL Servicemålaftalen, både grundet de øgede sagsmængder, men også på baggrund af de nævnte komplekse udfordringer på byggesagsområdet, både fagligt, lovgivningsmæssigt på tværs af mange faggrupper og i forhold til dialogen med ansøgere. I 2018 anbefales det, at servicemålene på sagsbehandlingstiden for byggesager i Ringsted Kommune afspejler KL servicemålaftalen. Administrationen vil arbejde målrettet for at efterleve disse sagsbehandlingstider i Ved udgangen af 2018 vil der blive fremsat dagsordenpunkt til PBU med stillingtagen til servicemål gældende for I forhold til afgjorte sager har Ringsted Kommune i forhold til egne servicemål en overskridelse på 4 ud af 5 sagstyper og i 2 ud af 5 sagstyper i forhold til KL servicemålaftalen. Derudover vurderes det, at de ca. 50 sager, der er uafsluttet fra 2017, vil medføre yderligere overskridelser i Overholdelse af kommunens nuværende servicemål udfordres blandt andet af: Den generelle udvikling indenfor både privat- og erhvervsbyggeri, der medfører langt flere ansøgninger om byggetilladelser men med samme normering af sagsbehandlere. Side 4

5 Kommunens målrettede indsats på at øget produktionen af lokalplaner, og deraf byggemodning af områder, hvilket også afstedkommer mere arbejde for byggesagsbehandlerne. En øget interesse for forhåndsdialog med virksomheder. En øget interesse for forhåndsdialog med en klar forøgelse i afklaringssager, hvor interesserede erhvervsvirksomheder ønsker afklaring og vurderinger af mulige projekter i kommunen. Et realistisk bud på ca lovliggørelsessager de kommende år som følge af SKAT s geokodningsprojekt. Disse sager skal alle sagsbehandles efter byggeloven. Den midlertidige tildeling af et årsværk til byggesags- og landzoneområdet i 2016 blev givet til fleksibel håndtering af sagsmængder på landzonen som følge af sygemeldinger og den generelle stigning af sager på byggesagsområdet. Ved en normering på 4 byggesagsbehandlere, kan sagsbehandlingstiderne ikke komme under sagsbehandlingstiderne i KL Servicemålaftalen. En sammenligning med antal byggesager og antal medarbejdere i andre kommuner kan være svært, da der er mange ukendte parametre, når man sammenligner kommuner (fx hvilke sager bliver oprettet, hvor mange administrative medarbejdere er der, er der lukkedage for borgere, hvem passer telefonerne, borgerservice osv.), men administrationen har dog alligevel undersøgt forholdene i en nabo kommune, hvor det gennemsnitlige antal sager pr. medarbejder er 82. Administrationen vil i forbindelse med budgetprocessen for 2019 udarbejde budgetforslag vedrørende tilførsel af yderligere ressourcer til byggesagsområdet. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at servicemål opdeles i de samme sagstyper på byggesagsområdet som KLs servicemålaftale a. Simpel Byggeri b. Enfamiliehuse c. Industri- og Lagerbygninger d. Etagebyggeri, Erhverv e. Etagebyggeri, Boliger 2. at KL s servicemål på byggesagsområdet er gældende som servicemål i Ringsted Kommune i a. 40 dage b. 40 dage c. 50 dage d. 55 dage e. 60 dage Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Side 5

6 Punkt 1 Godkendt. Punkt 2 Udvalgets servicemål fastholdes. Sagen genoptages med en uddybning af hvilke metoder, der kan være til at effektivisere sagsgangene. Ej til stede: Timo Jensen Side 6