Nedbringelse af sagsbehandlingstider. Ved Rune Munch Christensen

Transkript

1 Nedbringelse af sagsbehandlingstider Ved Rune Munch Christensen

2 Disposition Status for sagsmængden Sagsbehandlingstiden Byggesagsteamet Mål for det kommende år Største tidsrøvere/hvad tager tid? Igangværende effektiviseringstiltag Alternative løsninger

3 Sagsbunken i overblik 3. kvartal 4. kvartal Gennemsnit for året Nye sager (pr. uge) Behandlede sager (pr. uge) Sagen er ikke er fuldt oplyste, men borgerne har ansøgt Borgerne venter på svar og vi kan handle på sagerne Sager, der er afgjorte, hvor borgerne skal vende tilbage Disse sager tæller ikke med i statistikkerne

4 Bunken svinder 15 Netto behandlede sager uge 27 uge 28 uge 29 uge 30 uge 31 uge 32 uge 33 uge 34 uge 35 uge 36 uge 37 uge 38 uge kvartal uge 40 uge 41 uge 42 uge 43 uge 44 uge 45 uge kvartal Gennemsnit -10 Ugenummer

5 Sager der venter på afgørelse Sagstype Kompleksitet og servicemål Antal sager Planlovssag Anmeldelsessag Til- og ombygninger i og opførsel af enfamilieshuse Etage- og erhvervsejendomme Diverse byggelovssager Blandet kompleksitet (enkle til meget krævende sager) Enkle sager. Lovkrav om 2 uger sagsbehandlingstid overholdes Enkle sager. Politisk mål om 4 ugers sagsbehandlingstid overholdes Blandet kompleksitet (enkle til meget krævende sager) Blandet kompleksitet (enkle til meget krævende sager) Matrikulære sager Normalt enkle sager 6 Landzone Komplekse sager meget tunge 12 Dispensationer, beskyttelseslinjer og fredninger Komplekse sager 37

6 Sagsbehandlingstider Sagsbehandlingstider sommer 2013 Beskrivelse Sager (antal) Median (dage) Fraktil 85 (dage) Servicemål (dage) Opfyldelse af servicemål (dage) Anmeldelsessag: Carporte, garager og skure 20 23,5 44, ,7% Tilladelsessag kap2/kap2+5: Énfamilies-huse til- og ombygninger samt nyopførsel 4 47,0 119, ,8% Dispensation og beskyttelseslinjer: Alle sager der kræver en dispensation , ,6% Landzone: Byggeri i landzone ,1% Planlovssag: Placering af bygning, skiltning, højde og størrelse på hus mv. Byggelovssag: Spørgsmål der ikke kræver tilladelse af varierende sværhedsgrad 87 14,0 113, ,6% 38 8,0 121, ,9% Der laves en ny opgørelse efter nytår. Opgørelsen bruges til at forventningsafstemme med borgerne

7 Status for nuværende Fokus i teamet har hidtil været på trivsel og at skabe effektivitet på lang sigt Der ekspederes flere sager end der kommer ind Status i uge 48 er, at der ekspederes 13,9 sager om ugen, mens der kommer 11,2 ind Borgerne venter på svar i 364 sager heraf kan vi handle på de 206 Det vil tage 135 uger at fjerne bunken, hvis alt holdes konstant Tallet halveres ved en effektivitetsforøgelse på 30%

8 Byggesagsteamet 6,4 sagsbehandlere 2 administrative medarbejdere - 75% af tiden bruges i Team Byg 1 teamleder

9 Mål for byggesagsteamet Emne Mål Indsatser Synlige prioriteringer Papirløse arbejdsgange Væk med bunken Forventningsafstemning Borgere betjener sig selv 50% færre print (sommer 2014) 30% større produktion per uge (18 stk pr ult. juni 2014) Fjerne gamle sager (én per måned) Hjemmesiden Specialisering Udarbejde Servicemål (1. halvår 2014) Oprydning i gamle sager Byg og Miljø FAQ Fjerne unødvendige henvendelser Spørge borgerne økonomien Styr på Indtjeningskrav på 2 mio. kr Ny lovgivning om byggesagsgebyrer Udarbejdet ny type byggesagsebyrer (2. kvartal 2014) Opfølgning fra Teamleder (løbende) Flere strakssager Passive sager Afvikle gamle sager én enhed TEK Forventningsafstemning Samarbejdsaftaler med resten af TEK (én per kvartal) Tilpasse arbejdsgange

10 Hvad tager meget tid i dag Dispensationssager Højt serviceniveau i de enkelte sager Klagesager (fx hvor lukkede sager tages op igen) Politiske sager Der er udestår endnu mange faglige afklaringer sager der diskuteres Sagerne behandles med stor grundighed Vi syner dårligere end vi er i landsdækkende statistikker, idet vi ikke lukker sager, der ikke er fuldt oplyste

11 Foreløbig konklusion Lige nu er der 232 sager som vi skal handle på Bunken svinder, men det går langsomt Bunken vil kun forsvinde på meget lang sigt Hvis bunken skal væk hurtigt, er der behov for at tænke i alternative løsninger

12 Udlicitering Det er ikke lovligt at udlicitere myndighedsarbejde. Det er derfor kun den sagsforberedende del af byggesagerne, der kan udliciteres.

13 Ekstern konsulentbistand Der benyttes i dag konsulentbistand på tre områder: 1. Der er ansat en konsulent to dage om ugen til at løse sager. Lønnen finansieres i udgangspunktet af byggesagsgebyrer 2. Juridisk bistand på særligt vanskelige sager og retssager 3. Specialister inden for fx bevaringsværdigt byggeri og skimmelsvamp

14 Øget produktivitet Der gøres i dag en lang række ting for at øge produktiviteten Fastholdelse af praksis i lokalplaner, byplaner og servitutter Bedre forventningsafstemning med borgerne Større fokus på planlægningsmæssig interesse Specialisering på fagområder Øget digitalisering Mål for byggesagsbehandlingen Der vil desuden blive afprøvet ny tiltag fx Tjeklister Fagglidning, hvor den administrative medarbejder skriver afgørelsen FAQ, et svarark med de spørgsmål og svar vi typisk får i vagten Bedre hjemmeside (fokus på hjælp til selvhjælp og medbetjening)

15 Erfaringer fra andre kommuner Gladsaxe Kommune anses normalt for at en af de bedste. De har satset på: Lean Digitalisering Tværgående teams Der er arrangeret et inspirationsbesøg i Gladsaxe den 8. januar for byggesagsteamet Tendenser for de gode kommuner: Arbejdet med arbejdsgange og organisering Mål for sagsbehandlingen Digitalisering Fyldestgørende ansøgninger - hjælp til selvhjælp Eventuelt prioriterede sagstyper

16 Alternative løsninger Tiltag Effekt Omkostning Fordel Ulempe 1. Ændret (evt. tidsbegrænset) normering Meget stor kr/år, mulighed for delvis finansiering gennem indtægter fra gebyrer Direkte effekt Dyrt, presser servicerammen, vedtages i budgetproces 2. Ansættelse af ekstern konsulent x dage om ugen Meget stor kr/time, mulighed for delvis finansiering gennem indtægter fra gebyrer Direkte effekt, arbejdstid bruges udelukkende til sagsbehandling, ingen spildtid Meget dyrt 3. Håndhæve færre servitutter Stor effekt Færre plansager, færre dispensationssager Mindre styr på byudvikling 4. Håndhæve færre bestemmelser (fx byggelinjer) Stor effekt Færre plansager, færre dispensationssager Mindre styr på byudvikling 5. Mindre rådgivning afslag ved tvivl Mellem effekt Hurtigere gennemsnitlig sagsbehandlingstid Dårligere service, flere klager 6. Merabejde fx i weekenderne Afhænger af antal dage kr/dag Direkte effekt Kræver stort antal dage for at få stor virkning 7. Ændret serviceniveau afslag på ufuldstændige ansøgninger Stor symbolsk effekt Ser bedre ud i DI s statistikker Dårligere service, ingen reel effekt 8. Fagglidning administrationen svarer på enkle spørgsmål og skriver breve Lille/mellem effekt Større fleksibilitet, flere ressourcer til svære sager Andre opgaver nedprioriteres, ressourcetung implementering 9. Prioriteringer fx hvor nogle typer byggesager kommer forrest i rækken Lille generel effekt Mulighed for prioritering, bedre forventningsafstemning Ringe effekt på samlet sagsbehandling 10. Afprøve mulighed for kommunale samarbejder Ukendt Tiltagene en sorteret efter forventet effekt Potentielt større fleksibilitet Store implementeringsomkostninger