360 Digital Styringsreol

Transkript

1 360 Digital Styringsreol OPNÅ BEDRE STYRING, OPFØLGNING, OVERBLIK SAMT DOKUMENTATION AF ORGANISATIONENS PROCESSER

2 Mange organisationer oplever et voksende pres for på samme tid at skulle levere højere effektivitet og bedre kvalitet. Samtidig stilles der ydermere større krav til måden, effektivitet og kvalitet måles på. I den offentlige sektor ses dette for eksempel ved øget målstyring gennem resultatkontrakter og et voksende fokus på dokumentation for overholdelse af regler og processer. 360 Digital Styringsreol er et vigtigt redskab for brugere og ledelse til at opnå bedre styring, opfølgning og overblik, samt til dokumentation af organisationens processer og formåen. Optimering og Planlægning En styringsreol er et velkendt LEAN-redskab, der hurtigt og overskueligt giver et samlet overblik over status og fremdrift på sagsporteføljen. Brugerne kan således få svar på spørgsmål som: Hvad er status på mine sager lige nu? Og hvilken er den mest kritiske, jeg skal tage mig af? Hvad er sagsfremdriften lige nu? Hvilke deadlines er jeg ved at ramme? Hvilke sager har afdelingen, som skal løses inden for de næste uger? Hvor mange ressourcer skal der allokeres i de næste uger, og hvor mange dage forventer man, at sagerne kan afsluttes på. Er nogen sager på vej ind i en sagsfase, hvor netop min spidskompetence er nødvendig? Hvilke sager er passive, dvs. ligger og venter på eksempelvis andre myndigheder? Regeloverholdelse og Målstyring 360 Digital Styringsreol udnytter Windows Workflow til at sikre, at f.eks. godkendelsesprocedurer overholdes. Herudover indsamles løbende data til brug for ledelsesinformationsdelen af produktet. Ledelsen kan for eksempel løbende holde sig orienteret om: Den samlede sagsbehandlingstid Brutto- og nettosagsbehandlingstid Intern sagsbehandlingstid kontra ekstern sagsbehandlingstid Fordelingen mellem forskellige sagstyper og -forløb Antal sager, der er afsluttet i sidste og denne uge Overholdelse af normtallene Overholdelse af svarfrister Ligegyldigt om organisationen består af specialister, ressourcepersoner eller en blanding af begge typer, kan 360 Digital Styringsreol benyttes til at effektivisere sagsbehandlingen. Selv om det til en vis grad er LEAN-principper, som ligger til grund for 360 Digital Styringsreol, kræves der ikke LEAN-kendskab for at kunne benytte produktet. Med 360 Digital Styringsreol støttes sagsbehandleren i optimering af sit eget og teamets arbejde samt i overholdelse af love og forskrifter omkring sagsbehandlingen. Tilsvarende støttes ledelsen i sin planlægning, målstyring og analyse.

3 360 Digital Styringsreol fra Software Innovation 360 Digital Styringsreol er et modul, der tager afsæt i 360 Suitens standardfunktionalitet. Modulet udvider løsningen med fire centrale elementer: Sagsforløb Sagsfaser En ny type brugergrænseflade Et sæt af rapporter og ad hoc-rapporteringsmuligheder Sådan arbejder medarbejderne med sagsstyring 360 Digital Styringsreol fungerer som brugerens primære arbejdsværktøj. Herfra vælger man den sag, man ønsker at arbejde med. På selve sagen oplever brugeren kun sagsstyringen ved, at man skal angive, hvornår man igangsætter en sagsfase. Herved stempler løsningen datoerne på sagsfaserne. Har man valgt at opsætte flere sagsforløb for samme sagstype, skal brugeren aktivt vælge, hvilket forløb sagen ønskes kørt efter. Oversigtsbillede over faser i en sag

4 Sagsforløb Skabelonen for sagsbehandlinger Et sagsforløb er en skabelon for, hvordan en eller flere sagstyper skal behandles, samt hvilke afdelinger i organisationen, der må udføre det. Et sagsforløb består af flere sagsfaser og inkluderer interaktionen imellem interne og eksterne parter, har en overordnet tidsgrænse, har altid en forløbsansvarlig person og kan være aktiv eller passiv (for eksempel vente på en ekstern part). En konkret sag kan kun følge ét sagsforløb ad gangen. Sagsfaser - Skaber klarhed over de reelle behandlingstider Et typisk sagsforløb kan bestå af sagsfaserne Oprettelse, Oplysning, Vurdering og Afgørelse. Man kan altså betragte sagsfaser som sagsstatus dog med den udvidelse, at man på den enkelte fase kan definere normtid og varslingsfrist, samt manuelt eller automatisk kan påføre tjeklister, opgaver eller workflows. En sagsfase har en faseansvarlig person. Når disse oplysninger opsamles konsekvent på alle sager, får man en værdifuld kilde til information om organisationens reelle behandlingstider og ventetid hos andre involverede parter. Administration af sagsforløb og sagsfaser Brugere med de fornødne rettigheder til at administrere sagsforløb har direkte adgang til at oprette disse via ekstra menupunkter i det kendte menusystem. I oprettelsesbilledet for et sagsforløb angives oplysninger om, hvilke sagstyper, samt hvilke afdelinger i virksomheden, der må anvende det. Sagsfaserne indsættes på deres egen fane i oprettelsesbilledet. Her er det blandt andet muligt at angive navn, normtider og varslingsfrist for de enkelte sagsfaser. Hvis man efterfølgende ønsker at ændre et sagsforløb, vil det udelukkende påvirke nye sager og ikke de allerede eksisterende. Løsningen er altså nem at administrere: Ingen nye adgangskoder eller nye administratorværktøjer. En vigtig egenskab ved sagsfaser er, at de bærer information om den reelle behandling af sager. Når en sagsfase igangsættes, påstemples startdatoen. Ligeledes når den afsluttes, påstemples slutdatoen automatisk.

5 Kort om Digital Styringsreol er et software produkt fra Software Innovation. 360 er bygget på Microsoft Sharepoint platformen og udnytter funktioner i Microsoft Outlook og Word. 360 er en integreret produktsuite til informations- og dokument-håndtering. Med løsninger baseret på 360 får virksomheder i både privat og offentlig sektor et værktøj til at kunne imødekomme den enorme øgning i informationsmængden og de stadigt højere krav til compliance, videndeling, effektive processer og service over for kunder og borgere. 360 er baseret på 25 års praktisk erfaring som leverandør af løsninger til informationshåndtering til virksomheder i Norden. Sag Dokument Projekt "Custom" Kontakt Aktivitet 360 har moderne funktionalitet, færdige applikationsmoduler og standard best-practice opsætning, som er baseret på vores samarbejde med mange af de største organisationer på det nordiske marked. 360 s unikke objektmodel, hvor alle entiteter er knyttet sammen på kryds og tværs, for optimal effektivitet og søgbarhed 360 opfylder relevante krav og standarder for og dokumenthåndtering samt arkivering for både den private virksomhed og den offentlige sektor. 360 udnytter de allerede eksisterende præsentationslag som findes gennem MS Office og MS SharePoint. 360 er bygget på principperne bag Service-orienteret Arkitektur (SOA). Dette sikrer optimale muligheder for integration til andre løsninger som f.eks. Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX eller SAP.

6 Software Innovation er med sine 380 ansatte en af Nordens førende it-virksomheder. Vores mål er at blive Nordens ledende Enterprise Content Management (ECM)-selskab til at hjælpe virksomheder med at styre, opfange, håndtere, lagre og dele information, sager og dokumenter. Med over 20 års erfaring og kompetence på området satser vi målrettet på at bistå vores kunder med at håndtere den kraftige vækst i informationsmængderne. Vi tilbyder ydelser og produkter (360, MultiMark og ProArc) inden for områderne informations- og dokumenthåndtering samt samarbejde. Software Innovation A/S Nærum Hovedgade Nærum