Hovedservicerådsmøde lørdag den 28.august 2010 Hovedservicekontoret - Thorsgade 59, København N klokken

Transkript

1 Hovedservicerådsmøde lørdag den 28.august 2010 Hovedservicekontoret - Thorsgade 59, København N klokken Deltagere: Hovedservicerådet: Region Midtjylland Erland D Region Syd Carl Martin C Region Storkøbenhavn Henrik R* Region Nordjylland Bent C Region Nordsjælland Joan K Region Øst Gert K M Formand for Hovedservicerådet Tenna T Viceformand for Hovedservicerådet Bente F Sekretær for Hovedservicerådet Svend H* Kasserer Asgar N* Servicekonferenceformand Charlotte T* Udvalg med videre: BOX 334-udvalg Arne N IT-udvalg Asgar N* Landsdækkende informationsudvalg (LIv) Per B Litteraturudvalg Gorm T Økonomiudvalget Willy J Revisor Mogens B A* ESM delegeret 2. gangs delegeret Henrik R* WSM delegeret 1. gangs delegeret Mogens B A* Nordisk delegeret Sune S Servicehåndbogsudvalget Svend H* Kontorkoordinator Irene B AA-Data Peter K Produktion Ole P Arkiv Lars B A Referent Charlotte T* Medreferent Mogens B A* (* = repræsenterer flere funktioner) Afbud Erfaringsgruppe Telefonvagtudvalg ESM delegeret- 1 gangs delegeret Ebbe VJ Ingerlise H Lisbeth C Ikke repræsenteret Lydbogsudvalg Bogsalg Side 1 af 11

2 Mødedato: Uge Sidste frist for rapporter og forslag 2010: 20. november oktober 2011: 8. januar 1 (reserveret, hvis nødvendigt) Endelig godkendelse af forslag til Servicekonferencen 29. januar 4 8. januar 12. marts februar 8. april marts - Fredag aften i forbindelse med Servicekonferencen 28. maj maj 27. august august 8. oktober september 26. november november Referatet godkendt på Hovedservicerådets møde den 2. oktober 2010 Side 2 af 11

3 Svend H bød velkommen og oplæste de 6 garantier i 12. Koncept Ad punkt 1) Præsentationsrunde Deltagerne præsenterede sig, se deltagerlisten Ad punkt 2) Godkendelse af referater: Hovedservicerådsmødet den 12. juni 2010 Svend havde en rettelse eller berigtigelse til punkt 5b, idet web-redaktionens medlemmer aldrig er godkendt som udvalgsmedlemmer Herefter blev referatet godkendt Ad punkt 3) Rapport fra Daglig Ledelse Tenna oplyste, at arbejdet går stille og roligt på kontoret. Der foreligger nu beskrivelse af kontorfunktionerne. Der er lavet en systematisk rykkerprocedure for udestående beløb i regnskabet. Desværre har ESM-delegeret Lisbeth C måttet trække sig fra posten p g a uforudsigelige ændringer i arbejdsforhold. Der skal tages stilling til, hvad vi stiller op i den forbindelse. Data har ansøgt Daglig Ledelse og fået bevilget et beløb på kr til indkøb af ny server + en PC. Indkøbene betyder at alle maskiner på kontoret nu er up to date. Domænenavnet AA er ikke beskyttet. Det vil kunne gøres for 2500 kr. Ønskes dette, kommer det på dagsordenen til næste HSR møde. Daglig Ledelse er blevet opmærksom på, at der både i AA s historie og i lydbogen med samme titel står, at den er oversat med godkendelse fra GSO. Det vil blive rettet i lydbogen. Tenna gjorde opmærksom på, at der skal findes ny sekretær, ny næstformand for HSR, samt ny ESM-delegeret ( 3 år) på næste års servicekonference. I forbindelse med dette efterlyste Henrik en liste over de ledige poster. Det blev pålagt servicekonferenceudvalget at udfærdige en sådan liste og sørge for at den bliver Side 3 af 11

4 offentliggjort både på hjemmesiden og i Box-bladet, således at regionerne har god tid til at finde egnede emner. Det blev diskuteret om der nu og her skal findes en suppleant for ESM - delegeret, men da Henrik som er 2. gangs ESM delegeret -, mente at det var tids nok med navn på vores1. gangs delegeret efter Servicekonferencen 2011, aftalte man at afvente Servicekonferencen Der skal ske tilmelding til York tidligere (marts), men det vil formentlig være tilstrækkeligt at angive antallet af deltagere (2) på det tidspunkt. Skulle dette mod forventning ikke være tilfældet, skal punktet på til næste HSR møde. Med hensyn til domænenavn enedes man om at tage emnet op igen på næste HSR møde, så alle regioner kan blive hørt. Der var diskussion om, hvor store beløb og til hvad Daglig Ledelse må bevilge. Der var enighed om et maksimumbeløb (5.000 kr) til almindelige nyanskaffelser, men samtidig var der enighed om, at Daglig Ledelse har en bredere ramme, når der er tale om løbende vedligehold / akut behov, som der var tale om i den aktuelle situation. Man fandt det derfor i orden at Daglig Ledelse havde bevilget beløbet, dog vil det fremover være ønskværdigt, hvis der i højere grad tages højde for den slags hændelser i budgetforslagene. Svend påtog sig at udforme lidt nærmere retningslinjer dog ikke for rigidt og handlingslammende. Med de ovenfor stående tilføjelser og konklusioner blev rapporten taget til efterretning Ad Punkt 4) Rapporter fra udvalg med videre: I forbindelse med rapporterne blev det understreget, at der skal foreligge afbud, hvis udvalgene ikke sender en repræsentant det behøver ikke være formanden. a. Box 334 udvalget (bilag 1) Arne henviste til rapporten. Der var en debat om rimeligheden i at henvise til Strukturhåndbogen, som ikke er servicekonferencegodkendt. Ligeledes var der en diskussion om ordlyden i box-bladet nederst på side 2, hvor der står, at ny oversættelse af Trin og Traditioner anbefalet af Servicekonferencen Der var uklarhed om, hvorvidt og i givet fald hvornår, oversættelsen er blevet servicekonferencegodkendt. Gorm blev bedt om at undersøge dette. Sætningen vil blive fjernet, men først i 2011, da omslagen er trykt for resten af Side 4 af 11

5 b. vagtudvalget (bilag 2) Med hensyn til sammenlægningen med Telefonvagten henviste Svend til, at dette bliver behandlet på et foreslået kommissoriefællesmøde i november. c. IT-udvalget (bilag 3) De i rapporten nævnte behandlingshjem er ikke sendt til Daglig Ledelse. Det vil Asgar sørge for sker. Med hensyn til eventuel anmeldelse af andres brug af domænenavnet, enedes man at afvente næste HSR møde, hvor det skal besluttes om vi vil søge om navnebeskyttelse, og så også i den forbindelse tage op, hvordan vi skal håndhæve det. Angivelser og klager er måske ikke helt i AA s ånd? d. Landsdækkende Informationsudvalg (LIv) (bilag 4) Per henviste til rapporten. Derudover berettede han kort om et godt seminar i Tranum. Rapporten fra dette samt LIV-møde afholdt i forbindelse med seminaret er sendt til Daglig Ledelse. Svend vil sørge for, at de videresendes til HSR. e. Litteraturudvalget (bilag 5) Gorm uddybede. Henrik gjorde opmærksom på, at man ikke kan søge om copyright, men kun om godkendelse af oversættelser. Det er GSO, der har copyrighten. f. Servicehåndbogsudvalget oplyser at der er udsendt ajourført Servicehåndbog og at der arbejdes med at ajourføre Strukturhåndbogen. Svend oplyste, at Strukturhåndbogen udsendes snart Det oplyste blev taget til efterretning g. Telefonvagtudvalget (bilag 6) Ingen bemærkninger Side 5 af 11

6 h. Økonomiudvalget (bilag 7) Willy uddybede og fortalte, at Daglig ledelse vil udsende en opfordring til alle udvalg om at indsende budgetforslag. Svend meddelte, at man afventer med at gå videre med listen over besparelsesforslag (sidste 3 afsnit i rapporten), til vi har set resultatet af hattepengekampagnen. i. Erfaringsgruppen oplyser at der intet nyt fra Erfaringsgruppen i denne omgang. Der arbejdes med kommissorium i løbet af efteråret. Det oplyste blev taget til efterretning. j. Nordiske delegerede (bilag 8) Sune uddybede. Det havde været en stor oplevelse at være med i Finland.. k. ESM delegerede (bilag 9) Henrik fortalte om planlægningsmødet i York, som havde været spændende. Der var mange punkter til dagsordenen for ESM-mødet 2011, men det var lykkedes at lave en god dagsorden. Henrik og de andre internationalt delegerede er inviteret til møde i Region Øst for at orientere grupperne om, hvordan de kan bruge de internationalt delegerede. Henrik kunne endvidere oplyse, at ESM mødet vil få denne titel: Unity as our safeguard, som bedst kan oversættes til Enhed som vores ledetråd. Side 6 af 11

7 Ad punkt 5) Forslag om temadag med de faste udvalg vedrørende kommissorier (bilag 10) Inden temadagen har alle udvalg haft mulighed for at læse de andre udvalgs kommissorier, og derefter kan man sammenligne og finde ud af, om der er sammenfald af opgaverne, og hvordan man bedst fordeler opgaverne kl blev vedtaget. Der skal deltage 1 fra hvert udvalg. Herefter blev der tilføjet et ekstra punkt: på dagsordenen. 5a) Funktionerne: Ole fra produktionen fortalte, at det fungerer godt med den nye kopimaskine. Kopiprisen er ikke beregnet endnu. Peter fra AA-Data fortalte, at der arbejdes med at skaffe G-mail til alle grupper. Der er nogle tekniske vanskeligheder, men det kan lade sig gøre, at forberede kontoen til alle grupper og derefter sende bruger id, password samt vejledning til gruppernes adresse. Der var en diskussion omkring usikkerheden i hvor mange grupper, der så rent faktisk får koblet sig på G-mailen. Det er en servicekonferencebeslutning, at alle grupper skal have en mail adresse med henblik på, at man i fremtiden helt kan undgå den dyre snail mail. Imidlertid var der enighed om, at Peter sender besked til grupperne om, at de er oprettede, samt ovenstående oplysninger om bruger id etc. Det skal sendes som en separat meddelelse, som eventuelt kan/ skal gentages. Så må vi se, hvor mange, der kobler sig på, og derefter tage stilling til, hvad der så skal ske. Frokost Efter frokost deltog HSR, Daglig Ledelse, Kontorkoordinatoren, referenter samt Ib, Gorm, Per og Sune. De sidste 4 deltog ikke under personsager. Ad punkt 6) Endeligt udkast til Tidligere stillede spørgsmål (særskilt bilag vedlagt side 1-13) Det blev præciseret, at det ikke er den normale fremgangsmåde, at man beder en enkeltperson om at tilrette et vedtaget forslag fra en servicekonference. Det vil normalt Side 7 af 11

8 være HSR, man beder om dette, og derfor skulle teksten også omkring HSR inden endelig frigivelse. Derudover var der enighed om, at der ikke kunne redigeres yderligere i teksten, men at der gøres opmærksom på, at den skal evalueres i 2013 (servicekonferenceudvalget/ listen over ikke-effektuerede servicekonferencebeslutninger). Teksten blev frigivet til AA s hjemmeside Ad punkt 7) Forslag fra Litteraturudvalget: a. At De Tolv Koncepter for Verdensservice i den lange form oversættes og tilrettes danske forhold (bilag 11) Der var bred enighed om at man bør bevare originalteksten i forbindelse med oversættelsen, selvom den sigter mod specielle amerikanske forhold. Så kan man tilrette koncepterne danske forhold ved at tilføje dette i fodnoter. Det blev vedtaget at litteraturudvalget kan iværksætte oversættelse af originalteksten med fodnoter om danske forhold og derefter søge om godkendelse (ikke copyright) af oversættelsen. b. Anmoder om tilkendegivelse i forhold til oversættelse af Vejledning vedrørende økonomi (særskilt bilag vedlagt side 14-20) Der var bred enighed om, at det var et godt stykke arbejde, men usikkerhed/ uenighed om, hvorvidt det burde godkendes på Servicekonferencen. HSR var som helhed tilhænger af godkendelse og man enedes om at Forelægge Vejledningen til godkendelse på Servicekonferencen med anbefaling fra HSR Ad punkt 8) Forslag vedrørende det nordiske samarbejde: (begrundelser fremgår af rapporten fra de nordiske delegerede) a. Fremover holdes nordisk møde i forbindelse med landsmødet hvert fjerde år Der var enighed om, at det er en god ide. HSR indsender forslag til Servicekonferencen vedrørende dette. Side 8 af 11

9 b. Landsmødet afholdes hvert år i uge 38 Idet der skal stå: Afholdes normalt i uge 38, indsendes der også forslag til Servicekonferencen om dette. c. De år, hvor der er nordisk møde sammen med landsmødet, vælges samme tema som årets tema ved WSM eller ESM møde Der indsendes forslag til Servicekonferencen vedrørende dette d. De nordiske delegerede søger om at person fra LIv eller en anden af HSR udpeget person også kan deltage i årets nordiske temamøde Det blev vedtaget, at der også i år kan deltage en 3. person med specielt kendskab til årets tema. Da det har været sådan i forbindelse med de forrige års temamøder, er der formentlig budgetteret med det, så må fremtiden vise, om der fortsat fremover er økonomisk grundlag for det. Ad punkt 9) Budgetopfølgning for 1. halvår 2010 (bilag 12) Asgar uddybede tallene. Hattepenge er i pæn fremgang indtil nu. Specielt blev det påpeget, at mødeudgifter og transportudgifter er steget meget. Noget af forklaringen er receptionen i forbindelse med 75 års dagen. Det bør endvidere tilstræbes, at refusion for transportudgifter og lignende gives i tilslutning til eller kort tid efter, at de respektive møder og lignende rent faktisk har fundet sted. Asgar vil fremover være opmærksom på de punkter, hvor udgifterne udvikler sig / overskrider budgettet, således at vi kan sikre os, at Fællesskabets penge bruges rigtigt. Budgetopfølgningen blev taget til efterretning Ad punkt 10) Servicekonferencen 2011 a. Rapport fra Servicekonferenceudvalget (bilag 13) Det blev besluttet, at deadlines i forbindelse med Servicekonferencen kommer på hjemmesiden under Servicekonferencer Side 9 af 11

10 b. Forslag til at Liste over endnu ikke realiserede konferencebeslutninger lægges hos Servicekonferenceudvalget (bilag 14) Forslaget blev vedtaget, idet det blev præciseret, at listen skal vedlægges rapporten til HSR-møderne, da det fortsat er HSR s ansvar at listen vedligeholdes. c. Hovedservicerådets stillingtagen til forslag 15 på Servicekonferencen 2010 (bilag 15) Efter en livlig debat enedes man om, at stemmetilgivelserne var så tæt på hinanden, at forslaget skal genfremsættes for Servicekonferencen 2011 med en ny begrundelse. Ad punkt 11) Forslag til mødedatoer i 2011 (bilag 16) De foreslåede mødedatoer blev vedtaget Ad punkt 12) Funktionsbeskrivelser kontorfunktionerne (bilag 17) Beskrivelserne blev taget til efterretning. De skal skrives ind i Strukturhåndbogen Ad punkt 13) Regionernes opdatering af mødelisterne Ingen bemærkninger Ad punkt 14) Rapporter fra Regionerne: a. Region Midt har oplyst, at der intet er at rapportere Erland oplyste, at Landsmødet er på, som punkt på Regionsmødet den kommende lørdag. Der blev fra HSR givet en forhåndsgodkendelse, hvis region Midtjylland vil tage stafetten med landsmødet op. Der skal satses på, at det bliver i uge 38. b. Region Syd (bilag 18) Ingen kommentarer c. Region Øst (bilag 19) Gert opfordrede til, at man følger op omkring I-dagen. Side 10 af 11

11 d. Region Storkøbenhavn (bilag 20) Ingen bemærkninger e. Region Nordsjælland (bilag 21) Ingen bemærkninger, udover at Svend undrede sig over, at Landsmødet er på facebook. Personsager: Ad punkt 15) Orientering vedrørende bidrag i henhold til Syvende Tradition (bilag 18 kun udsendt til medlemmerne af Hovedservicerådet) Man enedes om at prøve at få dem i tale og give dem vejledning. Der var ligeledes enighed om, at Erfaringsgruppen er de rette til at yde denne vejledning, men at der skal være mere end 1 fra gruppen, der giver møde i den forbindelse. Konklusionen blev: Erland tager problemstillingen med til Erfaringsgruppens møde den kommende lørdag, idet HSR beder Erfaringsgruppen om at de tager kontakt til de pågældende grupper for ved personligt fremmøde i forbindelse med deres husmøde eller tilsvarende - at give den påkrævede vejledning. Ad punkt 16) Godkendelse af medlemmer i udvalg: a. vagtudvalget: Martin J (bilag 23) Punktet blev udeladt, da det fremover er uaktuelt, når telefonvagten og e mailvagten lægges sammen. Ad punkt 17) Eventuelt Intet til dette punkt. Vi sluttede med Og Hatten gik rundt. Sindsrobønnen Side 11 af 11