Sådan køber vi ind i Faxe Kommune

Transkript

1 Sådan køber vi ind i Faxe Kommune

2 Faxe Kommunes opgave er at skabe fælles løsninger for kommunens borgere, at yde service og sikre velfærd, trivsel og fremgang. For at løse de mange opgaver er det nødvendigt at købe ind. Som en af Faxe Kommunes mange medarbejdere med indkøbsansvar, er du en vigtig nøgleperson. Som kommune har vi nemlig pligt til at forvalte skatteborgernes penge bedst muligt, og det gør vi blandt andet ved at købe ind efter princippet bedst og billigst. Når vi køber ind, har vi bl.a. forpligtelser i forhold til pris, kvalitet, miljø, etik og jura. Indkøb i så stor en enhed som Faxe Kommune er med andre ord en funktion, som kræver en professionel og gennemtænkt fremgangsmåde. Derfor har Faxe Kommune på linje med andre kommuner vedtaget en indkøbspolitik og har etableret en indkøbsenhed til at foretage det grundlæggende koordinerende indkøbsarbejde. Med denne pjece vil vi gerne gøre opmærksom på, hvor vigtigt det er, at alle Faxe Kommunes indkøbere handler i overensstemmelse med indkøbspolitikken, og loyalt overholder de indkøbsaftaler, der er indgået med udvalgte leverandører, så vi kan overholde love og regler samt spare så mange penge som muligt på indkøb. 2

3 Vi skal være prisbevidste... 4 Der er mange penge at spare ved at have en indkøbspolitik og ved at købe på de indkøbsaftaler, som Faxe Kommune har indgået, er du sikker på at overholde alle regler. Faxe Kommunes indkøbspolitik... 5 Indkøbspolitikken gælder for alle kommunale indkøb af varer, service- og tjenesteydelser. Dog med undtagelse af bygge- og anlæg. Indkøbsaftaler... 6 Faxe Kommune kan med fordel indgå centrale aftaler på vareog/eller tjenesteydelsesgrupper. Indkøb via E-handel... 6 På nogle indkøbsaftaler har Faxe Kommune valgt at varerne skal bestilles via Faxe Kommunes indkøbsportal (Prisme Indkøb). Brugergrupperne er vigtige i indkøbsarbejdet... 7 Indkøbsaftalerne bliver til på basis af det forarbejde der bliver gjort i brugergrupperne. Brugergrupperne er vigtige for at sikre de ønsker, krav og behov, som indarbejdes i den endelige aftale. Hvem køber ind i Faxe Kommune... 8 Da det er den enkelte afdeling eller institution som selv køber ind, er det vigtigt at kende reglerne herfor. HUSK EAN-nummer... 9 Alle leverandører skal fremsende sine fakturaer elektronisk. Det er derfor vigtigt at oplyse den betalende afdelings EAN-nummer ved bestilling af varer. Love og regler om udbud Når en bestemt gruppe af varer eller tjenesteydelser overstiger et vis beløb indenfor en 4-årig periode, er der nogle love som skal overholdes. Det gælder bl.a. Tilbudsloven og EU-udbudsreglerne. 3

4 Vi skal være prisbeviste Den første grund til at have en indkøbspolitik er, at vi skal lovgivningen samt at der er mange penge at spare ved indkøb. Ofte rigtig mange penge. Du er sikker på at overholde alle regler, når du køber ind hos de leverandører, som Faxe Kommune har indkøbsaftaler med. Vi er klar over, at for langt de fleste der køber ind i Faxe Kommune, er indkøb kun en sekundær opgave, og ved at benytte indkøbsaftalerne kan du koncentrere dig om dine primære opgaver. Fra tid til anden vil du måske opleve, at noget kan købes billigere i eksempelvis discountforretninger. Her er det vigtigt at huske på, at langt fra alle produkter lever op til de krav til kvalitet, service, miljø og arbejdsmiljø, som stilles af Faxe Kommune. For at styre indkøb i overensstemmelse med den vedtagne politik, har alle medarbejdere derfor pligt til at overholde Faxe Kommunes indkøbspolitik og hermed pligt til at handle på de indgåede indkøbsaftaler. 4

5 Faxe Kommunes Indkøbspolitik Indkøbspolitikken omfatter al kommunal virksomhed i Faxe Kommune og gælder for samtlige kommunale indkøb af varer, serviceog tjenesteydelser. Dog med undtagelse af bygge- og anlæg. Indkøbsdisponering foretages som hovedregel decentralt. De enkelte fagområder foretager således selv indkøb og er ansvarlige for, at disse indkøb sker i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik. Indkøbspolitikken kan findes i sin fulde længde på intranettet under Social Sundhed Økonomi/Indkøbsenheden/Indkøbspolitik. For at sikre en udmøntning af indkøbspolitikken samt en løbende opfølgning og fokus på indkøbsområdet, har indkøbsenheden udarbejdet udbudsplan. Derudover vil indkøbsenheden udarbejde en årsrapport samt skabe løbende dialog mellem fagområdernes indkøbere, og sikre brugerinddragelse ved nedsættelse af ad hoc brugergrupper. Klima, miljø og etik i indkøbspolitikken Faxe Kommune vægter miljø og etik højt i forbindelse med indkøb. Det betyder at Faxe Kommune, i det omfang det er muligt og hensigtsmæssigt, inddrager miljøhensyn og etik ved valg af leverandører. 5

6 Indkøbsaftaler Du kan læse mere om indkøbsaftaler på Intranettet under Centre/Økomoni&HR/Indkøbsenheden/Indkøbsaftaler. Indkøbsaftaler indgået af indkøbsenheden kan findes i Prisme Indkøb. Indkøbsaftalerne er obligatoriske for alle i Faxe Kommune. Dels er Faxe Kommune juridisk forpligtet til at overholde indgåede aftaler, dels kan Faxe Kommune kun opnå fordelagtige aftaler, herunder stærke priser, hvis vi har en høj troværdighed over for leverandørerne. Hvis du som indkøber ofte mangler en vare, der burde være omfattet af indkøbsaftalen med en bestemt leverandør, bør du kontakte indkøbsenheden for at få tilpasset sortimentet efter jeres afdelings behov. Er der vare- og/eller tjenesteydelsesgrupper som du mener Faxe Kommune med fordel kunne indgå en central aftale på, er du meget velkommen til at informere indkøbsenheden. Indkøb via E-handel På nogle indkøbsaftaler har Faxe Kommune valgt at varerne skal bestilles via Faxe Kommunes indkøbsportal (Prisme Indkøb). Man kan i Prisme Indkøb under punktet Indkøbsaftale se, hvilke aftaler Indkøbsenheden har indgået og yderst til højre vil der være vist et e-øje, hvis aftalen skal bruges via e-kataloger. Hvis der ikke er vist et e-øje så handles der på aftalen som tidligere. Se folder om E-handel på intranettet under Indkøbsenheden. 6

7 Brugergrupperne er vigtige i indkøbsarbejdet I forbindelse med større udbudsforretninger, nedsættes der brugergrupper bestående af fagpersoner samt indkøbsenheden. I det omfang der nedsættes brugergrupper, bliver indkøbsaftalerne til på basis af det forarbejde, der bliver gjort i brugergrupperne. Brugergrupperne er vigtige for at sikre de ønsker, krav og behov som indarbejdes i den endelige aftale. Indsatsen i brugergrupperne Deltagelse i brugergrupperne indebærer deltagelse i 2-5 møder i forbindelse med udarbejdelse af kravspecifikationer til udbudsmaterialet, samt udvælgelse af leverandører og tildeling af kontrakt. Det forventes, at medlemmerne i brugergrupperne bidrager til at udbrede kendskabet til indkøbsaftalerne i deres egen afdeling og organisationen i øvrigt. Desuden forventes det, at brugergruppernes medlemmer efter behov deltager i evalueringsmøder om indkøbsområdet. Udbudsplan Indkøbsenheden har udarbejdet en udbudsplan, hvor det fremgår, hvilke områder der udbydes hvornår. 7

8 Hvem køber ind i Faxe Kommune? Det er den enkelte afdeling eller institution, som selv forestår indkøb i forhold til den kompetence, som det enkelte Center har udstukket. Ansvarlig for indkøb er den budgetansvarlige i afdelingen/institutionen. Alle indkøb skal ske i henhold til reglerne i Faxe Kommunes indkøbspolitik. Ved uddelegering af indkøbsansvaret har den budgetansvarlige ansvaret for, at indkøbspolitikken overholdes. Det skal være klart for alle medarbejdere, hvem der har ret til at købe ind. Det skal være klart for alle medarbejdere, hvem der træffer beslutning om indkøb. Alle medarbejdere, som foretager indkøb, skal kende reglerne herfor. Der må aldrig foretages private indkøb gennem Faxe Kommune. Der må heller aldrig købes privat ind hos en af kommunens leverandører på en måde, så der opstår afhængighedsforhold mellem medarbejder og leverandør. Særlige regler vedr. IT og telefoni Indkøbsaftaler vedrørende IT (Pc er, skærme, m.v.) og telefoni administreres af IT-afdelingen. Det betyder, at indkøb af varer og tjenesteydelser på dette område kun bør ske efter aftale med IT-afdelingen. 8

9 Leasing-, leje- og serviceaftaler. Der henvises til principper for økonomistyring. Intranettet/Center Økonomi&HR/Økonomi Særlige regler for kopimaskiner og printere. Køb af kopimaskiner og printere skal ske gennem IT-afdelingen og ske i overensstemmelse med printerstrategien. HUSK EAN-nummer Det er et lovkrav, at leverandøren skal fremsende sin faktura elektronisk. Husk derfor at oplyse den betalende afdelings EAN-nummer ved bestilling af vare. Hvis leverandøren ikke er vant til at sende e-faktura, kan du henvise til hjemmesiden 9

10 Love og regler om udbud Alle offentlige myndigheder skal overholde en række regler i forbindelse med indkøb. De vigtigste regler er Tilbudsloven og EU-udbudsreglerne. Disse love skal anvendes, når Faxe Kommune køber en bestemt gruppe af varer eller tjenesteydelser over et vist beløb indenfor en 4-årig periode. Det betyder, at du ALTID skal kontakte indkøbsenheden for vejledning i følgende tilfælde: - du skal købe varer og/eller tjenesteydelser, som du ved at andre afdelinger og institutioner også har brug for at købe som f.eks. kontorartikler, fødevarer, rengøringsartikler mv. - du skal selv købe varer eller tjenesteydelser for over ,00 kr. (i de næste 4 år) - du skal måske købe for over ,00 kr. (de næste 4 år) af den samme gruppe af varer eller tjenesteydelser Varegruppe skal forstås MEGET bredt. Man kan således ikke undgå at udbyde indkøb af kontorartikler ved at kalde blyanter for en varegruppe og kopipapir for en anden varegruppe. Det er vigtigt at være opmærksom på, at det er ALT det ALLE i HELE Faxe Kommune køber af samme varegruppe i en 4-årig periode, som skal tælles med i det samlede beløb på ,00 kr.. Hvis du skal handle for mellem ,00 kr. og ,00 kr. skal der udbydes efter Tilbudsloven. Her er tale om en annonceringspligt i nationale medier. 10

11 Hvis du skal handle for over ,00 kr. skal der udbydes efter EU-udbudsreglerne. Her skal der annonceres i EU-tidende. I begge tilfælde skal man, inden annonceringen, vælge om man vil tage det tilbud som er billigst eller økonomisk mest fordelagtigt. Faxe Kommunes indkøbspolitik lægger op til, at vi vælger økonomisk mest fordelagtigt. Når man vælger det økonomisk mest fordelagtige tilbud, får man mulighed for at lægge vægt på andre kriterier end pris. Det kan være kriterier som kvalitet, leveringssikkerhed, service og miljø. Faxe Kommune skal ved tilrettelæggelsen og gennemførelsen af udbuddet og tildelingen af ordren sørge for, at der ikke sker forskelsbehandling af tilbudsgiverne, og at udvælgelsen sker på grundlag af objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier. Hvis reglerne ikke overholdes kan det udløse bøde og erstatningskrav fra leverandører, som ikke har haft mulighed for at afgive tilbud, eller som har fået forkastet et tilbud på forkert grundlag. 11

12 Kontaktoplysninger Indkøbsenheden Frederiksgade Haslev Lars Engell Tlf.: [email protected] Susanne B. Nielsen Tlf.: [email protected] Nyhedsbrev Indkøbsenheden vil jævnligt udsende nyhedsbreve. Nyhedsbrevene vil omhandle indkøbsrelaterede emner for personer som køber ind i Faxe Kommune. De vil være tilgængelige på intranettet under Centre/Økonomi&HR/Indkøbsenheden/Nyhedsbrev. Faxe Kommune Maj,