Drifts- og Arkivinstruks Drift-Locator

Transkript

1 Jour. Nr. A01-E HEN/ILS Drifts- og Arkivinstruks Drift-Locator April 2013, ajourført november 2004 og maj 2006 Ver.: 1,20

2 Jour. Nr. A01-E HEN/ILS Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Identifikation af arkivalier 3 3. Dokumenter 3 4. Navngivning af dokumenter 4 5. Oplysninger i databasen om dokumenter 5 6. Oversigt Arter og Underarter 6 7. Særlige forhold 6 8. Overførelse af mange data 6

3 Drift-Locator Side 3 af 7 1. Indledning Denne arkivinstruks beskriver, hvilke krav der stilles til dokumenter der skal arkiveres digitalt i Drift-Locator. Det er Driftsområdet (DRIO), der er ansvarlig for de dokumenter, der er i systemet og det er DRIO, der skal tage stilling til, hvilke nye dokumenter, der skal indlægges og hvilke der skal udtages. Det er DRIO, der er ansvarlig for aflevering af de data, som skal tilgå Statens Arkiver i forbindelse med de løbende arkivperioder. 2. Identifikation af arkivalier Generelt indsamles og arkiveres kun dokumenter, som beviseligt har relevans for drift af vejene. Det vil sige, at der skal være overensstemmelse mellem kort og terræn. Fremtidige planer eller planforslag, der ikke er blevet til noget, hører således ikke hjemme i Drift-Locator. Ved nybyggeri af veje leveres tegninger til KJ1, som sørger for at navngive dokumenter og efterfølgende lægge dem Drift-Locator. Alle tegninger, der har relevans, skal modtages og indlægges. Ved overdragelse af vej fra en kommune er det den lokale DRI-AFD eller DRI-SEK, som skal sørge for, at relevante papirdokumenter sendes til KJ1 for arkivering i Drift- Locator. 3. Dokumenter Dette afsnit beskriver hvordan arkivdokumenter (papir og elektronisk) skal digitaliseres (forberedes til Drift-Locator), og hvordan de enkelte filer skal navngives. Papirarkivmateriale Tegninger leveres i PDF format med dimensioner svarende til print af tegning i 1:1. Krav i forbindelse med modtagelse af dokumenter Der skal fremgå følgende af tegningshovedet: Vejnr., fra KMT og til KMT

4 Drift-Locator Side 4 af 7 4. Navngivning af dokumenter Dette afsnit beskriver det grundlag der er anvendt for navngivning af tegninger (tegningsnr.) i Driftsområdet. Dokumentnavngivning er ens for alt arkivmateriale og skal følge nedenstående retningslinier (Navnet skal også skrives ind på tegningen, normalt et sted i nederste højre hjørne): H70-188,9D-25HRS Beskrivelse x H H for hovedlandevej, alle statsveje starter med H (stort H) x 70 Vejnummer i henhold til VIS For statsvejene kan vejnumret være fra et til syv cifre x - Bindestreg x 188 Den Frakmt der forekommer på tegningen Frakmt i henhold til VIS, Komma - medtages kun såfremt der er meter i vejnummeret 917 Den Fra meter der forekommer på tegningen, i hele 100 m Hvis den er 0, medtages den ikke Fra meter i henhold til VIS D Dette bogstav (stort) medtages hvor der er flere tegninger af samme kilometrering og art x - Bindestreg x 25 Tegnings art i henhold til særlig oversigt HRS Dette er tegnings-underart i henhold til særlig oversigt Såfremt der ikke er underart for tegningen medtages der ikke nogle bogstaver Underarter angives med store bogstaver Små bogstaver a,b,. og de danske tegn Æ, Ø,Å er ikke tilladt i dokumentnavnet. Dokumentnavne må ikke indeholde mellemrum. Der skal som vist i stedet bruges - til at adskille de enkelte tegn.

5 Drift-Locator Side 5 af 7 5. Oplysninger i databasen om dokumenter I databasen angives nedenstående oplysninger for fuld beskrivelse af et dokument Bemærkninger Datanavn Beskrivelse Eksempel på dataværdi Obligatorisk Best Vejbestyrelse 0 Heltal i henhold til VIS Ja varchar(3) Vej. Nr. Vejnummer 20 Heltal i henhold til VIS Ja varchar(4) Vejdel Vejdel 0 Heltal i henhold til VIS char(8) Frakmt Fra kilometrering 35 Det er et heltal for meter i henhold til VIS Ja char(3) Fram Fra meter 59 Det er et heltal for meter i henhold til VIS char(4) Tilkmt Til kilometrering 46 Det er et heltal for meter i henhold til VIS char(3) Tilm Til meter 550 Det er et heltal for meter i henhold til VIS char(4) Distrikt Distrikt Ø Bogstav (Ø for distrikt Øst) char(1) Art Tegningsart nummer 4 Heltal. Se bilag Ja varchar(2) Underart Tegningsunderart (bogstav) Type C Store bogstaver. Se bilag varchar(3) Tegn. nr. Tegningsnummer H3-35,059-4C Dette er en sammensætning af vejnr. kilometrering og hvilken fag kategori (art) som tegningen indeholder. Se bilag Ja varchar(25) Gl. tegn. nr. Gammelt tegningsnummer 5304K varchar(20) Dato Revisionsdato Det er den seneste revisionsdato dato Angives altid i åååå-mm-dd Såfremt kun år kendes angives åååå Mål Målestoksforhold 1:25000 Der kan forekomme flere målforhold på en tegning varchar(15) Sted Sted Københavns Amt Her angives navnet på større lokalitet varchar(255) Detailsted Detailsted Brønshøj Her angives navnet på mindre lokalitet Samt for signalanlæg anlægsnummer varchar(255) Beskrivelse Afvandingslængdeprofil Afvandingslængdeprofil Hvad tegningen indeholder teknisk varchar(255) Vejnavn Vejens navn Holbækmotorvejen Vejnavnet i henhold til cpr. nr. varchar(255) Rute Vejens rute nummer E20,E45 Der er normalt et rutenummer på statsvejene, men der kan forekomme op til flere varchar(15) Bynavn Bynavn Glostrup Navn på by/kommune varchar(255) Artsnavn Tegningsart (navn) Katastrofeplan I henhold til særlig liste varchar(255) Underartsnavn Underartsnavn Nødtelefon, Gennemkørsler, Åbninger Dir Stinavn til tegningsfil /data/tegn_adm_dri/ H03/ I henhold til særlig liste varchar(255) Sti hvor data ligger varchar(40) SA_Dato Afleveringsdato (SA) Dato hvor tegningsdata er afleveret til SA dato Dokument ID Automatgenereret max 8 karakterer int(11) dokument ID O_Dato Overdragelsesdato Dato for overdragelse til ny vejmyndighed dato O_Til Overdraget til Kbh. Amt Den vejmyndighed der nu har overtaget varchar(60) vejen og som derfor har fået overdraget kopi af filen Datanavn Beskrivelse Eksempel på dataværdi Bemærkninger Obligatorisk Type Type Scan_dato Scannet? (analog/digital) Dato tegningen er scannet Digital Oplysning om tegningen foreligger digital, eller om det er en skannet analog tegning varchar(7) Dato hvor tegningen er skannet dato

6 Drift-Locator Side 6 af 7 Arkiv_dato Dato for at filen udtages af arkiver Når en fil udtages af arkivet bliver teksten stående i oversigten således at man kan se hvor gl. tegninger er kommet hen dato Ext Tegningsformat.pdf.tif Format på den scannede tegning (og dermed externsion på filnavn) char(5) Gyldig Er tegningen gældende? 1 Oplysning om tegningen er gyldig eller ikke gyldig smallint(6) 6. Oversigt Arter og Underarter De forskellige tegninger er jævnfør punkt 5 inddelt i arter og underarter, for på denne måde at lette en specifik søgning. F.eks er alle afvandingstegninger tildelt art nr. 10 og herunder er der så et antal underarter. Den aktuelle oversigt over arter og underarter findes på Drift-Locator, under menuen Vis Artsoversigt 7. Særlige forhold For tegninger under art 27 Signalanlæg og art 40 Belysning, skal der under Detailsted indsættes projektnumret som det pågældende anlæg har (anlægsnummer) i henholdsvis SIGLYS og VEJLYS. Dette skal indtastes således at de pågældende systemer kan hente relevante tegninger mm. i Drift-Locator. 8. Overførelse af mange data Såfremt der skal overføres mange data til Drift-Locators database, kan der med fordel anvendes et Excel regneark med følgende opsætning (eksempel). Driftsområdet kan udlevere en skabelon af det regneark der skal udfyldes xx Best vejnr vejdel frakmt fram tilkmt tilm Distrikt art underart tegnnr gltegnnr dato maal sted detailsted beskrivelse Vejnavn Rutenummer Bynavn SA_Dato O_Dato O_Til Dir Name Ext