PROCEDURE FOR ARKIVERING AF BYGVÆRKSDATA

Transkript

1 Rev. ved ARH okt PROCEDURE FOR ARKIVERING AF BYGVÆRKSDATA 1. Indledning. Der skal indsamles og revideres brodata i forbindelse med anlæg af nye bygværker og større ombygninger i VD-anlægsområderegi samt i forbindelse med reparation og evt. ombygninger af eksisterende bygværker i VD-driftsområderegi. Skilteportaler, støttemure og støjskærme og alle underføringer med spændvidde mindre end 2.00 m, der er åbne (synlig) på begge sider af vejforløbet, skal behandles på samme måde som anlæg af nye bygværker og reparation af bygværker. Disse bygværker vil ikke blive særskilt omtalt i det følgende. Ved brodata forstås dels arkivdata (statiske beregninger, som udført tegninger, geotekniske rapporter mv.) og dels registreringsdata (broidentifikation, passagedata, beliggenhed samt udvalgte tekniske data). Proceduren beskriver hvorledes data løbende skal indsamles med henblik på senere upload til forvaltningssystemet DANBRO. Proceduren henvender sig således til VD s rådgivere, planlægningsområdet i VD, anlægsområdet i VD og driftsdivisionen i VD og beskriver hvorledes samarbejdet skal foregå mellem: Rådgivernes projektledere, tilsyn og arkivkoordinatorer i det efterfølgende benævnede superbrugere, og Planlægningsområdets projektledere, og Anlægsområdets fagprojektledere, anlægskoordinatorer, tilsynsledere og brokoordinatorer, samt Driftsdivisionens opgaveansvarlige for små -, respektive store broer samt registratorer af arkiv- og registrerinddata samt brokoordinatorer. Proceduren opdateres løbende efter behov. 2. Anlæg af nye bygværker og ombygningsarbejder i VD-anlægsområde regi. Der skal registreres og indsamles på 3 tidspunkter: et begrænset antal registreringsdata på et tidligt tidspunkt i anlægsfase 2, et udvidet omfang af registreringsdata i forbindelse med entreprenørudbud af bygværket, og 100 % registreringsdata og arkivdata max. 3 måneder efter at bygværket er afleveret af entreprenøren til VD. 1

2 2.1 Oprettelse af nye bygværker i DANBRO Nye planlagte bygværker skal oprettes i DANBRO allerede på for-projekttidspunktet eller i VVM-fasen (anlægsfase 2). Rådgiveren fremsender, evt. via planlægningsområdets projektleder, en liste og en plantegning med de nye bygværker på den planlagte strækning til VD s aktuelle brokoordinator. Listen og tegningen skal indeholde: - Beskrivelse af om bygværket er en OF/UF - Bygværkets betegnelse, f.eks. OF af vejnavn - Koordinater (angivet i EUREF 89 decimal grader) - Plantegning af den geografiske beliggenhed, især ved nye veje. Brokoordinatoren checker listen over bygværker og indhenter registreringsnumre til de enkelte bygværker hos registrator, som registrerer ovennævnte data i DANBRO, broer under anlæg. Brokoordinatoren fremsender registreringsnumrene til rådgiveren. Brokoordinatoren registrerer antallet af bygværker på en strækning i listen, som omfatter alle bygværker i VD-regi, der er under planlægning eller anlæg. Proceduren fremgår af figur 1. Registreringsnumre er unikke data til det enkelte bygværk og kan aldrig ændres. Dog kan beskrivelsen af bygværker OF/UF, beliggenhed, mm. justeres indtil Som Udført materialet er lagt ind i DANBRO. Navnet på projektets brokoordinator kan altid blive oplyst af VD s projektleder i planlægningsområdet, såfremt navnet ikke er kendt i forvejen. Rådgiver: - Liste med nye broer Liste med registreringsnumre Liste Brokoordinator - Check af liste Liste - Tildeling af registreringsnumre Registrering i DANBRO, Broer under anlæg Opdaterer ANL s broliste Figur 1, Oprettelse af bygværk, tildeling af broregistreringsnummer Figur 1, Oprettelse af bygværk, tildeling af registreringsnummer. 2

3 2.2 Registrering af data på udbudstidspunktet. I forbindelse med rådgiverens fremsendelse af bygherreoverslaget forud for licitation indsamler rådgiveren - for de enkelte bygværker - alle nødvendige registreringsdata (excl. passagedata) som er specificeret i datablad til DANBRO. Data udarbejdes på baggrund af licitationsmaterialet og inddateres i et excel-regneark som er udarbejdet af VD. Regnearket sendes til brokoordinatoren. Rådgiver: - Udarbejdelse af registringsdata Brokoordinator Excel-regneark Excelregneark - Opdaterer passagedata Registrering i DANBRO, Broer under anlæg Opdaterer ANL s broliste Figur 2, Registrering af brodata på udbudstidspunktet. Brokoordinatoren fremsender materialet til registratoren som registrerer passagedata og uploader data til DANBRO, Broer under anlæg og brokoordinatoren opdaterer Brolisten med alle bygværker under planlægning og anlæg, se figur Aflevering af Som Udført materiale. Senest 3 måneder efter, at bygværket er afleveret fra entreprenøren til VD skal arkiv og registrerings data foreligge. Processen omkring indsamling og registrering af data fremgår af nedenstående. Rådgiverens tilsyn skal: Indsamle alt relevant arkivmateriale (omfanget fremgår af gældende arkivinstruks) og rette/opdatere Som udført tegninger. Opdaterer registreringsdata i henhold til datablad til DANBRO (excel-regneark). Digitalisere alt arkivmateriale (jf. gældende arkivinstruks) og uploade materialet inkl. excel-regneark til en projektmappe klar til senere overførsel af data til VD. Angive af hvem og hvornår materialet er udført. 3

4 Rådgiverens superbruger/kontrollant skal: Kontrollere at alle arkivdata og registreringsdata i projektmappen er korrekte (er alle DANBRO konventioner overholdt i relation til paradigmer, tegninger, navngivning, mv.) Bekræfte at alt materiale er checket og angive hvem og hvornår data er godkendt (initialer og dato anføres på regnearket med registreringsdata). Superbruger er dermed dataansvarlig. Uploade alt Som Udført materiale til en folder med én mappe til hvert enkelt bygværker (ingen undermapper må bruges). Sende materialet (filerne) til brokoordinatoren og informere om at materialet er klar til indlæggelse i DANBRO. VD s Brokoordinator skal: Åbne Som Udført materialet og stikprøvevis kontrollere data (ser art og omfang af det fremsendte rimeligt ud?). Brokoordinater er dermed arkivansvarlig. Kontakte registrator og meddele at Som Udført materiale er klar til overførsel til DANBRO og dermed sende materialet/filerne til registrator. Registrator skal: Supplere/revidere excel-regneark med passagedata Indlægge registreringsdata i DANBRO Indlægge arkivmateriale i DANBRO Registrere dato for indlæggelse i DANBRO (Danbro og Excel ark) Processen fremgår af figur 3. Rådgiver, tilsyn: - Indsamler arkivmateriale og registreringsdata Digitaliseret arkivmateriale og excel-regneark Rådgiver, Superbruger: -Kontrollerer arkivmateriale og excel-regneark Brokoordinator *): - Stikprøvevis kontrol af brodata Digitaliseret arkivmateriale og excel-regneark uploaded til VDrum Klar til inddatering i DANBRO -Revision af passagedata Inddatering i DANBRO Opdatering af ANL s broliste **) Figur 3, Registrering af brodata Som udført. *) Ved reparation af broer udføres opgaven af den opgaveansvarlige for reparationen **) Efter reparation af broer opdateres DANBRO s generaleftersynsmodul. 4

5 Eftersom brokoordinatoren er arkivansvarlig skal koordinatoren tillige eventuelt rykke rådgiverne for fremsendelse af Som udført materiale eller eventuelle rettelser af tidligere fremsendt materiale. 3. Aflevering af materiale i forbindelse med reparation af eksisterende broer i VDdriftsdivisions vedligeholdelsesområderegi. Dataindsamlingen omfatter data fra reparationer og evt. ombygninger i VDdriftsdivisionsregi. Alle registreringsdata og arkivdata skal indsamles og registreres max. 3 måneder efter at reparationen er afleveret af entreprenøren til VD. Rådgiverens tilsyn skal: Indsamle arkivmateriale (omfanget fremgår af gældende arkivinstruks) og rette/opdatere Som udført tegninger Digitalisere alt arkivmateriale (jf. gældende arkivinstruks) og uploade materialet til en projektmappe klar til senere overførsel af data til VD. Indhente eksisterende registreringsdata (Excel arket fås ved henvendelse til registrator) og checke og evt. revidere alle eksisterende registreringsdata samt supplere med nye data iht. Som udført reparationen. Alle reviderede data registreres på Excel-regnearket som ligeledes uploades til en projektmappe. Angive af hvem og hvornår materialet er registreret. Rådgiverens superbruger/kontrollant skal: Kontrollere om alle arkiv og registreringsdata er korrekte (er alle DANBRO konventioner overholdt i relation til paradigmer, tegninger mv.?). Bekræfte at alt materiale er checket og angive hvem og hvornår data er godkendt. Uploade alt Som Udført materiale til en folder med én mappe til hvert enkelt bygværker (ingen undermapper må bruges). Fremsende materialet til den opgaveansvarlige for reparationen og informerer om at materialet er klar til indlæggelse i DANBRO. De opgaveansvarlige for reparationer skal: Åbne Som udført materialet og stikprøvevis kontrollere data (ser art og omfang af det fremsendte rimeligt ud?) De opgaveansvarlige er således ansvarlig for at data udarbejdes og skal evt. rykke for data. De opgaveansvarlige er arkivansvarlige. Fremsende Som udført materiale til registrator, der sørger for overførsel til DANBRO. Registrator skal: Modtage data og registrere data i nødvendigt omfang i ESDH. Supplere/revidere excel-regneark med passagedata. Indlægge registrerings- og arkivmateriale i DANBRO. Registrere dato for indlæggelse i DANBRO. Processen er beskrevet på figur 3. 5