UDBUDSBETINGELSER. for. udbud med forhandling vedrørende: Vedligeholdelse, videreudvikling og forvaltning

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER for udbud med forhandling vedrørende: Vedligeholdelse, videreudvikling og forvaltning af Det Statistiske Datavarehus (DSDW), Jobindsats og Refusionsløsningen

2 Indhold 1. Ordregiver De retlige rammer Udbudsmaterialet Generelt Mindstekrav og krav Ansøgning om prækvalifikation Generelt Skriftlige spørgsmål forud for prækvalifikation Ansøgningsfrist Forhandlingsfasen Det indledende tilbud Skriftlige spørgsmål i forhandlingsfasen Mulighed for at tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud Gennemførelse af forhandlingerne Endelige tilbud Generelt om det endelige tilbuds indhold Formkrav til tilbud Skriftlige spørgsmål Ordregivers vurdering af de endelige tilbud Tildeling af kontrakt Tidsplan for udbudsforretningen Udbudsbetingelser Side 2 af 18

3 1. ORDREGIVER Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) Njalsgade 72A 2300 København S Hjemmeside: Kontaktperson: Camilla Rasmussen adresse: [email protected] 2. DE RETLIGE RAMMER Dette udbud afholdes som udbud med forhandling efter reglerne i udbudslovens De virksomheder, der prækvalificeres efter udvælgelsesfasen i udbuddet, vil blive inviteret til at deltage i forhandlingsfasen, jf. pkt. 4, der starter med, at tilbudsgiverne afleverer et indledende tilbud. Forhandlingsfasen kan gentages, således at der afleveres mere end et indledende tilbud, og der gennemføres flere forhandlingsrunder. Efter forhandlingsfasens afslutning afgiver tilbudsgiverne endelige tilbud, jf. pkt. 6. Alle opstillede frister for udbudsforretningen i nærværende udbudsbetingelser er vejledende. Ordregiver forbeholder sig således ret til at ændre tidsfristerne, såfremt det bliver nødvendigt. Såfremt en eller flere tidsfrister ændres, vil tilbudsgiverne blive informeret skriftligt herom. 3. UDBUDSMATERIALET 3.1 Generelt Udbudsmaterialet, der udgør grundlaget for gennemførelsen af processen, omfatter følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelsen. Nærværende udbudsbetingelser. Appendiks A til udbudsbetingelserne med uddybning af tildelingskriterier Appendiks B til udbudsbetingelserne med vejledning til ESPD en. Appendiks C til udbudsbetingelserne med fortrolighedserklæring Appendiks D til udbudsbetingelserne - format for eventuel støtteerklæring, jf. udbudsbekendtgørelsen Appendiks E til udbudsbetingelserne med dokument til tilbudsgivers kommentarer til krav i udbudsmaterialet. Udbudsbetingelser Side 3 af 18

4 Udkast til kontrakt mellem ordregiver og den vindende tilbudsgiver. Udkast til kontraktens bilag 0-16 som indeholder detaljerede krav til de ydelser, der anskaffes. Appendiks til bilag 10 (Kompetence- og erfaringsmatricer, CV-skabelon). Datarum etableret som et elektronisk arkiv. Udbudsmaterialet kan revideres i løbet af processen, jf. pkt Hele udbudsmaterialet er tilgængeligt via STAR s hjemmeside: -> Om STAR -> Udbud Datarum Særligt under hensyn til IT-sikkerhed finder STAR det nødvendigt at begrænse udbredelse af kendskab til kildekoder mv. til, hvad der er nødvendigt for at sikre ligebehandling af tilbudsgiverne. Det er således kun de prækvalificerede ansøgere, der vil få adgang til at gøre sig bekendt med relevant dokumentation og kildekode relateret til den udbudte kontrakt via et datarum. Det forudsættes, at de har gjort sig bekendt med materialet i datarummet forud for tilbudsafgivelsen. Datarummet til dette udbud kan ses på følgende adresse: filkassen.statens-it.dk De prækvalificerede ansøgere vil få adgang til kildekoden og dokumentationen i datarummet mod en underskrevet fortrolighedserklæring (Appendiks C), som hurtigst muligt efter modtagelsen af prækvalifikationen skal sendes til: [email protected] De prækvalificerede ansøgere vil umiddelbart efter modtagelse af den underskrevne fortrolighedserklæring modtage en til den i prækvalifikationsansøgningen anførte kontaktpersons -adresse med log-in-oplysninger til datarummet. Ved modtagelse af en med log-in-oplysninger til datarummet bedes tilbudsgiver kvittere for modtagelsen via til følgende adresse: [email protected] 3.2 Mindstekrav og krav Ordregiver har i udbudsmaterialet stillet visse mindstekrav til den udbudte ydelse. Sådanne mindstekrav vil ikke blive ændret i løbet af udbudsprocessen, og ved afgivelsen af det endelige tilbud skal alle mindstekrav opfyldes/overholdes. Udbudsbetingelser Side 4 af 18

5 Ordregivers øvrige krav (ikke mindstekrav) til den udbudte ydelse kan indgå i forhandlingerne, og ordregiver kan foretage ændringer af sådanne krav i løbet af processen. Eventuelle forbehold over for sådanne krav i tilbudsgivernes endelige tilbud vil blive håndteret som beskrevet i pkt ANSØGNING OM PRÆKVALIFIKATION 4.1 Generelt Interesserede ansøgere kan indgive anmodning om prækvalifikation. Betingelserne for udvælgelse og ordregivers objektive kriterier for begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, fremgår af udbudsbekendtgørelsen. 4.2 Skriftlige spørgsmål forud for prækvalifikation Eventuelle spørgsmål i forbindelse med prækvalifikationen kan rettes til Kirsten Gerdt på -adressen [email protected]. Alle spørgsmål bør indeholde en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet som spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål skal afgives på dansk. Alle svar bliver afgivet på dansk. Spørgsmål (i anonymiseret form) og svar herpå vil løbende blive offentliggjort på -> Om STAR -> Udbud. Ordregiver ser gerne, at spørgsmålene stilles senest den 15. juni Hvis ordregiver modtager spørgsmål efter denne dato, vil ordregiver besvare sådanne spørgsmål senest den 20. juni 2016, medmindre ordregiver vurderer, at dette er uforholdsmæssig byrdefuldt. Det er ansøgernes eget ansvar løbende at holde sig orienteret om offentliggørelse af eventuelle spørgsmål og svar på hjemmesiden. 4.3 Ansøgningsfrist Ansøgningsfristen er mandag den 27. juni 2016, kl. 12:00 Ansøgninger, som modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Ansøgningen skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering Att: Camilla Rasmussen Njalsgade 72 A 2300 København S Udbudsbetingelser Side 5 af 18

6 Ansøgningen bedes mærket»»kontrakt om vedligeholdelse, videreudvikling og forvaltning af Det Statistiske Datavarehus (DSDW), Jobindsats og Refusionsløsningen«Må ikke åbnes af postfunktionen.«ordregiver ser gerne, at ansøgningen om prækvalifikation fremsendes i 2 papireksemplarer og i 1 elektronisk version (USB-stik). Ansøgningen om prækvalifikation kan ikke afgives pr. . Ved eventuelle uoverensstemmelser mellem papirversionen og den elektroniske version har den elektroniske version forrang. 5. FORHANDLINGSFASEN Forhandlingsfasen løber fra de udvalgte ansøgeres modtagelse af ordregivers opfordring til at deltage i processen og frem til anmodning om endelige tilbud, jf. pkt. 6. Forhandlingsfasen har som det væsentligste til formål at etablere en hensigtsmæssig ramme for dialog mellem ordregiver og tilbudsgiverne om de indledende tilbud og ordregivers udbudsmateriale. Dialogen via forhandlingerne skal sikre, at de endelige tilbud bedst muligt opfylder ordregivers behov, understøtte en effektiv og god konkurrence om ordren og hindre misforståelser og fejl. Tilbudsgiverne opfordres til at deltage i forhandlingerne med eksperter og nøglepersoner, der har den fornødne ekspertise. 5.1 Det indledende tilbud Tilbudsgiverne skal afgive indledende tilbud i overensstemmelse med de i pkt. 6.1 fastsatte retningslinjer, der således også gælder for de indledende tilbud med de modifikationer, der fremgår nedenfor. Det indledende tilbud skal være et fuldt tilbud baseret på det udbudsmateriale, der er oplistet ovenfor i pkt. 3. Tilbudsgiverne bør tilstræbe, at alle mindstekrav er opfyldt, og prissætningen i tilbuddet bør være baseret på en fuld opfyldelse af samtlige mindstekrav. Manglende opfyldelse af mindstekrav (og andre grundlæggende elementer) fører dog ikke til ukonditionsmæssighed i de indledende tilbud. Såfremt tilbudsgiverne identificerer krav, kontraktbestemmelser eller lignende, som forekommer uhensigtsmæssige, herunder forhold, som vurderes at udgøre væsentlige risiko- eller omkostningsfaktorer, opfordres tilbudsgiverne til at angive Udbudsbetingelser Side 6 af 18

7 disse sammen med det indledende tilbud i et særskilt dokument (Appendiks E). Tilbudsgiverne bør i den forbindelse begrunde, hvorfor det/de pågældende forhold er identificeret som uhensigtsmæssige, ligesom tilbudsgiverne bør foreslå alternativer hertil. Forhold oplistet i bilag 2 betragtes ikke som en del af tilbuddet (men som et oplæg til forhandlingerne), og oplistningen betragtes derfor heller ikke som forbehold. De identificerede forhold vil kunne danne grundlag for forhandlingerne. Fristen for afgivelse af indledende tilbud er fredag den 16. september 2016 kl. 12:00. Indledende tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning, og sådanne tilbudsgivere vil ikke have mulighed for at deltage i den videre proces. Efter gennemgang af de indledende tilbud kan ordregiver inden for rammerne af ligebehandlingsprincippet anmode tilbudsgiverne om at indsende supplerende oplysninger mv., som vurderes nødvendige for en tilfredsstillende gennemførelse af forhandlingerne. 5.2 Skriftlige spørgsmål i forhandlingsfasen Spørgsmål til udbudsmaterialet forud for fristen for aflevering af indledende tilbud, jf. pkt. 5.1, følger retningslinjerne i pkt. 6.3, hvortil der derfor henvises. Ordregiver ser gerne, at spørgsmålene stilles senest den onsdag den 31. august Hvis ordregiver modtager spørgsmål efter denne dato, vil ordregiver besvare sådanne spørgsmål senest den fredag den 9. september 2016, medmindre ordregiver vurderer, at dette er uforholdsmæssigt byrdefuldt. Ordregiver tilstræber løbende at besvare spørgsmål hurtigst muligt. Spørgsmål skal være på dansk og skal stilles pr. til følgende adresse: [email protected]. Tilbudsgivernes spørgsmål og ordregivers besvarelser vil blive anonymiseret og derefter sendt til samtlige tilbudsgivere pr Mulighed for at tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud Ordregiver forbeholder sig at tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud, og tilbudsgiverne kan derfor ikke påregne, at der gennemføres forhandlingsrunder, jf. pkt Tilbudsgiverne skal derfor sørge for, at tilbuddene er fuldstændige, og at prissætningen er sket på baggrund af det udbudsmateriale, der danner grundlag for tilbudsafgivelsen. Tilbudsgivernes oplistning af uhensigtsmæssigheder mv. i bilag 2 betragtes som ovenfor nævnt ikke som en del af Udbudsbetingelser Side 7 af 18

8 tilbuddet og derfor heller ikke som forbehold. Der er alene tale om oplæg til forhandlingsemner. 5.4 Gennemførelse af forhandlingerne Efter modtagelse af de indledende tilbud afholder ordregiver individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlingsprincippet, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlinger med ordregiver. Ordregiver kan indkalde til flere forhandlingsmøder, såfremt det viser sig nødvendigt, men alle tilbudsgivere får tilbudt det samme antal forhandlingsmøder. Det er ordregiver, der beslutter, hvornår forhandlingsfasen afsluttes Temaer for forhandlingsmøderne Ordregiver har nedenfor oplistet de temaer, som ordregiver især finder nødvendigt at drøfte med tilbudsgiverne: Tema 1: Timepriser Tema 2: Tilbudte leverandørteams kvalifikationer Tema 3: Opstartsfasen Ordregiver kan i løbet af forhandlingsfasen tilføje eller ændre de temaer, som ønskes drøftet med tilbudsgiverne. Det kan f.eks. være, at de indledende tilbud giver anledning til at tilføje yderligere emner til ovenstående. Endelig dagsorden for forhandlingsmøderne vil blive udsendt til tilbudsgiverne i god tid før forhandlingsmøderne. Det forventes, at forhandlingsmøderne vil blive afviklet efter nedenstående tidsplan, men der kan forekomme ændringer: Tilbudsgiver 1 Mandag den 26. september 2016 kl Tilbudsgiver 2 Tirsdag den 27. september 2016 kl Tilbudsgiver 3 Onsdag den 28. september 2016 kl Referat og feedback Ordregiver udarbejder efter hvert forhandlingsmøde et referat, der vil blive udsendt til den pågældende tilbudsgiver. Referaterne vil ikke blive offentliggjort, og det enkelte referat vil derfor kun blive sendt til den pågældende tilbudsgiver, der har Udbudsbetingelser Side 8 af 18

9 deltaget i forhandlingsmødet. Er der på et forhandlingsmøde behandlet spørgsmål af generel karakter, vil besvarelsen af sådanne spørgsmål dog blive udsendt til alle tilbudsgivere. Tilbudsgiverne vil få mulighed for at kommentere og bekræfte oplysningerne i referatet. Referatet kan ikke tillægges nogen selvstændig retlig betydning for tilbudsafgivelsen, der alene skal ske på grundlag af det endelige udbudsmateriale. Med henblik på at undgå et unødvendigt ressourceforbrug hos tilbudsgiverne tilstræber ordregiver gennem forhandlingsmøderne og referaterne at meddele tilbudsgiver, hvis der er konstateret forbehold i de indledende tilbud, herunder særligt mindstekrav i udbudsmaterialet. Manglende afgivelse af sådan meddelelse kan dog af tilbudsgiver ikke tages som udtryk for, at forbehold af denne karakter ikke foreligger. Det er alene tilbudsgivers ansvar at sikre, at det endelige tilbud overholder alle mindstekrav i udbudsmaterialet. Under forhandlingsmøderne vil tilbudsgiverne få feedback på stærke og svage punkter i de indledende tilbud. Denne feedback gives med henblik på at sikre, at tilbudsgiverne kan optimere deres tilbud i den videre proces Revideret udbudsmateriale Ordregiver kan foretage ændringer i udbudsmaterialet på baggrund af oplysninger og erfaringer opnået gennem forhandlingsfasen. Ordregiver kan bl.a. ændre i krav, tilføje nye krav og lade krav bortfalde, jf. pkt Det reviderede udbudsmateriale vil danne grundlag for de endelige tilbud, jf. pkt. 6 (eller de efterfølgende indledende tilbud, såfremt forhandlingsprocessen gentages med anmodning om endnu et (eller flere) indledende tilbud og yderligere forhandlingsrunder). Alle tilbudsgivere modtager det reviderede udbudsmateriale samtidig og får lige lang tid til at udarbejde de endelige tilbud Fortrolighed Ordregiver vil sørge for, at alle tilbudsgivere behandles ens og har adgang til de samme oplysninger. Ordregiver vil ikke uden konkret samtykke oplyse de øvrige tilbudsgivere om konkrete løsningsforslag eller andre fortrolige oplysninger, som en tilbudsgiver har givet. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at inddrage en tilbudsgivers forslag til ændringer af udbudsmaterialet i forhandlingerne med de øvrige tilbudsgivere. I forhandlingerne med de øvrige tilbudsgivere vil ændringsforslagets præcise ordlyd Udbudsbetingelser Side 9 af 18

10 ikke blive afsløret, og det vil heller ikke blive afsløret, hvilken tilbudsgiver der har foreslået ændringen. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at indledende (og endelige) tilbud kan være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt i den offentlige forvaltning. Såfremt ordregiver skulle modtage en anmodning om aktindsigt i en tilbudsgivers dokumenter, vil ordregiver foretage høring af den berørte tilbudsgiver, der herefter får mulighed for at angive, om dokumenterne indeholder oplysninger, der af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 6. ENDELIGE TILBUD Når forhandlingsfasen er afsluttet efter modtagelse af et eller flere indledende tilbud fra tilbudsgiverne og udbudsmaterialet revideret, jf. pkt , anmoder ordregiver tilbudsgiverne om at afgive endelige tilbud. Ordregiver forventer, at forhandlingsfasen afsluttes ved fremsendelse af endeligt udbudsmateriale i oktober 2016, forudsat der ikke anmodes om mere end et indledende tilbud. Det er hensigten, at tilbudsgiverne i deres endelige tilbud på grundlag af det endelige udbudsmateriale søger at forbedre opfyldelsen af ordregivers behov, herunder ved at implementere feedback modtaget under forhandlingerne. 6.1 Generelt om det endelige tilbuds indhold BEMÆRK: De i dette punkt fastsatte retningslinjer gælder også for de indledende tilbud, jf. punkt 5.1, dog med de modifikationer, der fremgår af punkt Alternative tilbud Tilbudsgiver har, som angivet i udbudsbekendtgørelsen, ikke adgang til at afgive alternativt tilbud Forbehold Ved afgivelsen af det endelige tilbud må tilbudsgiver ikke tage forbehold over for mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet tilbud med sådanne forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige. Udbudsbetingelser Side 10 af 18

11 Ved et forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet fremstår klart og utvetydigt, således at der ikke opstår tvivl om, hvorvidt der tages forbehold for udbudsmaterialet. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i det endelige udbudsmateriale afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen, jf. pkt Hvis tilbudsgiver ved tilbudsafgivelsen tager forbehold over for udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver nøje beskrive indholdet og omfanget af sådanne forbehold. Forbehold, der ikke er forbehold over for mindstekrav eller grundlæggende elementer, vil blive kapitaliseret af ordregiver. Såfremt ordregiver ikke er i stand til at kapitalisere tilbudsgivers forbehold på sikker og saglig vis, er ordregiver forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet, både det foreløbige og det endelige tilbud: Følgende udfyldte bilag: Bilag 1, Tidsplan Bilag 3, Leverancebeskrivelse og Løsningsbeskrivelse Bilag 6, KPI er og servicemål Bilag 10, Samarbejdsorganisation Appendiks A til bilag 10, Kompetencematricer og cv er Bilag 12, Leverancevederlag og betalingsplan samt øvrige priser Følgende dokument skal vedlægges det foreløbige tilbud: Appendiks E til udbudsbetingelserne med tilbudsgivers kommentarer til krav i udbudsmaterialet. Ordregiver kan undervejs i forhandlingsløbet, herunder i forbindelse med opfordringen til at afgive endeligt tilbud, foretage ændringer eller tilføjelser i forhold til de ovennævnte oplysninger/dokumenter, som skal vedlægges tilbuddet. Dette vil i givet fald blive kommunikeret klart ud til tilbudsgiverne. Udbudsbetingelser Side 11 af 18

12 6.1.4 Fortrolighed Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at tilbud kan være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt i den offentlige forvaltning. Såfremt ordregiver skulle modtage en anmodning om aktindsigt i en tilbudsgivers dokumenter, vil ordregiver foretage høring af den berørte tilbudsgiver, der herefter får mulighed for at angive, om dokumenterne indeholder oplysninger, der af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen Navngivning af filer Ordregiver ser meget gerne, at tilbudsgiverne navngiver de elektroniske dokumenter ud fra mønstret i dette eksempel: Pre_XX_bilag_nn, Yy, hvor Pre er en identifikation af leverandøren (oplyses efter prækvalifikationen) XX er en fortløbende nummerering af dokumenterne. Bilagene nummereres før evt. andre dokumenter, dog med evt. følgebrev som nr. 1, og i rækkefølge, så bilagene navngives pre_02_bilag_02, pre_03_bilag_03 etc. (også selv om der ikke er et følgebrev) Nn er bilagsnummer f.eks. 01 for bilag 1 Yy er navnet på dokumentet, f.eks. Tidsplan Ved dokumenter uden for bilagene erstattes bilag_nn, Yy af et relevant navn. Tilbudsgiver skal anvende det i bilag 10, Appendiks, anviste regneark til kompetenceoversigt og til cv er. Ordregiver ser gerne, at der i sidehoved i de afleverede dokumenter indgår firmanavn, og at filerne sendes i Word (cv er i Excel), evt. suppleret af pdf. Tilbudsgiver bedes følge vejledningen og anvende en anden skriftfarve (blå) end Ordregiver i jeres besvarelser. 6.2 Formkrav til tilbud Frist for afgivelse af tilbud Frist for afgivelse af tilbud vil være angivet i ordregivers opfordring til at afgive det endelige tilbud. Tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Udbudsbetingelser Side 12 af 18

13 6.2.2 Aflevering af tilbud Tilbud skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering Att: Camilla Rasmussen Njalsgade 72 A 2300 København S Tilbud må ikke indsendes pr. mail. Tilbud ses gerne afleveret i 4 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket "Vedligeholdelse, videreudvikling og forvaltning af DSDW, Jobindsats og Refusionsløsningen - tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form på et elektronisk medie (Cd-rom eller USB-nøgle). I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har førstnævnte forrang Sprog Tilbud skal afgives på dansk Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. 6.3 Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles pr. til Kirsten Gerdt på følgende adresse: [email protected]. Tilbudsgivernes spørgsmål og ordregivers besvarelser vil blive anonymiseret og derefter sendt til samtlige tilbudsgivere pr. . Frist for spørgsmål/svar vil være angivet i ordregivers opfordring til at afgive det endelige tilbud. 6.4 Ordregivers vurdering af de endelige tilbud Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud Formelle fejl og mangler ved tilbuddet Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Udbudsbetingelser Side 13 af 18

14 Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5, hvis tilbuddet er ufuldstændigt eller fejlbehæftet, eller hvis der mangler specifikke dokumenter. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne af ovennævnte bestemmelse. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne Vurdering af forbehold Efter den indledningsvise vurdering af hvorvidt tilbuddene opfylder udbudsmaterialets formelle krav, vil ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold, som medfører, at et tilbud skal afvises som ukonditionsmæssigt, jf. pkt Kriterier for vurdering af tilbud Tildeling af kontrakt vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "bedste forhold mellem pris og kvalitet". Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund: 1) Pris: 25 % 2) Leveranceteam og bemanding: 50 % 3) Leveranceforløb/ løsning: 25 % For en uddybning af underkriterierne henvises til Appendiks A til udbudsbetingelserne, hvor det også er angivet, hvilke afsnit i tilbuddet der vil blive anvendt i forbindelse med de enkelte vurderingspunkter. Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen Evalueringsmetoden Vurdering af priskriteriet Prisen, der indgår i tilbudsevalueringen, opgøres, som det fremgår af bilag 12 til Kontrakten. Udbudsbetingelser Side 14 af 18

15 Vurdering af de kvalitative kriterier Delkriterierne under Leveranceteam og bemanding samt Leveranceforløb/løsning vurderes i overensstemmelse med evalueringsgrundlagene anført i Appendiks A til udbudsbetingelserne på baggrund af følgende overordnede vurderingsskala: Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet Ikke tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet Vurderingen af henholdsvis Leveranceteam og bemanding samt Leveranceforløb/løsning eller et delkriterium kan falde mellem kategoriseringerne i vurderingsskalaen. F.eks. kan en vurdering være, at der er tilbudt en mellem tilfredsstillende og meget tilfredsstillende opfyldelse af et kriterium. På baggrund af vurderingen af de enkelte delkriterier foretages med brug af samme vurderingsskala en samlet vurdering af henholdsvis Leveranceteam og bemanding og Leveranceforløb/løsning. Sammenstilling af pris og den samlede kvalitative vurdering Med henblik på at vurdere hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige, benytter STAR en prosamodel til sammenstilling af underkriterierne Pris, Leveranceteam og bemanding og Leveranceforløb/løsning. Bedømmelsen heraf sker ved, at der for hvert tilbud foretages en vurdering af, hvilket tilbud der samlet set har tilbudt den bedste opfyldelse af underkriterierne, henset til den indbyrdes vægtning mellem Pris 25 %, Leveranceteam og bemanding 50 % og Leveranceforløb/løsning 25 % samt ved at redegøre for dette tilbuds karakteristika og relative fordele i forhold til de afviste tilbud. Sekundær evalueringsmetode Såfremt den ovenfor beskrevne evalueringsmetode ikke ved evalueringen af de indkomne tilbud peger entydigt på ét tilbud som havende det bedste forhold mellem pris og kvalitet, forstået således at evalueringsmetoden viser sig ikke at være egnet til at afspejle forskellene mellem tilbuddene, vil STAR anvende den nedenfor Udbudsbetingelser Side 15 af 18

16 beskrevne sekundære evalueringsmetode til fastsættelse af, hvilket tilbud der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Point for kvalitet: Til brug for denne udregning vil STAR tildele point til de overordnede vurderinger på del-kriterieniveau under henholdsvis Leveranceteam og bemanding og Leveranceforløb/løsning ved brug af nedenstående pointskala: Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet: 5 point Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet: 4 point Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet: 3 point Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet: 2 point Ikke tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet: 1 point Pointtildelingen for henholdsvis Leveranceteam og bemanding samt Leveranceforløb/løsning eller et delkriterium kan falde mellem kategoriseringerne i pointskalaen. F.eks. kan en vurdering være, at der er tilbudt en mellem tilfredsstillende og meget tilfredsstillende opfyldelse af et kriterium, hvorefter det pågældende delkriterie tildeles 3,5 point. Point for pris: STAR tildeler point for pris ved brug af nedenstående model: Tilbuddet med den laveste evalueringstekniske pris tildeles maksimumpoint (5 point). De resterende tilbud tildeles et forholdsmæssigt antal point efter en lineær beregning, hvor minimumpoint (1 point), gives for en pris svarende til laveste evalueringstekniske pris + 50 % eller højere. Samlet vurdering: Tilbuddet der med udgangspunkt i ovenstående evalueringsmetode, har opnået det højeste antal point henset til kriteriernes indbyrdes vægtning, jf. ovenfor, vurderes at være tilbuddet med det bedste forhold mellem kvalitet og pris. Udbudsbetingelser Side 16 af 18

17 Korrektion af point for pris: Medfører ovenstående sekundære evalueringsmetode, at et tilbud med en højere pris end laveste evalueringstekniske pris + 50 % opnår det højeste samlede antal point, foretages en ny beregning af point på pris, baseret på følgende korrigerede model: Tilbuddet med den laveste evalueringstekniske pris tildeles fortsat maksimumpoint (5 point), mens tilbuddet, der efter ovenstående evalueringsmetode opnåede det højeste antal point, tildeles minimumspoint (1 point). De resterende tilbud tildeles et forholdsmæssigt antal point efter en lineær beregning mellem disse to yderpunkter. Tilbuddet, der på grundlag af denne korrigerede evalueringsmetode opnår det højeste samlede antal point henset til kriteriernes indbyrdes vægtning, jf. ovenfor, vurderes at være tilbuddet med det bedste forhold mellem kvalitet og pris. 6.5 Tildeling af kontrakt Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet på baggrund af de i pkt anførte kriterier, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten. Såfremt den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, ikke tidligere i processen har dokumenteret oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens 151, stk. 2, vil denne tilbudsgiver skulle dokumentere oplysningerne før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten, jf. udbudslovens 151, stk. 1. Ordregiver underretter herefter samtidigt samtlige tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen. Underretningen af de tilbudsgivere, der har afgivet et antageligt tilbud, men som ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud, navnet på den vindende tilbudsgiver, samt hvornår standstill-perioden udløber. Endvidere vil underretningen indeholde en redegørelse for forløbet af forhandlingerne med tilbudsgiverne. Uanset at kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er en tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt Efter kontrakten er underskrevet, vil ordregiver sende en bekendtgørelse om tildelingen til offentliggørelse på TED. Udbudsbetingelser Side 17 af 18

18 7. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Dato, Klokkeslæt Aktivitet 25. maj 2016 Offentliggørelse af udbud og udbudsmateriale 27. juni 2016, kl. 12:00 Prækvalifikationsfrist 5. juli 2016 Udvælgelse af prækvalificerede leverandører 31. august 2016 Spørgsmål, jf. punkt 6.3, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter denne dato, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Alle spørgsmål skal være skriftlige og på dansk. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, kan ikke forventes at blive besvaret. 16. september 2016, kl. 12:00 Indledende tilbudsfrist 26. september 2016 Påbegyndelse af forhandlinger 14. oktober 2016 Tilbudsfrist 22. november 2016 Forventet kontraktindgåelse Udbudsbetingelser Side 18 af 18