Informationsmøde Prækvalifikation til FM Managementkonsulentaftalen

Transkript

1 Informationsmøde Prækvalifikation til FM Managementkonsulentaftalen Onsdag den 6. februar 2013 kl. 10:00 ved Søren Østergaard Pedersen (Moderniseringsstyrelsen), Rebecca Hoelgaard Preisler(Moderniseringsstyrelsen), Rikke Ginnerup (Moderniseringsstyrelsen) og Carsten Pedersen (inno:vasion)

2 Dagsorden Introduktion v. Rikke Ginnerup & Rebecca Hoelgaard Preisler Udbuddet og udbudsforløbet v. Søren Østergaard Pedersen. De konkrete krav til ansøgeren v. Søren Østergaard Pedersen og Rebecca Hoelgaard Preisler. Præsentation af udbudssystemet Ethics v. Carsten Pedersen.

3 Om FM Managementkonsulentaftalen Finansministeriet igangsætter løbende en række analyseopgaver mv. i form af formaliserede budget- og regnskabsanalyser eller interne analyser af nærmere afgrænsede sektorområder, bestemte institutioner eller tværgående problemstillinger. Analysernes formål vil typisk være at identificere mindre hensigtsmæssig ressourceanvendelse samt pege på alternative og mere effektive løsninger.

4 Med henblik på effektivisering af ressourceanvendelsen kan følgende opgavetyper eksempelvis være en del af opgaven: Budgetanalyser, arbejdsgangsanalyser, produktivitetsanalyser (fx resultat- og procesbenchmarking), kvalitetsanalyser, evalueringer og bedste praksis mv. Mulighederne for effektivisering af ressourceanvendelsen gennem it, opgørelse af udgifter, udarbejdelse af business cases, systemvurderinger og anbefalinger til systemunderstøttelse, optimering af forretningsprocesser via digitalisering mv. Analyser af forretningsgange, procedurer og muligheder for optimering og omstrukturering, herunder på administrations-, løn-, økonomi-, regnskabs- og indkøbsområdet. Opstilling af styringsmodeller og principper, forretningsudvikling, mål- og resultatstyring, koncepter for virksomheds- og økonomistyring og effektmålinger mv. Implementering af effektivisering og gevinstrealisering.

5 Parter Rammeaftalen kan benyttes af Finansministeriet og tilhørende institutioner. Finansministeriet kan endvidere benytte rammeaftalen i samarbejde med andre ministerier som nærmere beskrevet i udbudsmaterialet.

6 Forventet tidsplan Elementer i udbudsfasen Prækval. Behovs og kravformulering Tilbudsevaluering Kontraktindgåelse Udbudsbekendtgørelse udsendes Udbudsmateriale udsendes Kontrakt indgået Januar Februar Marts April Maj

7 Begrænset udbud - processen Prækvalifikation på baggrund af krav i udbudsbekendtgørelsen. Udvælgelse 11 økonomiske aktører bliver inviteret til at afgive tilbud. Tilbud udbudsmateriale udsendes efter oplysning om prækvalifikation. Tildeling af kontrakter på baggrund af tildelingskriteriet Økonomisk mest fordelagtige tilbud. 7 økonomiske aktører vil blive tildelt kontrakt

8 De konkrete krav til ansøgeren (jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) Økonomisk og finansiel kapacitet Teknisk kapacitet Tro og love-erklæring

9 Økonomisk og finansiel kapacitet (jf. pkt. III.2.2) Virksomhedens balance eller uddrag heraf, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret, i det seneste disponible regnskabsår. Mindstekrav: årlig samlet omsætning på minimum 40 mio. kr. i det seneste disponible regnskabsår. Mindstekrav: Soliditetsgrad på 10 pct., jf. næste side.

10 Hvorledes beregnes soliditetsgraden (jf. pkt. III.2.2)? Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapitals værdi i forhold til virksomhedens samlede aktiver. Soliditetsgraden udregnes således som (Samlede egenkapitals værdi/samlede aktiver) x 100 = Soliditetsgrad. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som virksomheden og de andre enheders samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver. Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver.

11 Teknisk kapacitet (jf. pkt. III.2.3) Oversigt over de mest betydelige lignende leverancer af de udbudte tjenesteydelser udført i løbet af de seneste tre år. Der kan maksimalt angives 25 referencer. Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) skal oplysningerne om leverancer angives samlet for konsortiet. Det vil sige højest 25 referencer for konsortiet samlet. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, skal virksomheden godtgøre, at virksomheden råder over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, fx ved at fremlægge dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed for virksomheden. Det anses for godtgjort, at virksomheden råder over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, såfremt virksomheden i ansøgningen klart har identificeret de andre enheder, som virksomheden baserer sig på.

12 Tro og love-erklæring (jf. pkt. III.2.1) En erklæring på tro og love om, at leverandøren har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger og til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i det land, hvor leverandøren er etableret. Alternativt serviceattest. Skal vedrøre den præcise enhed, der søger. Konsortier eller sammenslutninger alle skal aflevere. Skabelon findes i Ethics sammen med følgebrevet.

13 Hvis man ikke selv kan opfylde kravene Konsortier: optræder som samlet enhed. oplysninger skal afgives for alle. solidarisk hæftelse. Andre enheder: én virksomhed står som ansøger. oplysninger afgives, hvor man vil basere sig på andre enheder. skal klart identificere de andre enheder, som virksomheden baserer sig på.

14 Konkurrenceklausul (jf. pkt. VI.3) Hver ansøger kan alene indgive én ansøgning om prækvalifikation. Såfremt samme juridiske enhed er del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, fx selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende.

15 Udvælgelse (jf. pkt. IV.1.2) 11 ansøgere prækvalificeres på baggrund af det i udbudsbekendtgørelsens pkt. IV.1.2 anførte: Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumentation for de mest relevante og omfattende leverancer af de varer og tilknyttede serviceydelser, som rammekontrakten vedrører. Tænk på det, når ansøgningen skrives - Ordregiver kan kun lægge vægt på det, som I faktisk skriver.

16 De vigtige pointer Formkravene er vigtige i udbudsretten. Derfor: Kontrollér, at alle de krævede oplysninger er med, ellers kan Ordregiver være berettiget/forpligtet til at afvise ansøgningen. Kontrollér, at alle nødvendige felter er udfyldt. Kontrollér, at alle mindstekrav til omsætning, soliditet etc. er opfyldt ellers er Ordregiver forpligtet til at afvise ansøgningen. Kontrollér, at eventuelle ændringer i PDF-filerne er gemt og således ikke afsendes uden indhold. Aflevér ansøgningen i god tid inden tidsfristen 28. februar 2013 kl Læs vejledningsteksterne og gør som der står.

17 Præsentation af udbudssystemet ETHICS v. Carsten Pedersen