REFERAT fra Organisationsbestyrelsesmøde i Boligforeningen Fjordblink.

Transkript

1 Organisationsbestyrelse Formand Anton Kanstrup Korevej Aalborg SØ Næstformand Viola Ørbæk Tordenskjoldsgade 9, st. tv. Ursula Jørgensen Diskovej Aalborg SØ Tina C. Kristiansen Henning Schmidts Vej 21, st. Susan Jørgensen Peter Freuchensvej 25, st. th Aalborg SØ Bodil Errboe Tordenskjoldsgade 10, 1. th. Benny Bentsen Saltumvej Aalborg Øst Kirsten Gregersen Cort Adelers Gade 6, 1.th Personalerepræsentant Johnny Kristiansen Hvorupvej Nørresundby [email protected] REFERAT fra Organisationsbestyrelsesmøde i Boligforeningen Fjordblink. Tid: Torsdag den 14. juni 2012 Sted: Brohusgade 2B Deltagere: Anton Kanstrup (AK), Viola Ørbæk (VØ), Ursula Jørgensen (UJ), Johnny Kristiansen (JK), Kirsten Gregersen (KG), Tina C. Kristiansen(TCK), og Bodil Errboe (BE) Afbud: Benny Bentsen Fravær: Susan Jørgensen Helle Nielsen deltog under punkt 0. Referent: John Hjelm Suppleanter: Birthe Holst Bornholmsgade 52, st. th Fjordblink administreres af: Brohusgade 2B Tlf.: info@alabubolig.

2 0. Budget 2013 hovedforeningen (bilag udsendes) Materiale udsendt inden mødet. HN foretog gennemgang af de enkelte poster. Der rettes i bilag 3 erhverv afd udgår. Budget godkendt. 1. Godkendelse af referat fra den Rettelse til referat af Byggeudvalg afd. 13, Susan Jørgensen slettes. Ingen udpeget p.t. Referat godkendt og underskrevet 2. Orientering fra a) Formanden I forbindelse med etablering af 3 nye afdelinger i Aalborgs centrum arbejdes der med forslag til ændret struktur for ejendomsfunktionærerne i Vestbyen/Aalborg C. Der har været afholdt møde med ledende ejendomsfunktionærer + TR. Der blev forelagt en liste over kontaktpersoner i forbindelse med afdelingernes budgetmøder. Listen sendes med ud som bilag. Udkast til handlingsplan for Vestbyen modtaget. Det vedtoges at lave en studietur for OB + afdelingsbestyrelser i Vestbyen. Forslag den september Møde i AalborgBo : Visioner for ældre og seniorer fremlagt af rådmanden for ældre- Handicapforvaltningen. En nedsat arbejdsgruppe forelagde forslag til forbedrede styringsdialog møder. Der laves markedsføring sammen med AKU og Aalborg Kommune, især for U-boliger. Der er møde i 9220 formandsmøde den omkring den nye helhedsplan. Sekretariatet flytter ultimo juni til Kvarterhuset. Der afholdes møde med pårørenderådet i afd. 32 Plejehjemmet Hellasvej omkring forhold om fordelingstal og udgiftsfordeling. b) Direktøren JH opsagt sit job som direktør for Alabu Bolig til fratrædelse ultimo februar Søren Aalsø og Charlotte Villadsen er indstillet til jobbene på Godsbanen. Godkendt. Elev Rene Rosenørn Jensen er fratrådt efter aftale mellem ansat/arbejdsgiver og ESL. Der blev afholdt møde i den administrative styregruppe for 9220 mandag den Der afholdes møde i Boligudvalget den Personale: Dokument til underskrift: Nye vedtægter for grundejerforeningen Godsbanen underskrevet. c) BL Weekend konference den Bodil og Ursula deltager i bestyrelseskonference den

3 3) Byggesager. a) Afd. 2 (9) OBs medlemmer af bygherreudvalget: VØ & KB. Tagrenovering. Indretning af lejligheder. Renovering af facader, vandrør og el. Arbejdet opstartet medio maj Tidsplanen følges. Problem med fugt/vand/skimmelsvamp ved tagrenoveringen. Ca. 15 lejemål beskadiget. Ansøgning om tilskud, kr ,- fra disp. fonden. Godkendt. Rejsegilde den kl Byggeregnskab som bilag. Bygherreudvalget har behandlet sager om tidsplan og problemer håndværkerne imellem, samt omkring urimelige forhold for lejerne. Ekstraordinært beboermøde afholdt. Bygherremøde den Der skal bruges en del midler på udearealerne og kloakeringer. Overslagspriser indhentes. b) Afd. 10 OBs medlemmer af bygherreudvalget: VØ & UJ. Totalrenovering. Sagen afventer behandling i LBF. Der er afholdt opsamlende bygherremøde den Bygherremøde afholdt den Tilretninger og justeringer foretaget. Der afholdes møde med Teknisk forvaltning den Der er indsendt ansøgning om støtte til 8 familie boliger. Der laves i samarbejde med afdelingsbestyrelsen en besigtigelses tur for afdelingens beboere til bl.a. afd. 15 på Skallerupvej. ( VØ, UJ og SJ er ansvarlig for dette). c) Afd. 13 OBs medlemmer af bygherreudvalget: Ingen udpeget endnu. Tilstandsrapport er udarbejdet. Helhedsplan er indsendt til LBF. Afventer udmelding. Besøg kan først forventes til efteråret. UJ problematisk at der intet sker i forhold til beboerne omkring projektet. d) Afd. 15 OBs medlem af bygherreudvalget: UJ. Totalrenovering incl. nedlæggelse af 26 lejemål. Arbejdet påbegyndt juni Tidsplanen følges. 1. indflytning , som gav lidt problemer. Sagen løses fint, men der opstår stadig nye problemer, som løses ad hoc. Byggegilde afholdt den kl Der er indsendt ansøgning om flexibel udlejning. Der afholdes Åbent Hus ultimo August.

4 e) Afd. 16 OBs medlemmer af bygherreudvalget: AK & BE. Nyt tag. Renovering af badeværelser. Renovering af facader. Tidsplanen følges. Der foretages i enkelte lejemål, uforudsete genhusninger. Overraskelser undervejs, som udbedres og samtidig holdes LBF løbende orienteret. De nuværende 12 utidssvarende ungdomsboliger ændres til 6 større boliger. Endelig finansieringsmodel modtaget fra LBF den Der skal nu udover et engangsbeløb kr. ydes et fast årligt tilskud på kr som tilskud fra dispositionsfonden. f) Afd. 35 og 36 (Godsbanen) OBs medlemmer af bygherreudvalget: AK & VØ. Byggeriet omfatter 175 Ungdomsboliger og 35 familieboliger. Arbejdet påbegyndt Tidsplanen følges. Grundejerforeningen er opstartet marts 2011, arbejder med de fælles friarealer. Krisemøde afholdt omkring levering af badekabiner. NCC laver kabinerne på stedet. Økonomi er positiv og især med besparelser på vinterforanstaltninger. YouSee er valgt som TV leverandør. Internet her indhentes der p.t. priser på etablering. Grundeejerforeningen har afklaret udearealer med entreprenør. Problematikker omkring kloakbidrag m.m. afklares med DSB den Tidsplan overholdes. Indflytning U-boliger g) Eternitten afd. 40 OBs medlemmer af bygherreudvalget: AK & VØ. 70 ungdomsboliger på den tidligere Eternitgrund. Fælles grundejerforening opstartet den Skema B indsendt til Byrådets godkendelse. Godkendt af Byrådet den Forventet byggestart medio april TV/internet leverandører som på Godsbanen. 1. spadestik afholdt den Arbejdet opstartet. Brandproblematikken afklares. Erstatningskrav overvejes mod Ark. Nord. h) Afdeling 14 OBs medlemmer af bygherreudvalget: AK & KG. Helhedsplan indsendt til LBF. Efter LBF besøg arbejdes der med supplerende undersøgelser. Gennemgang af skitser, og LBF har meddelt hvilke forhold der kan støtte og hvilke der skal anmeldes Byggeskadefonden. Møde afholdt med afdelingsbestyrelsen den Bygherremøde afholdt den

5 Der indkaldes til info-møde i afdelingen den i) Evt. nye byggesager Eternitten 65 u-boliger afd. 41. Godsbanen 110 u-boliger. 4. Status på administrationsfælleskabet Repræsentantskabsmøde i Alabu Bolig afholdes fremover ultimo marts/primo april. Personalet: Splitanstættelse af personalet i administration foretages pr Der vil hermed kunne opnås momsbesparelse. Åbningstider ændring gennemføres pr Leanproces gennemført med god deltagelse og godt resultat. Fjordblink og administrationen. OB har afholdt møde i marts for afklaring af forhold som Alabu Bolig skal afklare. Der ønskes fremover afholdt regelmæssige møder mellem administration og Fjordblinks ejendomsfunktionærer (evt. med politisk deltagelse). Der ønskes udarbejdet en Job og funktionsbeskrivelser for administrative medarbejdere. Der skal udarbejdes kartotek over alt inventar (IT-EDB-telefoner osv.) som ejes af Fjordblink, den skal også omfatte kartotek over afdelingernes maskinpark. OB ønsker at blive inddraget i beslutninger om besættelse af nye stillinger, indgåelse af indkøbsaftaler og kontrakter om leverancer, som kan have betydning for hele Fjordblink. På OB mødet i august laves status på opgaverne. Fjordblink og fælleskabet. Fjordblinks OB mener der, med henvisning til stiftelsesoverenskomsten skal ske en markant forbedring af den gensidige information mellem Fjordblink og Vanggården. I Alabu Bolig s bestyrelse har Fjordblinks repræsentanter peget på følgende områder: - orientering når der søges om kvote til nyt byggeri, - orientering om renoveringer, senest når arbejdet udbydes i licitation. - gensidig udveksling af referater og bilag fra henholdsvis OB- og HB møder. - udveksling af årsregnskaber med revisionsprotokol og referater fra styringsdialogmøderne. Ovennævnte er bl.a. forhold der kan være med til at fremme samarbejdet og genoprette tilliden mellem de 2 organisationer. Ansættelse af ny direktør, skal inkorporeres i processen, og strategi og plan fastlægges efter sommerferien. 5. Styringsdialog bilag udsendt den Notat fra mødet den blev kommenteret og en enkelt fremsendes til tilsynet. 6. Mødeplan udsendt den Bilag udsendt rettelser foretaget.

6 7. Ansøgning fra afdeling 33 tilskud til opsætning af skydedøre i u-boliger. Tilskud til montering af foldedøre i u-boligerne. Indkøbes sammen med Godsbanen. Godkendt og tages fra dispositionsfonden. 8. Næste møde Tirsdag den 14. august 2012 kl Evt. AK takkede for receptionen den og udtrykte stor tak for hjælp og den gode stemning som alle medvirkede til under receptionen.