Organisationsbestyrelsens skriftlige beretning 2013/2014

Transkript

1 Organisationsbestyrelsens skriftlige beretning 2013/2014 Organisationsbestyrelsens (OB) skriftlige beretning kan kun være en gentagelse og/eller opsummering af, hvad der kan læses i OBs mødereferater, der jo løbende offentliggøres. Organisationsbestyrelsen: Godkendelse af forretningsorden, konstituering, honorarfordeling og budget 2014 Hjemmesiden Forvaltningsrevision Personaleforhold Fjordblink og Alabu Bolig Afdelingerne: Nybyggerier Renoveringer med Landsbyggefondens (LBF) støtte Renoveringer uden Landsbyggefondens støtte Konferencen med afdelingsbestyrelserne Udlejning Det særlige Vestby-projekt Økonomi Dispositionsfonden Trækningsretten Samarbejdet med de andre : AalborgBo Projekt 9220 Samarbejdet med Aalborg Kommune 1.

2 Organisationsbestyrelsen (OB) OBs medlemmer er: Viola Ørbæk (formand), Susan Jørgensen (næstformand), Bodil Errboe, Kirsten Gregersen, Tina C. Kristiansen, Ursula Jørgensen, Kirsten Bjørnlund og Preben Knudsen. Medarbejderrepræsentant: Charlotte Villadsen. Suppleant: Erik Skov og Bo Jensen. Godkendelse af forretningsorden, konstituering og honorarfordeling Organisationsbestyrelsen har afholdt 8 bestyrelsesmøder i perioden. På det første møde i OB efter generalforsamlingen blev der vedtaget en forretningsorden og konstitueret med næstformand og udvalg. Det blev vedtaget, at bestyrelseshonoraret fordeltes med 2/3 til formand og 1/3 til næstformand. For samtlige nybyggerier og renoveringssager blev der nedsat bygherreudvalg. OB er repræsenteret i dem fordelt ud på alle OBs medlemmer. Alabu Boligs administration er med i alle Fjordblinks bygherreudvalg. I de bygherreudvalg, der beskæftiger sig med byggesager i eksisterende afdelinger, suppleres udvalget med repræsentanter for de enkelte afdelinger og den ledende ejendomsfunktionær. OB udpeger medlemmer til repræsentantskabet for Aalborg Kommunes udlejning af kollegie- og ungdomsboliger AKU-Aalborg og til TV-Aalborgs repræsentantskab. Herudover er Fjordblink repræsenteret i en række (overordnede) grundejerforeninger. Hvert år inden sommerferien forelægges og godkendes hovedforeningens budget for det efterfølgende år. Hjemmesiden Fjordblinks egen hjemmeside vil i år 2014 blive lagt under Alabu Boligs hjemmeside, således at man ikke skal opdatere to steder. På hjemmesiden vil der stadig være alt det, som der er i dag. Det skal igen siges, - med en opfordring til afdelingsbestyrelserne at man via Alabu Boligs hjemmeside kan bruge intranettet som et hjælpemiddel til at følge afdelingernes økonomi. Forvaltningsrevision Der er foretaget forvaltningsrevision på afdelingernes henlæggelser. Personaleforhold Ejendomsfunktionærerne er fortsat ansat i Fjordblink. Foruden pasningen af deres daglige opgaver spiller ejendomsfunktionærerne, sammen med afdelingsbestyrelserne, en vigtig rolle ved syn, fremvisning og indflytning. Fjordblink og Alabu Bolig Direktør Klaus Ringgaard startede den 1. marts Som det blev sagt på sidste generalforsamling, var ledelse det, der først skulle ses på. Det er også sket og har betydet, at flere arbejdsgange er omlagt. Opgaver, der tidligere blev købt udefra, vil nu blive lavet i huset. Omlægninger har betydet mere personale, men også en bedre service og sikkerhed samt en besparelse på lang sigt. Så direktøren har været langt rundt det første år. Oven i det arbejder vi med en fusion ud i fremtiden. Vi er stadig ikke helt i hus med at lave om på administrationsfællesskabet Alabu Bolig, men vi kører videre med flere af de punkter fra sidste år, bl.a.: 2.

3 1. Vi bruger stadig kræfter på at få økonomien på plads. 2. Der er også meget fokus på opførelse af nye boliger, og til gavn for nuværende og kommende lejere er der samtidig stor opmærksomhed omkring opbygning af administrationen. Der har været nogle byggesager, som ikke er gået uden problemer, men når det så er sagt, kan vi nu se en forbedring på det område, så det er med fortrøstning, at vi ser direktørens ideer for fremtiden, som ser lovende ud. Afdelingerne Byggesager og renoveringer har fyldt meget på møderne i årets løb. Her følger en status på de enkelte byggerier: Nybyggerier Afdeling 35 & 36 (Godsbanen) 175 ungdomsboliger og 35 familieboliger. Alt er lejet ud, men der viste sig nogle udfordringer med at få økonomien til at hænge sammen. De er blevet løst. Afdeling 40 (Eternitten - Alexander Foss Gade) 70 ungdomsboliger. Alle er lejet ud. Imidlertid har det vist sig, at økonomien ikke helt hænger sammen, men der arbejdes på det. Afdeling 42 (Dragen - Godsbanearealet) Her er tale om 171 ungdomsboliger. Der skal være første spadestik den 7. maj 2014, kl Budgettet er på kr Renoveringer med LBF-støtte Afdeling 15 (Skallerupvej) Her hænger økonomien sammen. Afdeling 16 (Dionevej/Metisvej) Her har det kørt godt, og renoveringen er helt færdig. Afdeling 10 (Peter Freuchens Vej) Tidligst midler i Afdeling 13 (Diskovej) Tidligst midler i Afdeling 14 (Saltumvej) Tidligst midler i

4 Renoveringer uden LBF-støtte Afdeling 2 (Poul Buås Vej m.fl.) En renovering, som løb lidt af sporet. Byggeregnskab er først færdigt midt på året. Afdeling 3 (Sønderbro m.fl.) En byggesag, som nogen kunne lære noget af. Det er en fryd at se, når noget bare kører, som det er meningen. Konferencen med afdelingsbestyrelserne Konferencen blev afholdt den januar Vi havde valgt, at få Commentor til at komme med et indspark om, hvordan og med hvad afdelingsbestyrelsen skal arbejde. Der bliver en opfølgning efter afdelingsmøderne i september. Udlejning Også i 2013 har Fjordblink oplevet, at lejemål har stået tomme mere end de 3 måneder, som en lejer har som opsigelsesfrist. Udgiften hertil skal dækkes af dispositionsfonden. Det samlede tab ved tomgang løber for 2013 op i kr mod kr i Der har i 2013 været 384 flyttesager, svarende til ca. 19 %. Ungdomsboligerne ligger på en fraflytningsprocent på ca. 30. Medio september 2013 startede Preben Jacobsen som udlejningschef i Alabu Bolig. Fællesnævneren for Prebens stilling er ledelse af en salgs- og serviceorganisation med fokus på kunden. Det fremtidig setup er udlejning, sekretariat og beboerrådgivning samlet i én enhed med Preben ved roret - en faglig stærk enhed med mennesker i. Det særlige Vestby-projekt Dette projekt er af flere årsager ikke kommet så langt, som vi havde regnet med, men det bliver taget op igen, og der skal nok findes en god løsning til gavn og glæde for beboerne. Økonomi Af de fremlagte regnskaber kan vi glæde os over, at stort set alle afdelinger har det godt økonomisk. Dispositionsfonden Til alle renoveringssagerne skal der i større eller mindre grad ydes tilskud fra foreningens dispositionsfond. Det kan ske i form af engangsbeløb og/eller som løbende driftsstøtte over en længere årrække. Det vil i sig selv tære på dispositionsfonden. Dispositionsfonden skal også dække tab ved lejeledighed, hvis lejligheden ikke er udlejet inden for de første tre måneder efter opsigelse. Endelig kan OB bevilge tilskud til andre formål end lige renovering eller ledighed. Trækningsretten Trækningsretten er midler, som indbetales af de ældre afdelinger i Fjordblink. Der kan søges af ALLE afdelinger i Fjordblink. Med udgangspunkt i 10-års planerne beslutter OB, hvilke afdelinger der skal reserveres midler til. Der er således givet forhåndstilsagn til: 4.

5 Afdeling 1 kr Afdeling 7 kr Afdeling 10 kr Afdeling 13 kr Afdeling 14 kr Samarbejdet med de andre AalborgBo Der har været arbejdet meget med fælles opnotering for Aalborg Kommunes almene boliger. Projekt 9220 Et projekt som kører. Dog syntes vi i Fjordblink, Vanggården og Lejerbo, at det blev for meget Himmerland. Vores direktør, Klaus Ringgaard, fik et beløb på ca. kr gennem Projekt 9220 til at ansætte en person, som i en periode på 1½ år skal være beboerrådgiver. Beboerrådgiveren vil være til stede på Skallerupvej og Saltumvej i 25 timer om ugen, og hun vil arbejde tæt sammen med bestyrelserne i de respektive afdelinger. Samarbejdet med Aalborg Kommune Traditionelt har Fjordblink et godt samarbejde med kommunen, både når det har drejet sig om driftstilsyn, nybyggeri og renoveringer. Det er fortsat i indeværende år. Der er sket ændringer omkring procedurerne ved godkendelser af såvel nybyggeri som renovering; der stilles stadig større krav til arkitektur og bæredygtighed. Omkring driften - styringsdialogmøderne - er der i samarbejde med boligorganisationerne og tilsynet udarbejdet fælles regler for indholdet af dialogmøderne. Der er afholdt styringsdialogmøder for Fjordblinks vedkommende i

6 Ovenstående skriftlige beretning for 2013/143 er godkendt på Organisationsbestyrelsens møde mandag den 30. april Viola Ørbæk (formand) Susan Jørgensen (næstformand) Kirsten Gregersen Tina C. Kristiansen Ursula Jørgensen _ Bodil Errboe Preben Knudsen _ Kirsten Bjørnlund Charlotte Villadsen (medarbejderrepræsentant) 6.