Informatik - Procesanalyse

Transkript

1 Informatik - Procesanalyse Det Teknisk-Naturvidenskabelige Basisår, Modellernes Virkelighed Martin Langbak Mette Larsen Morten Holst Niels Wittrup Andersen Nino Tiainen Ole Kallehave Rasmus Eriksen 2. Semester Gruppe B

2 Indhold 1 Introduktion Indledning Forventninger til P Mål og forventninger til projektarbejdets faglighed Gruppens overordnede værdier og visioner Erfaringer fra P Delkonklusion: Projektforløb Planlægning Risikostyring LaTeX Gruppesamarbejde Gruppen Samarbejdsaftale Vejledersamarbejde Samarbejdet med hovedvejleder Samarbejdet med bivejleder Konklusion 15 A Bilag 19 A.1 Samarbejdsaftale

3 INDHOLD 2

4 Introduktion Indledning Denne procesanalyse er skrevet af projektgruppe B331 på Aalborg Universitet. Den er skrevet med det formål, at reflektere over det forgangne projektforløb på andet semester, så eventuelle fejl og mangler ideelt set kan rettes i fremtidige projekter. 1.2 Forventninger til P2 Martin Mine forventninger var, et projekt, hvor vi, i modsætning til p1, ville skabe et produkt, og derigennem lære at benytte diverse værktøjer til dette. Samtidig var det også en forventning at få bedre styr på arbejdsprocessen. Mette Blive bedre til at arbejde i gruppe. Øge kendskabet til projektarbejde. Forbedre faglig indsigt gennem kruser Morten Forventningerne til P2 var, at vi skulle lave et mere programmeringsmæssigt projekt, i forhold til P1, der var baseret 100% på analyse. Desuden havde jeg nogle forhåbninger om at have en smule mere styr på selve det at lave et projekt. Niels Mine forventninger til P2 var, at arbejde en del med programmering, og i projektet arbejde med systemudvikling. Desuden havde jeg nogle forhåbninger om at kunne benytte mine erfaringer fra P1 i dette projekt. 3

5 1.2 Forventninger til P2 Nino Foruden at få større kendskab til de mere teknisk betonede aspekter af IT, ønsker jeg at lære mere om hvordan man koordinerer og fordeler arbejdet i en projektgruppen. Succesfuldt, forhåbentligt... Rasmus Forventninger til P2 var at lære at udvikle et system under begrænsninger eller krav, fra enten brugere, kunde, tid økonomi el lign. og vurderer om dette mål blev noget... Ole Mine forventninger til P2 var at lære at gennemføre et multimediedesign, med alt som hører til. Desuden forventede jeg at lære mere om hvorledes gruppearbejdet fungerer i en sammenhæng hvor et produkt som vores skal fremstilles. 4

6 2 Mål og forventninger til projektarbejdets faglighed 2.1 Gruppens overordnede værdier og visioner Som en start på semesteret afholdte vi et gruppemøde for af gennemgå gruppemedlemmernes mål og forventninger til projektforløbet, herunder også de faglige forventninger. Vi fandt i fællesskab frem til gruppens overordnede værdier og visioner. Blandt de faglige forventninger til P2 forløbet blev der under mødet nævnt følgende: Alle i gruppen forventer, at få forbedret deres faglige kompetance gennem kurserne i P2 forløbet, og at gruppemedlemmerne kan bidrage med fagligt stof til projektet. Forudsætningerne for at dette kan lade sig gøre er bl.a. et stabilt fremmøde til forelæsningerne. Da opgaveregning i PE-kurserne oftest kan inddrages som en del af projektet, er det ligeledes vigtigt at alle møder op. Vi forventer af hinanden, at alle sætter sig ind i det faglige stof fra forelæsningerne - både ved fremmøde og kursernes tilhørende læsestof. Vi er blevet enige om at skrive rapporten i LaTeX og bruge CVS til versionsstyring. Vi skal i fællesskab sørge for at alle er i stand til at anvende disse programmer. Med hensyn til selve procesforløbet håber alle i gruppen at øge kendskabet til planlægning og strukturering af projektarbejdet. Arbejdsbyrden skal være ligeligt fordelt mellem alle gruppemedlemmerne, og arbejdsopgaverne rokeres, således at alle områder berøres af hvert gruppemedlem Erfaringer fra P1 Vi har diskuteret gode og dårlige erfaringer fra P1 forløbet, og overvejet hvilke der var værd at bibeholde. Bevares: Samarbejdsaftaler Mødediciplin Sociale aktiviteter 5

7 2.1 Gruppens overordnede værdier og visioner God stemning Forbedres: Arbejdsfordeling Tidsplan Delkonklusion: Gruppens overordnede mål er at P2-forløbet gennem værktøjer og metoder fra kurserne, skal udmunde i en god faglig rapport. Planlægning og styring af projektet skal hjælpe os til at få et optimalt forløb. Det prioriteres højt at aftaler, mødetidspunkter og ikke mindst deadlines for arbejdsopgaver så vidt muligt overholdes. Ligeledes at alle yder en indsats så arbejdsfordelingen så vidt mulig bliver lige. Vi skal bibeholde de gode erfaringer fra P1 og samtidig være opmærksomme på at forbedre de mindre gode erfaringer. Derudover er det vigtigt for os, at gruppen fungerer godt socialt sammen udover projektet, og at den gode stemning bevares. Vi bestræber os på at på at planlægge forløbet sådan, at der også bliver taget hensyn til fritidsaktiviteter. 6

8 Projektforløb 3 I dette afsnit vil vi beskrive de forskellige redskaber vi har brugt til at planlægge projektforløbet, hvor flere er hentet fra projektets rammemetode HOME. [Christensen Fischer 2003] 3.1 Planlægning I starten af projektforløbet brugte vi nogle timer på, at lave et skema, over de uger forløbet strakte sig over 3.1. Skemaet hjalp med at få et overblik over, hvor meget vi kunne forvente at få lavet på en uge, altså hvor mange halvdage vi havde til rådighed, hvor vi ikke skulle have lektioner og samtidigt give overblik over hvor lang tid der var til afleveringsdatoerne. Figur 3.1: Skema over projektforløb 7

9 3.2 Risikostyring Intentionerne har været gode, og det har også været meget anvendeligt til at holde styr på, hvor meget tid vi har rådet over. Vi har dog ikke holdt den ved lige med hensyn til projekt aktiviteter, og har derfor manglet overblikket på visse tidspunkter. I slutningen af projektet begyndte vi at gennemgå metode- og projektaktiviteter, for at finde ud af hvad vi manglede at lave. Dette er efterfølgende blevet skrevet op på tavlen, hvorefter vi har delt opgaverne ud. Denne metode har vist sig at være yderst effektivt, da både opgaven og personen der skal lave den, står på tavlen, så der ikke hersker tvivl om, hvem der skal lave hvad. Det ville selvfølgeligt være at foretrække at have en projektplan som dækkede hele projektperioden og løbende blev opdateret. Omkring fem uger før aflevering lavede vi en projektplan med udgangspunkt i HOME metoden. På det tidspunkt havde vi allerede lavet en del af de produktaktiviteter, som metoden beskrev. De første prototyper var fremstillet og vi havde været igennem den første evaluering. Projektplanen blev derfor mere lavet for at tilgodese de krav som HOME stillede, end som et redskab, som på det tidspunkt kunne bruges til at styre vores aktiviteter. Hvis vi fra starten havde haft HOME som metodemæssigt fundament og derfor var sporet ind på ideen om at lave en projektplan, er der ingen tvivl om at det ville være et nyttigt redskab. Det vil også hjælpe i selve fasen med at lave produktet, da alle aktiviteter så antageligt vil blive lavet i den rigtige rækkefølge, hvilket ikke er lykkedes denne gang. 3.2 Risikostyring Under udviklingsarbejdet var planen, at vi ville bruge risikostyring som en teknik til at fokusere på mulige problemstillinger og risici, som kunne vise sig igennem projektet. Her arbejdes med tre forskellige teknikker. Den første bruges til at analysere projektets samlede risici og derefter bruge forskellige værktøjer til at minimere disse. De to sidste skaber fokus omkring de områder i projektet, hvor der kan opstå risici, så der ligger en vis forberedelse bag, hvis de skulle opstå: Situationstilpasset valg af værktøj - Teknikken bestemmer vha. følgende tre punkter, nogle rammer for hvordan projektet er organiseret, og hvad det bygger på, som opsættes i et skema, der bestemmer hvilken risikotype, der er forbundet med udarbejdningen af projektet. Struktur Mål: stramt eller løst Planer: overordnede eller detaljerede Ændringer: tilladte eller forbudte Teknologi Kendskab til software Kendskab til hardware Kendskab til arbejdsmetoder 8

10 3.2 Risikostyring Størrelse Varighed: lang eller kort Mandskab: mange eller få Økonomi: dyrt eller billigt Berørte afdelinger: mange eller få Ud fra denne bestemmelse af risikotype, er der fire forskellige "værktøjskasser", der kan vælges. Alle specifikke efter netop de parametre, valgt i ovenstående liste, der gør sig gældende for projektet. Udpegning af generelle udfordringer og virkemidler - Risici opstilles i et skema og virkemidler beskrives efterfølgende. Detaljeret risikoanalyse og håndteringsteknikker - Her opstilles risici også i et skema, men prioriteres efterfølgende, hvorefter håndteringsteknik beskrives. Hensigten med dette er, at man i projektgruppen forudsiger og beskriver de mest sandsynlige problemstillinger, som udviklingsarbejdet kan løbe ind i, hvilket giver mulighed for at håndtere problemer, inden de får indflydelse på projektarbejdet. I begyndelsen af projektfasen er vi blevet undervist i risikostyring, og har brugt øvelserne i kurset som led i projektet. Her har vi listet de forskellige problemstillinger, efter hvor alvorligt de kan påvirke projektets succes og videre forløb, og hvordan problemstillingerne kan løses. I løbet af projektskrivningsforløbet vil nye problemstillinger opstå, som ikke er mulige at forudsige i starten af projektet. Derfor planlagde vi at risikoanalysen hver 14. dag skulle opdateres. Dette blev ikke håndhævet efterfølgende, men resulterede heldigvis ikke i at projektet skred. Figur 3.2 viser vores risikoanalyse som den så ud i starten af projektet. 9

11 3.3 LaTeX Risiko Sandsynlighed Konsekvens Strategi Strategi for at minimere risiko Jysk bakker ud Lav Mangel på input Find andet Virke prof - holde bureau aftaler o.lign. Tidsplanen Høj Tidspres Undlade emneeret Arbejde struktur- skrider For store ambitioner Middel Når ikke fastsatte mål Revurderere mål Være realistiske - løbende status Tekniske problemer ud- af Dårlig nyttelse vejledning Tabel 3.1: Tabel over risiko Middel/Høj Kravspec. opfyldes ikke Systemet kan ikke hvad vi har lovet/forventet Middel Kører af sporet Smæk til eksamen Finde alternative løsninger Ny kravspec. Deadlines Udnytte rescourser (undervisning) arbejds- Aflevere blade Tale med vejledere 3.3 LaTeX Vi var i gruppen enige om at skrive i LaTeX og bruge CVS til at lave versionsstyring af filerne. Dette har dog vist sig ikke at være så ligetil. For det første krævede det en ekstra indsats fra alle gruppens medlemmer for at lære programmerne, udover de to andre programmeringssprog vi skulle lære. For det andet har der et par gange været problemer med at folk ikke har fået opdateret dokumenterne til den nyeste version derhjemme. Dette har betydet, at det ikke har været det nyeste dokument personerne har siddet og arbejdet på, hvorved der er blevet lavet dobbeltarbejde, da nogle ting allerede var rettet i den nyeste version. Hvis vi havde brugt programmerne som de er tiltænkt, er der enighed om at det havde været den mest optimale løsning til projekter i denne størrelse. Vi har tidligere haft problemer med at Microsoft Word ikke kan følge med, når der kommer for mange billeder i dokumentet. Ud over disse opstartsproblemer har der i forhold til sidste semester været meget mere styr på filerne. 10

12 Gruppesamarbejde Gruppen Vi er som gruppe forholdsvis sammentøjret, da vi også dannede gruppe sammen sidste semester. Dette har haft både gode og dårlige sider. De gode sider er, at der ikke er nogen der er bange for at åbne munden og sige noget, da der ikke er en social barriere der først skal brydes. Dermed er det lettere at holde en diskussion igang, og der er ikke nogen i gruppen, der er bange for at komme med kontroversielle holdninger. En dårlig side er, at nogle holder sig tilbage og slapper mere af under diskussionerne, fordi de ved, der nok er andre der skal tage ordet og muligt tage en vigtig beslutning uden at involvere sig i emnet. Sammenlagt er det gået godt i gruppen, og vi har haft en god arbejdsdeling. Desuden har der været højt humør i gruppen, lige meget hvor pressede vi har været. 4.2 Samarbejdsaftale Allerede i starten af projektforløbet satte vi os sammen og lavede en samarbejdsaftale, bilag A.1. Denne har fungeret som vores holdepunkt igennem hele forløbet. Udover samarbejdsaftalen lavede vi et "præsident-sekretær" system, som fungerede på den måde, at vi skiftevis var præsident i én uge og sekretær i ugen efter. Rækkefølgen for disse poster og som ses på figur 4.1 fremkom ved lodtrækning. Præsidentens opgave var, at holde styr på hvor langt vi var kommet i processen, holde styr på vores diskussioner samt sørge for at alle medlemmer havde noget at tage sig til. Sekretærens opgave var, at skrive referat af gruppe- og vejledermøder og hente tekster til kurser og uploade dem på fællesdrevet, så de andre gruppemedlemmer kunne hente dem hjemmefra. 11

13 4.2 Samarbejdsaftale Figur 4.1: Præsident-sekretær ordningen For at holde styr på mødetiden lavede vi et gul-rødt kortsystem. Dette betød at man, første gang mødetidspunktet for et gruppemøde ikke blev overholdt, fik et gult kort. 2 gule kort udløste derefter rødt. For at være sikker på at tiden var ens for alle, benyttede vi os af uret på vores grupperumscomputer. Kom man for sent til et vejledermøde, uddeltes et direkte rødt kort. Kortene blev givet af sekretæren og hang på opslagstavlen ovenfor vores bord, figur 4.2. Konsekvensen af et rødt kort var enten at give en omgang i basisbaren, gav en kasse øl eller kom med rundstykker til hele gruppen. Figur 4.2: Oversigt over gule og røde kort Til de forskellige opgaver der skulle laves i forbindelse med projektet, lavede vi et system hvor gruppen blev delt i tre mindre grupper. Det kunne for eksempel være to der arbejdede på programmeringen af produktet, to som arbejdede på teorien og tre som arbejdede på metoden. Hver uge ville vi bytte én person fra hver gruppe rundt, så der altid var én person i gruppen som havde været der i en uge og derved ville være inde i hvad der skal laves i gruppen. Med dette system ville vi prøve at undgå, folk blev trætte af at arbejde med det samme emne i længere tid, og desuden ville alle få indsigt i alle aspekter af projektet. Som projektet skred frem, viste det sig dog hurtigt at være umuligt at skifte rundt så ofte, og vi gik derfor fra systemet med at skifte hver uge og istedet valgte at bytte en gang imellem. 12

14 Vejledersamarbejde Samarbejdet med hovedvejleder Samarbejdet med vores hovedvejleder har i starten, og et godt stykke ind i projektforløbet, været præget af misforståelser om, hvordan vi gerne ville vejledes, kontra hovedvejleders måde at vejlede på. Dette har flere gange resulteret i et fattigt udbytte, at de vejledermøder vi har haft, hvor selve mødet er kørt i en retning, som vi ikke har fået ret meget ud af. Dette har medført en massiv stilhed fra vores side. Hovedvejleder har til en hvis grad tolket dette som om vi ikke har vidst hvad vi skulle, eller endnu værre, at vi ikke var motiverede for at lave dette projekt. Grundet dette forsøgte hovedvejleder på forskellige måder at sætte os i gang, hvilket for os virkede som om, vi fik lektier for og blev styret i en bestemt retning. Dette var ikke særlig motiverende for os, da vi ønsker at tage ansvar for egen læring. Efter vi, på hovedvejleders anmodning, lavede en evaluering af vores samarbejde med vejlederne, og fik diskuteret dette igennem, blev vejledningen mere udbytterig for os, og har siden fungeret fint og uden komplikationer. Vi har således fået det ud af vores møder med vejlederne vi ønskede. Det har været en bet, at vi ikke har taget denne samtale fra starten, da vi dermed ville have fået bedre input fra vejlederne. 5.2 Samarbejdet med bivejleder Samarbejdet med vores bivejleder har været fint, hun har som altid, været et omvandrende bibliotek. På samme måde som med vores hovedvejleder, har der været en masse misforståelser i starten, og vi har derfor virket meget umotiverede, hvorved det også må være svært at komme med en masse god input. Dette er dog også blevet meget bedre efter den samtale, der er omtalt i ovenstående afsnit. 13

15 5.2 Samarbejdet med bivejleder 14

16 Konklusion 6 Gennem P2-forløbet har gruppen lært mange ting med hensyn til gruppearbejde og projektstyring, hovedsageligt med udgangspunkt i metoder, vi har indført på baggrund af erfaringer fra P1. Præsident- og sekretærordningen har fungeret fint, og er uden tvivl noget, som vil blive videreført til p3. Bødesystemet, som blev indført for at mindske fravær og få folk til at overholde mødetider, har også helt klart haft en forbedrende indvirkning på gruppens mødediciplin. Fraværet er generelt mindre, og hvis man kommer for sent, er det som regel ikke mere end et per minutter. Samarbejdet med vejledere var påvirket meget af gruppens passivitet og vejledernes fejlfortolkning af gruppens status. Dette kunne have været undgået, hvis en af parterne tidligere i forløbet havde taget initiativ til at tale om gruppens ønsker med hensyn til vejledning, samt vejlederes forventninger til gruppen. Vi kan hermed konkludere at på trods af problemer med vejledningen i starten, havde vi et godt samarbejde med dem. Vi havde lidt problemer med at komme igang, men den sidste halvanden måned kørte det ret problemfrit. Tiden vil vise om vi har fået lavet et godt projekt. 15

17 16

18 Litteratur Christensen M Fischer L H 2003 Udvikling af multimedier Ingeniøren-Bøger. ISBN:

19 LITTERATUR 18

20 Bilag A A.1 Samarbejdsaftale Regler 1. Forskellige undergrupper varetager forskellige dele af projektet. For at sikre at alle har en fornemmelse for projektet som helhed skiftes der i løbet af arbejdsforløbet rundt på sammensætningen af undergrupperne. Vi vil tilstræbe at en person hver uge kommer ind i en ny undergruppe. 2. I denne projekt periode har vi en projektleder og en sekretær. Opgaven går på skift hver uge. 3. Statusmøde én gang om ugen i gruppen, fredag før vejleder møde. 4. Kroning af projektleder hver fredag i BasisBaren. 5. Inden opgaver deles ud til undergrupper, diskuteres de igennem så alle har forstået og er enige om mål og opgavernes omfang 6. Projektleder er ordstyrer 7. Vi kommer ikke for sent! Hvis vi gør det alligevel koster det en omgang i BB efter anden gang. Et skema hænger på opslagstavlen og bruges til at holde styr på hvem der er kommet for sent. Computerens ur viser det præcise klokkeslæt der angiver om man har overskredet mødetidspunktet! Mødetidspunktet er grænsen og gælder på slaget. 8. Er man forhindret i at møde, har man pligt til at kontakte gruppens sekretær for at holde sig ajour og få at vide hvad der skal læses til næste gang. 9. Efter endt arbejdsdag laver gruppen en dagsorden for det kommende gruppemøde. 10. Diverse formateringer af tekst margin citater o.l. styres af LaTeX 11. Mobiltelefon skal være slukket under vejledermøder. 19

21 A.1 Samarbejdsaftale Sekretærens opgaver 1. Tage referat af alle vejledermøder, gruppemøder og statusseminarer og ellers hvor det er relevant at have et referat. Desuden er det sekretærens ansvar at skrive dagsordenen ned. 2. Sende alt relevant materiale til hoved- og bivejleder inklusiv dagsorden 3. Forsøge at få fat i studierelevant materiale og gemme det på fællesdrevet i de dertil indrettede mapper. Projektlederens opgaver 1. Ordstyrer ved samtlige møder (vejledermøder kan være en undtagelse, alt afhængigt af hovedvejleder). 2. Håndhæve reglerne. 3. Har ansvaret for at projektet bliver styret i den rigtige retning, samt holde styr på hvad der foregår i de enkelte undergrupper (sørge for den røde tråd), men IKKE at give lektier for til næste dag. 20