Procesanalyse. Projektstyring. Projektplanlægning

Transkript

1 Procesanalyse Følgende procesanalyse vil beskrive specialeprocessen. Der vil igennem procesanalysen reflekteres over, hvilke elementer der kan videreføres til kommende arbejdsliv. Emnerne som procesanalysen vil berøre er: projektstyring, projektplanlægning, samarbejdet mellem specialegruppens medlemmer, samarbejdet med vejleder og samarbejdspartner samt læreprocessen. Projektstyring Specialegruppe består af tre personer med hver deres fagprofession: én ergoterapeut, én fysioterapeut og én bachelor i idræt. Gruppens medlemmer har alle arbejdet sammen på de to foregående semestre på kandidaten i Folkesundhedsvidenskab og har dermed kendskab til hinandens kompetencer og samarbejdsevne. Gruppens medlemmer har ved specialets start talt om, hvilke elementer der har fungeret på tidligere semestre og hvilke elementer der gerne skulle undgås i specialeprocessen. Idet specialegruppen tidligere har arbejdet med specialets emne og dermed tidligere har samarbejdet med Sundhedscenter Aalborg, havde gruppemedlemmerne et stort kendskab til specialeemnet på forhånd. Specialegruppens medlemmer har ikke haft konsekvente teamroller under specialeprocessen, hvorfor disse har været mere flydende. Projektplanlægning Specialeperioden har været anderledes end tidligere projektperioder, idet der ikke har kørt undervisning sideløbende. For at udnytte tiden så effektivt som muligt, har gruppen ved opstart af specialet udarbejdet en tidsplan. Denne plan indeholdt en række milepæle, som specialegruppen skulle overholde, for at nå i mål med specialet. Derudover er der løbende udarbejdet ugeplaner, således specialegruppens medlemmer ikke har været i tvivl om, hvad næste punkt på dagsordenen bestod i. Specialegruppen er hver dag startet ud med et kort opsummerende morgenmøde. På hvert møde er der blevet fulgt op på det der skulle laves til den pågældende dag og eventuelle tvivlspørgsmål eller uklarheder er blevet løst. Desuden er der ved hvert møde lagt en mere specifik plan for den pågældende dag. Specialegruppen består, som tidligere nævnt af tre personer, hvilket specialegruppen har udnyttet ved at uddelegere flere arbejdsopgaver. For at sikre, at alle specialegruppens medlemmer har haft indflydelse Side 1 af 6

2 på de pågældende afsnit, har det skriftlige materiale roteret mellem gruppens medlemmer og er blevet diskuteret i fællesskab. Denne tilgang er valgt, for at sikre den røde tråd igennem specialet, og således alle gruppemedlemmer har haft mulighed for at bidrage til det enkelte afsnit. Specialegruppen har fulgt tidsplanen, som denne var udarbejdet fra start. Det vurderes, at dette har ladet sig gøre, grundet samarbejdsvillighed fra samarbejdspartner samt problemfri rekruttering af informanter til interviews. Undervejs i specialeprocessen vurderede gruppemedlemmerne, at en observation af den fysisk træningssession i Vanebryderne ville kunne bidrage med yderligere aspekter til projektet og give dybere indsigt i vægttabsinterventionen. Denne undersøgelsesmetode havde specialegruppen ikke overvejet ved specialets start, men gruppen vurderede, at denne metode kunne inddrages, uden at ændre i tidsplanen. Samarbejdet i specialegruppen Samarbejdet i specialegruppen er prioriteret højt, idet dette vurderes at have stor betydning for specialets endelige resultat. Eftersom gruppemedlemmerne har haft kendskab til hinanden inden specialet, har det medvirket til, at der har været en åben dialog fra start, og at alle gruppemedlemmer har turde at tilkendegive meninger og holdninger, uden at være nervøse for de andres reaktion. Det, at have et godt kendskab til hinanden og hinandens arbejdsproces gør at der kan opstå group thinking, hvilket vi sige at gruppen udelukkende tænker i samme retning. For at opnå en god balance i processen, skal der være balance mellem medspil og modspil. Medspil skaber fremdrift i processen, hvor modspil omhandler de kritiske spørgsmål og vurdering af forslag (Mikkelsen, Riis 2011). Specialegruppen har forsøgt at opnå en balance mellem medspil og modspil, ved løbende at forsøge, at forholde sig kritisk til de beslutninger der blev foretaget. Dette har haft en positiv indflydelse på arbejdsprocessen, og det vurderes, at dette har medvirket til en effektiv proces. Specialegruppe har af formelle årsager udviklet en samarbejdsaftale i specialets indledende fase. Samarbejdsaftalen beskriver en fælles ramme for specialegruppens samarbejde, både på det faglige og på det personlige plan, og har til formål at få det bedste ud af samarbejdet. Derudover er samarbejdsaftalen anvendelig i tilfælde hvor der skulle opstå uoverensstemmelser, da denne fungere som et regelsæt, som alle Side 2 af 6

3 gruppemedlemmer har underskrevet. Det har dog ikke været nødvendigt, at tage denne i brug under specialeprocessen. For at få det optimale ud af samarbejdet har specialegruppen i starten af processen beskæftiget sig med 5s-modellen som består af samvirke, samordning, samtale, samhørighed og styring. Samvirke handler om at vise engagement, initiativ og have fokus på muligheder frem for begrænsninger. Dette har gruppens medlemmer forsøgt at imødekomme, ved at hjælpe hinanden med at bidrage det bedste man kunne. Gruppemedlemmerne har ligeledes været gode til at aflaste hinanden i perioder, hvor dette har været nødvendigt, hvilket har gjort det lettere at bidrage fuldt ud i andre perioder. Samordning handler om at arbejde sammen mod et fælles mål og at alle parter forstår målet. Dette fik specialegruppen afklaret til en af de første gruppemøder, således alle gruppemedlemmer var enige om, hvor meget arbejde de skulle forvente at ligge i specialet og hvilket ambitionsniveauet specialegruppen havde. Samtale drejer sig om at aktivt at indgå i dialog, og informere de resterende gruppemedlemmer om de tanker den enkelte har. Gruppemedlemmerne har, som tidligere nævnt, haft en godt kendskab til hinanden inden specialet, hvilket har bevirket, at dialogen indbyrdes i specialegruppen, har været uproblematisk. Samhørighed har at gøre med gruppens synlighed indadtil og udadtil. Specialegruppen har oplevet et fællesskab i forbindelse med specialet, og har udvist dette, ved situationer ud af huset, som eksempelvis møder med Sundhedscenter Aalborg omkring Vanebryderne. Specialegruppen har under hele specialeprocessen haft en professionel tilgang til udarbejdelsen af specialet, hvilket er under punktet styring. Dette punkt er uddybet tidligere i procesanalysen under afsnittene projektstyring og projektplanlægning (Mikkelsen, Riis 2011). Specialegruppen har undervejs i processen kommunikeret igennem en gruppe på Facebook. Dette kommunikationsværktøj har fungeret efter hensigten, idet alle gruppemedlemmerne har haft mulighed for at respondere hurtigt på eventuelle spørgsmål. Til opbevaring af dokumenter, har specialegruppen anvendt Dropbox, hvilket har medvirket til at skabe et overblik over alle dokumenter, samt at alle gruppemedlemmer har haft let adgang til samtlige dokumenter. Ved gruppemøder har alle gruppemedlemmer haft mulighed for at tilkendegive meninger og holdninger i forbindelse med et konkret emne ved markeringsrunder, Side 3 af 6

4 hvor der blev lyttet til alle (Ussing, Hansen). Samarbejdet i gruppen har fungeret rigtig godt både fagligt og socialt. Hvert gruppemedlem har været god til at påtage sig opgaver indenfor områder, hvor denne har følt behov for at dygtiggøre sig. Dette har medvirket til at dygtiggøre de enkelte gruppemedlemmer, og har således bidraget til specialegruppens samlede læring. Samarbejdet med vejleder og samarbejdspartnere Specialevejlederen har tidligere været vejleder på specialegruppens 2. semesterprojekt indenfor samme emne, hvilket har medført, at vejleder har haft kendskab til gruppens emne. Det vurderes, at være en fordel, at specialegruppen tidligere har arbejdet sammen med specialevejlederen, da gruppen således har haft kendskab til vejleders arbejdsgang. Til første vejledermøde blev de praktiske elementer afklaret, eksempelvis hvornår materiale og dagsorden skulle sendes forud for et vejledermøde. Hvert vejledermøde er afrundet med at aftale en ny tid for vejledning, således både vejleder og specialegruppen har haft overblik over kommende aftaler. Yderligere har vejleder været behjælpelig med at få afklaret simple spørgsmål over mail, så gruppen ikke er blevet forsinket i projektprocessen. Vejleder har været en kombination af procesvejleder og produktvejleder, da hun har stillet uddybende spørgsmål undervejs i projektet, som har lagt op til refleksion for gruppens medlemmer, samtidig med at komme med idéer til nye perspektiver i projektet (Olsen, Pedersen 2011). Specialegruppen har under specialet samarbejdet med Sundhedscenter Aalborg. Dette samarbejde har været utrolig givende og specialegruppen har mødt stor imødekommenhed samt oplevet et stort engagement fra samarbejdspartners side. I tilfælde, hvor specialegruppen har efterspurgt møde med projektlederen for Vanebryderne, er dette eksempelvis blevet iværksat indenfor en kort periode. Derudover har projektlederen været behjælpelig med at rekruttere informanter til interviewundersøgelsen, hvilket har været afgørende for specialets udformning. Samarbejdspartnerens engagement har medvirket til en problemfri specialeproces og har medført, at specialegruppen har overholdt den ønskede tidsplan. Side 4 af 6

5 Læreprocessen Specialeprocessen har været lærerig for alle gruppemedlemmerne, idet gruppens medlemmer, som tidligere nævnt, har været gode til at fremme hinandens læring, og samtidig tage ansvar for egen læring. Efter at have samarbejdet med praksiskontakter gennem flere projekter, har specialegruppen fået erfaring i at omsætte faglig viden fra kandidatuddannelsen i Folkesundhedsvidenskab til praksis. Derudover føler specialegruppens medlemmer, at der er flere elementer, som har virket mindre kompliceret under specialeprocessen sammenlignet med de tidligere projekter. Dette kan skyldes, at specialegruppen er blevet mere erfaren i at samarbejde med praksiskontakter og har være opmærksom på, at forsøge at undgå at lave samme fejl, som på tidligere semestre. Den erfaring, som gruppen har erhvervet sig under kandidatuddannelsen, tænkes at fungere som gode redskaber og værktøjer, når gruppens medlemmer bliver en del af erhvervslivet. Samarbejdet i specialegruppen har fungeret godt, hvilket vurderes at have indvirket positivt på udfaldet af det endelige produkt. Udover det faglige samarbejde, har specialegruppen arrangeret sociale arrangementer sammen, som eksempelvis cafebesøg, virksomhedsbesøg hos KORA, mv., hvilket har øget kendskabet til hinandens privatliv. Dette vurderes, at have medvirket til at styrke det faglige samarbejde i og med, at specialegruppen har haft kendskab til, hvilke private omstændigheder, der i perioder har påvirket de enkelte personer, hvorfor det har været muligt at give plads til hinanden. Samarbejdet med vejleder og samarbejdspartner vurderes at have fungeret upåklageligt, og specialegruppen har herved erfaret, at når der udarbejdes tydelige retningslinjer og aftaler, kan mange misforståelser og uoverensstemmelser undgås. Især forventningsafstemning vurderer specialegruppen er en væsentlig faktor i forbindelse med specialeprocessen, hvilket tænkes at kunne viderebringes til erhvervslivet, idet dette kan medvirke til at optimere arbejdsprocesser. Specialegruppens samlede erfaringer i forbindelse med projektarbejdet på kandidatuddannelsen i Folkesundhedsvidenskab er, overholdelse af deadlines, struktur samt at kunne bevare overblikket i stressede perioder, er gode egenskaber at besidde i forbindelse med udarbejdelsen af større produkter, hvilket tænkes at kunne viderebringes til erhvervslivet. Til trods for, til tider at have kostet blod sved og tårer, Side 5 af 6

6 har kandidatuddannelsen i Folkesundhedsvidenskab givet specialegruppens medlemmer en lang række kompetencer og egenskaber, som vurderes yderst anvendelige i erhvervslivet. Referencer Mikkelsen, H. & Riis, J.O. 2011, Grundbog i projektledelse, 9. udgave, Prodevo, Rungsted. Olsen, P.B. & Pedersen, K. 2011, Problemorienteret projektarbejde: en værktøjsbog, 3. udgave, Roskilde Universitetsforlag, Frederiksberg. Ussing, A.H. & Hansen, S. Samarbejde, Læring og Projektstyring, SLP-Gruppen, Anvendt referencesystem: Harvard Side 6 af 6