DISTRIKT 44 KLUBBERNES HUSKELISTER OG ÅRETS GANG I KLUBBESTYRELSEN

Transkript

1 DISTRIT 44 LUBBERNES HUSELISTER OG ÅRETS GANG I LUBBESTYRELSEN GENERELT: Huskelisten er en supplerende vejledning til de enkelte bestyrelsesmedlemmer, idet alle relevante oplysninger fremgår af Inner Wheels Lovbog Læs derfor omhyggeligt de paragraffer i lovbogen og de tilsvarende punkter i håndbogen, der omhandler bestyrelsesposter. Det anbefales at holde sig orienteret på Inner Wheel Danmark s hjemmeside, som findes på Internettet Her findes navne og adresser på personer tilknyttet Landsarkivet, Inner Wheel Nyt m.m. Indsamling ved Distrikts og Landsmødet er ikke tilladt. Salg af IW effekter og IW gaveartikler, godkendt af Dansk Inner Wheel Råd, er tilladt. VEJLEDNING FOR PRÆSIDENT: Præsidentkæden bæres først efter 1. juli. Se i øvrigt håndbogen Forårsdistriktsmødet: Arrangerende klubs præsident indsender programmet for Intercitymødet til Distriktspræsidenten senest 1. januar. Vigtigt: Alle bestyrelsesmedlemmer skal have tilsendt dagsorden + diverse bilag udfærdiget af Distriktsbestyrelsen. ædeoverrækkelse og Instruktionsmøde i juni: Den kommende distriktspræsidents hjemklub er værtsklub. Præsidenten indsender programmet for mødet til Distriktspræsidenten senest 1. februar. Forslag fra klubben: Sendes (gerne pr. e mail) på klubbens brevpapir til distriktet. Brevpapiret forsynes med Inner Wheel logo, klubbens navn og nr. samt dato og underskrives af præsidenten. Forslag som skal behandles på efterårets distriktsmøde skal være modtaget i distriktet inden den 1. august. Forslag, som skal behandles på forårsdistriktsmødet skal være modtaget i distriktet inden den 1. januar. Forslag der efterfølgende skal behandles på landsmødet skal være modtaget i distriktet inden 1. maj. side 1 af 10

2 VEJLEDNING FOR SERETÆR Månedsbreve: Anvisning til skrivning af månedsbreve. Udarbejdelse: Distribution: Månedsbreve udarbejdes af sekretæren, og sekretær og præsident er ansvarlige for månedsbrevet, som udsendes. Månedsbrevet distribueres til klubbens medlemmer. Dette bør ske hurtigst muligt, (senest 6 8 dage) efter klubmødet. Sekretæren får et login, der giver adgang til at uploade klubbens månedsbreve på Inner Wheel Danmarks hjemmeside. Her findes også vejledning i upload. Af hensyn til arkiveringen bedes I navngive månedsbrevene med angivelse af år, f.eks. som følger: _mb0102.doc _mb03.doc _mb04.doc osv. Såfremt klubben har en hjemmeside, er det webmasterens ansvar at gemme månedsbreve der. Navnet på distriktets IT konsulent er Birte Holst Andersen, Brønderslev. Indhold: Månedsbreve bør ikke indeholde følsomme oplysninger, (så som folks sygdomme, behandling mv.). Det er en skønssag i hvert enkelt tilfælde, men vær meget opmærksom på dette. Artikler og lignende fra ugeblade, aviser og tidsskrifter: Disse må kun gengives, hvis der er indhentet tilladelse fra journalisten/avisen/bladet, da det ifølge loven om ophavsret ellers er forbudt og kan medføre alvorlige økonomiske konsekvenser for klubben i form af et erstatningskrav. Dagens digt: Det samme gælder for digte og lignende. Der skal indhentes tilladelse fra forfatter eller forlag. (Hvis forfatteren er død for mere end 70 år siden, må man dog gerne gengive det, da copyright rettigheden så er ophørt.) Månedsbrev må ikke indeholde meddelelser om: 1. Hvem klubben vil stemme på til distriktsbestyrelsen, vice national repræsentant og I.I.W. 2. Hvilket projekt klubben stemmer på til årsindsamlingen 3. Distriktspræsidentens Inner Wheel orientering og egoforedrag. 4. Medlemmers egoforedrag må heller ikke refereres. Foredragsholdere. Foredragsholdere skal altid spørges, om man må referere deres foredrag, da man jo som sådan tager brødet ud af munden på dem ved at referere foredrag, de skal holde mange gange forskellige steder. Det samme gælder for steder, man besøger. Spørg om lov til at referere og beskrive. side 2 af 10

3 Nummerering af månedsbreve: Har klubben sommerlukning i juli, får august månedsbrevet nr. 1 2, september nr. 3 osv. Opsætning af månedsbrevet: Skriftstørrelse, månedsbreve bør skrives i er skriftstørrelse 11 eller 12. Publikationer og rundskrivelser: Publikationer må ikke udsendes til klubberne uden distriktsbestyrelsens godkendelse. opi af breve (rundskrivelser) sendes først til distriktsbestyrelsen. Formularer: Alle formularerne ligger på I.W. s hjemmeside bag login for medlemmer. Ved at benytte formularerne på hjemmesiden bliver disse automatisk sendt til hhv. medlemsregistrator og distriktssekretær. Formular 2 Registrering af kommende bestyrelse. Rettelse af kluboplysninger. Registrering af ny klub. Denne formular skal indsendes umiddelbart efter klubbernes valgmøde i februar, og senest 1. marts. Rettelse af kluboplysninger og registrering af ny klub kan ske hele året. Send via hjemmesiden eller pr. post til: Medlemsregistrator og distriktssekretær. VEJLEDNING FOR ASSERER ontingent: ontingent til distriktet forfalder 1. september. Betaling sker efter opkrævning fra distriktskassereren. For nye medlemmer optaget i perioden 1. juli til 31. december betales fuldt kontingent. For nye medlemmer optaget i perioden 1. januar til 31. maj betales halvt kontingent. For nye medlemmer optaget i juni måned betales intet kontingent. Distriktskontingent for nyt medlem betales straks efter optagelsen, og Formular 4 indsendes til distriktskassereren og medlemsregistrator. Medlemsbevægelser: Det er klubkassererens opgave at registrere medlemsbevægelser. Ind og udmeldelser, overflytninger og dødsfald sendes straks på den dertil beregnede anmeldelsesformular (se nedenfor) MEDLEMMER SAL SELV RETTE EGNE DATA f.eks. adresseændring via hjemmesiden (bag login). Formularer: Alle formularerne ligger på I.W.'s hjemmeside bag login. Ved at benytte formularerne på hjemmesiden bliver disse automatisk sendt til hhv. medlemsregistrator og distriktskassereren side 3 af 10

4 Formular 3 Udmeldelse, overflytning, dødsfald. Denne formular indsendes straks efter et medlems udmeldelse, overflytning eller dødsfald. Formular 4 Formular 5 Indmeldelse af nyt medlem. Denne formular sendes straks efter et medlems optagelse. Bestilling af udenlandske publikationer og Directory. Indsendes inden 1. marts for det kommende Inner Wheel år Distriktspræsidentens klubbesøg og besøg ved jubilæer m.v.: lubberne betaler for distriktspræsidentens kuvert ved klubbesøg samt ved jubilæer. Distriktet betaler for transport samt evt. nødvendigt hotelophold. Rejsegodtgørelse: Der udbetales rejsegodtgørelse til delegerede ved distriktsmødet i oktober og til forårsdistriktsmødet. Der udbetales ikke kørselsgodtgørelse fra distriktet ved instruktionsmøde/kædeoverrækkelse. I.W. effekter og emblemer købes hos distriktskassereren eller hjemmeside. Optagelse og æresmedlemsbevis hos distriktskassereren. Bånd til klubber, der har holdt 50 års jubilæum købes hos rådskassereren. Inner Wheel Danmarks Årsindsamling: Se proceduren for årsindsamlingen på hjemmesiden. Beløb kan året rundt indsættes på Rådets årsindsamlingskonto Nordea reg. nr konto nr HUS LUBNAVN og angiv, om det evt. drejer sig om overskud fra salg af godkendte I.W. artikler (angiv også hvilken artikel). Beløb til indeværende års projekt (kr. 60, pr. antal medlemmer 1. juli 2012) skal være indsat inden 1. april Overskud ved salg af godkendte I.W. artikler husk at angive, hvilken I.W. artikel det er. side 4 af 10

5 VEJLEDNING FOR ISO Det er vigtigt, at ISO er synlig både indenfor og udenfor IW klubben. ISO bør have fast taletid ved hvert møde. VIGTIGE rapporter sendes til DISO: 1. Første rapport om klubben aktivitet i forbindelse med Inner Wheel dagen den 10. januar. 2. Sidste rapport er for hele IW året. ISO slutter således sit år med denne rapport. Skemaerne kan findes på distrikt 44 s hjemmeside. Hold kontakt med andre ISO ere send en julehilsen Det er meget nemmere at lave et intercitymøde eller andet arrangement, hvis vi kender vores naboklubber. Fadderskaber: orrespondance læses op ved møderne. Følge op og undersøge, om klubbens støtte kommer det rigtige sted hen. Følg med i fadderskabsbørnenes opvækst, alder og uddannelse og fortæl herom. Lav en ISO mappe med indholdet fra fadderbørn og venskabsklubber og tag mappen med til møderne, så har alle en mulighed for at læse i den. Hjælpeprojekter velgørenheds arbejde ISO kan være med til at oprette hjælpe /støttegrupper af forskellige størrelse. Det kan være for eksempel 4 Inner Wheel piger, som hver morgen på skift ringer til en gruppe ældre mennesker i byen eller på landet. Disse grupper kan hjælpe på mange måder. Det kunne være: Lektiehjælp Voksenvenner til børn Motions ven Besøgsven Indsamler ved landsindsamlinger Plejecentre underholdning Plejecentre hjælp Morgen telefonkald til ældre Børnehaver Idrætsforeninger Frivillig støtte/arbejde Der er sikkert mange andre muligheder Lad os sende et signal om, at vi gerne vil yde et frivilligt stykke arbejde, på den måde vil vi kunne markedsføre Inner Wheel. Følg op på de støtteprojekter, klubben har givet penge til. Inner Wheel Nyt Skriv indlæg til Inner Wheel Nyt de sendes til redaktør irsten Jacobsen, arlslunde IW. Brug DISO send små historier eller andre spændende oplevelser til DISO, som så vil kunne have stof til et indlæg til Inner Wheel Nyt. Nekrologer optages ikke i Inner Wheel Nyt. Markedsføring det er ikke nemt, men bliv ved med at skrive indlæg til aviser og blade. Det er rigtig vigtigt, at vi kommer ud og fortæller om Inner Wheel. side 5 af 10

6 ISO træf Distriktet vil tilstræbe, at der hvert år i marts/april bliver holdt et ISO træf for nuværende og nye ISO ere. Dette møde skal være hjælp og inspiration til næste års arbejde som ISO og give mulighed for at lære de andre ISO ere i distrikt 44 at kende.. Internationalt Find spændende artikler på de udenlandske hjemmesider eller i publikationer. Deltage aktivt i arbejdet med ungdomsudveksling, GSE besøg, camps det er alle 3 projekter, som Rotary arrangerer. Venskabsklubber i udlandet. Det er meget spændende, hvis der er mulighed for at mødes, men ellers så udveksle breve/mails, hvor begge klubber fortæller om forskellige programmer eller andre oplevelser, klubben har haft. Rally er et nordisk møde, som foregår hvert 3. år. Det er et møde med udveksling af erfaringer samt diverse forskellige kulturelle oplevelser. Convention er IW s verdensmøde hvert 3. år. Alle, der har været til convention, har lært en masse om Inner Wheel på verdensplan. Det er rigtig sundt at høre, hvordan IW piger i andre lande har det. ISO kunne tage kontakt til piger med anden etnisk baggrund. Det kan være en hjælp til dem, og det vil give en masse viden om andre lande. Orientere sig om, hvad der i lokalområdet foregår af internationalt hjælpearbejde inden for diverse organisationer, det kunne være Læger uden Grænser, Red Barnet og Folkekirkens Nødhjælp med flere. Besøg en IW klub i udlandet. Nationalt Intercitymøder fællesmøder ontakt andre kvindeklubber, Inner Wheel klubber, Rotary klubber og andre klubber og hold fælles møder. Større møder giver en mulighed for gode foredragsholdere. Byg en tradition op om fællesmøder i jeres område. Deltag på de forskellige møder det kunne være landsmødet og/eller forårsdistriktsmødet det giver en masse viden om Inner Wheel. Arrangere udflugter, det kunne måske laves i forbindelse med besøg hos andre IW klubber. Venskabsklubber korrespondance fra klubberne læses op. Det kunne også være månedsbrevene, der blev refereret fra. Hold kontakt til de Inner Wheel piger, som har meldt sig ud måske på grund af alder eller sygdom. Der er mange, som ville være rigtig glad for en kop kaffe og høre om, hvad der sker i IW. Brugte frimærker kan afleveres ved Landsmødet eller sendes til Hanne Dahl, Box 174, 5700 Svendborg. side 6 af 10

7 Dåseringe kan sendes/ afleveres til Lena Pedersen, Hadstenvej 27,Lerbjerg, 8370 Hadsten (se i øvrigt hjemmesiden for øvrige opsamlingssteder.) Lysestumper (Nørresundby IW) og briller (Hammel IW). For flere informationer se på klubbernes hjemmesider. side 7 af 10

8 OVERSIGT P = Præsident = asserer VP = Vicepræsident ISO = I.S.O. S = Sekretær P S P S P P S P JULI lubben har modtaget invitation til Distrikts og Landsmødet på Nyborg Strand. Planlægge bestyrelsesmøde først i september, hvor det sidste materiale til møderne på Nyborg Strand er modtaget. Modtager medlemsbøger fra bogtrykkeriet. Forslag til dagsorden til efterårsdistriktsmødet sendes til distriktsbestyrelsen inden 1. august. AUGUST Modtager opkrævning på kontingent fra Distriktet. Beløbet skal betales inden 1. september. Distrikts og Landsmødet på Nyborg Strand i oktober: Sende tilmeldingsskema til landsmødekoordinator. Husk indbetaling, hvis tilmelding sker pr. e mail. Delegerede og tilhørere tilmeldes på samme blanket. Får en delegeret forfald, sendes en kvalificeret suppleant. Af en suppleant, som er tilmeldt før mødets start, kræves ingen fuldmagt. SEPTEMBER Ultimo august modtages regnskaber m.m. til møderne på Nyborg Strand. Afholde bestyrelsesmøde til drøftelse/ vurdering af det modtagne materiale fra distriktet. Planlægge gennemgang af materialet på et klubmøde. OTOBER Fastsætte bestyrelsesmøde til planlægning af ny bestyrelse, der skal vælges i februar. Tidsfrist for forslag (fra klubben) til ny bestyrelse skal være 1. december. Medbring til distrikts og landsmødet: Indbydelse, dagsorden og tilsendte bilag til de aktuelle møder. Grønne og røde stemmekort. Indsigelse til referat fra distriktsmødet skal være distriktssekretæren i hænde senest en måned efter referatet er modtaget. NOVEMBER Forslag til nye distriktsbestyrelsesmedlemmer sendes til distriktssekretæren inden 1. december. Forslag til kommende års Årsindsamling sendes til distriktsbestyrelsen inden 1. december. Præsidenten kan sende julekort til distriktspræsident og venskabsklubber inden 1. december. side 8 af 10

9 S P P S ISO DECEMBER Modtager brev fra I.I.W., stemmesedler til valg i I.I.W. Forslag til dagsorden til forårsdistriktsmødet sendes til distriktsbestyrelsen inden 1. januar. Den klub der skal have intercitymøde program til distriktsbestyrelsen inden 1. januar. Præsidenten meddeler på klubmøde deadline for opstilling af ny klubbestyrelse. JANUAR Udfærdige stemmeseddel til valg af klubbestyrelse. Stemmesedlen sendes ud med januar månedsbrevet. Modtager materiale til forårsdistriktsmødet i marts. Indsende rapport til D.I.S.O. om aktiviteter på Inner Wheel dagen 10. januar. S S VP FEBRUAR Bestyrelsesmøde med gennemgang af materialet til forårsdistriktsmødet samt det materiale, klubben modtog fra I.I.W. i december. Gennemgang af valgprocedure, materiale til distriktsmødet og valg til Board og I.I.W. s bestyrelse. Valg til distriktsbestyrelsen: Hvis der er flere kandidater til de enkelte bestyrelsesposter, vil klubben modtage et antal stemmesedler svarende til klubbens antal delegerede. Stemmesedlerne skal tilbagesendes til distriktspræsidenten senest 1. marts. lubbestyrelsen skal konstituere sig før 1. marts Formular 2: Registrering af kommende bestyrelse sendes inden 1. marts. Værtsklub ved intercitymødet i forbindelse med forårsdistriktsmødet modtager et tilskud fra distriktet. Spørge kommende bestyrelse om ønsker til Directory og udenlandske blade og derpå sende Formular 5. Send via hjemmesiden eller pr. post til distriktskassereren senest 1. marts. Sende tilmelding og betaling til forårsdistriktsmødet. MARTS Valg til bestyrelsen i I.I.W. og til Boarden skal sendes direkte til I.I.W. ultimo marts. Modtager dato fra vicedistriktspræsident om dennes klubbesøg i efteråret. BEMÆR: Sidste frist for indbetaling til Årsindsamling er 1. april. side 9 af 10

10 VP P S VP P S APRIL Modtager invitation til kædeoverrækkelse og instruktionsmøde. National kædeoverrækkelse, se Inner Wheel Nyt. I månedsbrev for april indkaldes til generalforsamling i juni samt forslag til dagsordenen til generalforsamlingen. Forslagene skal offentliggøres i maj månedsbrevet. Tilmelde til kædeoverrækkelse og instruktionsmøde i distriktet, evt. til National kædeoverrækkelse. Inden måneds udgang skal vicedistriktspræsidenten have accept af dato for efterårets klubbesøg. MAJ Planlægge sidste bestyrelsesmøde med overdragelse af mapper fra gl. til ny bestyrelse. ISO JUNI Sende rapport for I.W. året til D.I.S.O. inden 1. juli. Regnskab (pr ) for evt. salg af I.W. gaveartikler sendes til Distriktspræsidenten før 1. august. Evt. udmeldelse (formular 3) sendes inden 25. juni. side 10 af 10