Foreningshåndbog for. Hedehusene Gymnastik Forening

Transkript

1 Foreningshåndbog for Hedehusene Gymnastik Forening Formålet med denne håndbog er at angive nogle retningslinier for HGF og samtidig sikre, at alle får de samme informationer. Retningslinierne er vedtaget af bestyrelsen i december 2007 og opdateres løbende. Senest opdateret november 2015 Retningslinierne er også lavet for at sikre, at det er sjovt at gå til gymnastik både for gymnaster, instruktører og foreningen. 1. Samværspolitik 1.1 I HGF taler vi ordentligt til hinanden ingen upassende tilråb eller kommentarer om hinandens kroppe/udseende 1.2. Et nej skal respekteres også i leg 1.3. En instruktør skal ikke være alene med et hold børn 1.4. I forbindelse med ture, stævner o.l. er der altid mindst to voksne instruktører/ledere med 1.5. Man går ikke ind i det modsatte køns omklædningsrum 1.6. Instruktører og ledere inviterer ikke enkelte børn med sig hjem 1.7. Forældrene opfordres til at interessere sig for deres børns idrætsliv. De kender børnene bedre end instruktørerne og er derfor bedre i stand til at opdage, hvis barnet mistrives 1.8. Hvis en instruktør føler at være kommet i en situation, der kan misforstås af andre, er vedkommende instruktør meget velkommen til at kontakte en fra bestyrelsen, som vil føre samtalen til protokols, så evt. fejlagtige misforståelser eller rygter ikke får lov til at spredes 1.9. Alle har pligt til at gå til bestyrelsen, hvis de hører rygter om krænkelser eller selv fornemmer, at der er noget galt Bestyrelsen har pligt til at tage sådanne henvendelser alvorligt og at reagere hurtigt på dem Der må ikke fotograferes under træningen, medmindre det på forhånd er aftalt med instruktøren, og der må under ingen omstændigheder fotograferes i omklædningsrummene Mobiltelefoner skal være slukkede eller på lydløs under træningen Formålet med at udarbejde en samværspolitik i HGF er at tilgodese og beskytte det enkelte barn/den enkelte idrætsudøver mod krænkelser og i værste fald seksuelt overgreb samt ikke mindst beskytte instruktørerne mod eventuelle beskyldninger. Som udgangspunkt lægges der op til, at alle instruktører, ledere, bestyrelsesmedlemmer etc. i HGF informeres om, hvad der er sunde, fornuftige og normale samværsformer. Samværsformerne bør formuleres, så der ikke er tvivl om, hvordan man skal opføre sig over for hinanden, og alle bør selvfølgelig vise dette i det daglige foreningsarbejde. HGF sørger for, at samværsformerne løbende genopfriskes blandt instruktører og ledere, ligesom de er tilgængelige for forældrene, hvis de måtte ønske det. Side 1 af 7

2 Skulle der opstå mistanke om tilnærmelser/blufærdighedskrænkelse eller lignende har HGF udarbejdet en beredskabsplan, som tages i anvendelse. Det er HGFs formand, som tegner foreningen i en sådan sammenhæng, med støtte fra et bestyrelsesmedlem. En mistanke skal behandles med største diskretion, da det er en meget alvorlig anklage mod en person. Konstateres et overgreb, skal barnets forældre orienteres, og samtidig orienteres om mulighed for hjælp fra det offentlige, bl.a. socialforvaltningen. Samarbejdet med den pågældende person opsiges øjeblikkeligt, samtidig med at sagen anmeldes til politiet. Når dette er sket, bør foreningens øvrige medlemmer informeres, således at der ikke opstår yderligere sladder og rygtedannelse Iflg. den gældende lovgivning er der naturligvis lavet pædofiliattester på alle personer, der har med børn at gøre. 2. Retningslinier for instruktører, holdledere og hjælpeinstruktører (udleveres ved sæsonstart) 2.1. Instruktører Instruktørerne opfordres til at bruge alle deres gymnastiske evner, så gymnasterne får en oplevelse med god, kreativ og også seriøs gymnastik. Brug også mulighederne for at lave weekend-træninger, det giver et godt kendskab til gymnasterne, gode relationer gymnasterne imellem og ikke mindst en god social oplevelse. Husk også at inddrage eventuelle hjælpeinstruktører, så de også får en god oplevelse og lyst til selv at blive instruktør. Lav eventuelt en aktivitetskalender for holdet for at sikre gymnasterne deltagelse. Det er vigtigt at der sluttes til tiden inkl. oprydning af hensyn til det næste hold. Husk at sætte redskaberne i de rigtige rum. Hvis der er tvivl så spørg. Hvis timen sluttes i klublokalet, så husk også at rydde op der, måske feje gulv, hvis det er nødvendigt. Instruktørerne skal læse og underskrive instruktøraftalen, udfylde de ting, der mangler og returnere den til kassereren. Instruktøren skal selv indtaste sine personlige oplysninger på hjemmesiden, husk især ændring af konto nr., telefonnummer, adresse osv. Da en del af honoraret er tøjkøb mod aflevering af kvitteringer, er det vigtigt at huske at aflevere disse kvitteringer til kassereren, gerne i løbet af sæsonen og senest den 1. maj. Beløbet fremgår af instruktøraftalen Man skal også huske kørselsregnskab, hvis man er berettiget til godtgørelse af transportomkostninger. Ved vikartimer skal man udfylde en vikarseddel, som også ligger på hjemmesiden. Den udfyldte vikarseddel skal afleveres til kassereren. Side 2 af 7

3 Tilmelding til kurser foregår til instruktørkontakten. DGIs kursuskalender ligger i klublokalet. Når du har været på kursus, skal du aflevere kursuskuvert (ligger i klublokalet) til kassereren straks efter kursets afslutning, således at der kan søges tilskud hos kommunen. Det er meget vigtigt, at det sker hurtigt, da kommunen har en tidsfrist for ansøgningen. Husk at vedlægge de ting, der er nævnt på kuverten. Ved skader på redskaber skal der straks gives besked til instruktørkontakten. Skulle der være ønsker om nye redskaber, er det også instruktørkontakten, der skal kontaktes. Til de fleste hold er der tilknyttet en holdleder, som tager sig af alt det praktiske i forbindelse med holdet, således at instruktørerne kan koncentrere sig om gymnastikken. Brug holdlederne i et godt samarbejde. Sørge for at opdatere holdlisten: Af hensyn til indberetningen til kommunen (som er basis for næste års tilskud og hal og sal tildeling, og som skal ske pr. 31. december) er det vigtigt, at du sørger for, at alle gymnaster er registreret senest ved udgangen af november måned. Førstehjælp: Forbindingskasser står ved musik skabene i hallen og i køkkenet i klublokalet. Isposer ligger i rummet ved siden af køkkenet. Sørg altid for at have en i din taske. Giv besked til instruktørkontakten, hvis der mangler isposer. Ved alvorlige skader ringes Formanden eller instruktørkontakten skal altid underrettes. Ved mindre alvorlige skader kan der benyttes taxa til og fra skadestue/hospital, hvis der ikke er en bil til rådighed. Bestilling af opvisningstøj: Hvis du bestiller opvisningstøj er det vigtigt, at du bestiller det til Hedehusene Gymnastik Forening med leveringsadressen Pedelkontoret, Charlotteskolen, Charlottegårdsvej 1, 2640 Hedehusene og faktureringsadressen Hedehusene Gymnastik Forening, Stenvænget 2, 2640 Hedehusene Holdledere Holdledere tager sig af alt det praktiske i forbindelse med holdet, således at instruktørerne kan koncentrere sig om gymnastikken. Er behjælpelige med indmeldelse af gymnaster. Side 3 af 7

4 Medvirker ved planlægning af aktiviteter og arrangementer. Sætter eventuelt vand frem til gymnasterne i klublokalet efter træningen. Måske også lave kaffe til ventende forældre. Være behjælpelig med forplejningen ved weekend-træninger. I samarbejde med instruktørerne, sørge for bestilling af opvisningstøj og evt. hold-bluser. Gymnasterne kan, ligesom ved tilmeldingen, bestille og betale via hjemmesiden. Regningen på tøjet afleveres til kassereren, som betaler den. Holdlederen skal i det hele taget stå for kontakten til forældrene (ved børnehold), så instruktørerne kan henvise til holdlederen ved praktiske spørgsmål Hjælpeinstruktører Hjælpeinstruktører skal: - Først og fremmest hjælpe med at lære børnene at lave gymnastik. - Trøste, holde i hånd, hvis nogle er kede af det. - Måske lave opvarmning eller små serier selv. - Vise vej til toilettet. - Hjælpe med at tage redskaber frem og rydde væk. - I det hele taget være med til at alle får en god oplevelse med at gå til gymnastik. 3. Afbud/sygdom Ved afbud eller sygdom skal instruktørerne selv finde en afløser. Skulle det ikke lykkes, kontaktes instruktørkontakten, som så vil prøve at finde en afløser. I alle tilfælde skal instruktørkontakten underrettes. HGF undgår så vidt muligt at aflyse træninger. 4. Nøgler Hal og sal modtages aflåste og efterlades ligeså. Udvalgte holdledere og instruktører har mod kvittering fået udleveret nøgler og alarmbrik for åbning og afstilling af alarm samt aflåsning og at sætte alarm til. Foreningens eget redskabsrum ved Tumlesalen, legekassen samt nogle skabe er forsynet med en hængelås. Nøglen hertil udleveres af instruktørkontakten mod underskrift. 5. Stævner Det er instruktørens/-ernes beslutning at deltage i stævner, beslutningen kan også tages sammen med holdlederen. Der tilstræbes 1 instruktør/leder for hver 10. gymnast, (HTK s regler for tilskud), øvrige ikke aktive gymnaster/deltagere i stævnet får ikke tilskud. Side 4 af 7

5 Der deltager dog altid mindst 2 instruktører/ledere ved et stævne. Transport: Benyttes samlet transport med bus eller tog vil der ikke kunne udbetales særskilt godtgørelse for billetter eller for kørsel i egen bil til enkelte deltagere, medmindre det aftales på forhånd med bestyrelsen. Der vil blive søgt om tilskud hos HTK, som evt. vil kunne indgå i aktivitetens økonomi. Ved stævner uden for landet grænser kan der ydes tilskud til instruktører og holdledere. Hver deltager betaler dog som udgangspunkt sine egne rejse- og opholdsudgifter. 6. Kurser Instruktører, hjælpeinstruktører, holdledere, bestyrelsesmedlemmer og bestyrelsessuppleanter kan deltage i relevante kurser. Kursusudvalget står for godkendelse af og tilmelding til kurserne. Efter endt kursus afleveres kursuskuverten med indhold til kassereren. 7. Hold betaling 7.1. Som instruktør, hjælpeinstruktør, holdleder, bestyrelsesmedlem og bestyrelsessuppleant har man lov til at gå gratis på et af HGFs egne hold. Deltager man på flere hold, betales fuld pris for det/de følgende hold. HGF betaler KUN kontingentdelen af holdets pris, ikke udgifter til aktiviteter, opvisningstøj og andre ting der er inkluderet i hold betalingen. Frikontingentet er personligt og kan ikke overdrages til andre. Bestyrelsen kan dog ved helt særlige forhold vedtage undtagelser herfor Gymnaster betaler fuld pris for alle de hold, de går på. Forlader en gymnast holdet inden en måned efter start, slipper gymnasten for kontingentbetaling, men efter denne skæring skal der som minimum betales ½ kontingent. Forlader gymnasten holdet efter nytår, betales fuldt kontingent. Ligeledes skal der betales for evt. opvisningstøj o.lign, som gymnasten har bestilt. Undtaget fra denne bestemmelse er udtagene hold, hvor der ikke ydes refusion. Udmeldelse skal ske skriftligt til holdleder eller et bestyrelsesmedlem. 7.3 Betaling er muligt via bankoverførsel, brug af Dankort på HGFs hjemmeside, MobilePay eller kontant betaling. 8. Godtgørelse 8.1. Bestyrelse Bestyrelsen modtager ikke honorar, men har et frikontingent og gratis adgang til festen efter HGFs lokalopvisning. Side 5 af 7

6 8.2. Instruktører Instruktører modtager et honorar indenfor rammerne af de gældende Skatteregler og har et frikontingent Holdledere Holdledere modtager ikke honorar, men har et frikontingent og gratis adgang til festen efter HGFs lokalopvisning Hjælpeinstruktører Hjælpeinstruktøren modtager ikke honorar, men har et frikontingent Hjælpere Hjælpere modtager ikke honorar og en eventuel godtgørelse aftales individuelt og skal godkendes af bestyrelsen. 9. Transportgodtgørelse til instruktører Der ydes alene transportgodtgørelse for aktiviteter planlagt for sæsonen. Transportomkostninger godtgøres via hold betalingen og skal derfor indregnes i denne. Kørsel i egen bil: Der ydes kun tilskud, hvor hjemadressen er udenfor postnr Der skal føres kørselsregnskab krav fra Skatteministeriet som vil ligge til grund for kørselsudbetalingen. Der udbetales kilometertakst efter HGFs regler. Hvis flere instruktører/hjælpeinstruktører kører sammen, udbetales kun kørselsgodtgørelse til bilens fører. Offentlige transportmidler: Der ydes kun tilskud, hvor hjemadressen er uden for post nr Ved aflevering af billetter / klippekort godtgøres de af foreningen (kopier er OK). Anvendes pendlerkort omregnes kortets pris til en dagspris, som godtgøres af foreningen. 10. Klublokalet Klublokalet kan benyttes af alle og de bedes hjælpe til med at holde klublokalet pænt, dvs. rydde op efter sig. 11. Politik for rygning, alkohol og euforiserende stoffer Med hensyn til rygning, alkohol og euforiserende stoffer gælder den almindelige danske lovgivning. For personer under 18 år er hovedreglen at de ikke må indtage alkohol i HGF-regi. Ved festlige lejligheder som f.eks. afslutningsfesten kan dette fraviges, hvis der gives tilladelse fra forældrene, dog ikke for personer under 16 år. Personer over 18 år, både bestyrelse, instruktører, holdledere, hjælpeinstruktører, hjælpere og gymnaster, forventes at omgås alkohol på en sund og fornuftig måde i HGF-regi, der sikrer en ansvarlig udførelse af foreningens aktiviteter. Side 6 af 7

7 12. Arbejdsopgaver Foreningen får indimellem tilbudt arbejdsopgaver, hvor det enkelte medlem/ foreningen har mulighed for at tjene nogle penge. Medlemmer, der deltager i sådanne opgaver, får deres løn indsat på deres konto i foreningen og kan bruge den til betaling af f.eks. kontingent, tøj eller rejser. Beløbet kan som hovedregel ikke udbetales til det enkelte medlem, medmindre særlige omstændigheder gør sig gældende. Hvis hele holdet deltager, kan beløbet indsættes på holdets konto. 13. Sponsoraftaler Man må gerne finde sponsorer til sit hold man skal bare have bestyrelsens godkendelse af aftalens udformning og evt. reklametryk på tøjet. Med hensyn til holdbluser er ryggen som hovedregel forbeholdt foreningens navn. 14. Bestyrelsesmøder Der afholdes bestyrelsesmøde en gang om måneden. Skulle man have emner, der ønskes drøftet i bestyrelsen, kontaktes denne via HGFs hjemmeside eller et bestyrelsesmedlem. 15. Generalforsamling Iflg. vedtægterne afholdes der generalforsamling hvert år i marts måned. Datoen bekendtgøres ved opslag i klublokalet samt ved annonce i Taastrup Avis og på HGFs hjemmeside. Revideret /Carsten Desler Side 7 af 7