Boligselskabet Farumsødal

Transkript

1 Boligselskabet Farumsødal Referat af organisationsbestyrelsesmødet mandag d. 30. september 2013 kl i Nordtoft, Farum Hovedgade 54, 3520 Farum. DAGSORDEN TIL INTERN BRUG I BESTYRELSEN Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligselskabet Farumsødal Fremtidssikringsanalyser Asfaltering / forbedring af parkeringsforhold på Nordtoft Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra Domea Evt. tilbagekøb af ejerlejlighed i Vejgårdspark Forretningsgang for ipads i organisationsbestyrelsen Oprettelse af lokalt servicecenter i Farumsødal Boligselskab Græsslåmaskine til Nordtoft indkøbt Kommunens tilbagekøb af institutionerne afd Mødeplanlægning Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Jørgen Gullander, formand Karin Beyer, næstformand Henning Østerbye Henning Thomsen Jørgen Gottliebsen Kirsten Nielsen - afbud Karin Thomsen Heidi Storck - afbud Gitte Melchiorsen - afbud Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea til punkt 3.8 Karsten Petersen, Domea til punkt 3.1 Tom L. Frandsen, Domea Domea Boligcenter København 14. oktober Side 1 af 7

2 1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 2. december 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Referat: Punkt 3.1 behandles som første punkt af hensyn til Karsten Petersen. Punkt 3.8 behandles samtidigt med punkt Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 17. juni Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat godkendt. 3 Boligselskabet Farumsødal 3.1 Fremtidssikringsanalyser Hvordan kommer vi videre med fremtidssikringsanalyserne? Karsten Petersen Domeas byggechef gennemgår mulighederne for at gå videre med fremtidssikringsanalyserne vedr. Vejgårdspark og Lillevangspark. Det indstilles, at bestyrelsen på baggrund af Karsten Petersens oplæg drøfter mulighederne for af gå videre med fremtidsanalyserne. Referat: Karsten Petersen uddelte det skema, der bruges til ansøgning i LBF og gennemgik hvad der normalt gives støtte til. De gule felter bruges, når der er tale om renoveringsstøtte. Her opereres med tre kategorier: 1) Opretning; som drejer sig om byggeskader, hvor levetiden på byggeskaden er kortere end forventet 2) Miljø; som handler om boligmiljøet, altså etablering af fælleshuse. Også de grønne udearealer, men kun i forbindelse med etageejendomme 3) Ombygning / Sammenlægninger; hvis afdelingen har udlejningsproblemer, kan der gives støtte til sammenlægning af lejligheder 4) Tilgængelighed I forbindelse med 3) og 4) kan der også gives støtte til nye køkkener og badeværelser. Bliver der givet støtte i de gule felter er rente på 2 %. Rente er på 3½ % ved arbejder, der kan henføres til de blå felter. Generelt kan støtte fra Landsbyggefonden ske på følgende måder: 1) lave renter på lån 2) støtte hvis huslejeniveauet er højt (driftsstøtte) 3) afdelingen kan få fritagelse for indbetaling til dispositionsfonden og Side 2 af 7

3 4) ved den såkaldte femtedels ordning. Karsten Petersen gennemgik mulighederne for afdelingerne, med udgangspunkt i fremtidssikringsanalyserne: Vejgårdspark: Her vil der være muligheder, hvis afdelingen ønskede et fælleshus. Der vil ikke være mulighed for at få støtte til udearealer, parkeringsarealer isoleret set. Men muligvis driftsstøtte, hvis arbejderne sker i forbindelse med etablering af et fælleshus Lillevangspark: Udbedring af træværk vil kunne forsøges, selvom det vil faldet ind under vedligeholdelse. Huslejen ligger nemlig her over gennemsnittet, hvilket betyder muligheder for driftsstøtte. Formentligt vil det bedst kunne svare sig at udskifte til noget mere vedligeholdelsesvenligt. Men her skal man være opmærksom på en evt. lokalplan. Henning Østerby spurgte om Fredtoften kunne få støtte til etablering af tvungen cirkulation og genvinding af varme (afdelingen har skimmelproblemer). Karsten Petersen mente, at det i givet fald skulle komme via driftsstøtte. Det vil altså komme an på huslejeniveauet. Karin Beyer spurgte om overgang fra gasvarme til fjernvarme. Her vil det også komme an på om huslejeniveauet. Bestyrelsen tog oplysningerne til efterretning og vil arbejde videre med sagen. 3.2 Asfaltering / forbedring af parkeringsforhold på Nordtoft. Der var enstemmig tilslutning til at få udført opgaven af Lyngholm Anlægsgartner til en samlet pris på kr. inkl. moms. Arbejdet er allerede udført. Det indstilles, at bestyrelsen tager punktet til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog punktet til efterretning. 3.3 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Mødet på rådhuset: Fællesmøde om affaldsplan og fleksible udlejningsregler. Formanden giver orientering fra mødet på rådhuset. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Formanden ønskede en afklaring af sin rolle og en drøftelse af formandsmøder, brug af arbejdsgrupper, arbejdsfordelingen i bestyrelsen. Formandens diskussionsoplæg vedlægges referatet. Derudover orienterede formanden om mødet med Kommunen om: 1) Affaldsplanen Hvor der pt. køres forsøg i villaområderne. Kommunen efterlyste frivillige fra de almene boligorganisationer, som ønsker at deltage i forsøg med affaldshåndtering. Kunne oplyse, at Lillevangspark havde meldt sig. Side 3 af 7

4 2) Udlejningsregler På første møde var det indtrykket, at kommunen ønskede, at boligorganisationerne skulle løse den situation der er opstået, fordi Kommunen ikke mere må føre en venteliste. Det kunne være gennem en fælles venteliste, men dette forslag blev skudt ned af organisationerne. Mødet efterlod behov for større afklaring. Anvisningsaftalerne skal gennemgås og besluttes. De nuværende aftaler er mangelfulde. Omfanget af tomgangsleje i Farumsødal skal undersøges. Emnerne blev drøftet og bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.4 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Karin Thomsen oplyste, at man ville afdække, hvordan hverdagen opleves i boligorganisationen sideløbende med Domeas omstilling. Domeas bestyrelsen har besluttet, hvordan den gennemsnitlige fordeling af 20 % nedsættelsen skal udmøntes. Der vil blive holdt møde med de enkelte boligorganisationer inden årets udløb om dette. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.5 Orientering fra Domea Orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Pia Christiansen oplyste, at hun tager på rundtur til formændene for boligorganisationerne. Der skal udarbejdes en handleplan ud fra, hvad der går godt og hvad der går skidt i afdelingerne, så der kan tages hånd om problemerne. De aftalte regionsmøder er blevet aflyst og der holdes i stedet møder med det enkelte selskab. Der blev spurgt til, hvordan Domeas hjemmeside klarede sig i BL s konkurrence. Pia oplyste, at der er sat mange penge af til at udvikle hjemmesiden, så den bliver brugervenlig. Orienteringen blev taget til efterretning. 3.6 Evt. tilbagekøb af ejerlejlighed i Vejgårdspark En ejer af en lejlighed i Vejgårdspark har via en advokat forespurgt, om det er muligt at sælge sin lejlighed tilbage til boligselskabet Farumsødal. Det spørgsmål har Domea videresendt til Landsbyggefonden, som har bedt Ministeriet for by, bolig og landdistrikter om en stillingtagen. Farumsødal har erklæret en positiv interesse under den forudsætning, at det ikke vil medføre udgifter for hverken boligorganisationen eller afdelingen. Side 4 af 7

5 ./. I vedlagte svar fra ministeriet fremgår det, at der er noget til hinder for, at en boligorganisation indgår en aftale med en ejer af en solgt bolig om, at den pågældende bolig købes tilbage. Det ser til gengæld ikke ud til at et tilbagekøb af lejligheden kan gennemføres uden at det medfører meromkostninger for boligorganisationen / afdelingen. På den baggrund anbefaler Domea, at der ikke arbejdes videre med sagen og at der gives tilbagemelding til advokaten, der har spurgt på vegne af ejeren. Det indstilles, at bestyrelsen afviser at tilbagekøbe lejligheden. Referat: Bestyrelsen fulgte indstillingen. 3.7 Forretningsgang for ipads i organisationsbestyrelsen De indkøbte ipads er nu udleveret til bestyrelsesmedlemmerne, som også har kvitteret for modtagelsen. Der mangler nu en beslutning i bestyrelsen om, hvor lang tid en ipad mv. skal afskrives over. Domea anbefaler en afskrivningsperiode på 4 år. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter sig for en afskrivningsperiode. Referat: Afskrivningsperioden blev besluttet til at være 4 år. Det indskrives i kvitteringsbrevet. 3.8 Oprettelse af lokalt servicecenter i Farumsødal Boligselskab På baggrund af drøftelsen på seneste organisationsbestyrelsesmøde videreføres drøftelsen om oprettelse af lokalt servicecenter i Farumsødal Boligselskab. Spørgsmål, som fortsat er ubesvarede: 1) Eksterne entreprenører fordele og ulemper ved at fastholde disse 2) Eksisterende maskinpark; hvor vil det være hensigtsmæssigt at deles om maskinerne / ud fra dette udarbejdes beregninger 3) Hvad er udgiften til kontor for kundechefen i dag 4) Hvor stor en del af kundechefens og servicekoordinators løn skal Farumsødal betale 5) Hvad er forskellen på nu-situationen og lokal servicecenter-situationen 6) Ejerforeningen, hvordan ser den tekniske og den juridiske situation ud, hvordan løses dette 7) Hvad vil den gennemsnitlige nedsættelse af administrationsbidraget på 20 % betyde for Farumsødal Spørgsmålene sagsbehandles i Domeas 2015-sekretariat. I takt med at svarene produceres vil disse blive fremsendt / givet på møderne fremover. Karin Beyer har bedt om, at det bliver oplyst, hvad baggrunden er for, at Tom Frandsen allerede er placeret på Nordtoft og information om Domeas planer om bemanding og indretning af Nordtoft, så bestyrelsen får mulighed for at træffe beslutning om disse forhold, idet organisationsbestyrelsen jo endnu ikke har truffet beslutning om, at indgå i Domea 2015 eller oprette et servicecenter på Nordtoft. Side 5 af 7

6 Det indstilles, at bestyrelsen fortsætter drøftelserne om Domea 2015 og om oprettelse af et lokalt servicecenter. Referat: Årsagen til at Tom Frandsen var blevet placeret på Nordtoft, skyldes pladsmangel på Oldenburg Alle. Bestyrelsen skulle være orienteret inden. Men der var tilfredshed med, at Tom nu var tættere på ejendomsmestrene. Tom Frandsen gav status for digitale syn: Den 3. oktober 2013 får vi licitationsresultatet og det er planen, at vi går i luften den 1. november Ejendomsmestrene er blevet undervist. Status for udlejning er, at der pt. er 3 ledige lejligheder i Ungdomsboligerne alle tre Kommunens. Vedr. den eksisterende administrationsaftale blev det oplyst, at den bliver indeksreguleret og den skal fornyes med virkning fra 1. januar Hvad er konsekvensen af ikke at etablere et servicecenter? Konsekvensen er, at Farumsødal stadig får nedsat administrationsbidraget med gennemsnitligt 20 %, og ellers fortsætter som hidtil, bortset fra, at Tom Frandsen sidder i et servicecenter et andet sted. Bestyrelsen tog svarene til efterretning og fortsætter drøftelserne på kommende møder. 3.9 Græsslåmaskine til Nordtoft indkøbt Græsslåmaskinen på Nordtoft brød sammen først i september måned. Efter samråd med formanden er der indkøbt ny maskine til kr. + moms på konto 115. Maskinen bruges dels på Nordtoft og Farum Hovedgade ungdomsboligerne og som backup, hvis en maskine i en af afdelingerne går ned. Når der skal lægges budget for 2014 / 2015 er det tidligere aftalt, at der skal udarbejdes en DV-plan for Nordtoft, således, at der fremadrettet også tages højde for maskinparken i Nordtoft. Det indstilles, at bestyrelsen tager punktet til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog indkøbet til efterretning Kommunens tilbagekøb af institutionerne afd Det har ikke været muligt, at belyse de økonomiske konsekvenser af, at Kommunen tilbagekøber institutionerne i Punktet forventes at være afklaret til næste møde. Det indstilles, at bestyrelsen tager punktet til efterretning. Referat: Punktet forventes at komme på til næste møde. 4 Mødeplanlægning Organisationsbestyrelsesmøder er aftalt til: Torsdag den 31. oktober 2013 kl. 17:00 Side 6 af 7

7 Mandag den 17. marts 2014 kl. 17:00 Repræsentantskabsmøde holdes torsdag den 27. marts 2014 kl. 18:00 Møder mellem den 31. oktober 2013 og den 17. marts 2014 aftales på mødet den 30. september Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedatoer. Referat: Bestyrelsen aftalte følgende datoer: Onsdag den 4. december 2013 kl. 17:00 Onsdag den 15. januar 2013 kl. 17:00. 5 Eventuelt Side 7 af 7