Øvrige deltagere: Fra Domea, driftschef Mikki Frandsen.

Transkript

1 Boligselskabet af 1964 i Hjørring Referat af organisationsbestyrelsesmøde, tirsdag den 5. marts 2013 kl , i gildesalen, Kollegieparken, Nordbovej 20, 9800 Hjørring. Dagsorden: side 1 Godkendelse af referat Boligselskabet af 1964 i Hjørring Orientering fra formanden Bekræftelse på bestyrelsens sammensætning Repræsentantskabsmøde Markedsføring Jubilæum i Boligselskabet af 1964 i Hjørring Øget samarbejde med Hirtshals Boligselskab Tilbagemelding på møde med Hjørring Kommune Boligselskabets afdelinger Orientering fra afdelinger Planlægning af afdelingsmøder Rådighedsbeløb til afdelingsformænd Næste møde Eventuelt... 6 I mødet deltog fra organisationsbestyrelsen: Jørgen Østergaard, formand Annette Nørgaard, næstformand Renate Hald Mikkel Smidstrup Ture Andersen John Kilden Allan Mose Baltsersen. Øvrige deltagere: Fra Domea, driftschef Mikki Frandsen. Formand Jørgen Østergaard bød velkommen til mødet. Jørgen Østergaard præsenterede Ture Andersen, som nyt medlem af bestyrelsen, da Anja Severinsen var udtrådt. Efterfølgende ønskede bestyrelsen Jørgen Østergaard tillykke med sit 25 års jubilæum i Boligselskabet af 1964 i Hjørring. Annette Nørgaard overrakte på bestyrelsens vegne et gavekort til Jørgen Østergaard. John Kilden holdte en flot tale. Mikki Frandsen overrakte på vegne af Domea og Boligcenter Hjørring en gave for godt samarbejde de sidste 25 år.

2 1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af organisationsbestyrelsesmødet den 5. februar Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Det skal tilføjes, at der var manglende godkendelse af referat af organisationsbestyrelsesmødet af den 4. december Mikkel Smidstrup efterlyste i denne forbindelse et punkt gående på biografreklame og en eventuelt tre-punkts aftale. Driftschef Mikki Frandsen undersøger forholdet med en tre-punkts aftale og vender tilbage. Det skal tilføjes referatet af mødet den 5. februar 2013, at punktet med nyt bestyrelsesmedlem udskydes og præsenteres på repræsentantskabsmødet. 2 Boligselskabet af 1964 i Hjørring 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Formand Jørgen Østergaard informerede omkring mødet med Hjørring Kommune vedr. nybyg, renovering og økonomisk genopretningsplaner. Jørgen Østergaard oplyste, at mødet var gået godt med en positiv stemning. Jørgen Østergaard var af den mening, at kommunen var meget lydhør overfor det, der var blevet fremlagt. Annette Nørgaard og Mikki Frandsen kunne bekræfte, at de var af samme opfattelse. 2.2 Bekræftelse på bestyrelsens sammensætning Da der er sket ændring i bestyrelsen, da Anja Severinsen er udtrådt, skal bestyrelsens sammensætning bekræftes. Organisationsbestyrelsen består af 7 medlemmer. 4 medlemmer vælges af repræsentantskabet, 2 medlemmer udpeges af Hjørring kommune og en udpeges af Domea. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Formanden for organisationsbestyrelsen er tillige formand for repræsentantskabet. Bestyrelsen har følgende sammensætning: Formand: Jørgen Østergaard valgt af repræs/kommunen til 2013 Suppleant: Keld Damsgaard (valgt af kommunen til ) Næstfmd: Annette Nørgaard valgt af org.best/repræs til 2014 Suppleant: Lejf Jensen Medlem: Renate Hald valgt af repræsentantskabet til 2013 Side 2 af 6

3 Suppleant: Betty Stendys Medlem: Ture Andersen valgt af repræsentantskabet til 2014 Suppleant: Medlem: Mikkel Smidstrup valgt af repræsentantskabet til 2013 Suppleant: Jan Parshoff Medlem: John Kilden valgt af Hjørring kommune til 2013 Suppleant: Niss Ribergaard Medlem: Allan Mose Baltsersen valgt af Domea til 2013 Suppleant: Med Domea som forretningsfører. Det indstilles, at bestyrelsen bekræfter sammensætningen. Referat: Bestyrelsens sammensætning blev bekræftet. 2.3 Repræsentantskabsmøde Formand Jørgen Østergaard orienterer på mødet. Referat: Repræsentantskabsmødet skal afholdes tirsdag den 25. juni 2013 kl i Svanlunden. Der skal være organisationsbestyrelsesmøde samme dag med start kl Mikki Frandsen kontakter en konsulent fra AVV vedr. et indlæg til mødet. Eventuelt kan der laves et 30 minutters oplæg omhandlende Domea Markedsføring Bestyrelsens godkendte oplæg vedr. Svanehusene skal drøftes og beløbssættes. Orientering gives på mødet. Referat: Mikkel Smidstrup efterspurgte igen den gående tre-punkts aftale vedr. biografaftalen. Mikki Frandsen undersøger forholdene og vender tilbage. I forbindelse med formand Jørgen Østergaards 25 års jubilæum vil man arbejde hen imod at få en artikel i avisen, som også kunne bruges som markedsføring for Svanehusene og andre bebyggelser. Bestyrelsen tog orientering til efterretning. Side 3 af 6

4 2.5 Jubilæum i Boligselskabet af 1964 i Hjørring Boligselskabet af 1964 i Hjørring har jubilæum i Hvordan ønsker boligselskabet at fejre dette?. Formand Jørgen Østergaard giver en orientering på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orientering til efterretning. Referat: Det blev aftalt, at formand Jørgen Østergaard kontakter Arne Harboe og Jane Frandsen, da de begge har et stort kendskab til selskabet. Arne og Jane kunne eventuelt være behjælpelig med at lave en folder, som kunne uddeles i forbindelse med selskabets jubilæum. Folderen skulle også kunne bruges som eventuel markedsføring. 2.6 Øget samarbejde med Hirtshals Boligselskab Formand Jørgen Østergaard giver en orientering på mødet. Referat: Det var en længere drøftelse omkring et eventuelt samarbejde mellem de 2 selskaber. Punktet udskydes til efter præsentationen af Domea 2015, som bliver forelagt for formanden og næstformanden onsdag den 13. marts Efter informationsmødet den 13. marts 2013, skal det vurderes om, der skal indkaldes til ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde. 2.7 Tilbagemelding på møde med Hjørring Kommune Bestyrelsen ønsker en orientering om mødet med Hjørring Kommune, som afholdes tirsdag den 26. februar 2013, omhandlende genopretningsplaner, nybyg og renovering. Mikki Frandsen giver en orientering på mødet. Referat: Det var ikke yderligere informationer til punktet, da tilbagemeldingen var givet under punkt 2.1. Side 4 af 6

5 3 Boligselskabets afdelinger 3.1 Orientering fra afdelinger Orientering gives på mødet. Referat: Renate Hald (19-26) meddelte, at Sund By havde givet tilsagn om fitness udstyr. På nuværende tidspunkt arbejder afdelingen selv på at gøre lokalerne klar, så der er eget motionscenter i afdelingen. Annette Nørgaard (19-31) oplyste, at haveprojektet var så småt ved at gå i gang. Hun følte, at det var svært at få beboerdemokratiet til at hjælpe med projektet. Ture Andersen (19-13) fortalte, at det går stille og roligt i afdelingen. Dog havde der været forsøgt indbrud i weekenden. Mikkel Smidstrup supplerede med, at der tidligere havde været indbrud i kommunens lejlighed. Mikkel Smidstrup meddelte, at der i flere år havde været en problemstilling med svalegangene og altanerne på Buen. Det havde resulteret i, at man på et tidligere afdelingsmøde havde besluttet at afvise et forslag fra Stillads, som er leverandør af svalegange og altanplader. Forslaget var et 50/50 % aftale med udbedring. Mikkel kunne nu konstatere, at belægning på svalegange, trapper og altaner ikke kan holde. Mikkel forudså, at der i fremtiden vil komme en betydelig udgift. 3.2 Planlægning af afdelingsmøder 2013 Der gives en orientering på mødet. Referat: Se vedlagte bilag. 3.3 Rådighedsbeløb til afdelingsformænd Medlemmer af afdelingsbestyrelsen har mulighed for at få skattefri godtgørelsesbeløb. På nuværende tidspunkt er beløbet for telefongodtgørelse kr ,00 og kontorhold er kr ,00. Mikki Frandsen giver en orientering på mødet. Referat: Punktet fra organisationsbestyrelsesmødet af den 4. december 2012 omhandlende Mikkel Smidstrups ansøgning om skattefri godtgørelse til dækning af telefongodtgørelse på kr. og kontorhold på kr. Side 5 af 6

6 Det skal føjes til referat, at Mikkel Smidstrup forlod lokalet under behandlingen af dette punkt. Det blev besluttet, at Mikkel Smidstrup skal have mulighed for jf. Domeas skrivelse ved jurist Henrik Meden af den 22. november 2012, kan modtage ½ takst af de oplyste takster. Se vedlagte bilag. Efterfølgende kom Mikkel Smidstrup tilbage til mødet igen og fik oplyst bestyrelsen beslutning. 4 Næste møde Aftales på mødet. Referat: Det blev aftalt, at næste møde er tirsdag den 9. april 2013 i forlængelse af byggeudvalgsmødet. 5 Eventuelt Referat: Formand Jørgen Østergaard forlod mødet og næstformand Annette Nørgaard overtog ordstyringen. John Kilden spurgte ind til kontrakten til Knudsgaard og deres eventuelle brug af udenlandsk arbejdskraft. Det blev aftalt, at Mikki Frandsen ville undersøge de kontraktmæssige forhold og vende tilbage til bestyrelsen ved næste byggeudvalgsmøde. John Kilden oplyste, at han sender fokuslisten vedr. byggeudvalgsmødet til Mikki Frandsen og det blev aftalt, at Mikki fremsender fokuslisten til bygherrerådgiver Jan Storegaard. Annette Nørgaard meddelte, at afgåede bestyrelsesmedlem Anja Severinsen, som også var web-redaktør havde afleveret computer samt kamera. Det var en snak om vigtigheden i at finde en ny web-redaktør, således at billederne på hjemmesiderne var attraktive og kunne bruges til markedsføring. Da der ikke forelå flere punkter til behandling, blev mødet hævet. Domea Boligcenter Hjørring, den 8. marts 2013 Trine Bomholt/Mikki Frandsen Side 6 af 6