Boligselskabet BSB Svendborg

Transkript

1 Referat af organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 13. juni 2013, kl ved,,. Dagsorden 1. Velkomst - orientering v/formanden 2. Råderet - generelt 3. Råderet Fruerlunden 3a. Råderet Hjerteparken 4. Energimærkning, energisyn og driftsjournaler 5. Orientering om pilotprojekt 6. Markedsføring 7. Udlejningssituation - aktuel status 8. Orientering om Landsbyggefond sagerne 9. Kommunalt udpegede medlemmer 10. Ryttervej 11. Aftale YouSee 12. Lukket punkt 13. Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Svend Erik Johansen (formand) Lis Neumann (næstformand) Erik Langkilde Flemming Petersen Karsten Berg Britt Berthou Henrik Nielsen (Svendborg Kommune) - Afbud Masoum Moradi (Svendborg Kommune) - Afbud Svend Hviid Mogensen (Udpeget af Domea) Øvrige deltagere: Klavs Hedelund (Markedschef) Thomas Holluf (Adm. Direktør) - Afbud Henning Larsen (Driftschef)

2 Punkt 1: Velkomst - orientering v/formanden Svend Erik Johansen bød formsalingen velkommen. Birgit Storm deltog indledningsvis for at give bestyrelsen en orientering om hendes syn på den seneste tids debat om råderet i Fruerlunden/Fruerparken. Herefter gjorde formanden opmærksom på, at der afholdes Almene Boligdage den 5. og 6. september 2014 i Bella Centret, og at næste års Domea repræsentantskabsmøde / landskonference afholdes i Nyborg den 13. og 14. juni. Den nyligt afsagte dom fra Landsretten i sagen fra Toftemarken om mislighold/skimmelsvamp danner tilsyneladende præcedens. I hvert fald henvises der til dem i forbindelse med andre sager. Der har været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde i Grønnedal, hvor de tilrettede retningslinjer for råderet blev vedtaget. Også Magnavej har haft ekstraordinært afdelingsmøde med valg af ny bestyrelse. Formanden har i fraværet af en afdelingsbestyrelse 7511 nikket til, at der anvendes kr. til ekstra grøn hjælp i sommerperioden. Der er plads i budgettet til dette. Bestyrelsen gav sin accept. Henning Larsen og Svend Erik Johansen har deltaget i dialogmøde, hvor flere repræsentanter fra Svendborg Kommune (både embedsmænd og politikere) samt kommunens øvrige boligselskaber deltog. Det var et fint møde med god dialog om information om kommunens boligstrategi herunder om planerne for havnen. Økonomikonsulent Peter har udarbejdet en beregning, der viser hvor meget den nye kontanthjælpereform kan koste en ledig pr. måned. Beregningen er sendt til Domeas bestyrelse til orientering. Årets Landskonference/Repræsentantskabsmøde forløb fint. Formanden henstillede, at eventuelle afbud blev meddelt i god tid, så en suppleant kunne findes. Årets sommertur er under planlægning. Punkt 2: Råderet generelt - Nye retningslinjer for låneoptagelser i forbindelse med råderetssager - Evt. fælles retningslinje/holdning til råderetssager Henning Larsen fortalte, at der fremadrettet er nye retningslinjer for låneoptagelse i forbindelse med råderetssager. Der kan ikke længere lånes over 20 år, når det skal være fastforrentede lån. Dette betyder, at den månedlige ydelse ved fx etablering af køkken bliver lidt dyrere. Henning redegjorde i øvrigt for proceduren for ændringsforslag (til fx råderetssager) herunder dirigentens rolle i den forbindelse (vedlagt referatet).

3 Punkt 3: Råderet Fruerlunden Godkendelse af nyt projekt i Fruerlunden/Fruerparken ved råderet i forbindelse med udskiftning af gavlvinduer. Projektet vedr. gavlvinduer, der blev vedtaget på afdelingsmødet blev godkendt af bestyrelsen. Punkt 3 a: Råderet Hjerteparken Det eksisterende projekt er blevet tilpasset de gældende retningslinjer. Bestyrelsen gav sin formelle accept. Punkt 4: Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø.

4 Bestyrelsen besluttede at bestille energimærkning hos Energi & Miljø / Rambøll. Mærkningen igangsættes i første omgang i tæt/lav byggeri herefter i etagebyggeriet. Det giver mulighed for, at der i mellemtiden kommer nye retningslinjer for det lidt billigere energimærke baseret på faktisk forbrug. Punkt 5: Orientering om pilotprojekt Henning Larsen orienterede om de opgaver, han som driftschef i et pilotprojekt arbejder eller skal arbejde med. Der skal fx udarbejdes en række procedurer og forretningsgange, der skal sikre, at alle servicecentrene fungerer bedst muligt, efterhånden som de går i drift. Henning arbejder fortsat på den bedste løsning i forhold til den aftalte ordning, der skal frikøbe 30% af Hennings tid til arbejdet med pilotprojektet året ud. Henning, Klavs og Svend Erik har set en kort præsentation af et nyt opgavestyringssystem, der ser meget spændende og lovende ud. Systemet vil blive testet i et par af afdelingerne hen over efteråret. Det forventes fortsat, at BSB Svendborg kan blive præsenteret for de relevante beregninger i forbindelse med etablering og drift af servicecentret på det næste møde. Der afholdes møde den 7. august vedr. økonomien Domea Punkt 6: Markedsføring Markedsføringsudvalget orienterer om implementering af logo mv. Bestyrelsen blev præsenteret for tre forskellige skilte layouts med den nye logo i brug. Der blev valgt layout, og det blev aftalt, at markedsføringsudvalget nu vælger og bestiller de konkrete skilte til de enkelte afdelinger. Der blev tillige fremvist eksempel på design af Roll Up og messedisk, hvilke også vil blive bestilt. Der var enighed om at præsentere det nye logo mv. på repræsentantskabsmødet til november og sørge for at der i den forbindelse var æsker med lakridser/chokolade mv., som deltagerne kunne få med hjem samt T-shirts til medarbejderne. Punkt 7: Udlejningssituationen Aktuel status på udlejningssituationen. Der er fortsat store udfordringer på Femte Maj, hvor der igen er mange store boliger opsagt. Henning og afdelingsbestyrelsen har aftalt at afholde et Åbent Hus arrangement i august. I Jægermarken er der aktuelt 2 lejligheder i tomgang (men ikke mindre end 12 opsagte).

5 Punkt 8: Orientering om Landsbyggefond sagerne - De tekniske / renoveringer - De boligsociale Vi afventer desværre fortsat tilbagemeldingen på den tekniske helhedsplan. Landsbyggefonden fik plan, budget mv. før sommerferien sidste år hvorefter der var en kort dialog med teknisk afklaring, og siden har der været tavshed. Vi har flere gange rykket for en tilbagemelding, og er senest blevet lovet det lige inden sommerferien! Til gengæld er der fremdrift i den boligsociale helhedsplan, hvor der nu er ansat en leder af det fælles boligsociale sekretariat. Det betyder, at vi nu kan komme i gang med udarbejdelsen af den endelige helhedsplan, der skal godkendes af LBF inden det praktiske boligsociale arbejde i Toftemarken /Jægermarken kan gå i gang. Punkt 9: Kommunalt udpegede medlemmer Forslag til erstatning for de kommunalt udpegede medlemmer. Kommunen vil som bekendt ikke længere udpege repræsentanter til BSB Svendborgs bestyrelse. Det betyder, at bestyrelsens sammensætning skal ændres pr. 1. januar Bestyrelsen kan nedsættes til 7 medlemmer (alle beboervalgte), eller bestyrelsen kan vælge at udpege et par sagkyndige (videnspersoner) som supplement til de beboervalgte. Mulighederne blev diskuteret og emnet tages op igen på næste møde, hvor der skal træffes en beslutning. Punkt 10: Ryttervej Dorthe Krammager deltog under dette punkt, hvor hun kunne berette, at den foreløbige byggetilladelse nu er i hus. Arkitekten er færdig, og der foreligger nu et fint forslag, som alle parter er tilfredse med, og som tilgodeser diverse ønsker fra alle personalegrupper mv. Der etableres 3 lejligheder med et meget stort bad, og tilsvarende mindre opholdsrum hvilket kommunen skønner, der er behov for. Der er indbudt 5 entreprenører til at afgive bud licitation afholdes den 5. juli. Byggestart forventes at blive den 5. august. Når entreprenøren er valgt, indkaldes styregruppen til næste møde. Punkt 11 Aftale YouSee Henning Larsen og Svend Erik Johansen har afholdt møde med YouSee og forlænget den gældende foreningsaftale. Den nye aftale vil give lidt billigere priser for lejerne i de fleste afdelinger. Aftalen udsendes med referatet. Bestyrelsen gav sit samtykke.

6 Punkt 12: Lukket Punkt Punkt 13: Eventuelt Bestyrelsen var positiv i forhold til at overgå til digital kommunikation/sagsbehandling i bestyrelsen (indkøbe Ipads til medlemmerne) se det vedlagte notat. Emnet tages op igen på næste møde. Det blev henstillet, at det fremover anbefales, at afdelingsmøde tidligst starter kl , så alle kan deltage (ældreboliger undtaget). Mødet slut kl Referatet godkendt: Svend Erik Johansen Formand Svendborg den 1. juli 2013 KLH/PP