GUIDE TIL SIA. SIA din database til sogneindsamlingen DATABASE TIL SOGNEINDSAMLING 2014

Transkript

1 DATABASE TIL SOGNEINDSAMLING 04 GUIDE TIL SIA SIA står for SogneIndsamlingsAdministration og er den online database, hvor alle informationer om din indsamling er samlet og registreret. Du logger ind på SIA via Du skal bruge dit brugernavn og din adgangskode for at logge på SIA, da det er en database udelukkende for indsamlingsledere og assistenter tilknyttet sogneindsamlingen. Du finder dine login-informationer i breve og mails fra Folkekirkens Nødhjælp. BEMÆRK: SIA fungerer bedst på PC i Internet Explorer. Denne guide er bygget op så du trin for trin bliver klædt på til at bruge SIA. SIA din database til sogneindsamlingen Yderligere vejledning og inspiration til forberedelse og gennemførelse af sogneindsamlingen kan findes på Servicecenter for indsamlingsledere på Har du spørgsmål? Kontakt os på [email protected] eller

2 : KONTAKT OS Folkekirkens Nødhjælp har en gruppe medarbejdere til knyttet sogneindsamlingen, som er klar til at hjælpe dig. Du kan altid skrive til eller ringe til os på Telefonen er åben: mandag - torsdag: fredag: 8.0 til 5.00 Servicecenteret med information og inspirationsmateriale finder du på Log in på SIA på VI GUIDER DIG IGENNEM SIA TRIN FOR TRIN Øverste røde bjælke viser de forskellige faneblade, som SIA består af: Distrikt, Indsamlere, Materialer, Resultater og Hjælp. Menuen i venstre side skifter under hvert faneblad og indeholder yderligere oplysninger, der er relevante for den pågældende side. DISTRIKT INDSAMLERE 5 Personoplysninger på indsamlere 7 Mail kvittering til indsamler ved tilmelding 8 MATERIALER 9 Bestilling af materialer 0 Leveringsadresser RESULTATER

3 DISTRIKT Dette faneblad indeholder praktiske oplysninger om din indsamling : 4 STATUS: Her findes informationer om ruter i distriktet. Det er vigtigt at udfylde disse felter korrekt for at kunne få nok indsamlere tilmeldt til indsamlingen. RUTER I ALT: hvor mange ruter er der i dit sogn, inkl. bemanding foran butikker FORVENTET DÆKKET LOKALT: hvor mange ruter forventer du at kunne dække gennem lokal hvervning (personer, som tilmelder sig til dig). Tilmeld indsamlere under fanebladet Indsamlere. CENTRALT TILMELDTE: Viser antal indsamlere tilmeldt via Folkekirkens Nødhjælps centrale tilmeldingssystem. informationer på centralt tilmeldte indsamlere fremgår af listen under fanebladet Indsamlere. LOKAL TILMELDTE: Viser det antal indsamlere, som du selv har tilmeldt i systemet. LEDIGE RUTER TIL CENTRAL TILMELDING: Viser hvor mange ledige ruter, du har. Hvis dette tal kommer ned på 0, kan Folkekirkens Nødhjælp ikke tilmelde flere indsamlere til dit sogn. Tallet beregnes ud fra ruter i alt minus forventet dækket lokalt og centralt tilmeldt. ( Lokalt tilmeldt tæller således ikke med i beregningen.) Du kan hæve eller sænke antallet af ledige ruter til central tilmelding ved at rette Ruter i alt eller Forventet dækket lokalt.

4 4: 4 INDSAMLINGSINFORMATION: Informationer om mødested og mødetid, der sendes automatisk til tilmeldte indsamlere på mail. Informationerne overføres automatisk fra sidste år, så husk at opdatere, hvis der er ændringer. BEMÆRK, at mødested ikke er adresse. Det er f.eks. Sognegården, Biblioteket eller lign. INFO TIL INDSAMLERE: Her kan du skrive en hilsen til indsamlerne. VENSTREMENU: Her kan du blandt andet finde informationer om dit distrikt fra Danmarks Statistik og se en liste over organisationer i dit distrikt. ANDRE SOGNE: Link til oversigt over landets sogne og indsamlingsledere, som du kan kontakte for at koordinere pressearbejdet eller i fællesskab dække nabosogne, der ikke deltager. Lad os vide, hvis din indsamling kan favne et nabosogn uden indsamlingsleder, så kan vi inkludere sognet i dit indsamlingsdistrikt. Se eksempel på mail, der sendes automatisk til indsamlere ved tilmelding på side 8 INDSAMLINGSLEDER: Kontaktinformationer til indsamlingsleder. Tjek venligst, at dine oplysninger er korrekte. RUTEPLANLÆGNING: RUT er de danske indsamlingsorganisationers fælles ruteplanlægningssystem. Her kan du nemt lave ruter, der passer til din indsamling. Har du ansvar for mere end et sogn, skal du oprette ruter til hvert enkelt sogn. Du kan finde Guide til RUT i Servicecenteret under Vejledninger og Materiale

5 INDSAMLERE Dette faneblad indeholder information om dine indsamlere både de centralt tilmeldte, dem du selv har tilmeldt og dem, der har været tilmeldt som indsamlere tidligere år. 5: 5 4 Du kan selv kontakte dine tidligere indsamlere, eller du kan bede Folkekirkens Nødhjælp om at gøre det. JEG KONTAKTER ALLE: Klik her, hvis du gerne selv vil kontakte alle indsamlere på din liste vedr. sogneindsamlingen. Det er dermed dit ansvar at kontakte indsamlerne. PERSONOPLYSNINGER PÅ INDSAMLERE: Hvis du klikker på en indsamlers navn, får du en boks op med indsamlerens personlige oplysninger, som du kan rette. Det er her, du tilmelder en indsamler, der allerede er på din liste, eller framelder en allerede tilmeldt indsamler. Se side 7. FKN BEDES KONTAKTE ALLE: Klik her, hvis du gerne vil have, at FKN kontakter alle indsamlere på listen, der ikke allerede er tilmeldt eller har kryds i Kontakt ikke igen eller Kan ikke i år. NULSTIL KONTAKTAFKRYDSNING: Klik her hvis du vil fjerne afkrydsning i IL kontakter og FKN bedes kontakte. Du kan også vælge manuelt at sætte krydser under hver enkelt indsamler. Husk i så fald at gemme ved hver person. INFORMATION OM TILMELDING: Her kan du se, hvornår personen sidst var tilmeldt som indsamler. Hvis personen er tilmeldt indsamlingen i 04, vil det fremgå, om det er sket via Folkekirkens Nødhjælps centrale hverning, eller om du har tilmeldt personen lokalt. Du kan også se, hvornår du sidst har sendt personen en mail. Mail sendt automatisk ved tilmelding fremgår dog ikke.

6 6: 4 5 AFKRYDSNINGSFELTER: Her kan du notere oplysninger om kontakt med den enkelte indsamler. VIGTIGT: Husk at trykke Gem ændringer under hver person, du foretager ændringer i. Kontakt ikke igen. Dette felt krydses af, hvis en person har ønsket at blive fri for fremover at blive kontaktet i forbindelse med sogneindsamlingen. Kan ikke i år. Dette felt krydses af, hvis en person har sagt nej tak til at samle ind i år men gerne vil kontaktes en anden gang. IL kontakter. Dette felt krydses af, hvis du gerne vil kontakte personen. Et kryds i dette felt sikrer, at Folkekirkens Nødhjælp ikke kontakter personen vedrørende sogneindsamlingen. FKN kontakter. Dette felt krydses af, hvis du gerne vil have at FKN kontakter ind samleren. EKSPORTER TIL REGNEARK: Du kan her gemme listen med indsamlere i et Excel-ark. SEND MAIL: Du kan sende mail til indsamlere på listen. Du kan vælge at skrive til alle indsamlere på listen, til alle tilmeldte indsamlere, alle ikke tilmeldte indsamlere eller til indsamlere enkeltvis. TILMELD INDSAMLER: Her kan du tilmelde nye indsamlere i dit distrikt. De får status tilmeldt lokalt. Se mere side 7 BEMÆRK: Du kan også vælge at foretage afkrydsning for alle øverst på listen.

7 INDSAMLERE: PERSONOPLYSNINGER PÅ INDSAMLER Du kan finde personoplysninger på alle tilmeldte og tidligere tilmeldte indsamlere i SIA. Klik på navnet for at åbne boksen med detaljer. 7: Nye personer oprettes i systemet via linket 'Tilmeld indsamler' i venstre side STATUS: Når status er 'tilmeldt' og alle personoplysninger er udfyldt, er indsamleren tilmeldt den kommende sogneindsamling. Indsamleren får automatisk en kvitteringsmail tilsendt med oplysninger om mødetid og mødested. Se side 8. TILDEL DISTRIKT: Bruges kun, hvis du efter aftale med indsamleren i et andet sogn skal videregive en indsamler. Du vil blive spurgt, om indsamleren skal have status som tilmeldt eller ikke tilmeldt i det nye sogn. Hvis du skal framelde en allerede tilmeldt indsamler, skal du sætte status til 'ikke tilmeldt'. BEMÆRKNINGER: Indsamlerens egne bemærkninger til dig ved central tilmelding 5 SLET FRA DISTRIKT: Vil fjerne indsamleren fra din liste. Husk at klikke Gem, når du er færdig. INDSAMLINGSLEDER OM INDSAMLER: Dine noter om indsamleren, der også vises på listen over indsamlere.

8 INDSAMLERE: MAIL KVITTERING TIL INDSAMLER VED TILMELDING Når en indsamler tilmeldes, vil systemet generere en mail til vedkommende med informationer om blandt andet mødested og mødetid. Se mailen nedenfor. 8: Ved lokal tilmelding kan du fravælge kvitteringsmail ved at fjerne fluebenet i 'send velkomst ' under tilmeldingsformularen. Husk at give information om mødetid og mødested på anden vis. Alle centralt tilmeldte indsamlere modtager mailen Nikoline Agger (test) Nørregade 5 65 København K Kære Nikoline (test) Agger Tak fordi du har meldt dig som indsamler hos Folkekirkens Nødhjælp. Indsamlingen foregår søndag den 9. marts 04 kl. 0:00 6:00 Mødested: FALKEN, Falkoner Alle, 000 Frederiksberg Mødetidspunkt: kl. 0:00 Yderligere information til dig fra din indsamlingsleder: Når du kommer tilbage fra din indsamlingsrute, venter vi på dig med dejligt hjemmebag, saft og varme drikke. God tur. Din indsamlingsleder er: Anni Sørensen Skov Tlf.: [email protected] Børn og unge i alderen -7 år skal gå sammen to og to. Børn under år skal gå sammen med en voksen. Det går pengene til Vi samler ind til bekæmpelse af sult blandt verdens fattigste. Folkekirkens Nødhjælp yder en langsigtet indsats, hvor de mest udsatte rustes til fremover selv at kunne producere mad nok. Pengene fra indsamlingen støtter bl.a. bedre dyrkning af jorden via kunstvandingssystemer og indførelse af nye tørketolerante afgrøder samt uddeling af geder og læggehøns, som hjælper de fattigste til at få en indkomst. På - timer kan du typisk indsamle kr. Din tid og indsats gør en forskel! Dine personlige oplysninger Nikoline (test) Agger Nørregade 5 65 København K Ret dine personlige oplysninger på eller kontakt din indsamlingsleder, hvis du har spørgsmål. Brugernavn: Adgangskode: GP745 Vi ønsker dig en rigtig god indsamlingsdag. Med venlig hilsen Folkekirkens Nødhjælp

9 MATERIALER Dette faneblad indeholder information om materialer til årets indsamling. Materialerne er opdelt i hhv. indsamlingsmaterialer og hvervematerialer. 9: Det er her, du bestiller materialer, opdaterer dit lager og ændrer leveringsadresser. 4 ORDRE NR/STATUS/MODTAGET: Her kan du se materialebestillinger, som allerede er lavet. I eksemplet har indsamlingslederen lavet en bestilling på indsamlingsmaterialer. Klik på ordrenummeret for at se indholdet i ordren. Så længe status på ordren er Åben eller Forslag fra FKN, kan ordren ændres. Hvis status er Lukket til pakning, kan ordren ikke ændres. Du kan altid oprette en ny ordre med supplerende materialer. Det sker via linket 'bestil materialer' i venstre side. Når du har modtaget materialerne, klik da gerne på Modtaget. Dermed vil materialerne flytte fra bestilt til lager, og Folkekirkens Nødhjælp ved, at forsendelsen er nået frem. I januar opretter Folkekirkens Nødhjælp en ordre på indsamlingsmaterialer til de indsamlingsledere, der endnu ikke selv har bestilt materialer. Ordren baseres på antal ruter og lagerbeholdning. Denne ordre vil have status Forslag fra FKN. Ordren kan rettes, så længe der ikke står Lukket til pakning i statusfeltet. LAGERSTATUS: Her kan du se, hvor mange materialer du har på lager. I eksemplet ovenfor har indsamlingslederen 64 bøsser på lager fra sidste år. Der er lavet en bestilling på nye indsamlingsmaterialer, men ikke bekræftet modtagelsen endnu. Derfor er lageret på indsamlingsmaterialer fortsat 0. Der er ikke oprettet en bestilling på hvervematerialer endnu. Nye ordrer oprettes via linket øverst til venstre.

10 0: RET LAGER: Dette felt bruges efter indsamlingen til at opdatere antal materialer, der gemmes til næste år. 4 VENSTREMENU: Bestil materialer: Her opretter du nye materiale bestillinger. Se nedenfor under 'Bestilling af materialer'. Adresser: Du kan ændre leveringsadresser her. Se side MATERIALER: BESTILLING AF MATERIALER OPRET NY BESTILLING: Bestil materialer ved at vælge indsamlingsmaterialer eller hvervematerialer, og klik på Opret ny bestilling. Materialer til ungdomskampagnen Slutsult.nu ligger under hvervematerialer. LEVERINGSOPLYSNINGER: Bestillingen går til denne adresse. Du kan vælge at få tilsendt hvervematerialer og indsamlingsmaterialer til hver sin adresse. Du kan ændre leveringsadresser løbende under Adresser i venstremenuen. Se side. ANTAL MATERIALER: Udfyld, hvor mange du ønsker af hver slags.

11 : MATERIALER: LEVERINGSADRESSER Du skal skrive leveringsadresse til både indsamlingsmateriale og hvervemateriale. Mange foretrækker at få hvervematerialer tilsendt til privatadressen og indsamlingsmaterialer til indsamlingsstedet. Under tekstfeltet besked til fragtmand kan du skrive information til postbuddet, som for eksempel kan stilles i carporten, hvis ingen er hjemme. Husk at klikke Gem leveringsoplysninger, når der er foretaget en ændring. Vær opmærksom på, om leveringsadresserne er korrekte, især hvis sognet har skiftet indsamlingsleder for nyligt. Når en ordre har status som lukket til pakning, kan leveringsadressen ikke længere ændres. LEVERINGSADRESSE TIL INDSAMLINGSMATERIALER LEVERINGSADRESSE TIL HVERVEMATERIALER

12 RESULTATER På dette faneblad indberetter du årets indsamlingsresultat. Du kan også se tidligere års resultater. : Resultatet af sogneindsamlingen tastes ind på indsamlingsdagen eller indtelefoneres på Indberetningen danner grundlag for, at Folkekirkens Nødhjælp kan estimere et landsresultat til medierne inden TV-nyhederne samme aften. Kollekter, donationer fra virksomheder og eventuel indsamling i butikker (indsamlingsbøsser opstillet ved kasselinjer inde i butikkerne) indtastes særskilt under Andre indsamlinger, når resultatet af dette er opgjort, oftest i ugerne efter indsamlingen. Disse må ikke indgå i resultatet af husstandsindsamlingen. INDTAST RESULTAT: Her skriver du resultatet af indsamlingen efter optælling. Du skal indtaste samlet beløb, antal ruter dækket og antal fremmødte indsamlere. Du kan også ringe til optællingslinjen på og blive guidet igennem. Resultatet vil kunne ses på SIA og på efter kort tid. FLERE SOGNE I DISTRIKTET: Hvis du er indsamlingsleder for mere end et sogn, vil systemet automatisk fordele resultatet på sognene, forholdsmæssigt efter antal husstande i sognene. Du kan også vælge selv at indtaste det specifikke beløb for hvert sogn, hvis du kender det. ANDRE INDSAMLINGER: Hvis du har haft indsamling i butikker eller indgået aftaler med virksomheder om økonomisk støtte til sogneindsamlingen, skal disse indtægter indtastes og indbetales særskilt.