BRUGERMANUAL. Ruteplanlægning i RUT. Røde Korsindsamlingen 8. MARTS RødeKors.dk

Transkript

1 BRUGERMANUAL 8. MARTS 2012 Ruteplanlægning i RUT Røde Korsindsamlingen RødeKors.dk

2 INDHOLD 1 Introduktion til RUT Sådan finder du og logger på RUT Et par tips Planlægning af ruter Import af distrikter Opret distrikter Rutedækningskort Opret ruter Se ruten på et kort Rediger rute/distrikt Slet en eksisterende rute Flyt en eksisterende rute fra et distrikt til et andet Tjek at alle husstande i lokalafdelingen er med, og om der er overlapning mellem ruterne Ruteoversigt Genberegn Print rutekort Eksempel på et færdigt rutekort

3 1 INTRODUKTION TIL RUT RUT er et fælles online ruteplanlægningssystem for de humanitære og sygdomsbekæmpende organisationer, der afholder årlige landsindsamlinger. Du kender det muligvis under navnene Eniro eller Samaritan, men med de seneste opdateringer og forbedringer er det blevet besluttet at omdøbe systemet til RUT, så det hedder det fremover. RUT er et nyttigt værktøj til ruteplanlægningen i afdelingerne i forbindelse med Røde Korsindsamlingen, og du kan med dette værktøj oprette, redigere, gemme, flytte og udskrive ruter. Resultatet er et overskueligt rutekort til hver indsamler, som gør det enkelt at finde de husstande, der skal besøges. Fordele ved RUT: Let og hurtigt at anvende lav op til 30 ruter i timen Overblik over antal husstande på den enkelte rute Overblik over om samtlige husstande i lokalafdelingen er dækket og om der forekommer overlapning Let at ændre tekst Let at udskrive ruter Når først ruter er registreret i systemet, kan de genbruges år efter år med mindre opdateringer. Dette letter både dit og nye indsamlingslederes arbejde. Programmets vejdata opdateres hvert år, således at nye boligområder og husstande kommer med. Det skal du gøre inden hver indsamling når dine ruter er oprettet i RUT: Undersøg om der er kommet nye veje i lokalafdelingen eller nye husstande på en vej, som skal med på en rute. Under menupunktet Vælg distrikt er det muligt at markere et distrikt og derefter trykke på knappen genberegn. Så tilrettes antallet af husstande på de enkelte ruter i distriktet ud fra de nyeste oplysninger. Ret top- og bundtekst på rutekortene under Ret tekster. Fra fx Røde Kors-indsamlingen 2011 til Røde Kors-indsamlingen 2012 Print ruterne ud. Denne brugervejledning er lavet som en hjælp til dig, der skal planlægge ruter i RUT. Vi håber, at brugervejledningen kan give dig svar på dine spørgsmål. Hvis du brug for yderligere hjælp, kan du kontakte din regionskonsulent eller indsamlingssekretariatet. God fornøjelse! 3

4 2 SÅDAN FINDER DU OG LOGGER PÅ RUT Åbn din Internetbrowser og gå ind på følgende adresse: Du logger ind i systemet ved at indtaste følgende oplysninger: Organisation: Skriv drk. Område type: Vælg Kommuner i fanebladet. Område: Vælg din kommune i fanebladet. Bemærk at indgangen til systemet er hele kommunen efter de nye kommunegrænser. Distrikt: Du behøver ikke skrive noget her. Hvis du har opdelt din kommune i distrikter, kan du skrive navnet på et enkelt distrikt her, så vil du kun logge ind på dette. Adgangskode: lirk ET PAR TIPS I skærmbilledets øverste højre hjørne finder du hjælpefunktionen. Uanset hvilket skærmbillede du står i, er der altid hjælp at hente her. Hvis du ønsker at gå tilbage til et tidligere vindue, er du nødt til at klikke to gange på venstre museknap. Fremkommer nedenstående billede, tryk da en ekstra gang på tilbage-pilen. 4

5 4 PLANLÆGNING AF RUTER En god rute består oftest af veje og gader, der ligger tæt på hinanden. Hvor mange husstande en indsamler kan nå, afhænger blandt andet af, hvor tætte disse husstande ligger i forhold til hinanden. Som udgangspunkt kan en indsamler på 2-3 timer nå at besøge ca.: lejligheder i etagebyggeri parcelhuse huse i landdistrikter Indsamlere placeret andre steder: I forbindelse med ruteplanlægningen er det vigtigt at være opmærksom på, om der i din afdeling er steder, hvor det kunne være en god idé at have placeret indsamlere. Dette kan for eksempel være foran søndagsåbne indkøbscentre og butikker, ved togstationer, sportsarrangementer eller andre steder, hvor der kan være mange mennesker. På denne måde nås en del af de mennesker, som ikke er hjemme under indsamlingen. Se mere om dette i afsnit 8 Opret ruter. 5 IMPORT AF DISTRIKTER I tilfælde af at der ikke er oprettet nogle distrikter i din kommune, vil skærmbilledet se således ud: Du kan nu vælge at importere distrikter fra andre organisationer eller oprette nye distrikter. Denne funktion skal kun anvendes, hvis du ikke har nogen distrikter i forvejen og kan bruges som inspiration til din ruteplanlægning. Inden du går i gang med at oprette dine egne distrikter, kan du undersøge, om der, i andre organisationer, er oprettet distrikter i dit område. Vi har en aftale med andre organisationer om deling af distrikter til landsindsamlinger. 5

6 Klik på Importér distrikt : Vælg i fanebladet den organisation, som du vil importere ruter fra, fx Dansk Flygtningehjælp. Klik på Vis distrikter. Markér det (eller de) distrikt(er) inden for kommunen du vil importere og klik på Importér. Du vil hermed få importeret det pågældende distrikt, samt de ruter den valgte organisation har oprettet under distriktet, og du vil nu kunne bruge de ruter, som tidligere er blevet lavet af den valgte organisation. OBS: Husk at validere alle dine ruter én for én under Rediger rute (se afsnit 7). Ellers kan du ikke tjekke om du har dækket hele dit område med ruter. OBS: Når du importerer et distrikt, kan der fremkomme en melding om, at der er sket en fejl, og at distriktet ikke blev kopieret. Hvis du efterfølgende klikker på vælg distrikt øverst i venstre side vil du dog se, at distriktet alligevel er blevet kopieret. 6

7 6 OPRET DISTRIKTER Hvis du vil have din kommune inddelt i flere distrikter, klikker du på Opret distrikt i menuen til venstre: Indtast følgende oplysninger for at oprette et nyt distrikt: Distrikt nr.: Skriv distriktets nummer Betegnelse: Skriv navnet på distriktet Adgangskode: lirk2003 Overskrift, éns for alle ruter i distriktet: Skriv valgfri tekst, fx Røde Kors-indsamling Overskriften vil være den samme på alle ruter i distriktet. Bundtekst, éns for alle ruter i distriktet: Skriv valgfri tekst, fx hvordan man kontakter indsamlingslederen, hvis der skulle opstå problemer på ruten og/eller sluttidspunkt. Tillad eksport af distriktet til andre organisationer: Vælg Ja. Dette giver andre organisationer mulighed for at bruge ruterne til deres landsindsamling. Det er aftalt mellem organisationerne, at vi tillader eksport af ruter. Klik på Gem i nederste højre hjørne. Følgende skærmbillede vil fremkomme, og du vil nu kunne oprette de enkelte ruter for distriktet (se afsnit 8 opret rute ): 7

8 7 RUTEDÆKNINGSKORT Rutedækningskortet giver dig mulighed for at få et visuelt overblik over, hvor mange ruter der er dækket i din kommune. Funktionen finder du i venstre side under fanen kommune/sogn: Når du har klikket på rutedækningskort skal siden lige have tid til at loade, hvorefter nedenstående kort vil åbne i et nyt vindue: De blå streger viser hvilke ruter, der er fuld dækning på mens de lysegrønne, brune og røde streger viser, hvilke ruter der er henholdsvis god dækning, dårlig dækning og ingen dækning på. Denne funktion giver dig mulighed for at planlægge, hvor der er behov for evt. nye ruter eller hvilke ruter der skal opdateres. 8

9 8 OPRET RUTER Du kan altid oprette nye ruter, også selvom du har ruter i RUT i forvejen eller har importeret ruter fra en anden organisation. For at kunne oprette en ny rute, skal du først vælge, hvilket distrikt ruten skal være i. Dette gør du ved at markere distriktsnummeret med et flueben og bagefter klikke på Ruter : Vælg herefter Opret rute i menuen til venstre og dette skærmbillede vil fremkomme: Indtast følgende oplysninger: Rute nr.: Indtast rute nr. Note til rute: Her kan du skrive en kommentar til ruten, fx Nr. 3 eksisterer ikke eller Pas på hundene i nr. 20. Feltet kan også være tomt. Note til Administration: Feltet er et intern felt til indsamlingslederen, og denne tekst kommer ikke med på rutekortene. Det er kun indsamlingslederen, der har adgang til at skrive i dette felt. 9

10 Vejnavn: Indtast vejnavn Husnummer: o Hele vejen: Skal hele vejen dækkes, skal du ikke udfylde noget her. Husnumrene vil o o o o automatisk dukke op, når du trykker Gem/Validér. Deling af vejen: Ønsker du at dele vejen op, udfyldes Husnr fra og Husnr til Husstande med lige numre: Klik på Lige Husstande med ulige numre: Klik på Ulige Begge sider af vejen ønskes dækket: Klik på Alle Vis fejl: Fejlfinderens funktion er at gøre dig opmærksom på fejl i din ruteplanlægning. En sådan fejl kan eksempelvis bestå i at en eller flere husstande findes i flere ruter eller at et indtastet husnummer ikke findes. Feltet står automatisk på ja, og det anbefales ikke at ændre dette, da systemet ellers ikke viser antallet af husstande på ruten og da det korrekte kort måske ikke dannes. Du skal derfor kun ændre feltet til nej, hvis du vil skrive en note til ruten, som RUT ellers vil betegne som en fejl. En fejlfinding kan se således ud: Visning af antal husstande Dette felt viser automatisk antallet af husstande på vejen, når du gemmer dine indtastninger. Antallet af husstande baseres på data i Bygnings- og Boligregisteret (BBR). Gem/validér: Hvis gang du har ændret noget i ruten, skal du klikke på Gem/Validér. Når du har gemt, får du en ny linje, hvor du kan indtaste et nyt vejnavn. 10

11 Sådan kan en færdig rute se ud: Indsamlere placeret andre steder: Hvis du vil have indsamlere placeret foran togstationer, søndagsåbne butikker e. lign., er det en god idé at oprette og printe disse steder som ruter, så indsamlerne her også har de informationer fra dig, som står på rutekortet. Hvis systemet fremkommer med en fejlmelding, fordi det for eksempel ikke kan genkende en togstation, skal du blot se bort fra dette. 9 SE RUTEN PÅ ET KORT Når du arbejder med din rute, har du altid mulighed for at se din rute på et kort. Dette kan være en god hjælp til at orientere sig om husstande og naboveje. Du kan vælge, at du på dit kort kan se markerede husstande (prikker), veje (streger) eller begge dele. Der kan være nogle ulemper forbundet med de enkelte visningsmuligheder. Hvis man vælger at markere husstande, kan det være svært at overskue ruten og se vejnavnene, fordi markeringerne fylder en stor del af kortet. Hvis man vælger at markere vejen, kan det være svært at se navnet på vejen, ligesom funktionen p.t. markerer hele vejen, selvom ruten kun indeholder nogle husnumre på vejen. Derfor skal du vælge den løsning, der passer bedst til dine ruter og behov. Hvis du på kortet vil have markeret rutens vej(e) med streger klikker du på Ja ud for Vis veje i kort. Hvis du på kortet vil have markeret rutens husstande klikker du på Ja ud for Vis husstande i kort. For at ændringerne bliver gemt når du vil se kortet, skal du klikke på Gem/Validér. Klik på Vis kort nederst i venstre menu, og du vil få fremvist et kort med rutens husstande i et nyt vindue. 11

12 Du kan vælge at få vist kortet som vejkort ( Kort ), et foto ( Luftfoto ) eller som en kombination ( Hybrid ). På eksemplerne bagerst er både visning af husstande og veje valgt. Kortet åbnes i et nyt browservindue. 10 REDIGER RUTE/DISTRIKT Du har mulighed for at rette i de informationer, der er blevet knyttet til et distrikt eller en rute, da det blev oprettet. Ønsker du at redigere i et distrikt klikker du på ret tekster. Se hvordan du udfylder de nødvendige oplysninger under afsnit 6 opret distrikt. 12

13 Hvis du ønsker at redigere i en rute klikker du på Vælg rute i venstre menulinje. Der vil nu fremkomme en liste over alle distriktets ruter. Find den rute du vil rette, markér den og klik på Redigér rute. Se hvordan du udfylder de nødvendige oplysninger i afsnit 8 Opret ruter. 11 SLET EN EKSISTERENDE RUTE Hvis du vil slette én eller flere ruter, skal du markere den/dem, der skal slettes, og derefter klikke på Slet øverst i skærmbilledets højre hjørne. Bemærk at de resterende ruter beholder deres rutenumre, og at den slettede rutes nummer derfor vil blive sprunget over. 13

14 12 FLYT EN EKSISTERENDE RUTE FRA ET DISTRIKT TIL ET ANDET Med denne funktion kan du hente ruter fra et distrikt til et andet. Bemærk at funktionen kun er mulig, hvis du har flere distrikter. Vælg det distrikt hvortil ruten skal overføres. Dette gør du ved at markere distriktsnummeret og klikke på Ruter. Klik derefter på Flyt rute(r) i menuen til venstre. Vælg det distrikt, som ruten skal hentes fra og klik derefter på Vis ruter. 14

15 Markér med flueben den/de rute(r), der skal flyttes. Klik på Flyt rute(r) nederst til højre på skærmen for at bekræfte. Ruten/ruterne er nu hentet fra det ene distrikt over i det andet. 15

16 13 TJEK AT ALLE HUSSTANDE I LOKALAFDELINGEN ER MED, OG OM DER ER OVERLAPNING MELLEM RUTERNE Vælg Rutedækning i menuen til venstre for at se en liste over dækningen på de enkelte veje. Dækningsprocenten skal helst være præcis 100 % Bemærk at denne funktion henviser til hele kommunen. Man kan altså ikke afgrænse søgningen til de gamle kommuner/afdelingsgrænser. Tallet til venstre for vejnavnet (markeret med fed) angiver, hvor mange husstande, der totalt er på vejen. Tallet nedenunder angiver, hvor mange husstande den enkelte rute dækker på de enkelte veje. Man kan således se, om der mangler dækning eller om der er veje, der har dobbeltdækning. Hvis procentsatsen er under 100 %: Undersøg hvorfor der ikke er fuld dækning på vejen. Det kan bl.a. skyldes, at der er kommet nye husstande siden sidste års ruteplanlægning eller at systemet angiver matrikler, hvoraf ikke alle er husstande. Hvis procentsatsen er over 100 %: (teksten markeret med rød) er der dobbeltdækning, dvs. at flere ruter har de samme husstande. 16

17 14 RUTEOVERSIGT Vælg Ruteoversigt i venstre menulinje for at få en samlet oversigt over dine ruter. Skærmbilledet nedenfor fremkommer - her kan du se antal husstande og adresserne på den enkelte rute: 17

18 15 GENBEREGN Ved at benytte genberegningsfunktionen har du mulighed for at kontrollere, om der er sket ændringer i husstandene i et givent distrikt. Markér det distrikt du ønsker at genberegne og klik derefter på genberegn øverst i højre hjørne. Der vil nu fremkomme en liste med de vejnavne, hvor der er sket ændringer på og du kan gå ind og rette ruterne til med de opdaterede data. 16 PRINT RUTEKORT Det er en god idé at printe et kort til hver indsamler og evt. et ekstra til indsamlingslederen. Det ekstra kort er godt at have, hvis indsamleren ringer med tvivlsspørgsmål om ruten eller mister kortet på ruten. Klik på Vælg rute i venstre menulinje. Hvis du markerer det øverste felt ud for Rute nr., bliver alle ruter markeret med et flueben og vil blive printet ud. Vil du nøjes med at printe én eller enkelte ruter, markerer du blot ud for den/de relevante ruter. Klik derefter på Print i øverste højre hjørne. Nedenstående billede vil fremkomme, og du kan nu vælge, hvorvidt kortet skal vises som kort, luftfoto eller hybrid, hvilken størrelse skrift, der er på kortet, og hvorvidt du vil have tegnet veje, husstande eller begge dele på din udskrift. Vælg først hvilken korttype du ønsker (kort, hybrid eller luftfoto), dernæst font/skrift-størrelse og sidst, hvorvidt kortet skal tegnes med veje, husstande eller begge dele (vælg brug værdier, hvis du allerede har valgt, hvordan kortet skal tegnes på de enkelte kort). NB: Nogle oplever problemer med at printe alle kort på én gang, hvis man bruger browseren Internet Explorer. Man kan dog sagtens printe kortene enkeltvis. Hvis man ønsker at printe alle kort på én gang, kan det være en fordel at bruge browseren Mozilla Firefox. Mozilla Firefox kan hentes gratis på: 18

19 Følgende skærmbillede vil åbne i et nyt vindue: Hvis indsamleren har en smartphone, kan hun scanne denne QR-kode og få kortet ind på telefonen. Det giver mulighed for at zoome ind og ud på kortet og skifte mellem kortvisninger direkte på telefonen. Tegn veje er valgt i ovenstående eksempel. Vælg print eller tryk på Ctrl og P samtidig, så printes kortene ud. 19

20 17 EKSEMPEL PÅ ET FÆRDIGT RUTEKORT 20