Kvikmanual til FacilityNet

Transkript

1 Kvikmanual til FacilityNet Om FacilityNet?... 2 Trin 1 - Aktiver din brugerprofil... 3 Trin 2: Opret ny bestilling... 4 Trin 3: Vælg varer... 5 Trin 4: Indtast ordreinformationer... 6 Trin 5: Registrer mødedeltagere... 7 Trin 6: Bekræft ordre... 8 Kommuniker elektronisk med kantinen/servicecenteret... 9 Generelle betingelser... 10

2 Om FacilityNet? FacilityNet er SKATs nye forplejningssystem til møde- og gæstearrangementer. FacilityNet er webbaseret og findes på adressen: Formålet med FacilityNet er dels at gøre det lettere for dig at foretage bestillinger af forplejning til møde- og gæstearrangementer, dels at gøre det administrativt lettere for kantinepersonalet, servicecentrene samt bogholderiet. Med en internetforbindelse kan du altid foretage eller ændre dine bestillinger uden at skulle kontakte kantinepersonalet eller servicecentrene. Du opnår bl.a. følgende fordele: Bestilling af forplejning 24 timer i døgnet Hurtigere at oprette, redigere eller kopiere en bestilling Arkiv over dine afventende og leverede bestillinger Dokumentation via ordrespecifikationer Automatisk besked hvis der foretages ændringer i en bestilling via

3 Trin 1 - Aktiver din brugerprofil For at aktivere din brugerprofil skal du gå til FacilityNets login side, som findes på adressen: Ved at klikke på linket Ny kunde Opret dig her nederst på siden, vises et nyt vindue, hvor du skal indtaste informationer om dig selv. Kort tid efter vil systemet sende en med dine adgangskoder til systemet. Klik på linket Ny kunde Opret dig her

4 Trin 2: Opret ny bestilling Det første vindue der vises, når du er logget ind i FacilityNet, er din indbakke med dine afventende ordrer, dvs. ordrer du har bestilt, som ikke er leveret. Du kan altid kopiere, redigere eller slette dine afventende ordrer, hvis ordrerne ikke er låst af kantinepersonalet. Hent en brugervejledning under linket Hjælp & Service Opret en ny bestilling Taleboble-ikonet viser, at en meddelelse vedr. ordren er oprettet. Klik på ikonet for at læse eller skrive en ny kommentar. Kopier, rediger eller slet din ordre her Klik på Arrangementets navn for at se en ordrespecifikation

5 Trin 3: Vælg varer Du skal nu vælge hvilke varer du vil bestille. De varer som vises i din indkøbskurv er de varer du bestiller. Når alle varer som du ønsker at bestille er placeret i din indkøbskurv, så skal du klikke på knappen Videre nederst på siden Tilføj selv en vare der ikke findes i varesortimentet Opdater antallet af varer ved at klikke på varenavnet Vælg varegruppe Angiv antallet af varer og klik på ikonet Køb Dine valgte varer i indkøbskurven Skriv evt. en kommentar til kantinen/servicecenteret Tryk Videre når du har valgt dine varer

6 Trin 4: Indtast ordreinformationer Du skal nu indtaste ordreinformationer, således at kantinen/servicecenteret har de nødvendige oplysninger til at kunne levere bestillingen. Husk at udfylde alle felter markeret med *. For at din ordre automatisk bliver godkendt, skal du overholde den angivet deadline. Overholder du ikke den angivet deadline, kan du alligevel fortsætte din ordrebestilling, men ordren får hermed status som ikke-automatiskgodkendt. Det betyder, at du ikke kan forvente at få din ordre leveret, medmindre den godkendes af kantinen/servicecenteret. Når du har udfyldt alle ordreinformationer skal du klikke på knappen Videre nederst på siden For at din ordre bliver automatisk godkendt, skal du overholde den angivet deadline. Konter bestillingen ud på de aktuelle konteringsnumre

7 Trin 5: Registrer mødedeltagere Du skal nu registrere eksterne og/eller interne mødedeltagere. Ved registrering af eksterne mødedeltagere skal du indtaste navn samt virksomhed på mødedeltageren. Når du har registreret alle mødedeltagere skal du klikke på knappen Videre nederst på siden Angiv her om mødedeltageren er ekstern eller intern. Er mødedeltageren ekstern skal der væreet flueben i feltet. Tilføj interne mødedeltagere (dvs. de medarbejdere som er oprettet i systemet) Efter indtastning af eksterne mødedeltagere kan du tilføje dem til listen ved at klikke her. Alle tilføjede mødedeltagere vises i denne liste. Tryk på knappen Videre, når du har tilføjet alle mødedeltagere.

8 Trin 6: Bekræft ordre Til sidst skal du bekræfte dine ordreinformationer ved at klikke på knappen Godkend nederst på siden... Efterfølgende modtager kantinen automatisk din bestilling. Du skal derfor ikke sende en til kantinen. Du vil nu kunne se din bestilling i din indbakke (Afventende ordrer) og har mulighed for at kopiere, redigere eller slette den. Brkræft de indtastede informationer ved at klikke på knappen Godkend

9 Kommuniker elektronisk med kantinen/servicecenteret Skal du kommunikere med kantinepersonalet eller mødecenteret vedrørende en bestilling, så har du mulighed for at skrive og modtage meddelelser, som automatisk vises ud for den pågældende ordrer, når du eller kantinen/servicecenteret logger ind i systemet. Er der oprettet en meddelelse til en ordre, så vises et taleboble-ikon ud for ordren. For at skrive en ny meddelelse kan du klikke på taleboble-ikonet. Er der ikke i forvejen oprettet en medelelse, så skal du klikke op krydset (i ordrelinjens venstre side) eller åbne din ordrespecifikation og klikke på ikonet Send meddelelse til kantinen. Vis ordreinformationer ved at klikke på krydset Klik på krydset for at vise ordreinformationer på den aktuelle ordre og tryk på Meddelelse til kantinen. Er der oprettet en meddelelse vises taleboble-ikonet ud for din ordre. Klik på ikonet for at læse meddelelsen. I ordrespecifikationen kan du oprette en meddelelse ved at klikke på linket Meddelelse til kantinen.

10 Generelle betingelser Deadlinestyring Kantinepersonalet har sat en deadline for, hvorfor en bestilling senest skal foretages før den bliver automatisk godkendt. Udover at angive en deadline har kantinepersonalet angivet i hvilket tidsrum på de forskellige dage at de behandler ordrer, f.eks. mandag til fredag i tidsrummet 8:00-15:00. Eksempel: Antag at der er sat en deadline på 24 timer og der behandles ordrer på alle hverdage i tidsrummet 8:00 til 15:00. 1) En ordre foretages kl og ønskes leveret kl dagen efter (Ikke-automatisk-godkendt) 2) En ordre foretages kl og ønskes leveret kl to dage efter (Godkendt) 3) En ordre foretages kl og ønskes leveret kl dagen efter (Ikkeautomatisk-godkendt) 4) En ordre foretages kl og ønskes leveret kl dagen efter (Godkendt) 5) En ordre foretages kl fredag og ønskes leveret kl mandag morgen (Ikke-automatisk-godkendt) Hvis deadline overholdes Såfremt du overholder den angivet deadline, er din bestilling automatisk godkendt og du skal forvente at få din bestilling leveret. Du skal ikke kontakte kantinepersonalet for at høre om din ordre er modtaget. Din ordre er altid modtaget af kantinepersonalet, såfremt du kan se ordren i din indbakke.

11 Kantinepersonalet har pligt til at levere en ordre, der automatisk er godkendt, med mindre andet aftales. Hvis deadline ikke overholdes Overholder du ikke den angivet deadline, vil din ordre få status som ikkeautomatisk-godkendt. Du kan ikke forvente at få din ordre leveret når den har status som ikke-automatisk-godkendt. Kantinepersonalet har ikke pligt til at levere ordrer, der ikke er godkendte og kan uden videre slette denne ordre. Overholder din ordre ikke den angivet deadline, så vil du automatisk få besked herom. Yderligere vil der være en rød markering over ordrenummeret i din indbakke. Hvis din bestilling godkendes af kantinepersonalet, vil du modtage en e- mail-meddelelse om, at ordren er godkendt og den røde markering vil forsvinde over ordrenummeret. Låsning af en ordre Du kan altid ændre eller slette ordrer der ikke er låst. Du skal ikke kontakte kantinepersonalet, hvis du foretager ændringer eller sletter en ordre. Kantinepersonalet vil automatisk blive informeret herom. Kantinepersonalet kan til enhver tid låse din ordre. Når din ordre er låst, så er ordren bindende. Er din ordre låst vil du kunne se en lille hængelås på den pågældende ordre og du kan ikke redigere eller slette ordren. Ønsker du alligevel at ændre eller annullere ordren, så må du kontakte kantinepersonalet. Det er hermed op til kantinepersonalet at afgøre, om ordren kan ændres eller annulleres. Bogføring af ordre Så snart kantinepersonalet har leveret din ordre, så vil den bogføres. Når den er bogført, så vil den forsvinde fra din indbakke. Du kan herefter finde den bogførte ordre under menu punktet Bogførte ordrer.