Samaritan ruteplanlægning

Transkript

1 Samaritan ruteplanlægning Brugervejledning Folkekirkens Nødhjælp

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Kort om Samaritan 3 Sådan logger du på Samaritan 3 Hjælp 5 Planlægning af ruter 5 Ret tekster 6 Import af ruter hvis du ikke har nogen ruter i forvejen 7 Opret ruter 9 Se ruten på et kort 12 Rediger en eksisterende rute 13 Slet en eksisterende rute 13 Tjek at alle husstande i området er med, og om der er overlapning mellem ruterne. 14 Ruteoversigt 15 Print rutekort 15 Næste år 17 Kort om Samaritan 2

3 Samaritan er et fælles online ruteplanlægningssystem for de humanitære og sygdomsbekæmpende organisationer, der afholder gade- og landsindsamlinger. I Samaritan kan du oprette, redigere, gemme, flytte og udskrive ruter. Udgangspunktet er en vejliste i et helt sogn, hvor du hele tiden kan se om alle gader og veje i sognet er dækket af indsamlingsruter. Resultatet af arbejdet i Samaritan er et flot rutekort til hver indsamler. Systemet er let at bruge og med lidt øvelse er det muligt at oprette op til 30 ruter i timen. Det er desuden let at bruge eller redigere ruterne år efter år og derfor også nemt for nye indsamlingsledere at overtage. Samaritans vejdata opdateres hvert år, så nye boligområder og husstande kommer med. Sådan logger du på Samaritan Du logger på Samaritan ved at starte med at logge ind i SIA (SogneIndsamlingsAdministration) Start med at gå ind på Følg linket til højre for at logge dig ind i SIA 3

4 SIA's log-in side ser sådan ud. Dit brugernavn og adgangskode står på nyhedsbrevet fra Folkekirkens Nødhjælp Når du har logget dig ind i SIA ser din side således ud Tryk nu på linket 'ruteplanlægning' i venstre menulinje 4

5 Hjælp? Hvis du har brug for hjælp kan du benytte funktionen 'hjælp' i øverste højre hjørne, eller ringe til os på Planlægning af ruter En god rute består oftest af veje og gader der ligger tæt på hinanden. Ruterne skal helst kunne gennemføres på 2-3 timer. Som udgangspunkt kan en indsamler på 2-3 timer nå at besøge ca.: lejligheder i etagebyggeri parcelhuse - 50 huse i landdistrikter OBS: Husk at du skal være opmærksom på, om der er andre vigtige steder at have indsamlere placeret på indsamlingsdagen. Det kan for eksempel være foran indkøbscentre, søndagsåbne butikker, på togstationer eller andre steder hvor der kan være mange mennesker. Se afsnittet 'opret ruter'. 5

6 Ret tekster Når du er logget ind via SIA ser din side således ud, hvis du allerede har ruter i dit sogn. Du kan nu gå ind og rette de tekster der kommer til at stå på de udprintede ruter i venstre menulinje under 'Ret tekster'. Sådan ser dit 'Ret tekster' vindue ud. Husk at trykke 'Gem når du har rettet dine tekster. 6

7 Bundtekst: Her kan du skrive en fælles besked til alle indsamlere der får uddelt et rutekort, fx dit (indsamlingslederens) navn og telefonnummer, så indsamleren kan få fat i dig, hvis der opstår problemer på ruten. Du kan også her skrive hvornår indsamleren skal være tilbage eller informationer om distriktets Virtus-kode. Tillad eksport af distriktet til andre organisationer: Denne funktion giver andre organisationer mulighed for, at bruge din rute til deres landsindsamlinger. Det er aftalt mellem organisationerne at vi tillader eksport af ruterne Import af ruter Hvis du ikke har nogen ruter i forvejen! Hvis du ikke har nogle ruter i forvejen, ser din forside ud som nedenfor. Inden at du går i gang med at oprette dine egne ruter, kan du med fordel undersøge om der i andre organisationer, er oprettet ruter lige præcis i dit område. Som beskrevet ovenfor har vi en aftale med andre organisationer om deling af ruter til landsindsamlinger. Hvis du ikke har nogle ruter i dit område, ser dit skærmbillede således ud og du kan nu trykke på 'Importer område' 7

8 Vælg den organisation som du vil importere ruter fra, f.eks. Kræftens Bekæmpelse. Vælg om du vil importere fra kommune eller postnummer. Du sætter et flueben ved alle områder inden for f.eks. kommunen og trykker 'Importér'. Det er kun de ruter indenfor dit sogn der vil blive importeret og altså ikke alle ruter i hele kommunen. Du vil nu kunne bruge alle de ruter som tidligere er blevet lavet af Kræftens Bekæmpelse. OBS: Husk at validere alle dine ruter én for en, under 'rediger rute'. Ellers kan du ikke tjekke om du har dækket hele dit område med ruter. 8

9 Opret ruter Du kan oprette nye ruter, uanset om du har haft ruter i forvejen eller har importeret ruter fra en anden organisation. Vælg 'Opret rute' i menuen til venstre og dette skærmbillede vil fremkomme. Rute nr. i feltet udfyldes rutens nummer. Note til rute i feltet kan du skrive en kommentar til den enkelte rute. Det kan for eksempel være: 'Pas på hunden i nr. 18'. Feltet kan også sagtens være tomt. Note til administrator feltet er et internt felt til Indsamlingslederen. Denne tekst kommer ikke med på rutekortene. Det er kun indsamlingslederen der har adgang til at skrive i dette felt. Vejnavn - For eksempel 'Engtoften'. OBS: Ved kun at skrive vejnavnet delvist for eksempel 'Engt' får du en liste over lignende gadenavne i området. Husnummer: Hele vejen skal hele vejen dækkes skal du ikke udfylde noget her. Husnumrene vil dukke op helt af sig selv, når du trykker 'Validér'. 9

10 Deling af vejen Ønsker du at dele vejen op, skriver du i dette felt til og fra hvilke husnumre. Husstande med lige numre der klikkes på 'lige'. Husstande med ulige numre der klikkes på 'ulige'. OBS: Hvis ruten eksempelvis ligger på en stor vej der er svær at krydse, kan det være en god idé at lave ruter der er opdelt i lige og ulige numre. Begge sider af vejen ønsker dækket der klikkes på 'alle'. Vis fejl Dette felt står automatisk på 'ja' og hjælper dig, hvis der for eksempel skulle ske nogle overlap i din ruteplanlægning. OBS: Et eksempel kan være, at du på en lang vej der er del op i flere ruter, er kommet til at medtage det samme husnummer i to forskellige ruter eller også findes husnummeret du har indtastet slet ikke. Dette vil fejlfinderen fortælle dig. En fejlfinding kan se således ud 10

11 Husstande Dette felt viser automatisk, hvor mange husstande der er på vejen, når du trykker 'Gem/Validér'. OBS: Antallet af husstande baseres på data i BBR Bygnings- og boligregistret. Gem/Validér Hver gang at du har ændret noget i ruten, skal du trykke på Gem/Validér. Sådan kan en færdig rute eksempelvis se ud: OBS: Husk at det er en god idé at have indsamlere placeret på steder med mange mennesker, som for eksempel indkøbscentre, søndagsåbne butikker og på togstationer. Du kan evt. opdele indsamlingsdagen foran et supermarked i to eller tre indsamlingsvagter. Det er også en god idé at oprette og printe disse steder som ruter, så indsamleren foran eksempelvis Bilka også har de informationer fra dig, som står på rutekortet. Du kan oprette, så mange forskellige ruter som du har lyst til i Samaritan. Du kan blot se bort fra fejlfinding, hvis systemet eksempelvis ikke kan registrere en togstation som et husnummer. Du kan downloade diverse indsamlingstilladelser på 11

12 Se ruten på et kort Når du arbejder med din rute, har du altid mulighed for at se din rute på et kort. Det kan være en hjælp til at orientere dig om husstande og naboveje. Klik på 'Vis kort' i venstre menulinje og et kort med rutens husstande dukker op i et nyt vindue. Du har mulighed for at se kortet både som et vejkort, et foto eller en kombination. OBS: Husk at 'gå tilbage' på den sorte pil øverst i højre hjørne! 12

13 Rediger en eksisterende rute Klik på 'Vælg rute' i venstre side af skærmbilledet. Der vil nu fremkomme en liste over alle distriktets ruter. Find den rute, du vil rette, markér den med et flueben og klik på 'Rediger rute'. Slet en eksisterende rute Hvis du vil slette en rute skal du markere den rute du ønsker at slette med et flueben og derefter trykke på 'slet' i øverste højre hjørne. 13

14 Tjek at alle husstande i området er med, og om der er overlapning mellem ruterne. I menuen til vestre klikker du på 'rutedækning' og du kan nu se en liste over alle veje i området På listen til venstre for vejnavnet bliver der angivet, hvor mange husstande, der totalt er på vejen, samt hvor mange husstande den enkelte rute dækker på de enkelte veje. Her kan man således se, om der mangler dækning eller om der er veje der har dobbeltdækning. Hvis der f.eks. står 88 % ud for en af vejene, så undersøg, hvorfor der ikke er 100% dækning på den vej. Det kunne indikere, at der er kommet nye husstande siden du sidst har lavet ruteplanlægning 14

15 Ruteoversigt Vælg 'Ruteoversigt' i venstre menulinje for at få en samlet oversigt over dine ruter. Print rutekort Der er tre muligheder for print: 1. print alle ruter 2. print en enkelt rute 3. print flere specifikke ruter 1. Print alle ruter Tryk på 'vælg rute' i venstre menulinje. Sæt et flueben i den øverste boks ud for 'rute nr.' og alle ruter bliver markeret med et flueben. Klik derefter på 'print'. 15

16 2. Print en enkelt rute - Klik på 'vælg rute' i venstre menulinje. Markér den rute du vil printe med et flueben. Tryk på 'print' i øverste højre hjørne. Et printervenligt billede kommer frem og du kan nu printe. 3. Print flere specifikke ruter hvis du eksempelvis kun skal bruge rute nummer 4, 7 og 14, markerer du de ønskede numre med et flueben og trykker 'print'. 16

17 Næste år Når alle dine ruter ligger i Samaritan kan du let bruge dem igen næste år. Det eneste du skal gøre er at undersøge under 'rutedækning', om der er kommet nye veje/husstande i kommunen siden sidste år, som du skal have med på en rute. God fornøjelse! 17