LEVERING AF TIL KØRENDE PRÆHOSPITALE ENHEDER REGION HOVEDSTADEN

Transkript

1 KONTRAKT OM LEVERING AF RADIOKOMMUNIKATIONSLØSNING (HARDWARE) TIL KØRENDE PRÆHOSPITALE ENHEDER I REGION HOVEDSTADEN 1 af 13

2 Indholdsfortegnelse Bilagsoversigt: Kontraktens parter og aftalegrundlag Køber Sælger Aftalegrundlag Købers forbehold Aftalens omfang Radiokommunikationsløsning (systemet) Optioner Kvalitet og produktspecifikationer Produktspecifikationer, gældende standarder og normer og mærkningsregler Ændringer i sortiment/substituerende produkter Sælgers support Pris Enhedspriser Timepriser Prisregulering Dokumentation af prisreguleringer Reduktion af listepris Valutakursregulering Afgifter Aftalenummer Fakturering Betalingsbetingelser Betalingsplan Leveringsbetingelser og logistiske forhold Leveringsbetingelser Leveringsadresse Leveringsplan og leveringstid Sælgers overdragelse af forpligtelser og tilgodehavender Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Ansvarsnorm og garanti Afhjælpning Produktansvar og erstatningsansvar Ophævelse Købers misligholdelse Lovvalg og tvistigheder Sociale klausuler /13

3 Bilagsoversigt: Bilag 1: Kravspecifikation Bilag A: Tidsplan Bilag 2: Tilbudsliste Bilag 3: Sælgers tilbud (indsættes efterfølgende) 3/13

4 Denne kontrakt er indgået på baggrund af EU-udbud 2015/ S , som en offentlig kontrakt 1. Kontraktens parter og aftalegrundlag 1.1 Køber Region Hovedstaden Den Præhospitale Virksomhed - Akutberedskabet Telegrafvej 5, opgang 2, 3. sal 2750 Ballerup Kontaktperson: Enhedschef AMK-Vagtcentralen Jan Nørtved Tlf. nr.: Direkte nr.: jan.noertved@regionh.dk v/region Hovedstaden Center for Økonomi - Indkøb Blok C, 1 sal Kongens Vænge 2 DK 3400 Hillerød CVR-nr Kontaktperson: Strategisk indkøbskonsulent Kristina Østergaard Mikkelsen Tlf. nr.: Direkte nr.: kristina.oestergaard.mikkelsen@regionh.dk 1.2 Sælger CVR nr.: Kontaktperson: Tlf.nr. 4/13

5 1.3 Aftalegrundlag Aftalen består af nærværende dokument (kontrakten) samt bilag i henhold til bilagsoversigten. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem bilagene og kontrakten, har kontrakten forrang. Ved uoverensstemmelse mellem bilagene gælder de i den rækkefølge, som de står anført i bilagsoversigten. 2. Købers forbehold Hvis udbuddet vedrørende de af nærværende aftale omfattede produkter indbringes for klagenævnet for udbud eller domstolene, og købers beslutning om at tildele sælger aftalen annulleres, eller køber pålægges at bringe kontrakten til ophør, er køber berettiget til at opsige kontrakten med et efter de konkrete omstændigheder passende varsel alene mod betaling af sælgers positive udgifter i anledning af opsigelsen (negativ kontraktinteresse). 3. Aftalens omfang 3.1 Radiokommunikationsløsning (systemet) Aftalen omfatter en radiokommunikationsløsning (hardware), installation og support samt test, dokumentation mv, som specificeret i bilag 1. Leverancen omfatter nedenstående til 111 køretøjer Vogn PC er (Tablet) med trykfølsom skærm GPS enhed Router/Modem Kabler og kabling Operativsystem-licens til vogn PC er (tablet) Licens til Windows 7 Montering i 111 køretøjer Tilslutning af tablet til Købers eksisterende SEPURA terminaler Idriftsættelse af den samlede løsning Andre dele som er nødvendige for at løse opgaven Support frem til 1. april 2016 Herudover skal leveres enkeltstående dele ekskl. installation. Optioner som angivet i pkt. 3.2 Systemet og dets enkelte dele skal besidde de egenskaber og opfylde de krav, der fremgår af nærværende kontrakt, navnlig af bilag Test Afprøvning af systemet sker ved en test i overensstemmelse med bilag 1, afsnit 8. Formålet med testen er primært at konstatere, om den aftalte funktionalitet og integration er til stede. Testen gennemføres af sælger med købers aktive deltagelse. Såfremt der ved testen konstateres mangler og testen dermed ikke godkendes af Køber, skal der udarbejdes en mangelliste og Sælgeren skal indenfor 5 arbejdsdage gentage den fulde test. 5/13

6 3.2 Optioner Køber har option på nedenstående som anført i bilag 1 kravspecifikation til de i sælgers tilbud anførte priser, jf. bilag 2. De enkelte komponenter skal besidde de egenskaber og opfylde de krav, der fremgår af kravspecifikationen bilag Option 1 Supportaftale fra 1. april 2016 (løbende) Optionen indeholder en løbende supportaftale fra 1. april 2016 og fremefter. Aftalen kan opsiges med et varsel på 3 måneder til udløb til den 1. i måneden. Supportaftalen skal være på de betingelser som fremgår af bilag 1, afsnit 10 samt de evt. supplerende betingelser som fremgår af sælgers tilbud. Køber kan udnytte optionen med et skriftligt varsel på mindst 30 dage til start den 1. april Køber er ikke forpligtet til at tiltræde supportaftalen 1. april 2016, men kan frit vælge selv at foretage service/support Option 2 Tilkøb af tilsvarende udstyr samtidig med hovedleverancen Sælger er forpligtet til at levere op til 12 yderligere tilsvarende systemer og installationer i samme tidsperiode som hovedleverancen. Optionen kan udnyttes frem til den 1. november 2015 og bortfalder herefter Option 3 Tilkøb af op til 30 % tilsvarende udstyr indenfor en periode på 3 år (levering efter hovedleverancen) Køber forbeholder sig ret til at udnytte optionen når som helst indenfor en periode på 3 år fra levering af hovedleverancen. Leveringstid fra bestilling må maksimalt være 6 uger. 4. Kvalitet og produktspecifikationer Indkøbet skal understøtte købers hospitalers (og institutioners) overordnede målsætning om at kunne levere behandling på et højt niveau, og skal ske under hensyntagen til regionens indkøbspolitiske målsætning om, at regionens indkøb skal afspejle bevidsthed om kvalitet og sikkerhed, herunder opretholdelse af en høj hygiejnestandard, til gavn for patienter og personale samt en konstruktiv prioritering af og respekt for de økonomiske midler. 4.1 Produktspecifikationer, gældende standarder og normer og mærkningsregler Produktspecifikationer og gældende standarder og normer Produktspecifikationer i henhold til sælgers tilbud samt datablade, jf. sælgers tilbud, bilag 3. 6/13

7 Produkterne skal dog til enhver tid opfylde købers kravspecifikation, jf. bilag 1, og sælger indestår for, at produkterne opfylder gældende standarder og normer for markedsføring, salg og brug i Danmark. Sælger skal på købers anmodning være villig til at give uddybende og supplerende oplysninger om specifikationen m.v. af de af aftalen omfattede produkter i yderligere dokumentationsbilag Mærkningsregler CE-mærkning Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder. 4.3 Ændringer i sortiment/substituerende produkter Der må ikke leveres andre end de i aftalen omfattede produkter uden forudgående godkendelse fra køber og evt. godkendte substituerende produkter må ikke medføre forhøjelse af den aftalte pris. Udskiftning af produkter må ikke medføre at ordregiver vil have udgifter til udskiftning af eksisterende tilbehør (holder/dock, kabler og lign.). Sælgeren kan i tilfælde af, at det omhandlede produkt ikke længere markedsføres eller supporteres initiere en produktudskiftning. Produktudskiftningen skal godkendes af Køber. Ved udskiftning af et produkt skal Sælgeren sende en anmodning til Køber der skal indeholde følgende: En forklaring på årsagen til anmodningen. Produktnavn og beskrivelse af det produkt, som ønskes udskiftet. Produktnavn og beskrivelse af erstatningsproduktet, herunder med produktets datablade og tekniske specifikationer Prisoplysninger. Erstatningsproduktet skal som minimum overholder alle de i bilag 1 med underbilag fastlagte krav og beskrivelser. Køber kan anmode Sælgeren om dokumentation for, at erstatningsproduktet overholder de ovenfor nævnte krav og beskrivelser. Godkendelse af substituerende produkter kan alene forventes givet i det omfang, det ikke strider mod gældende udbudsret. 5. Sælgers support. Sælger skal yde support i forhold til de leverede installerede systemer frem til 1. april Herefter kan køber vælge at udnytte option1, om løbende supportaftale fra 1. april 2015 og fremefter, jf. pkt /13

8 Supporten omfatter telefonsupport, fejlsøgning, mangelsafhjælpning og reparation, jf. bilag 1 samt pkt. 16 Mangler. Sælgeren forpligter sig i hele supportaftalen periode, inkl. ved udnyttelse af option 1, til at kunne yde den nødvendige service på specialistniveau også ved fratrædelse, sygdom eller andet længerevarende fravær blandt de specialister, der indgår i Sælgerens service setup. 6. Pris 6.1 Enhedspriser Priserne angivet i bilag 2 er nettopriser ekskl. moms i danske kroner men inkl. evt. øvrige afgifter (told mv.). Priserne dækker alle de med leverancerne forbundne omkostninger, herunder levering etc., med mindre andet er nævnt eksplicit i nærværende aftale. 6.2 Timepriser Timepriserne i bilag 2 er nettopriser ekskl. moms i danske kroner. Support/montør afregnes pr. påbegyndte ½ time på baggrund af timeprisen angivet i bilag Prisregulering De tilbudte priser skal være gældende i hele perioden inkl. ved udnyttelse af option 3. Priserne på option 1 Supportaftale kan reguleres én gang årligt med den årlige udvikling i Danmarks Statistiks nettoprisindeks. Første regulering pr. 1. januar Dokumentation af prisreguleringer Nævnte prisregulering skal meddeles køber i god tid og senest 30 dage før ikrafttræden med henblik på godkendelse af reguleringens størrelse. Sammen med meddelelsen fremsendes dokumentation, der skal være af en sådan karakter, at køber kan kontrollere prisreguleringens berettigelse (eksempelvis udskrift af indextal). Ingen prisregulering kan få gyldighed uden købers skriftlige godkendelse, som skal foreligge inden 15 dage efter modtagelse af meddelelsen Reduktion af listepris Såfremt sælger i aftaleperioden reducerer listeprisen, skal købers pris fra samme dato reduceres procentuelt tilsvarende. 6.4 Valutakursregulering Der kursreguleres ikke. 6.5 Afgifter I det omfang eventuelle ændringer i afgifter og øvrige bidrag i henhold til dansk lovgivning ikke er indeholdt i prisreguleringen jf. pkt. 6.3, reguleres disse fuldt ud i priserne med ændringens nominelle værdi. 8/13

9 7. Aftalenummer Købers aftalenummer er: Udfyldes ved kontraktindgåelse Købers ordrenummer fremgår af den enkelte aftræksordre. Købers aftale- og ordrenummer skal anføres som reference på samtlige dokumenter og korrespondance vedr. denne aftale. 8. Fakturering Faktura fremsendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution, jf. GLN nummer (EANnummer), med angivelse af Købers ordre- og aftale- og nummer, varenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Køber for en effektiv fakturabehandling, eksempelvis kode for økonomiske tilhørsforhold. 9. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 dage efter levering og købers modtagelse af fyldestgørende faktura. Supportaftalen (hovedleverancen samt ved udnyttelse af option 1) afregnes månedsvis bagud. 9.1 Betalingsplan Betaling sker ved fakturering i henhold til Tilbudsliste, jf. bilag 2, efter sælgers levering af nedenstående 4 delleverancer: Del-leverance Første del-leverance: 4 systemer ekskl. installation Anden del-leverance: 6 sæt tablets og GPS enheder Tredje del-leverance: 11 køretøjer færdigmonterede med systemet. Fjerde del-leverance: Resterende del af hovedleverancen efter fremvisning af test for alle køretøjer. Tidsangivelse for levering af del-leverance Inden udgangen af august december december januar Leveringsbetingelser og logistiske forhold 10.1 Leveringsbetingelser DDP, Delivered, Duty Paid i henhold til INCOTERMS 2010, på Købers adresse, som anført i de respektive ordrer Leveringsadresse Levering skal ske i henhold til kravspecifikationens bilag A Tidsplan, eller på anvist adresse i konkret ordre. 9/13

10 10.3 Leveringsplan og leveringstid Leverancer skal ske i overensstemmelse med den i bilag A (Tidsplan) angivne leveringstidspunkter samt sælgers detaljerede installationsplan jf. bilag 1, Kravspecifikation, pkt Ved købers udnyttelse af option 3 om tilkøb, jf. pkt må leveringstid fra bestilling maksimalt være 6 uger. 13. Sælgers overdragelse af forpligtelser og tilgodehavender Sælger er eneansvarlig over for køber. Sælger kan kun med købers skriftlige samtykke helt eller delvis sætte en anden i sit sted. Sælger er berettiget til at anvende underleverandører, som er oplyst ved afgivelse af tilbud, men ansvaret for korrekt opfyldelse af leverancen påhviler sælger fuldt ud. Såfremt sælger i aftaleperioden ønsker at skifte underleverandører, skal dette godkendes af køber. Sælger kan kun med købers skriftlige samtykke helt eller delvis diskontere eller overdrage sit tilgodehavende til tredjemand. 14. Tredjemandsrettigheder Sælger indestår for, at sælgers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Sælger overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde køber skadesløs. Såfremt tredjemands rettigheder hindrer sælgers opfyldelse af aftalen i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for køber, er køber efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at ophæve kontrakten med omgående virkning, og sælger vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, køber lider som følge af denne ophævelse. 15. Forsinkelse Såfremt sælger må forudse en forsinkelse i leveringen, skal sælger straks give skriftlig meddelelse til køber med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin kan på baggrund heraf aftales, forudsat at køber accepterer en sådan. Køber anser enhver forsinkelse for væsentlig. Såfremt sælger ikke leverer til aftalt tid, er køber berettiget til at hæve den pågældende ordre helt eller delvis, uanset overskridelsens varighed. Ved forsinkelse af nedenstående del-leverancer i henhold til den fastlagte tidsplan (bilag A) vil der blive pålagt en dagsbod på kr. pr. påbegyndt hele dag del-leverancen forsinkes: 10/13

11 Tablet-leverance 9. november køretøjer færdigmonterede med systemet. 15. december 2015 Resterende del af køretøjer (alle køretøjer) 25. januar 2015 færdigmonterede med systemet. Hæves ordren helt eller delvis, er køber berettiget til at foretage dækningskøb for sælgers regning. I tilfælde, hvor en forsinkelse skyldes force majeure som strejke, statsindgreb, krig eller naturkatastrofer, er sælger ikke ansvarlig for købers tab ved, at en leverance forsinkes eller udebliver, med mindre sælger kunne eller burde kunne forudse situationen. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som ikke skyldes force majeure er køber berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og sælger vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, køber lider som følge af denne ophævelse. 16. Mangler 16.1 Ansvarsnorm og garanti Sælger er ansvarlig for fejl og mangler ved de af aftalen omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler. Sælger yder herudover funktionsgaranti for produkterne. Sælger skal på hvert leveret udstyr, yde en levetidsgarantiperiode på 24 måneder, regnet fra godkendt overtagelsesdag. Sælger hæfter ikke for mangler ved præinstalleret tredjeparts-software Afhjælpning Sælger har i minimum 2 år fra levering ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af fejl og mangler. Sælger er forpligtet til at påbegynde afhjælpningen inden for den i bilag 1 angivne frist. Sælger afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Såfremt sælger tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke køber bærer risikoen, afholder køber alle omkostninger. Såfremt det indenfor Sælgerens levetidsgarantiperiode på det enkelte udstyr regnet fra overtagelsesdagen, ikke kan afhjælpe fejl og/eller mangler, således at dette opfylder det for udstyret anførte specifikationer, jf. kravspecifikationen bilag 1, er Køber berettiget til uden ugrundet ophold at få det fejl- og/eller mangelbehæftede udstyr, ombyttet med tilsvarende fabriksnyt udstyr. 17. Produktansvar og erstatningsansvar Sælger er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for køber for den skade, som leverancen eller sælger påfører købers ejendom og/eller personale. Ansvar for skade på købers faste ejendom og løsøre er dog begrænset til én million danske kroner pr. skade. Begrænsningen gælder ikke for personskader. 11/13

12 Sælger er pligtig til at holde køber skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod køber af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller sælgers skadevoldende adfærd. Rejses krav imod køber begrundet i forhold omkring leverancen, er sælger pligtig samtidig at lade sig sagsøge ved den domstol, som behandler kravet rejst mod køber. Sælger er i hele aftalens løbetid forpligtet til at opretholde en sædvanlig erhvervsansvars- og produktansvarsforsikring. Sælger skal på købers anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 18. Ophævelse Udover det i pkt anførte, anser Køber blandt andet følgende forhold for en væsentlig misligholdelse, der berettiger Køber til at ophæve aftalen helt eller delvist med et passende varsel efter skriftligt påkrav: At Sælger trods Købers anmodning om dokumentation for Sælgers overholdelse af sociale klausuler, jf. pkt. 21, ikke fremsender denne inden for rimelig frist. Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis Sælger gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering. At Sælger trods skriftlig advarsel gentagne gange misligholder sine øvrige forpligtelser i henhold til denne aftale i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for Køber. Ophæves aftalen kun delvist forbliver den resterende del af aftalen gældende. Følgende forhold anses herudover altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Køber til straks at ophæve aftalen: Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som ikke skyldes force majeure er Køber berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvis. At Sælger erklæres konkurs, træder i betalingsstandsning, åbner forhandling om tvangsakkord eller Sælgers økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at Sælger må anses at være ude af stand til at opfylde aftalen Hvis Sælger er et aktie- og anpartsselskab, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kræver Sælger opløst Ved ophævelse af aftalen eller dele heraf på grund af væsentlig misligholdelse ifalder Sælger erstatningsansvar overfor Køber efter dansk rets almindelige regler. 19. Købers misligholdelse Såfremt køber på aftalt leveringstidspunkt ikke kan modtage leverancen helt eller delvis, bærer køber alle sælgers dokumenterede merudgifter herved. Det påhviler køber skriftligt at meddele sælger forsinkelsen, så snart det anses for udelukket, at køber kan modtage leverancen til aftalt tid. Ny leveringsdato skal straks herefter aftales. 12/13

13 Betaler køber ikke købesummen eller dele heraf rettidigt, påløber der fra forfaldsdagen at regne rente i henhold til rentelovens bestemmelser. 20. Lovvalg og tvistigheder For denne aftale gælder dansk ret. Uoverensstemmelser i forbindelse med den indgåede aftale søges afgjort ved forhandling. Kan uoverensstemmelserne ikke afgøres ved forhandling, afgøres disse af domstolene. Værneting er købers hjemting. 21. Sociale klausuler Leverancerne skal ske med respekt for nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption, det vil sige: FN s deklaration om menneskerettigheder ILO s deklaration om arbejdstagerrettigheder Rio deklarationen om miljø og udvikling FN s konvention mod korruption Dette indebærer bl.a., at hverken sælger eller dennes eventuelle underleverandør må benytte sig af konventionsstridig børne- og voksenarbejdskraft. Køber forbeholder sig ret til at kræve dokumentation herfor ved købers eventuelle begrundede mistanke om overtrædelse heraf. Der henvises til Region Hovedstadens indkøbspolitik Som sælger: Som køber: den / 201x, den / 201x / Nærværende aftale er udfærdiget i to enslydende eksemplarer, hvoraf sælger og køber har et eksemplar hver. 13/13