Humlebæk Boligselskab Referat af Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag 17. februar 2015

Transkript

1 Humlebæk Boligselskab Referat af Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag 17. februar 2015 Dagsorden 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat og protokol Humlebæk Boligselskab Økonomi Økonomioversigter årig Økonomisk beslutningsoversigt Samdriftens årsregnskab Samdriftens budget Boligselskabet Boligselskabets LOGBOG Ansvarsområder for bestyrelsens medlemmer Samdriftsudvalgsmøde Samdriftens Projektleder Jan Jensen afslutning af projektansættelse Ordinært Repræsentantskabsmøde 2015 i Humlebæk Boligselskab Workshop Vision, mission og værdier i Humlebæk Boligselskab Kundecenter tanker og proces Ledelsesseminar for ledende medarbejdere i samdriften Formandsvalg til Domeas bestyrelses HB-avisen Afdelingerne Orientering Stejlepladsen II s helhedsplan Orientering om byggesagen i Enebærhaven Orientering om Langebjergparkens byggesag Godkendelse af ændringer i Gr. Ejforening F31 vedrørende Ravnsbjerg I og II Mødedatoer Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: TT -Tina Thomsen, formand PH -Per Hansen, næstformand afbud JK Jens Klokhøj, medlem JH Jan Hegelund, medlem BH Birgitte Hansen, medlem KS -Kjeld Sørensen, medlem CØ -Christina Øllgaard, medlem CK Claus Kann, medlem OS -Ole Sørensen, medlem afbud afbud TL Tina Levisen, 1 suppl. HH-Henrik Hansen, 2 suppl. PP Pernille Petersen,3suppl. SH Svend Åge Holm, 4 suppl. BD Birgit Drost, 5 suppl. afbud Øvrige deltagere: ES -Ejvind Sommer Sørensen, Domea

2 1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 19. november 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Bestyrelsen godkendte dagsordenen uden kommentarer. 2 Godkendelse af referat og protokol Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde d. 30. november Opdateret beslutningsprotokol medbringes til hvert møde og godkendes. Referat er vedlagt som bilag, beslutningsprotokol medbringes til mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender referat og protokol. Bestyrelsen godkendte og underskrev referat af 30. november 2014 uden kommentarer. Protokol blev fremlagt og godkendt. 3 Humlebæk Boligselskab Økonomi 3.1 Økonomioversigter a) Det blev på Organisationsbestyrelsesmøde 30. august 2013, vedtaget at Domea fremlægger opdateret økonomioversigt for Humlebæk Boligselskab på hvert organisationsbestyrelsesmøde. Bilaget er vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen kommenterer og godkender vedlagte økonomioversigt. Bestyrelsen godkendte økonomioversigten med den kommentar at dateringen var forkert skal være b) Herudover vedlægges oversigt over selskabets dispositionsfond, trækningsretsmidler og arbejdskapital. Bilaget opdateres med regnskabstal 2014 medio maj Oversigten er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen kommenterer og godkender vedlagte oversigt over selskabets dispositionsfond, trækningsretsmidler og arbejdskapital. Bestyrelsen godkendte oversigten over kapital i boligselskabet, med den kommentar at oversigten opdateres og fremlægges når Domeas regnskabsafdeling har færdigrevideret med 2014 regnskabstal årig Økonomisk beslutningsoversigt Side 2 af 12

3 Den vedlagte 10-årige beslutningsoversigt, viser bevægelser på Humlebæk Boligselskabs dispositionsfond, trækningsret og arbejdskapital 10 år tilbage pr. afdeling, samt status for afdelingernes henlagte midler. Organisationsbestyrelsen har på møde den 22. oktober 2013 besluttet at oversigten udgør et dynamisk værktøj i forhold til beslutninger om tilskud fra Humlebæk Boligselskab til selskabets afdelinger, oversigten opdateres én gang årligt, til første organisationsbestyrelsesmøde efter at afdelingernes årsregnskaber foreligger i maj måned. Oversigten er opdateret med regnskabstal ultimo 2013, da Humlebæk Boligselskabs regnskaber for 2014 er under revision, vil oversigten først blive opdateret med 2014 regnskabstal medio maj Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Bestyrelsen forventer at tilskud givet til selskabets byggesager inkl. fritagelse fra indbetaling af udamortiserede lån indarbejdes i den opdaterede udgave af oversigten med regnskabstal ultimo Samdriftens årsregnskab 2014 Tidsregistrering og fordeling af samdriftens udgifter til afdelingerne for hele året 2014 er vedlagt som bilag. Driftsregnskab for driftscenteret 2014 er vedlagt som bilag. Opgørelse over Driftscenterets udgiftsfordeling til afdeling 406 Baunebjerghuse er vedlagt som bilag. Opgørelse af investeringer i Samdriften 2014, som overføres til HB s arbejdskapital er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten over fordeling af samdriftsudgifter til afdelinger til efterretning. Oversigten Blev taget til efterretning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender driftscenterets regnskab Bestyrelsen godkendte samdriftens regnskab 2014, dog skal behov for revision belyses til næste møde. Det indstilles, at bestyrelsen tager til efterretning at investeringer i Samdriften, ialt kr ,- overføres til Humlebæk Boligselskabs arbejdskapital. Bestyrelsen tog beløbet til efterretning, investering er godkendt i repræsentantskabet 11. marts Samdriftens budget 2015 Budgetudkast 2015 for Driftscenteret inkl. kontoret på Båstrupvej er vedlagt som bilag til godkendelse af organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender samdriftens driftsbudget for Bestyrelsen godkendte samdriftens budget 2015, med et ønske om at forbrug af el til biler måles ved bimåler og tilføres til afdelingernes maskin omkostninger. Side 3 af 12

4 4 Boligselskabet 4.1 Boligselskabets LOGBOG Oversigt fra Humlebæk Boligselskabs logbog med tilhørende status er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter status for sager i logbogen. Bestyrelsen besluttede at lukke følgende punkter i logbogen: Kataloger, Forkert beslutningsgrundlag Enebærhavens byggesag, Beboerdemokratisk proces i Langebjergparkens byggesag. 4.2 Ansvarsområder for bestyrelsens medlemmer Nedenstående oversigt over ansvarsområder, som skal varetages af medlemmer af organisationsbestyrelsen, blev godkendt på møde den 30. november Ovenstående diagram er også vedlagt som bilag. På mødet den 30 november, blev det besluttet at de primært ansvarlige for hvert ansvarsområde, skal udfylde den skabelon som er fremsendt i 2014, med detaljering af indhold i ansvarsområdet og rapporteringsdetaljer. Udfyldte skabeloner bedes fremsendt til Kundechef Ejvind Sommer senest 10. februar 2015, til godkendelse på indeværende møde. Udestående skabeloner udfyldes af de ansvarlige til næste møde. Bilag: udfyldte ansvarsområde beskrivelser er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indhold og rapporterings detaljer i vedlagte beskrivelser af hvert ansvarsområde. Punktet blev udsat til næste møde. 4.3 Samdriftsudvalgsmøde På Repræsentantskabsmøde 22. april 2014, blev det vedtaget at nedsætte et Samdriftsudvalg under organisationsbestyrelsen. Side 4 af 12

5 Udvalgets formål er at medvirke til, at samdriften i Humlebæk Boligselskab kører optimalt til økonomisk og driftsmæssig gavn for alle afdelingerne. Beslutninger som træffes i overensstemmelse med udvalgets forretningsorden skal fremgå af referat og overgives til behandling i organisationsbestyrelsen. OB kan overgive endelig beslutning til Repræsentantskabet i Humlebæk Boligselskab. a) Udvalget skal ved en forretningsorden fastlægge bestemmelser om udførelse af sit hverv. Forretningsordenen skal endeligt godkendes i Organisationsbestyrelsen. Bilag: Forretningsorden for Samdriftsudvalget godkendt på udvalgets møde den 4. februar 2015, er vedlagt til endelig godkendelse i organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen endeligt godkender forretningsorden for selskabets Samdriftsudvalg. Forretningsorden for samdriftsudvalget blev enstemmigt vedtaget. b) Udvalget har afholdt møde nr. 2 den 4. februar 2015, referat at mødet er vedlagt som bilag til punktet. Der er ikke referatført indstillingspunkter til organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen tager referat fra samdriftsudvalgsmøde til efterretning. Bestyrelsen tog referat til efterretning. 4.4 Samdriftens Projektleder Jan Jensen afslutning af projektansættelse På Repræsentantskabsmøde den 22. april 2014, godkendte repræsentantskabet i HB, at Jan Jensen blev ansat som projektleder med ansvar for at udføre de nødvendige arbejdsopgaver for at sikre at implementeringen af samdriften kunne være fuldført og idriftsat 1. januar Jan Jensen blev ansat på en 1-årig projektansættelse med udløb 31. marts Sidste udestående i samdriftens implementering er færdiggørelse og indkøring af digitalt baserede drejebøger for afdelingerne samt færdiggørelse af forretningsgange og instruktioner til ændrede procedurer i samdriften. Disse opgaver er planlagt fuldført med udgangen af februar Jan Jensen er blevet tilbudt et tilsvarende job i Domea Servicecenter København med opstart enten 1. marts eller 15. marts 2015, og vil derfor afslutte projektansættelsen i Humlebæk Boligselskab når bestyrelsen har konstateret, at implementeringsplanen for samdriften er implementeret som aftalt. Fordeling af eventuelle fælles lønomkostninger med Servicecenter København, varetages af ES efterfølgende. Formand Tina Thomsen har aftalt en række møder med Jan Jensen, med henblik på at sikre at alle implementerings opgaver er løst. Endelig beslutning om hvilken dato Jan Jensen kan overgå til Servicecenter Kbh. afgøres ultimo februar måned. Det indstilles, at bestyrelsen tager ovenstående til efterretning. Bestyrelsen godkendte at Jan Jensen ophører før tid. Side 5 af 12

6 Til næste bestyrelsesmøde genoptages bonus til Jan Jensen til beslutning. 4.5 Ordinært Repræsentantskabsmøde 2015 i Humlebæk Boligselskab Bestyrelsen har fastlagt, at Ordinært Repræsentantskabsmøde afholdes mandag 1. juni kl i Enebærhavens nye fælleslokale. Oplæg til dagsorden og beretning, vil blive forelagt til godkendelse på næstkommende bestyrelsesmøde den 14. april. Det indstilles, at bestyrelsen tager ovenstående til efterretning. Bestyrelsen tog ovenstående til efterretning, ES booker Enebærhavens fælleshus til 1. juni kl Workshop Vision, mission og værdier i Humlebæk Boligselskab På sidste OB møde blev det besluttet at afholde workshop om HB s Vision, Mission og værdier, søndag den 1. marts 2015, kl Workshoppen bliver afholdt på Højstrupgård, Ejler Jensens Vej 1, 3000 Helsingør. Birgitte Hansen vil forestå udsendelse af officiel invitation til repræsentantskabet. Formand Tina Thomsen vil på indeværende møde fremlægge oplæg til den forestående workshop. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter oplægget og/eller tager oplægget til workshop for Vision, mission og værdier til efterretning. Tina Thomsen fremlagde oplæg til workshoppen Vision, mission og værdier i Humlebæk Boligselskab, som afholdes for alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer søndag 1. marts Bestyrelsen tog oplægget til efterretning uden ændringsforslag. 4.7 Kundecenter tanker og proces Domea 2015 projektet, indbefatter at boligselskaber i videst muligt omfang slår sig driftsmæssigt sammen i servicecentre. Humlebæk Boligselskab skal gennemgå en kvalificeret beslutningsproces, som sikrer at de demokratiske processer tilgodeses og at en beslutning er velfunderet i en afdækning af de økonomiske, driftsmæssige og politiske konsekvenser. Formand Tina Thomsen vil på mødet fremlægge tanker om mulige servicecenter konstellationer samt et oplæg til den proces, som skal gå forud for en endelige beslutning i Humlebæk Boligselskab. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter hvordan beslutningsprocessen for et fremtidigt samarbejde med andre boligorganisationer i et Servicecenter, skal forløbe. Tina Thomsen fremlagde beslutningsproces-diagram og uddybede processens delelementer, herunder en vurdering af økonomiske, driftsmæssige og politiske konsekvenser for Humlebæk Boligselskab. Bestyrelsen drøftede det fremlagte, og kommenterede på enkeltdele. Side 6 af 12

7 Der var enighed i bestyrelsen om vigtigheden af, at en endelig beslutning om indgåelse i et driftssamarbejde med andre boligorganisationer, skal gennemarbejdes og konsekvensvurderes grundigt, inden et endeligt beslutningsforslag kan forelægges for Humlebæk Boligselskabs Repræsentantskab. 4.8 Ledelsesseminar for ledende medarbejdere i samdriften Som en del af den godkendte implementeringsplan for samdriften, er det planlagt at afholde to à 1-dags ledelsesseminarer for samdriftens ledende medarbejdere: Kundechef, driftsledere, grøn driftsleder og servicekoordinator. Første Seminar afholdes torsdag 26. februar Tina Thomsen vil på OB mødet fremlægge oplæg til seminaret. Det indstilles, at bestyrelsen tager oplægget til seminaret til efterretning. Bestyrelsen tog oplæg til ledelsesseminar i samdriften til efterretning, uden ændringer. 4.9 Formandsvalg til Domeas bestyrelses Der afholdes formandsvalg til Domeas bestyrelse 19. juni Kandidaturer skal indmeldes til Domea senest 28. februar Bilag: Udsendt nyhedsbrev om formandsvalg til Domeas bestyrelse. Det indstilles, at bestyrelsen tager ovenstående til efterretning. Bestyrelsen tog informationen til efterretning HB-avisen og profil brochure Bestyrelsen har på møde 22. oktober 2013, besluttet at udgive en Humlebæk Boligselskab avis hvert kvartal. Der er nedsat et udvalg bestående af PH, JJ og CØ til at forestå den praktiske udarbejdelse af avisen. Det blev besluttet at have avisen på OB som fast dagsordenspunkt hvor bestyrelsen har mulighed for at fremkomme med forslag til artikler og andet indhold til avisen. Per Hansen vil på mødet fremlægge et forslag til udarbejdelse af en sponsoreret profilbrochure for Humlebæk Boligselselskab. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter om selskabet skal udarbejde en sponsoreret profil brochure som fremlagt af PH. Det indstilles, at indhold til næste avisudgave drøftes og der aftales udgivelsestidspunkt. Da næstformand Per Hansen er sygemeldt, blev det besluttet at udsætte punktet til næste møde. 5 Afdelingerne Side 7 af 12

8 5.1 Orientering Stejlepladsen II s helhedsplan Bestyrelsen godkendte på møde den 30. november 2014 finansieringsmodel for Stejlepladsen II s helhedsplan. Afdelingen afventer endelig godkendelse af den fremlagte finansieringsmodel fra Landsbyggefonden, forventet den 28. februar 2015 Til orientering har afdelingsbestyrelsen bedt Domea BYG/Rambøll undersøge med Fredensborg Kommune, om muligheden for at bygge 8 nye seniorboliger samt 1 fælleshus på Stejlepladsen II s matrikel. Afdelingen har store grønne arealer, som ikke benyttes aktivt, men kræver pasning og vedligehold. De 8 nye seniorboliger og fælleshus kunne bygges på et udmatrikuleret areal til en købspris svarende til den offentlige ejendomsvurdering. Ved et nybyggeri skal der oprettes en ny afdeling, som så efterfølgende når der er flyttet beboere ind kan besluttes sammenlagt med Stejlepladsen II. Et provenu ved salg af grundareal skal bruges til nedskrivning af eksisterende prioritetsgæld Stejlepladsen II. Fælleshuset vil være et fælleshus for samtlige beboere Stejle Pladsen II samt 8 nye seniorboliger. Bilag: Skitseprojekt for fælleshus og seniorboliger Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5.2 Orientering om byggesagen i Enebærhaven Byggesagen har sidste hjemflytninger 14., 21. og 28. februar Herefter udestår mangelafhjælpning i de sidst færdiggjorte boliger, færdiggørelse af nogle udvendige bygningsarbejder og landskabsarbejder med stier og kørearealer. Der forventes afleveringsdato 15. maj 2015 som er som ifølge den vedtagne tidsplan. Tidsplan: Bygningsarbejder forventes færdige med udgang marts måned. Landskabsarbejder forventes færdige midt maj måned. Overfladebelægninger på stier og vejarealer kræver gode vejrforhold og kan trække til juni/juli måned. Udlejningssituationen: Alle færdigrenoverede boliger er udlejede. De sidste 2 parterre boliger er færdige til indflytning per 1. april 2015, herefter er alle boliger færdige. Økonomien: Projektets økonomi er meget stram, budget til uforudsete udgifter er opbrugt. Beboerinfo: Side 8 af 12

9 Der afholdes Infomøde om byggesagen 2. marts 2015 kl. 19 i fælleshuset. På sidste OB møde bad Tina Thomsen om at BYG til næste møde redegør for hvilke poster er/forventes søgt fra afdelingens indestående Driftsstøttepulje. Til mødet vil BYG præsentere ovenstående i et bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. ES oplyste at Enebærhavens Driftsstøtte pulje per 31. december 2014 udgjorde 15 mill. kr. Puljen udgøres af den låne-ydelsesstøtte som Landsbyggefonden har godkendt ved skema B. Støttebeløbet indbetales løbende til lukket konto i afdelingen fra byggeriets start og det akkumulerede beløb henstår som en pulje indtil endeligt byggeregnskab skema C er godkendt. Puljen kan ansøges i Landsbyggefonden af afdelingen ved byggeriets afslutning, dels til dækning af budgetoverskridelser som skyldes ændrede forudsætninger i byggesagens forløb og dels til arbejder som er byggesags relaterede. Såfremt puljen ikke anvendes, inddrages beløbet af Landsbyggefonden. På indeværende tidspunkt forventes puljen ansøgt til dækning af en række byggesagsrelaterede arbejder, som er udført men ikke udgør en del af oprindeligt byggebudget, andragende ca. 4,125 mill. kr. Det skal i samarbejde med bestyrelsen i Enebærhaven besluttes, hvilke andre arbejder ønskes ansøgt i puljen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5.3 Orientering om Langebjergparkens byggesag Byggeproces: Projektet er ca. 50% færdigt. Den overordnede tidsplans slutdato 15. september 2015 forventes at holde. Økonomi: Der er til dato opgjort meromkostninger i projektet for ca. 2,3 mill. kr. Landsbyggefonden har godkendt at støtte omkostningerne fuldt. Tillægsarbejderne omfatter nedtagning og genopsætning af afdelingens permanente gasskabe, Tilpasninger og ekstra forankring af de nye formure, reetablering af cykelskure og terrasseoverdækninger og ekstra el-arbejder. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Tina Thomsen orienterede at byggesagen nu skrider planmæssigt fremad efter at opstartsvanskelighederne er overkommet. Flere blokke er tæt på at være færdig renoverede, der er generel tilfredshed med slutresultatet blandt beboerne i Langebjergparken. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5.5 Godkendelse af ændringer i Gr. Ejforening F31 vedrørende Ravnsbjerg I og II. Side 9 af 12

10 A) Ændring af Grundejerforening F31 s vedtægter. På sidste bestyrelsesmøde fremlagde formanden for afdeling Ravnsbjerg II, Per Hansen, beslutning taget i den fælles grundejerforening F31 som de to afdelinger Ravnsbjerg I og Ravnsbjerg II indgår i, om at genstarte grundejerforeningen med nye vedtægter og at tilbagebetale foreningens kassebeholdningen vedrørende fælles vejvedligehold til de grundejerforeningens medlemmer som indgik i fællesvejen Ravnsbjerggårdsvej. Baggrunden for beslutningen er, at lokalplanen for området er blevet mistolket fra foreningens oprettelse, således er den korrekte tolkning, at foreningen udelukkende har til formål at sikre driften af fælles grønne arealer og dermed ikke befæstede arealer, herunder vej og stibelægninger, tilhørende kloakering og belysning på Ravnsbjerggårdsvej, hvilke de foreningen henlagde midler til at vedligeholde. Ravnsbjerg I indgik ikke i fællesvejen og har ikke modtaget tilbagebetaling. Ravnsbjerg II har modtaget kr ,- retur fra F31 s kassebeholdning i regnskab Humlebæk Boligselskabs dispositionsfond har ydet tilskud til afdelingens grundejerforeningsbidrag i 2013 på kr ,- der er afsat tilskud i 2014 og 2015, begge år op til kr ,- Bilag: -Oversigt over Grundejerforening F31 -Referat af ekstra ordinært grundejerforeningsmøde 22. oktober Det indstilles, at bestyrelsen godkender at bestyrelserne i Ravnsbjerg I og Ravnsbjerg II kan forhandle ændringerne i grundejerforening F31 s vedtægter vedrørende foreningens struktur og økonomi. Bestyrelsen gav bestyrelserne i Ravnsbjerg I og Ravnsbjerg II, forhandlingsmandat. Det blev understreget, at det endelige oplæg til nye vedtægter skal endeligt godkendes i organisationsbestyrelsen før dette kan tiltrædes af de to afdelingsbestyrelser. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter om der skal ske delvis tilbagebetaling af det af dispositionsfonden til Ravnsbjerg II ydede tilskud i 2013 og om de afsatte tilskud for 2014 og 2015 skal annuleres. Bestyrelsen besluttede, at de afsatte grundejerforeningstilskud for årene 2014 og 2015 fra dispositionsfonden til afdeling 420 Ravnsbjerg II, ikke skal udbetales. Herudover skal afdeling 420 Ravnsbjerg II tilbagebetale 50% af det beløb de har modtaget retur fra grundejerforeningen til dispositionsfonden. I alt skal tilbagebetales kr ,50 fra Ravnsbjerg II til dispositionsfonden. B) Ravnsbjerg II s indgåelse i et vejdriftsfællesskab Ravnsbjerg II, har som konsekvens af ovenstående besluttet at man ønsker at indgå i et vejdriftsfælleskab med to andre grundejere som sammen med Ravnsbjerg II, udgør et delområde af den store grundejerforening F31, kaldet del område III. Side 10 af 12

11 De involverede parter har søgt rådgivning hos advokatfirmaet Njord, som har fremsendt anbefaling, at de tre grundejere hver især tinglyser en deklaration i de respektive ejendomme, som fastlægger samarbejdets vilkår, herunder hvordan praktiske driftsopgaver løses og udgiftsfordeles. Der er fremsat forslag om, at Humlebæk Boligselskabs driftsafdeling, udfører de nødvendige drifts- og vedligeholdsopgaver på de fælles vejarealer. Andel af udgifter viderefaktureres til de 2 andre grundejere. I Almen Boligloven beskrives denne type aftale som sideaktivitet til selskabets kerneforretning og kræver oprettelse af et selvstændigt aps eller a/s, Domeas advokat Henrik Meden har beskrevet vilkårene for oprettelse af en sådan sideaktivitets forretning i vedlagte bilag. En aftale mellem parterne i område III skal godkendes af Fredensborg kommune. Ligeledes skal oprettelse af sideaktivitet godekendes af Fredensborg kommune. Bilag: -Advokat Njords forslag om tinglyst deklaration. -Domeas Advokat Henrik Medens vurdering af sideaktivitet. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Ravnsbjerg II s bestyrelse til at indgå i forhandling med de 2 øvrige grundejere i delområde III og at organisationsbestyrelsen hermed godkender, at der i Humlebæk Boligselskab oprettes et aps eller a/s til udførelse af den af beslutningen følgende sideaktivitet. Organisationsbestyrelsen bemyndigede bestyrelsen i Ravnsbjerg II, at indgå i forhandling med de 2 nabo grundejere om betingelser for en fælles vejdriftsaftale, herunder at Humlebæk boligselskabs driftsafdeling kan påtage sig den praktiske drift og vedligehold af fællesvejen, forudsat at betingelser og økonomisk kompensation er indskrevet i vejdriftsaftalen. Endeligt oplæg til aftalen, skal godkendes i organisationsbestyrelsen inden endelig aftale kan indgås. Som konsekvens af ovenstående besluttede bestyrelsen, at Humlebæk Boligselskab opretter en sideaktivitet i form af et anpartsselskab. Formålet med anpartsselskabet er, at udføre drifts- og vedligeholdsopgaver for eksterne interessenter, som Humlebæk Boligselskab har et interessefællesskab med. Bestyrelsen bevilligede, at der afsættes kr. i arbejdskapitalen til oprettelse af anpartsselskabet og betaling af oprettelsesgebyrer. C) Mageskifte af areal mellem Ravnsbjerg II og Ejendomsselskabet Ravnsbjerggårdsvej Aps Formand for Ravnsbjerg II Per Hansen, vil på mødet fremlægge forslag om at afdelingen kan udføre mageskifte på et mindre areal med nabo ejendommen. Mageskiftet er aftalt til 0 kr. for parterne. Bilag: Mageskifte dokument medbringes til mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender mageskifte af Ravnsbjerg II s areal med naboejendom, aftalt til 0 kr., som ifølge vedlagte bilag. Bestyrelsen godkendte mageskiftet, med betingelsen at det godkendes på et afdelingsmøde i Ravnsbjerg II. Side 11 af 12

12 6 Mødedatoer Næste møde i Organisationsbestyrelsen er tirsdag 14. april 2015, kl i Ravnsbjerg II s fælleshus, Ravnsbjerggårdsvej 155, 3480 Humlebæk. Der afholdes Visions-workshop søndag 1. marts 2015, fra , afholdes på Højstrupgård, Ejler Jensens Vej 1, 3000 Helsingør. Info møde for Repræsentantskabet afholdes tirsdag 10. marts, kl mødet afholdes i Multihuset, Baunebjergvej 283, 3050 Humlebæk. Ordinært Repræsentantskabsmøde afholdes mandag 1. juni 2015, kl , mødets placering udmeldes senere. Formandsmøde for formænd for afdelingsbestyrelser afholdes onsdag 8. april kl mødet afholdes i Ravnsbjerg II s fælleshus, Ravnsbjerggårdsvej 155, 3480 Fredensborg. Der afholdes visionsmøde for medarbejdere fredag 20. februar 2015, kl i Multihuset. Ledelsesseminar for de ansatte ledere afholdes torsdag 26. februar 2015, hele dagen. Placering aftales. Selskabet skal afholde seminar om beslutningsgrundlag og proces for oprettelse at Servicecenter. Mødedato og sted skal aftales. 7 Eventuelt Der var ikke indslag til eventuelt. Side 12 af 12