INSTITUT FOR BIOSCIENCE AARHUS UNIVERSITET REFERAT. Møde den 13. oktober 2011 kl Videolokaler Kalø og Roskilde Møde i interim-su.

Transkript

1 Møde den 13. oktober 2011 kl Videolokaler Kalø og Roskilde Møde i interim-su REFERAT Til stede: Ledelsesrepræsentanter: Institutleder Bo Riemann (BRI), viceinstitutleder Peter Henriksen, Roskilde (PET), viceinstitutleder Flemming Skov (FS), Kalø. Medarbejderrepræsentanter: Seniorbiolog Peter Wind (PWI), seniorrådgiver Mikkel Tamstorf (MPT), laborant Lars Renvald (LRE), akademisk medarbejder Jens Bøgestrand (JBO), seniorforsker Beate Strandberg (BST), laboratoriefuldmægtig Anna Marie Plejdrup (APL), laborant Tove Wiegers (TW), laboratoriebetjent Ole Zahrtmann (OZ), projektsekretær/kontorfuldmægtig Lene Birksø Bødskov (LBB), seniorforsker Anders Branth Pedersen (APD) Fraværende: Viceinstitutleder Nikolai Friberg, viceinstitutleder Niels Peter Revsbech, skov- og landskabsingeniør Lars Haugaard, databasemedarbejder Ole Manscher, IT-medarbejder Lisbet Sortkjær, lektor Erik Baatrup, ingeniørassistent Leif Flensborg, Observatør: Preben Jensen Referent: Ninna Skafsgaard Institut for Bioscience Chefsekretær Ninna Skafsgaard Tlf.: Mail: nsk@dmu.dk 1. Godkendelse af dagsorden 2. Oprettelse af interim-su: orientering og status 3. Valg af næstformand, jf. udkast til forretningsorden, 3, stk Orientering fra HSU-mødet den 29. september 2011 på AU v/peter Wind 5. Planlægning af møder og dagsorden for interim-su i oktober, november og december Status på personaleledelse på Institut for Bioscience 7. Status på økonomi på Institut for Bioscience 8. Personalepolitik: ansættelser, opslag m.m. 9. Sociale arrangementer på Institut for Bioscience (julefrokost/juletale/nytårskur) 10. Evt. Dato: 31. oktober 2011 Side1/7 1. Godkendelse af dagsorden Pkt. 3 Valg af næstformand. Valget foregår mellem medarbejderrepræsentanterne, og punktet blev ikke behandlet på mødet, idet medarbejderrepræsen- Aarhus Universitet Vejlsøvej Silkeborg au@au.dk

2 Side2/7 tanterne ønskede at drøfte dette umiddelbart efter mødet. Resultatet af valget føres efterfølgende til referat. Pkt. 6 PWI bad om, at få drøftet muligheden for personalerepræsentanter i forbindelse med udvælgelse af personalelederne under dette punkt. Herefter blev dagsordenen godkendt. 2. Oprettelse af interim-su: orientering og status BRI beklagede at oprettelse af interim-su på Institut for Bioscience er kommet for sent i gang. Der sigtes nu imod at følge procedurerne og få arbejdet gennemført. 3. Valg af næstformand, jf. udkast til forretningsorden, 3, stk. 4 Valget blev foretaget umiddelbart efter det ordinære møde. Peter Wind blev her valgt som næstformand. 4. Orientering fra HSU-mødet den 29. september 2011 på AU v/pwi Rektor nævnte, at der i fusionsprocessen kan bliver tale om tilpasninger og ensartethed snarere end personalereduktion mht. personale, men intet konkret herom. Det blev derudover nævnt, at fusionen med Ingeniørhøjskolen var en realitet pr. 1/6-11. Budget 2012 er lagt, men afhænger af godkendelsen af finansloven. Det blev vedtaget, at der skal være SU på hovedområderne, men størrelsen af SU er endnu ikke endeligt afklaret. Arbejdet med at udforme en samlet personalepolitik for AU er sat i gang. Et udkast skal forelægges på næste HSU møde den 6. december Der er nedsat en referencegruppe til støtte for arbejdet. Institutstruktur: Rektor pointerede, at strukturen på de enkelte institutter tilrettelægges af institutlederen. Der blev fra APL spurgt ind til, om SU-strukturpapiret er endelig godkendt. Dertil svarede PW, at punktet kommer med på næste HSU møde. 5. Planlægning af møder og dagsorden for interim-su i oktober, november og december 2011 BRI anbefalede, at udkastet til standardforretningsordenen udsendt fra Aarhus Universitet følges. APL stillede spørgsmål til standardforretningsordenen a) hvad menes der med pt. 3 stk. 5 og b) er det nødvendigt at skrive dette pkt. 6 stk. 3:

3 Side3/7 a)medlemmerne og suppleanterne udpeges for perioden 1. august 2011 til og med 31. december En udpegning bortfalder, når grundlaget for udpegningen ikke længere er til stede. Der blev på mødet givet udtryk for, at der formentligt menes, når et medlem ikke fungerer som TR mere eller fratræder sin stilling. b) Møderne afholdes i arbejdstiden. Medlemmerne skal have den fornødne tid til rådighed til samarbejdsudvalget. Som det fremgår af forretningsordenen er det en selvfølge, at møderne foregår i arbejdstiden. I forretningsordenen står, at der afholdes 4 møder inden 1/1-12 hvad mener udvalget er nødvendigt? Det blev vedtaget, at møde nr. 2 afholdes i god tid inden næste møde i HSU, som er fastlagt til den 6.december og møde nr. 3 efter HSU (medio december). Når arbejdsprogrammet og beskrivelsen af strategi for Bioscience er klar, sættes emnet på dagsordenen på interim-su. 6. Status på personaleledelse på Institut for Bioscience BRI: processen har kørt siden Nyborg-mødet. På Nyborg mødet var der uklarhed om ansvar og beføjelser for henholdsvis faggruppeledere og personaleledere, og ledelsen besluttede efterfølgende at bruge noget tid på at drøfte dette spørgsmål med medarbejderne i det tidligere Biologisk Institut og indtil videre fastholde de nuværende sektionsledere i de tidligere DMU s afdelinger. I drøftelserne med medarbejderne i det tidligere Biologisk Institut er der etableret en fælles forståelse af faggruppelederne og personalelederne i en fælles teamlederorganisation, og der er efterfølgende kørt en proces, hvor faggrupperne har udpeget faggruppelederne og personalelederne har ansøgt om jobbet som personaleleder(e) i faggrupperne på de enkelte tjenestesteder. Ledelsen i Bioscience har efterfølgende sammen med faggruppelederne valgt personalelederne blandt ansøgerne. Alle ansøgere, som ikke er blevet udpeget, vil få tilbagemelding inden referatet sendes ud fra ledergruppemødet. Referatet udsendes fredag d. 14. oktober 2011., hvoraf de valgte vil fremgå. Med henvisning til ovenstående kan ønsket om medarbejderindflydelse, på udvælgelsen af personalelederne, desværre ikke imødekommes. Der bliver 28 sektionsledere. Heraf er de 12 faggruppeledere og resten er personaleledere, heraf er der 4 faggruppeledere, som også har personaleledelse. Den videre proces bliver, at den enkelte faste medarbejder vælger personaleleder via webshoppen med 1., 2. og 3. prioritet. De administrative og tekniske medarbejdere skal dog ikke vælge personaleleder, idet de har viceinstitutlederen på deres tjenestested som personaleleder.

4 Side4/7 Hver personaleleder kan være leder for medarbejdere: derfor er det nødvendigt med 1., 2., og 3. prioriteringer, så der kan ske en justering, hvis nogle personaleledere får mange tilmeldinger. Under forudsætning af dekanens godkendelse, forventes de nye personaleledere at starte 1/ De tidligere sektionsledere skal opsiges med 3 måneders varsel, og det er ønsket, at der bliver en overlapningsperiode mellem de nye sektionsledere og de tidligere. PWI: hvad sker der med hensyn til lønforhandling i forbindelse med udnævnelsen af sektionslederne: man har jo ifølge ny løn krav på en forhandling? BRI: der vil ikke ske nogen forhandling. Det er fra dekanens side meldt ud, at der i forbindelse med denne funktion gives et maximalt tillæg på kr /årligt. PWI: hvor meget tid må hhv. viceinstitutlederne og sektionslederne bruge på ledelsesopgaver? BRI: viceinstitutlederne bruger ca. 80% af deres tid, og sektionslederne 25%. BRI sagde i øvrigt, at han ikke har mulighed for at præge lønforhandlingsprocessen, og at han ikke ved, om han leder de decentrale lønforhandlinger. BRI har ikke lønforhandlingskompetencen ved nyansættelse. JBO: Forhandlingerne bør ligge ude på institutterne, så institutlederne har råderet over deres egen økonomi. Problematikken vedr. den manglende mulighed for forhandling samt den store forvirring om, med hvem lønforhandlinger foregår, forelægges HSU. 7. Status på økonomi på Institut for Bioscience Processen med at udforme arbejdsprogram for 2012 er i fuld gang på de tidligere DMU-afdelinger. Afdelingerne i Aarhus har deres basisbevilling, så det kører. Pt. er der ikke overblik over årets resultat. Q2 opgørelsen viste et overskud på 3 mio. kr, men erfaringsmæssigt er der store udsving i perioden mellem Q2 og de efterfølgende opgørelser. Punktet om økonomi sættes på næste dagsorden. 8. Personalepolitik: ansættelse, opslag m.m. Arbejdsprocesserne omkring HR i Bioscience er endnu ikke på plads men forventningen er, at det bliver der snart rettet op på. Lige inden dette interim-su møde har BRI afholdt møde med alle, som er ansatte som forskere samt disses tillidsrepræsentanter. Mødet blev afholdt for at

5 Side5/7 afklare situationen omkring de forskere, som er i sektorforsknings stillingsstrukturen. DMU's hidtidige praksis for karriereforløb for forskere står overfor nogle problemer. Hidtil har forskere været tidsbegrænset ansat i 4 år med mulighed for 1 års forlængelse i særlige tilfælde. Jævnfør DMU's retningslinier for ansættelse som forsker skal der normalt skabes mulighed for, at der ved udløbet af ansættelsen kan opslås en seniorforsker eller -rådgiverstilling. Det er generelt forløbet sådan, at DMU og forskeren har sørget for at sikre en tilstrækkelig høj rate af publikationer, både indenfor forskning og myndighedsbetjening til at få en positiv bedømmelse ved slutningen af ansættelsen. Samtidig har forskeren opbygget en relevant faglig kompetence, hvorfor det oftest har været uproblematisk at finde grundlag for en varig ansættelse som seniorforsker eller -rådgiver, da forskeren har kunnet dokumentere kompetencer blandt andet inden for forskningsbaseret myndighedsbetjening og forskning, samt opnået erfaringer med ekstern finansiering af opgaver. JBO fremførte, at de nuværende forskere bør kunne regne med de forudsætninger, hvorunder de blev ansat. Under den faglige udviklingsproces skal der ske en harmonisering mellem de tidligere sektorforskningsmiljøer og 8000 Aarhus C: Antallet af fastansatte i sektorforskningen forventes at skulle reduceres relativt i forholdet til fastansættelser i Biologisk Institut. Dette forventes at blive gennemført ved en gradvis reduceret mængde af nye fastansættelser i afdelinger i det tidligere DMU og en gradvis stigning i antallet af fastansatte medarbejdere i 8000 Aarhus C. Det blev aftalt, at Bo vil udarbejde et notat rettet til dekanen, hvori problemstillingen beskrives. Til det formål skal hver enkelt forsker indsende en kort beskrivelse af de aktiviteter, vedkommende indgår i på både forskning og rådgivning. Notatet vil blive sendt i høring hos mødedeltagerne inden det fremsendes til dekanen. Dekanen har bedt instituttet om at udarbejde en strategi for, hvilke udviklingsområder Bioscience skal ind i, og hvilke personalemæssige ressourcer der skal til. Ledelsen i Bioscience vil snarest muligt bede faggrupperne om input. Notatet præsenteres på næste interim-su møde. BST: På fakultetsniveau, på tværs af institutterne, har de tidsbegrænsede ansatte samlet sig i en klub. Kontaktpersonen er Nikolaj Thomas Zinner. 9. Sociale arrangementer på Institut for Bioscience (julefrokost/juletale/nytårskur) Julefrokosten foregår d. 9. december 2011 på tjenestestederne Roskilde, Silkeborg og Kalø. LBB foreslog, at Bo giver et tilskud på kr til tjenestestederne, som så kan bruges til julefrokosten. BRI tjekker, hvad der er givet tidligere og vender tilbage.

6 Side6/7 Måske skal der afholdes et Nyborg-møde hvert andet eller hvert tredje år, så hele Bioscience kan samles, men det afhænger af økonomien. På mødet blev nævnt, at dette evt. kunne holdes som 1-dags møde. Lukning mellem jul og nytår: der er lukket ned for varme og IT-support imellem jul og nyt år i Silkeborg, Kalø og Roskilde. Aarhus lukker ikke ned. 10. Evt. Der blev spurgt til, om en snarlig afklaring på udflytningen til Emdrup er på vej. Bo vil spørge ind til dette, men status i dag er den samme som beskrevet i visionerne fremlagt i 9. marts 2011 planerne. Vedrørende støttefunktioner og Falck Healthcare eller Sikkerhedspartner. Det ønskes bragt videre til HSU og AU s arbejdsmiljøorganisation, at der ønskes arbejdet for at bibeholde Falck Healthcare-ordningen. Aftalen går ud på, at medarbejdere anonymt kan henvende sig, når man har brug f.eks. for psykologhjælp, og ligeledes er nøglepersonfunktionen (kollega-støtte) en fordel fremfor at skulle henvende sig formelt til en HR person. Den fremtidige SU-struktur: Erfaringerne fra dette forum bringes videre i det fremtidige SU arbejde. På næste interim-su møde tages det op, hvordan det rigtige SU etableres. BRI takkede for et godt og konstruktivt møde. Bo Riemann, institutleder, formand for udvalget Mødet sluttet kl /Ninna Skafsgaard, referent

7 Side7/7 Punkter til kommende møder: Arbejdsprogrammet Beskrivelsen af strategi for Bioscience Notat til dekanen vedr. udviklingsområder/personalemæssige ressourcer Den fremtidige SU struktur efter interim-su KALENDER Møde Dato HSU møde 6. december 2011