Miljøministeriets fælles udbud af kantinedrift

Transkript

1 BETINGELSER For begrænset udbud af Miljøministeriets fælles udbud af kantinedrift

2 1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er Miljøstyrelsen Koncern Indkøb Strandgade København K. CVR: EAN: , der på vegne af Kort- og Matrikelstyrelsen samt Naturstyrelsen i København, Odense, Roskilde og Nykøbing Falster er ansvarlig for gennemførelsen af denne udbudsforretning. I nærværende udbudsbetingelser vil den ordregivende myndighed være benævnt ordregiver. 2. UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumentgrupper: 1. Generelt 2. Dokumenter vedrørende kantinedriften i Miljøstyrelsen 3. Dokumenter vedrørende kantinedriften i Kort- og Matrikelstyrelsen 4. Dokumenter vedrørende kantinedriften i Naturstyrelsen, København 5. Dokumenter vedrørende kantinedriften i Naturstyrelsen, Roskilde 6. Dokumenter vedrørende kantinedriften i Naturstyrelsen, Odense 7. Dokumenter vedrørende kantinedriften i Naturstyrelsen, Nykøbing Falster 3. TILDELINGSKRITERIER Tildeling af ordren vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende kriterier med den anførte vægtning til grund: 3.1. Pris (vægtning 40 %) Kantinetilskud (Vægtes 2/4) Tilskuddet gives alene til delvis dækning af lønudgifterne. Der er fastlagt en maksimal grænse på kr. pr årsværk, og der kan konkurreres under dette niveau. Der ønskes priser for henholdsvis kantinedrift med kassesalg og med elektronisk betalingssystem. Det er forventningen, at en andel arbejdstimer til kassebetjening udgår ved elektronisk betjening, hvorved kantinetilskuddet kan formindskes. Mødeforplejning (Vægtes 1/4) Kantinepriser (Vægtes 1/4) Nuværende priser er omkring 25 kr. eller 70 kr. pr kilo, og der skal konkurrereres under en max. Grænse på 27 kr. for en frokost buffet eller 75 kr. pr. kilo Kvalitet (vægtning 40 %) Sunde menuforslag for kassesalg og rekvisitionssalg, angivelse af forarbejdningsgrad, angivelse af speciel kvalitet i råvarer og produkter, årstidens aktuelle grøntsager etc. (Vægtes 2/5) Forslag til, hvordan den daglige kantinedrift kan blive et fælles samlingspunkt for medarbejderne eksempelvis særlige arrangementer, særlige maddage/-uger med forskellige temaer, kulturelle indslag mv. (1/5)

3 Prøvesmagning (baseret på foto og et spørgeskema, som skal indgå som bilagsmateriale) (Vægtes 2/5) 3.3 Miljø (vægtning 20 %) Plan for økologisk kantinedrift og for hvordan tilbudsgiver vil sikre, at økologiprocenten overholdes. Ligeledes redegøres for om man kan tilbyde en stigende andel af økologiske fødevarer gennem kontraktperioden (Vægtes 35/100) Plan for grøn kantinedrift med forslag til, hvordan tilbudsgiver sikrer og løbende styrer en miljø- og energirigtig kantinedrift (Vægtes 40/100) CO2-begrænsende transport (Vægtes 25/100) 4. UDKAST TIL KONTRAKT OG BILAG - FORBEHOLD OG ALTERNATIVE BUD Afgivelse af tilbud kan kun ske elektronisk via en særlig hjemmeside, der indeholder udbudsmaterialet samt de fornødne faciliteter til den elektroniske afgivelse af virksomhedens tilbud. Adgang til den særlige hjemmeside gives direkte på denne internetadresse: De prækvalificerede tilbudsgivere, der ønsker at afgive tilbud, skal udfylde Tilbudsskemaet med angivelse og beskrivelse af: Generelle oplysninger Priser Menuforslag Forslag til kantinen som fælles samlingspunkt Plan for økologi i kantinedriften Plan for bæredygtig kantinedrift Plan for CO2-begrænsende transport af fødevarer i forbindelse med kantinedrift Eventuelt supplerende materiale til de enkelte beskrivelser kan indsendes. For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i Pdf-format skal der på virksomhedens computer være installeret Adobe Reader (9.0 eller nyere version). Tilbud, som indsendes på anden vis, vil blive betragtet som ukonditionsmæssigt og tilbuddet vil derfor ikke blive i betragtning ved tilbudsvurderingen. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver er heller ikke berettiget til at tage forbehold vedrørende bestemmelser i udkastet til kontrakt. Det betyder, at et tilbud, der indeholder forbehold overfor bestemmelser i kontrakten, vil blive betragtet som ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil derfor ikke blive taget i betragtning. Den vedlagte kontrakt er den kontrakt, der vil blive indgået med den tilbudsgiver, der vurderes at have afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Forhold i tilbudsgivers besvarelser og løsningsbeskrivelsen i Tilbudsskemaet, der betragtes som forbehold overfor grundlæggende elementer, mindstekrav samt ikke-kapitaliserbare forbehold vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet vil derfor ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen. Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne

4 tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning. Tilbudsgiver skal være opmærksom på mindstekrav i bilagene. Det er vigtigt, at tilbudsgiver opfylder alle mindstekrav, da tilbuddet ellers vil blive forkastet som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver kan således ikke tage forbehold for mindstekrav i bilagene. Ved udarbejdelsen af kontrakten og bilagene har ordregiver søgt at nå frem til formålstjenlige og rimelige bestemmelser og krav i forhold til de efterspurgte ydelsers karakter. Da ordregiver ønsker, at tilbudsgiverne skal afgive tilbud på ens vilkår, er der ikke ved tilbudsafgivelsen mulighed for at tage forbehold overfor bestemmelser i kontrakten. Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i kontrakt og/eller kontraktbilag som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgivere til at stille begrundede spørgsmål herom. I sådanne spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som erstatning. De konkrete formuleringer og spørgsmål skal angives på dansk. Ordregiver vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om ordregiver vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Ændringer vil under alle omstændigheder ikke blive foretaget, såfremt disse kan anses som væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Eventuelle ændringer vil samtidigt blive meddelt alle tilbudsgivere, der herefter vil afgive tilbud på ens vilkår. 5. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL Tilbudsgiverne har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og de udbudte ydelser ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmålene skal indsendes via udbudshjemmesiden, menupunktet Send spørgsmål senest d. 24. oktober 2011 kl Alle spørgsmål skal være på dansk. 6. VEDSTÅELSE M.V. Tilbuddet skal afgives elektronisk via den særlige udbudshjemmeside. Link til udbudshjemmesiden: Tilbud skal være modtaget hos ordregiver, senest den 31. oktober 2011 kl , Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. 7. BEHANDLING AF TILBUD M.V. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. Ordregiver anser ikke tildelingen af ordren for afsluttet, før kontrakten er underskrevet og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om kontrakten tildeles andre tilbudsgivere, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 6. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af leverandører, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

5 Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder hvis ordregiver måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. 8. FORHANDLING Det skal fremhæves, at ordregiver ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil holde sig indenfor de rammer for forhandling, som der er i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder navnlig angiver samtlige priser og at tilbuddene er præcise i enhver henseende. 9. FORTROLIGHED Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiveren er uberettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i ordregivers udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.

6 10. TILBUDDENES DISPOSITION OG INDHOLD Tilbud udformes i Tilbudsskemaet for hver enkelt kantine på baggrund af de krav og forventninger, der er beskrevet i den generelle dokumentgruppe samt de dokumenter, der vedrører den enkelte kantine. I forbindelse med tilbudsgivningen skal tilbudsgiver udfylde felterne i Tilbudsskemaet. Endvidere er mulighed for at indsende supplerende materiale. Tilbudsgiver skal ved udarbejdelsen af tilbudsskemaet så vidt muligt benytte formuleringer, der er egnet til at bære retlige forpligtelser, og ikke formuleringer, som eksempelvis "dette kunne tænkes at gå ud på, at ", "man kan også tænke sig, at " eller "sædvanligvis anvendes ". Tilbudsgiver skal være opmærksom på minimumskravene i bilagene. Såfremt et minimumskrav ikke er opfyldt, betragtes tilbuddet som ikke konditionsmæssigt og kan ikke tages i betragtning og må således diskvalificeres. Såfremt tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelse af sit tilbud, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål herom til ordregiver, jf. udbudsbetingelsernes punkt TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med følgende tidsplan: Tilbudsfasen Fredag den 30/9 Udsendelse af udbudsmateriale til de udvalgte tilbudsgivere samt afslagsbreve til fravalgte ansøgere /10 Besigtigelse af kantiner Mandag den 24/10 kl Mandag den 31/10 kl Uge 44 Mandag den 21/11 Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål Tilbudsfrist Prøvesmagninger Underretning om valg af leverandører 21/11 30/11 Underskrivelse af kontrakt 1. januar 2012 Kontraktens ikrafttræden 12. TJEKLISTE Har tilbudsgiveren i sit tilbud husket: Entydig angivelse af, hvilken virksomhed eller sammenslutning, der afgiver tilbuddet. Tilbuddet kun kan afgives elektronisk på den særlige udbudshjemmeside. Rettidig afsendelse.