Forsvarets Materieltjeneste

Transkript

1 Forsvarets Materieltjeneste B E T I N G E L S E R for annoncering af maritimt vestsystem

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED INTRODUKTION OM ANNONCERINGEN DET SAMLEDE ANNONCERINGSMATERIALE OPGAVEN TILDELINGSKRITERIER BRUGERTEST ALTERNATIVE TILBUD, TERMINOLOGI OG FORBEHOLD Alternative bud Forbehold SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING Generelt Tilbuddets indhold TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE BEHANDLING AF TILBUD M.V FORTROLIGHED TIDSPLAN Side 2

3 1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Forsvarets Materieltjeneste ("FMT") Lautrupbjerg Ballerup Danmark Telefon: Telefax: adresse: Internet (URL): Adresse på kontaktperson: Forsvarets Materieltjeneste Att.: Ditte Juul Andersen Lautrupbjerg Ballerup Danmark adresse til kontaktperson: 2. INTRODUKTION OM ANNONCERINGEN Denne annoncering gennemføres efter lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15a 15d. Nærværende betingelser er offentliggjort på i overensstemmelse med reglerne i bekendtgørelse nr. 280 af 23. marts 2012 om ordregiveres a n- noncering af offentlige vare- og tjenesteydelseskontrakter på den centrale udbudsplatform. Side 3

4 Beskrivelsen i dette afsnit er tænkt som en indledende hjælp til tilbudsgiver i forhold til at læse og forstå det fremsendte annonceringsmateriale. Til brug for udarbejdelsen af tilbud har tilbudsgiverne modtaget det i afsnit 3 nævnte annonceringsmateriale. I det følgende forklares kort, hvordan tilbudsgiver skal forholde sig til det modtagne materiale. Hvis der - mod forventning - måtte være uoverensstemmelse mellem denne introduktion og de øvrige dele af annonceringsmaterialet har de øvrige dele af annonceringsmaterialet forrang. Betingelserne for annoncering (dette dokument) fastsætter de formelle spillere g- ler for gennemførelse af annonceringsproceduren. Her beskrives bl.a. kriterierne for tildeling af aftalen, frist for indgivelse af tilbud, formkravene til tilbuddenes udformning m.v. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgive r- ne grundigt sætter sig ind i disse betingelser inden udarbejdelsen af tilbuddet. FMT's standardbetingelser indeholder juridiske bestemmelser, der skal regulere forholdet mellem FMT og sælger (leverandøren) i aftalens løbetid. Ved udarbejdelsen af tilbuddet skal tilbudsgiverne særligt være opmærksomme på, at der ikke må tages forbehold over for vilkårene i FMT's standardbetingelser. I annonceringsmaterialet indgår endvidere skabelon til en tro- og loveerklæring, som tilbudsgiveren kan benytte i forbindelse med afgivelse af erklæring om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for tilbudsafgivelsen har forfalden gæld til det offentlige. Punkt 9 i nærværende betingelser indeholder anvisninger til tilbudsgiverne om udformningen af deres tilbud. Det skal fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. 3. DET SAMLEDE ANNONCERINGSMATERIALE Det samlede annonceringsmateriale for maritimt vestsystem inkl. webbing og tilhørende lommer, tasker og tilbehør (vestsystem) består af: Nærværende Betingelser for Annoncering Side 4

5 FMT's standardbetingelser FMT's kravspecifikation FMT s brugertest FMT s evalueringsmodel FMT's skabelon til tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige 4. OPGAVEN For den fulde opgavebeskrivelse henvises der til FMT's kravspecifikation. 5. TILDELINGSKRITERIER Tildeling af aftalen vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" ved anvendelse af nedenstående vægtede underkriterier. Skulle den situation opstå, at to tilbud opnår nøjagtig den samme evaluering, og er disse tilbud de økonomisk mest fordelagtige tilbud, vil FMT afgøre, hvilket tilbud der antages efter gennemførelse af lodtrækning under iagttagelse af ligebehandlingsprincippet. 1. Pris 30 % Ved vurderingen af dette underkriterium vil der blive lagt vægt på: Den samlede købesum for vestsystem iht. FMT s kravspecifikation. Tilbudsgiver skal i sit tilbud angive den samlede købesum ekskl. moms. Jo lavere den tilbudte samlede købesum er, jo mere attraktivt vurderes tilbuddet ved evalueringen af dette underkriterium. 2. Leveringstid 10 % Ved vurderingen af dette underkriterium vil der blive lagt vægt på: Tilbudsgivers tidspunkt for levering. Tilbudsgiver bedes i sit tilbud angive leveringstiden i kalenderdage fra aftalens underskrift til levering. Side 5

6 Når tilbudsgiver angiver leveringstiden i sit tilbud, skal leveringstiden omfatte en samlet levering af alle 250 vestsystemer på samme tid. Delleverancer accepteres ikke. Jo kortere tilbudt leveringstid, jo mere attraktivt vu rderes tilbuddet ved evalueringen af dette underkriterium, jf. dog nedenfor. Den optimale leveringstid anser FMT for at være 84 kalenderdage fra aftalens underskrift til levering. Kortere leveringstider end det anførte vil ikke blive tillagt yderligere positiv vægt. Den mindst optimale leveringstid anser FMT for at være 126 kalenderdage fra aftalens underskrift til levering. Længere leveringstider end det anførte vil dog ikke blive tillagt yderligere negativ vægt. 3. Funktionalitet 60 % Ved vurderingen af dette underkriterium vil der blive lagt vægt på: Den samlede opnåede pointscore iht. FMT s brugertest. Tilbudsgiver kan i annonceringsmaterialet finde dokumentet FMT s brugertest samt vægtningen af de forskellige tests. Tilbudsgiver skal sammen med sit skriftlige tilbud fremsende vestsystemer til brug for FMT s brugertest. Se øvrige krav hertil under pkt. 6. FMT forbeholder sig, i forbindelse med brugertesten, ret til at undersøge om, det tilbudte produkt lever op til skal-krav i FMT s kravspecifikation. De samlede tildelingskriterier vil blive evalueret iht. dokumentet FMT s evalu e- ringsmodel. 6. BRUGERTEST Til evaluering af tildelingskriteriet Funktionalitet vil FMT foretage en række tests af vestsystemerne. Side 6

7 Følgende skal indleveres senest samtidigt med tilbuddet, jf. pkt. 10; 2 stk. vestsystemer inkl. webbing (1 stk. L, 1 stk. XL) 2 stk. magasinlomme til 3xC8 magasiner 2 stk. side plate pounch (sæt af 2 stk.) 2 stk. radiolomme 2 stk. beskyttelsescover til ballistisk plade (Ceradyne LEVEL 4, Stand alone, swimmercut) Vestsystemer der ikke leveres inden fristen, vil blive afvist og følgelig ikke kunne deltage i brugertesten. Efter udløbet af tidsfristen for indgivelse af tilbud samt vestsystemer, vil FMT gennemgå de indkomne tilbud og evaluere, om de opfylder SKAL-kravene i FMT s kravspecifikation. Tilbud som opfylder SKAL-kravene vil tillige blive evalueret iht. brugertesten. Tilbud, der ikke opfylder de ubetingede SKAL-krav, vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige og vil få tilbageleveret de tilsendte vestsystemer snarest herefter. De vestsystemer, der bliver leveret til brug for brugertesten, skal i alle aspekter være identiske med de vestsystemer, der bliver tilbudt til FMT. Dog kan vestsystemer til brug for brugertesten blive leveret i en anden farve. Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det alene er tilbudsgivers pligt at sørge for alle eksport- og toldgodkendelser samt transport for at tilsikre, at vestsystemerne leveres inden den ovenfor angivne tidsfrist. Dertil bemærkes, at det tillige er tilbudsgivers pligt at udtage nødvendige forsikringer på vestsystemerne. FMT vil og kan ikke påtage sig ansvaret for vestsystemerne. Side 7

8 Tilbudsgiver skal tilsikre, at vestsystemerne er klar til brugertesten på det tidspunkt, hvor de leveres til FMT. Vestsystemerne vil blive udsat for de test, der er beskrevet i FMT brugertest og i overensstemmelse med de procedurer, der er angivet heri. Følgelig vil vestsystemerne blive udsat for normal slitage. FMT anmoder om, at der til vestsystemerne medfølger evt. reservedele hertil, der er nødvendige for, at de kan gennemgå testprogrammet, jf. FMT brugertest. Testen vil blive udført af erfarne brugere fra Frømandskorpset i Kongsøre. Resultatet af testen vil være en del af den endelige evaluering af tilbuddene, jf. FMT evalueringsmodel. Brugertesten vil finde sted snarest efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgivere vil få returneret de vestsystemer, der leveres til brugertesten efter denne er afholdt. Tilbudsgiverne vil ikke have mulighed for at være til stede under brugertesten. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med brugertesten skal udelukkende blive afholdt af tilbudsgiverne. 7. ALTERNATIVE TILBUD, TERMINOLOGI OG FORBEHOLD 7.1 Alternative bud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Side 8

9 7.2 Forbehold FMT har udarbejdet vedlagte standardbetingelser og kravspecifikation. FMT's krav i standardbetingelserne og kravspecifikationen er ufravigelige mindstekrav. Forbehold over for FMT's standardbetingelser og kravspecifikation accepteres ikke. Hvis tilbuddet indeholder sådanne forbehold, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt og vil således ikke blive taget i betragtning. 8. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL Tilbudsgiver kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger (skriftlige spørgsmål) om annonceringsmaterialet. Alle spørgsmål skal stilles skriftligt og på dansk og bør indeholde en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i annonceringsmaterialet spørgsmålet vedrører. Spørgsmål bedes fremsendt pr. til kontaktpersonen som angivet i pkt. 1. Spørgsmål og svar vil blive offentliggjort i anonymiseret form på Udbud.dk. Spørgsmål og svar betragtes herefter som en del af udbudsmaterialet, som tilbudsgiver accepterer ved aflevering af sit tilbud. Spørgsmål, der modtages senest den 2. juli 2014 kl , vil under alle omstændigheder blive besvaret senest den 8. juli Spørgsmål, der er modtaget senere end den 2. juli 2014 kl , vil ikke blive besvaret. 9. TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING 9.1 Generelt Tilbud skal være på dansk. Tilbud skal indleveres i papireksemplar til kontaktpersonen som angivet i pkt. 1. Side 9

10 FMT ser gerne, at tilbudsgiver afleverer tilbuddet i 3 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket "Annoncering af maritimt vestsystem fortroligt - att: Ditte Juul Andersen". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form, enten på CD-rom, DVD, USB eller tilsvarende elektronisk medie. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Tilbud skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der er angivet i pkt. 9.2 nedenfor. Tilbud, der ikke indeholder de udbedte oplysninger, kan ikke forventes taget i betragtning. 9.2 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal fremsendes til FMT og skal indeholde følgende: 1) Tilbudsgivers navn og adresse, og gerne en entydig angivelse af, hvilken virksomhed eller sammenslutning, der har afgivet tilbuddet. 2) Tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige. 3) Oplysning om den samlede købesum (ekskl. moms). 4) Oplysning om leveringstid. 5) Udfyldt FMT kravspecifikation. 6) Datablade på tilbudte produkter. (Må vedlægges på dansk eller engelsk) 7) 2 stk. vestsystemer til brugertest. Hvis tilbud afgives af en sammenslutning af virksomheder (et konsortium) skal hver deltager i konsortiet afgive den i nr. 2 omtalte tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige. 10. TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE Fristen for indgivelse af tilbud til FMT er: Den 15. juli 2014, kl Det er særligt vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da tilbud, som mo d- tages efter dette tidspunkt, ikke vil blive taget i betragtning. Side 10

11 Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. 11. BEHANDLING AF TILBUD M.V. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. FMT er ikke pligtig at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver. FMT anser ikke annonceringsprocessen for afsluttet, før der er indgået aftale, og FMT forbeholder sig adgang til at aflyse annonceringsprocessen. Uanset om aftalen tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud indtil udløbet af vedståelsesfristen, jf. punkt 10. Hvis aftalen tildeles en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal deltagerne i konsortiet påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles b e- fuldmægtiget, der er bemyndiget til at være FMT's kontaktpunkt til sammenslutningen. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med annonceringen er FMT uvedkommende, herunder såfremt FMT måtte aflyse annonceringsproceduren uden aftaleindgåelse. 12. FORTROLIGHED Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrøre n- de forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med næ r- værende annoncering. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indko m- ne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det b e- tyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Såfremt der er oplysninger i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overveje l- ser ønskes undtaget aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit ti l- bud. FMT vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. Side 11

12 13. TIDSPLAN Dato, Klokkeslæt Aktivitet 27. maj 2014 Offentliggørelse af annonce på Udbud.dk 2. juli 2014, kl Frist for spørgsmål til annonceringsmaterialet udløber 8. juli 2014 Frist for offentliggørelse af anonymiseret svar på spørgsmål til annonceringsmaterialet 15. juli 2014 kl Frist for afgivelse af tilbud udløber Side 12