Kontrolplan for SAM kunder

Transkript

1 Kontrolplan for SAM kunder Moderniseringsstyrelsen har i april 2015, lanceret et nyt koncept for lønkontrol i Staten. Som et væsentligt element i Moderniseringsstyrelsens koncept, indgår en kontrolplan for lønkontrol. Kontrolplanen viser ansvar og kontroller end to end i lønprocessen, og som kunde i Statens Administration (SAM) er det obligatorisk at udarbejde en kontrolplan. Nærværende bilag er den gældende kontrolplan, som kunden til stadighed har ansvar for at sikre at kontrolplanen er opdateret. Ved opdatering af kontrolplan skal ny version fremsendes til teamleder i SAM. Til kontrolplanen er knyttet en forside, som skal underskrives af kunden og SAM. Forsiden og den gældende kontrolplan udgør tilsammen bilag 7 i kundeaftalen mellem kunden og SAM. 1. Kontrolplanens dækningsområde Her skal fremgå hvilket området kontrolplanen dækker, og hvem der har ansvaret for materialet ( Ansvarlig chef ) og hvem der har ansvaret for vedligeholdelse af kontrolplanen ( Ansvarlig medarbejder ). Indledningsvis beskrives overordnet om, hvordan organiseringen er for lønopgaven. Kontrolplan for: Dækningsområde (institutionsnavn eller koncernfællesskab): Ansvarlig chef: Ansvarlig medarbejder: Udarbejdet af: Udarbejdet i samarbejde med: Seneste udgave: Titel, navn og initialer: Titel, navn og initialer: Institutionsnavn/ navn og initialer: Institutionsnavn, navn og initialer: Statens Administration, (TL navn og initialer) Dato, navn og initialer: Overordnet om organisering af lønopgaven: Side 1 af 8

2 2. Kontrolmæssige forudsætninger Her skal fremgå hvad der ligger til grund for de kontrolforanstaltninger der er tilrettelagt, hvilke elementer det omhandler og hvordan de er tilrettelagt. 2.1 Baggrund: 2.2 Analyser: 2.3 Væsentlighed og risiko: 2.4 Kernekontrol: 2.5 Stikprøvekontrol: 2.6 Tværgående analyser: Side 2 af 8

3 3. End-to-end-kontrol Her skal fremgå hvordan elementer i lønkontrolprocessen udføres og hvordan der følges op. Der henvises i relevant omfang til anden dokumentation, som fx procesbeskrivelser og ansvarsdeling. 3.1 Hjemmel og kvalitet: 3.2 Organisationsændringer, interne rokeringer mv.: 3.3 Kontrol før og efter lønkørsler (hhv. inddata- og uddatakontrol) Opfølgning på Godkender Opfølgning på fejl og kilder til fejl 3.4 Tilstedeværelseskontrol: 3.5 Intern lønopfølgning: 3.6 Tværgående analyser: Side 3 af 8

4 4. Henvisninger til yderligere dokumentation mv. Her skal fremgå hvilken anden dokumentation, eksempelvis bemyndigelseslister og arbejdsgangsbeskrivelser der knytter sig til lønkontrolprocessen. 4.1 Indledende bemærkninger 4.2 Bemyndigelseslister/-oversigter 4.3 Underskriftsoversigt (chefer) 4.4 Proces-/arbejdsgangsbeskrivelser 4.5 Andre relevante henvisninger Side 4 af 8

5 5. Bilag til kontrolplan Her skal fremgå hvilke parter der indgår lønkontrolprocessen, og hvilke datakilder der anvendes til registreringer i lønsystemet. 5.1) Parter i lønkontrolprocessen Her angives de parter der er involveret i lønkontrolprocessen i to niveauer. Niveau 1: For at give overblik over hvordan organiseringen er omkring lønopgaven, angives i skemaet de parter der er involveret i kontrolprocessen: Institution Personaleadministrativt center Løncenter Niveau 2: For at give overblik over, hvordan ansvarsdelingen mellem parterne, afkrydses hvor ansvarsplaceringen er placeret for de enkelte roller i skemaet: Disponent Bestiller Rolle Institution Personalecenter Løncenter Personalesagsbehandler Lønsagsbehandler Godkender Kontrollant Controller Hvor en rolle er delt mellem en institution og et shared service center, skal det afspejle sig i skemaet ovenfor. Side 5 af 8

6 5.2) Registreringer i lønsystemet For at give overblik over, hvilke kilder der anvendes til registreringer i lønsystemet, angives kilder hertil nedenfor. Kilde Type Ansvarlig System Side 6 af 8

7 6. Kontrolplan for refusionsopgaven End-to-end-kontrol Her skal fremgå hvordan elementer i refusionsprocessen udføres og hvordan der følges op hos kunden. Der henvises i relevant omfang til anden dokumentation, som fx procesbeskrivelser og ansvarsdeling mellem kunden og SAM Særligt fokus på risikoområder på opgaven Godkendelse af refusionsanmodninger Opfølgning på refusionsrapport fra SAM Controlling af regnskab 6.1 Parter i refusionsprocessen Her angives de parter der er involveret i refusionsprocessen i to niveauer. Niveau 1: For at give overblik over hvordan organiseringen er omkring lønopgaven, angives i skemaet de parter der er involveret i kontrolprocessen: Institution Personaleadministrativt center Løncenter Niveau 2: For at give overblik over, hvordan ansvarsdelingen mellem parterne, afkrydses hvor ansvarsplaceringen er placeret for de enkelte roller i skemaet: Side 7 af 8

8 Rolle Institution Personalecenter Løncenter Disponent Bestiller Refusionssagsbehandler Controller Side 8 af 8