Den praktiske implementering af Kitos erfaringer og mulige råd. Møde i Det tværgående digitaliseringsteam

Transkript

1 Den praktiske implementering af Kitos erfaringer og mulige råd

2 Dagsorden Status hvor er vi i dag? Hvad gjorde vi før? Om processen Refleksionsspørgsmål hvad er afgørende for succes? Hvorfor er vi lykkes? Mulige råd Side 2

3 Status i dag 280 systemer fordelt på organisatorisk enhed og systemejer Størstedelen af kontrakter er fundet, journaliseret og registreret En bred kreds af brugere efterspørgsel efter adgang stiger i forretningen Kitos-driftsorganisation godkendt Beslutning om fælles betegnelser (obligatoriske og en lokal rolle) Alle systemer fordelt på organisatorisk enhed efter vedtagne principper Systemejer og dataejere udpeget mangler systemadministratorer Møde Godkendt i Det tværgående vejledning digitaliseringsteam til systemejere Side 3

4 Driftsorganisationen om Kitos Systemejer er centerchef i POB Systemadministration delt mellem Digitalisering og It En redaktionsgruppe med 4 årlige møder Bruger- og rettighedsstyring: Least privilege -princippet Systemejers ansvar at sikre, at dokumentationen af it-systemerne er i orden og er registreret i Kitos Løbende opfølgning på Kitos-registreringer på SDM-møder Side 4

5 Hvad gjorde vi før? Systemejerliste på intranet, som ikke var opdateret Vejledning til systemejere på intranettet It-kontrakter i Coma/Rakat, men ikke komplet Journalisering af kontrakter mv! Side 5

6 Om processen Hvornår startede vi? Hvordan startede processen? Organisering og hvem har været involveret? Hvem drev processen?

7 Projektlignende opgaver Tidsbegrænset (start slut) Ofte tværgående karakter Kompleks (ny viden) Unik overgår til drift, når færdig Egen organisation med forskellige typer af ressourcer, der i fællesskab bidrager til projektets mål Side 7

8 En tidslinje Fase 1: Kortlægning/implementering (16/9 2017) Fase 3: Drift (1/ ) Fase 2: Konsolidering (1/9 2017) Side 8

9 Hvad er afgørende for succes?

10 2 refleksionsspørgsmål summeøvelse med sidemanden 1. Hvad er afgørende for succes med projekter? 2. Hvem er vigtige for succes? Hvordan kan man få Kitos på dagsordenen hos dem? Side 10

11 Hvorfor er vi lykkedes?

12 Hvorfor er vi lykkedes? Involvering af ledere: Udpegning af tovholder på området Involvering af driften: Involvering af medarbejdere smitter af på lederne Driftsorganisation giver sig selv efterhånden Bringe problemer frem i lyset Hjælp til brugerne Kommunikation: Bl.a. via Yammer Side 12

13 Hjælp til brugerne undervejs Fælles workshop, hvor alle fik intro til Kitos, vejledninger etc. Opsamling efter (næsten) hvert møde opfølgning på spørgsmål Gå rundt til dem og tage temperaturen/status brug for særlig hjælp Godt humør og opmuntring Nye brugere har fået særlig intro Fejring af overgang til drift Side 13

14 Hvad kunne vi have gjort anderledes Hård projektledelse: Struktur og planlægningen, referater mv. Styring af gruppen (sådan registrerer vi i Greve Kommune og i Digit) Hvad kræver opgaven af kompetencer? Kommunikation hvad er den ønskede effekt af Kitos? Realismen måtte læres på den hårde måde (ledelse opad) Afhængighed til andre projekter Side 14

15 Læringsproces Side 15

16 Mulige råd Beskriv den ønskede effekt af kortlægningen (værdien) Lav en interessentanalyse Få ledelsesopbakning og få afsat ressourcer Hjælp brugerne, fx ved ws, små vejledninger, mailopsamlinger el. lign. Bring knaster op i de relevante fora, fx journalisering af kontrakter Fejr successer, så folk føler at de er med i noget Tænk stort, men start i det små Side 16

17 Hvad ville jeg ønske jeg havde gjort anderledes? Øget fokus på kommunikation med de forskellige brugere/interessenter hvilken værdi har Kitos for dem? Side 17

18 Slut