Tidspunkt Opgave Ansvarlig Uge 38 Orientering om tidsplan og proces for digital skoleindskrivning på Områdechef-møde.

Transkript

1 Notat Emne: Til: Kopi til: Tidsplan for digital skoleindskrivning til skoleåret 2018/19 Den 11. september 2017 Tidspunkt Opgave Ansvarlig Uge 38 Orientering om tidsplan proces for digital skoleindskrivning på Områdechef-møde. (Anette Elsborg) Uge oktober- Uge 43 Primo oktober Nyhed i Ugepakken om tidsplan for digital skoleindskrivning 2018/2019 inkl. Demolink til webindskrivningen. Infodag for adm. medarbejdere på skolerne (afholdes på Grøndalsvej). Her bliver der mulighed for at stille spørgsmål til skoleindskrivningen m.m. PPRS orienterer om hvilke børn der skal henvises til specialskole, da de ikke kan gå i normalklasse. PPR Specialpædagik (Ole Jeppesen) Primo oktober Inden 29. oktober (uge 43) Primo November (fra uge 45) Skolepjecen Velkommen i skole 2018 påbegyndes Deadline for indtastning af modersmål i TEA på kommende skolestartere Tids- procesplanen til skolerne (tidligere procedurebrevet) samt indskrivningsbreve til forældre formuleres underskrives. Der udarbejdes forskellige breve til henholdsvis børn med dansk som modersmål børn Læring Udvikling (Tine Nørregaard Jacobsen) (Lone Nielsen) Side 1 af 6

2 med dansk som andetspr. Indskrivningsbrevene sendes digitalt. Uge nes hjemmeside opdateres med skolernes indskrivnings-/orienteringsmøder, samt datoer for webindskrivningsperiode med link til indskrivningen (linket er ikke aktivt før 22. november). KRAI skolerne indtaster skolestartsterminer i webindskrivningen oplyser så disse på deres hjemmeside. Primo november (fra uge 45) ne kan trække en liste i LIS over kommende skolestartere (med oplysning om børnehave) kan ligeledes se deres kommende skolestartere i etableringsvindduet i TEA (datointerval ). Uge november (uge 46) Opdatering af relevante sider på Aarhus Kommunes hjemmeside, aarhus.dk, med bl.a. link til skolepjecen webindskrivningen. Oversigt over potentielle børn til indskrivning (født 2012) med institutionsoplysninger, oplysninger om børn med dansk som andetspr, samt skolegangsudsatte børn (født 2011) trækkes i TEA. (Laila Nørgaard) Uge 44 Annonce udarbejdes med datoer for webindskrivningsperioden samt info om, at forældre til kommende skolestartere bør orientere sig på skolernes hjemmesider. Annoncen bringes i Århus Stiftstidende Århus Onsdag. Kommunikation Uge 45 Uge Orientering om skoleindskrivning samt forældreopslag til opsætning i dagtilbud (via Ugepakken) Borgerservice Folkeinformationen, orienteres om skoleindskrivningsperioden. (Pia Romlund) Side 2 af 6

3 Uge 45 Tids- procesplanen (tidligere procedurebrevet) kopi af skolestartsbreve sendes til skolerne, herunder så info fra Læring Udvikling om sprscreening. Uge november Uge 47 Tekster i webindskrivningen samt takster for SFO, klargøres. Indskrivningsbreve sendes via digital post til forældre. Pjecen Velkommen i skole kan findes på skolernes hjemmeside som pdf. 22. november Uge 47 Annonce indrykkes i Århus Stiftstidende Århus Onsdag. Kommunikation 22. november 2017 til med 31. december 2017 I skoleindskrivningsperioden For forældre: Digital indskrivning til børnehaveklasse. Afholdelse af indskrivnings- /orienteringsmøder på skolerne. Oplysning om digital skoleindskrivning på forsiden af Aarhus Kommunes hjemmeside: Kommunikation 1. januar For skoler: Arbejdsåbent i etableringsvinduet til alle de indkomne ønsker efter den januar 2018 digitale skoleindskrivning er lukket for forældrene. Fra 1. januar ne etablerer alle elever uden DSA. Dvs. egne distriktselever søskende som har ønsket skolen. Side 3 af 6

4 1. januar - primo februar ne kontakter forældre til de børn der endnu ikke er blevet indskrevet/registreret i TEA. Frem til med uge 2 ne kontakter forældre til de DSA - børn, som ikke allerede er blevet indskrevet eller ikke har henvendt sig for at få en sprscreeningstid. Opfølgning i uge 2. Uge 2 Forældre til DSA - børn, som endnu ikke har fået tid til sprscreening, får tildelt denne af distriktsskolen Uge 2 til med uge 5 Sprscreeninger af børn med dansk som andetspr. Resultaterne af sprscreening for det enkelte barn indsendes løbende efter sprscreeningen til Læring Udvikling. 1.februar Deadline for indsendelse af specialpædagisk indstilling til PPR Specialpædagik Uge 8 Opfølgning på, om alle DSA-børn er sprscreenet. 12. februar Frist for skolernes indberetning i TEA af børn, som der er kendskab til skal gå børnehaveklassen om (omgængere). 12. februar Frist for sagsbehandling skriftligt svar til de forældre der har søgt skolegangsudsættelse i den digitale skoleindskrivning. Marts/primo Klassedannelse i samarbejde med skolerne, april herunder stillingtagen til antal klasser på skolerne, henvisning af børn stillingtagen til evt. inddragelse af nye modtagerskoler. (Lone Albrecht Lone Nielsen) Primo april Marts/primo april Udsendelse af brev fra PPR Specialpædagik med henvisning til specialpædagiske undervisningstilbud Sagsbehandling af ansøgninger om andenskole end distriktsskolen (frit skolevalg) PPR Specialpædagik Side 4 af 6

5 Medio april Orientering af rådmand, direktør områdechefer om klassedannelse, sprscreening osv. (Lone Nielsen) Medio april Brev med sprscreeningsresultat udsendes digitalt til forældre til børn med dansk som andetspr, samt oplysning om skoletilbud. Skolen daginstitutionen modtager kopi heraf. Medio april Ultimo april Svar på ansøgninger om anden skole end distriktsskolen sendes digitalt til forældrene. Distriktsskolen den nye skole modtager oversigt over hvilke børn der fik afslag/blev optaget. Efter modtagelse af kopi af breve til forældrene (både DSA ansøgere om anden skole), etableres barnet, i TEA, på den skole, hvorpå barnet er optaget. Fra medio april Alle indskrevne børn udmeldes fra børnehave pr , efterhånden som de skoleplaceres. Forældre til elever der skal starte på privatskole, udmelder selv deres barn digitalt fra børnehaven. Primo maj Sagsbehandling af ventelisteansøgere i tilfælde af opståede ledige pladser på skolerne. 4. maj Fremsender mail til skolerne med skema til brug for oplysninger omkring skolebuskørsel for børn med DSA. Ultimo maj Skemaer med oplysninger omkring skolebuskørsel for børn med DSA returneres til Økonomi. Budget Regnskab (Lise Bødker Jette Madsen) Side 5 af 6

6 Ultimo maj ne etablerer elever, som er optaget fra venteliste, inden næste sagsbehandling af ventelisteansøgere Primo juni Sagsbehandling af ventelisteansøgere i tilfælde af opståede ledige pladser på skolerne. Medio juni Ultimo juni Tilbagemelding til LU med antal elever samt tider for buskørsel Modtagerskolerne giver forældre til henviste børn oplysninger om skolebuskørslen Budget Regnskab (Lise Bødker Jette Madsen) Indtil 1. juli Frem til skolernes sommerferie ne etablerer elever, som er optaget fra venteliste, inden næste sagsbehandling af ventelisteansøgere Sagsbehandling af ventelisteansøgere i tilfælde af opståede ledige pladser på skolerne. Efter 1. august Efter 1. august Ansøgninger om skoleskift i 0. klasse (tidligere ansøgere om anden skole) varetages af skolerne Undervisningspligtkontrol udføres ift. skolestartere, som ikke er indskrevet i skole. (Josefine Rasmussen Liselotte Holleufer) Side 6 af 6