Referat fra bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde Mødedag...: Torsdag den 5. sep. Mødetidspunkt: kl. 18:30 Mødessted : Mødelokalet i Hadsten Indkaldt af: FU Ordstyrer: Carl Aage Sørensen (CAS) Mødetype: Bestyrelsesmøde (B-møde) Referent: Berit Poulsen (BP) Indkaldte: Henning Dam (HD) Carl Aage Sørensen (CAS) Tina Krarup (TK) Maybritt Lynggaard (ML) Lars Gregersen (LG) Martinus Nygaard (MN) Bjarne Dam Nielsen (BDN) Berit Poulsen (BP) Fraværende: Dagsorden: Referat: 01. Godkendelse af dagsorden/tilføjelser. Godkendt uden tilføjelser. 02. Godkendelse og underskrift, af referat fra B-møde den 19. jun. Godkendt og underskrevet. 03. Underskrift af bilag. Underskrevet. 04. Næste mødedato: 7. november 05. Geværudvalg: a: Afviklet aktivitet og afholdte møder. Datoen fastholdes. I tilfælde af indkomne emner, der kræver bestyrelsens beslutning inden denne dato, sendes orienteringsskrivelse pr. mail. Såfremt der ikke gives tilbagemelding, betragtes det som accept. Der er travlt med at booke tider til DM, desværre er det mangelfuldt med tilmeldinger, så der er lidt udfordringer med hensyn til at stille landsdelshold. b: Orientering om kommende aktiviteter. Der er endnu ikke fundet en kandidat til formandsposten. 06. Pistoludvalg: a: Afviklet aktivitet og afholdte møder. Sommerturneringen er afsluttet, med større

2 deltagelse end tidligere år. I år har turneringen kørt som en hjemmebaneturnering, hvilket har været rigtigt godt. Jysk Fynsk Mesterskab blevet afholdt i Hevring, vejret var perfekt og der var en fin tilslutning, dog ville det være ønskeligt med flere deltagere. b: Orientering om kommende aktiviteter. Der afholdes landsdelsmesterskab i kommende weekend. Det går noget trægt med tilmeldingen til DM. Det giver nogen udfordringer, idet det i forvejen er knapt med tiderne, så jo senere tilmelding, jo svære er det at efterkomme ønsker om tider. 07. Uddannelsesudvalg: a: Afviklet aktivitet og afholdte møder. b: Orientering om kommende aktiviteter. Der er endnu ikke fundet en kandidat til formandsposten. Der har ikke været møde i udvalget. Projekt- Lidt-Ældre pistol er kommet op at kører i ÅPK s lokaler, med en fin tilslutning. Der mangler input fra foreningerne. Der er fundet en kandidat. 08. IT-udvalg: a: Afviklet aktivitet og afholdte møder. b: Orientering om kommende aktiviteter Der har ikke været møde i udvalget Orientering fra FU: HD: Orientering fra formandsmøde, hvor skydebaneudvalget blev præsenteret og blandt andet vedr. fusion hvor der er udfordringer i forbindelse med sammenlægning af Nord og Thy-Mors. Orientering fra bestyrelsesmøde i DGI Østjylland, hvor blandt andet det nye logo blev fremvist med en udredning på, hvilke tanker og ideer der ligger bag. Deltog i DM-Terræn Riffel, hvor der var TV dækning, indslag kan ses på TV Midt-Vest. Repræsentere DDS Østjylland i forbindelse med baneindvielse v/ Midtdjurs CAS: Deltog i Ole Brændgaards 25 års jubilæumsreception. En fin dag med flot

3 fremmøde. Med til begravelse af Bente Boye (Niels Boye s ægtefælle) Deltager i Niels Boye s 80 års fødselsdag. TK: Evaluering af L2013: - Generel manglende orientering - Negativt at al reklame er pålagt landsdelen - For få hjælpere på pistolbanerne - Ingen organisering på teltpladsen, hvilket medførte stor frustration for teltcampisterne - Ærgerligt at der ikke blev åbnet op for endagsskytter, specielt da andre idrætter havde mulighed for at deltage en enkelt dag. - Trykket på T-shirtene var for lille og kvaliteten var ikke som forventet - Prisen for stævnedeltagelse er for høj - Dårlig orientering ang. kørsel på pladsen - God campingplads, med gode baderum og toiletfaciliteter, grunden var fin jævn. - Gode skydebaner Ærgerligt at en fælles grillaften ikke kunne arrangeres. Næste gang skal det planlægges inden stævnets start. Der er enighed om at T-shirtsene ikke viderefaktureres, men betales af DDS Østjylland med de penge der var afsat til grillarrangementet. Drøftelse om muligheden for at genindføre Landskyttestævne, evt. kunne to landsdele gå sammen om opgaven. 10. Orientering fra forretningsfører: Deltog i Ole Brændgaards 25-års jubilæumsreception. Deltog i kursus vedr. CRM d. 27. aug., og X-media d. 28. aug. Da begge programmer kræver adgangskoder, arbejdes der i samarbejde med DGI på at finde en løsning, så programmerne kan anvendes inden den endelige fusion. Som led i fusionen er der allerede nu kommet fælles postkasse med DGI Østjylland. Navnet DDS Østjylland vil fremgå på postkassen frem til 31. dec. 13. Alle mødedatoer fremgår nu i kalenderen på hjemmesiden, så det er synligt, hvornår der afholdes møder.

4 Der er åbnet op for at SKV-kontoret kan ændre kontaktdato i SOK. Dette vil lette arbejdsgangen og systemet vil hurtigere være opdateret. Udvalgene opfordres til at overholde tidsfristerne i forbindelse med tilmelding til DM erne. BP sender reminder ud til foreningerne, for så vidt muligt at undgå manglende tilbagemeldinger herfra. I forbindelse med åbent hus i TST Tilst, Idræt om dagen burde skytteafdelingen også være repræsenteret. Der er enighed i FU og BP undersøger mulighederne med DGI og Tilst Skytteforening. Østjyllands medlemstal er faldet drastisk. Indberetningslisterne er blevet gennemgået, og det kan konstateres, at der er store fald i flere foreninger, sandsynligvis grundet forkert indberetning. Der er enighed om at der skal gives tilskud til snemandsskydning, enten i form af fælles bustransport eller som kørselstilskud. BP står for info samt evt. bestilling af bus. For at gøre skoleskydningslandsdelsfinalen til et tilløbsstykke med god mulighed for mediedækning, foreslog BP at det i år kunne være på Samsø. BP har forespurgt DGI Skydning om tilskud, men afventer endnu svar. Der er enighed i FU om at BP skal arbejde videre med ideen, og såfremt der ikke gives tilskud fra DGI, dækkes færgeoverfarten af DDS Østjylland. Dog forudsætter det naturligvis accept fra GUV. GUV har vendt muligheden, men mener, at det er for omfattende at afholde landsdelsfinalen på Samsø. Da det tidligere er besluttet at placeringen af landsdelsfinalen skal variere fra år til år, drøftes muligheden for at afholde det i Skytternes Hus i Århus, ML tager kontakt til formanden. Der ligger medaljer for kr ,75 Gennemgang af regnskab. Det ser fint ud, uden de store udsving. 11. Fusion DGI: Orientering fra 3. møde i fusionsgrp. BP udarbejdede et budgetudkast til mødet som blev godkendt. BP og HD laver en åbningsbalance inden udgangen af oktober.

5 HD og CAS nærlæser vedtægter + indskriver særregler for skydning. Der skal findes en løsning mht. medaljer/ indbydelser til LDM i januar. Der skal findes en løsning mht. regnskabsindsigt. I forbindelse med fusionen, skal samtlige udsendelser pr. 1. januar 14 være med det nye design. Alle indbydelser vil derfor fremadrettet blive udarbejdet på landsdelskontoret. Den fremtidige udvalgssammensætning blev drøftet og udkast til forretningsordner blev gennemgået. BP tilretter og sender rundt til endelig godkendelse. Hvert udvalg skal have udarbejdet en handleplan for aktiviteten. Handleplanen skal sendes til landsdelskontoret inden udgangen af oktober. Udvalgshandleplanerne samles til én fælles handleplan for DGI Skydning Østjylland og fremlægges til den ekstraordinære generalforsamling. Fusionsaftalen er underskrevet af både DGI Østjyllands formand og DDS Østjyllands formand. 12. Foreningsmøde d. 14. nov.: BP foreslog at der i forbindelse med foreningsmøde den 14. nov., kunne være et oplæg fra Låsby Boldklub, som er kåret til Årets forening i DGI Østjylland grundet deres store fremgang. Der er enighed i FU og BP forsøger at etablere kontakt. CAS har lavet aftale med Leif Bay om at holde et oplæg om rengøring af skydebaner og med Jan Poulsen som orienterer om våbentransport. BP foreslog endvidere at mødet kunne holdes et alternativt sted, f.eks. et sted, hvor man som privatperson ikke umiddelbart har mulighed for at komme ind. Forskellige steder blev drøftet og BP undersøger, om det kan lade sig gøre. 13. Ekstraordinært årsmøde d. 30. nov.: Indbydelse laves i samarbejde med DGI Østjylland. Mødet afholdes i Sløjfen i Hadsten kl. 9:00-12:00. Først del af mødet vil være opdelt mellem DDS Østjylland og DGI Østjylland, omkring kl. 11:00 samles alle. Der afsluttes med fælles frokost.

6 14. Eventuelt: - Ved første del af mødet skal der vælges formand, næstformand, udvalgsformænd, samt udvalgsmedlemmer. Da der i år vil være mange nye på posterne vil de valgte formænd samt udvalgsmedlemmer blive tilbudt DGI s kursus i bestyrelsesarbejde. Referat fra bestyrelsesmødet godkendes: Henning Dam Carl Aage Sørensen Tina Krarup Maybritt Lynggaard Lars Gregersen Martinus Nygaard Bjarne Dam Nielsen