Trafikstyrelsens procedure for tilsynspraksis på luftfartsområdet

Transkript

1 Trafikstyrelsens procedure for tilsynspraksis på luftfartsområdet Formål Formålet med denne procedure er at fastlægge fælles retningslinjer for udførelse af funktionstilsyn med objekter på luftfartsområdet. Tilsynspraksis redegør for en række relevante aspekter i forhold til, i videst muligt omfang, at udføre funktionstilsyn på en standardiseret måde således at tilsynsobjekterne inden for de enkelte tilsynsområder opfatter Trafikstyrelsen som én enhed. Proceduren skal endvidere sikre at virksomheder, personer, luftfartøjer og anlæg m.v. opfylder gældende krav og bestemmelser inden en godkendelse og/eller tilladelse meddeles til operationel drift (tiltrædelseskontrol), ligesom proceduren skal sikre fortsat opfyldelse af krav og vilkår for den tildelte godkendelse og/eller tilladelse (funktionstilsyn). Omfang Denne procedure gælder for alle fagområder på luftfartsområdet, som er beskæftiget med tiltrædelseskontrol og funktionstilsyn. Ved tiltrædelseskontrol forstås enhver indledende eller efterfølgende godkendelse af et tilsynsobjekt, herunder eventuel tilbagetrækning af eksisterende godkendelser, tilladelser m.v. Ved funktionstilsyn forstås enhver løbende opfølgning på tilsynsobjektets fortsatte opfyldelse af gældende krav og bestemmelser, herunder de forhold som lå til grund for den oprindelige godkendelse (tiltrædelseskontrollen). Flyvesikkerhed jf. denne procedure omfatter både Safety- og Securitymæssige forhold. Ansvar Kvalitetskoordinatoren sikrer at denne procedure vedligeholdes. De respektive ansvarlige kontorchefer sikrer at der inden for de enkelte fagområder er udarbejdet de relevante underliggende procedurer, checklister og/eller tilsynsskemaer til brug for udførelse af tiltrædelseskontrol og funktionstilsyn, og at disse er udarbejdet i overensstemmelse med denne procedure, ligesom kontorcheferne sikre at denne og de underliggende fagprocedurer anvendes i de respektive fagområder. Fremgangsmåde Tilsynsobjekter og bestemmelsesgrundlag Funktionstilsyn foretages over for tilsynsobjekter eksempelvis luftfartsselskaber, luftfartsskoler og lufthavne m.fl. og som af Trafikstyrelsen er tildelt en godkendelse, autorisation, tilladelse, certifikat eller lignende, som er tildelt på baggrund af en tilfredsstillende tiltrædelseskontrol. Side 1 af 11

2 Tilsynsprocesser for luftfartsområdet Tilsynstyper Audit Inspektion Certificering og /eller godkendelse (nyudstedelse) Fornyelse af certifikat/ godkendelse Opfølgning på certifikat/ godkendelse Ændring af certifikat/ godkendelse Øvrige tilsyn Dokumentgennemgang Skrivebordstilsyn Planlægning Gennemførelse Planlægning Gennemførelse og evt. og/eller Tiltrædelseskontrol Funktionstilsyn Planlægning Gennemførelse Planlægning Gennemførelse Tilsynsmetoder I Tilsynsplanlægningssystemet (TPS) kan hentes en samlet oversigt over de objekttyper, som trafikstyrelsen fører tilsyn med på luftfartsområdet, ligesom en oversigt over de bestemmelser som der føres tilsyn efter, er indeholdt i TPS. Bestemmelsesgrundlaget som det fremgår af TPS består enten af umiddelbar gældende EU forordninger, EU direktiver som skal indarbejdes i national lovgivning eksempelvis Lov om luftfart og/eller tilhørende bekendtgørelser/bl er. Regelgrundlagets anvendelse har følgende prioriteringsorden: EU forordninger (umiddelbart gældende) Lov om luftfart (umiddelbart gældende) EU direktiver (gældende ved bekendtgørelser eller BL er) EUROCONTROL regler ESARR (gældende ved BL er) ICAO Annex er (standarder som er ratificeret af den danske stat) Regler som er fastsat og koordineret af de tre skandinaviske luftfartsmyndigheder (gældende ved BL er) Nationale regler fastsat indenfor Lov om luftfarts rammer (gældende ved BL er) Side 2 af 11

3 Ressourcer Interne ressourcer Indledning Udførelse af funktionstilsyn foretages for størstedelens vedkommende af Trafikstyrelsens tilsynspersonale, der er i besiddelse af de fornødne faglige kvalifikationer, relevant for det pågældende tilsynsområde. Kravene til inspektørernes faglige kvalifikationer er overvejende styret af internationale krav. Uddannelsesbehov For at sikre det nødvendige kompetenceniveau gennemgår den enkelte inspektør den nødvendige supplerende uddannelse, på det specifikke fagområde og på det administrative område, som er nødvendig for at kunne varetage myndighedsfunktionen. Uddannelse på det administrative områder er ens for alle inspektører, hvorimod uddannelse indenfor de specifikke fagområder er målrettet de respektive faggrupper, og tager udgangspunkt i de til enhver tid gældende krav og behov. Den enkelte inspektørs uddannelsesbehov evalueres løbende, og fastlægges normalt på baggrund af den årlige medarbejderudviklingssamtale, med henblik på at kunne opfylde de til enhver tid gældende kompetencekrav. Den enkelte inspektørs uddannelsesbehov administreres af stabsfunktionen HR. Antal inspektører Antallet af inspektører inden for de enkelte fagområder fastsættes ud fra en vurdering af antal og art af forventede tilsynsobjekter inden for området, samt erfaring med aktuelt tidsforbrug til inspektion og øvrig sagsbehandling, herunder ikke planlagte aktiviteter f.eks. besvarelser af spørgsmål fra det politiske niveau, medier og offentligheden således, at en struktureret kortlægning af Trafikstyrelsens ressourcebehov etableres. Ressourceanvendelse Den enkelte kontorchef vurderer løbende behovet for ændret ressourceanvendelse inden for de enkelte fagområder. Hvis det vurderes at der er behov for justering af tilsynsintensiteten i opadgående eller nedadgående retning, sikres det at der fortsat er overensstemmelse med de internationale krav på området. Ændringer af intervaller og intensitet dokumenteres i TPS. Eksterne ressourcer Indledning Af faglige og økonomiske hensyn har Trafikstyrelsen valgt at benytte sig af eksterne ressourcer. Uddelegering af opgaver I forbindelse med bl.a. praktisk flyveprøver til pilotcertifikater, og i enkelte tilfælde har Trafikstyrelsen valgt at uddelegere tilsynsarbejdet til særligt godkendte organisationer, som varetager arbejdet med et eller flere områder indenfor uddannelse, certifikatprøver og flyvedligeholdelse. Side 3 af 11

4 Tilsyn med delegerede tilsynsopgaver Trafikstyrelsen fører tilsyn med disse organisationer med udgangspunkt i de til enhver tid gældende bestemmelser på området, herunder deres håndbogssystem som er godkendt af Trafikstyrelsen. Eksempler på organisationer som har fået delegeret tilsynsopgaver er Dansk Svæveflyver Union Dansk Ballon Union Dansk Ultralet Flyveunion, og Dansk Faldskærmsunion m.v. Brug af rådgivere Endvidere benyttes på flere områder eksterne rådgivere f.eks. i forbindelse med Trafikstyrelsens vurdering af bæreevne af banearealer, præstationsberegninger for luftfartøjer eller risikoberegninger i forbindelse med fastsættelse af procedurer for ind- og udflyvning over områder med hindringer, der ikke kan fjernes. Retningslinjer for udførelse af tiltrædelseskontrol En tiltrædelseskontrol udføres af Trafikstyrelsen på baggrund af en ansøgning indeholdende den påkrævede dokumentation, der godtgør, at det pågældende tilsynsobjekt opfylder de gældende bestemmelser og dermed er berettiget til at blive godkendt til operationel drift indenfor civil luftfart. Ansøgning Ansøgningen og den medsendte dokumentation skal være fyldestgørende og i overensstemmelse med de fastsatte regler på området. Opgaveansvarlig Hvis tiltrædelseskontrollen omfatter flere fagområder, udpeges ét fagområde som hovedansvarlig for den pågældende type tilsynsforretning. Kontorchefen for det hovedansvarlige fagområde underretter og inddrager de øvrige implicerede fagområder. Kontering Såfremt tilsynsforretningen udføres efter regning, underrettes stabsfunktionen økonomi med henblik på oprettelse af projektkontering i tidsregistreringssystemet. Tiltrædelseskontrol Tiltrædelseskontrol kan være en ren dokumentbaseret sagsbehandling, men vil i de fleste tilfælde omfatte en fysisk inspektion eller en teoretisk og/eller praktisk prøve. Inspektion i forbindelse med en tiltrædelseskontrol, gennemføres efter en grundig gennemgang af den fremsendte dokumentation. Inspektionen gennemføres normalt med udgangspunkt i en fagprocedure og/eller checkliste, der sikrer, at inspektionen omfatter alle relevante forhold og udføres ensartet over for alle ansøgere. Side 4 af 11

5 Godkendelse Tiltrædelseskontrollen resulterer enten i en godkendelse uden bemærkninger, eller krav om udbedring af konstaterede mangler inden en godkendelse kan meddeles, med mindre internationale bestemmelser fastsætter anden fremgangsmåde, eller godkendelse med bemærkninger ved mindre mangler, som skal dokumenteres afhjulpet over for Trafikstyrelsen inden en nærmere defineret tidsfrist. Godkendelse med bemærkninger er dog normalt kun acceptabelt, når der er tale om et kendt tilsynsobjekt, hvor der er konstateret en positiv holdning overfor flyvesikkerhedsmæssige og/eller securitymæssige problemstillinger. En endelig godkendelse kan i sådanne tilfælde gøres betinget af en fornyet tiltrædelseskontrol for at konstatere, at afhjælpningen af manglerne har fundet sted. Den pågældende kontorchef sikrer, at der inden for eget fagområde er fastsat retningslinjer for hvilke mangler eller typer af mangler, der skal føre til manglende godkendelse, og kræver fornyet gennemgang og/eller tiltrædelseskontrol efter afhjælpning. Det sikres, at alle beslutninger i forbindelse med en godkendelse til drift er dokumenteret, således at grundlaget for godkendelsen er fuldt oplyst og kan benyttes som reference bl.a. ved funktionstilsyn. Retningslinjer for udførelse af funktionstilsyn Den lokale fagprocedure for funktionstilsyn skal afspejle i hvilket omfang, der er internationale og/eller nationale krav til gennemgangen af samtlige bestemmelser for det specifikke fagområde (AGA, AOC, Part 21, Security m.v.) inden for en given tidsramme. Funktionstilsyn udføres oftest som en anmeldt fysisk inspektion af tilsynsobjektet, men kan også være et dokumentbaseret tilsyn, eller en kombination heraf. Funktionstilsyn på Securityområdet udføres dog overvejende som uanmeldte inspektioner. Tilsynsplanen Som udgangspunkt udføres funktionstilsyn altid i overensstemmelse med de gældende internationale og nationale krav til de enkelte fagområder, og gennemføres med intervaller og i et omfang som det fremgår af de gældende bestemmelser for de enkelte fagområder, og således som det er fastlagt af Trafikstyrelsen på baggrund af erfaringer og udviklingen indenfor luftfartsbranchen. Der udarbejdes årligt en tilsynsplan for hele tilsynsområdet på baggrund af oplysninger i TPS, hvor de krævede tilsyn for de enkelte tilsynsobjekter er planlagt for den aktuelle tilsynsperiode. Tilsynsplanen afspejler kravene til intensitet og hyppighed, som er fastsat for de pågældende områder, herunder de erfaringer foregående perioders tilsynsarbejde afspejler, Side 5 af 11

6 samt en vurdering af eventuelle risici, som er relevant at tage i betragtning, så som men ikke begrænset til kompleksiteten af det pågældende objekts tilladelse, erfaringer med objektets evne til at efterleve bestemmelserne, og en generel vurdering af den reelle risiko, som er forbundet med den aktuelle tilladelse. Disse vurderinger må imidlertid ikke medføre, at intensiteten reduceres under det niveau, som er krævet i henhold til internationale bestemmelser. I det omfang justeringer foretages, skal det dokumenteres i TPS. Tilsynsdokumentation Den pågældende chef sikrer, at der for de pågældende fagområder foreligger nødvendige og tilstrækkelige procedurer for gennemførelse af funktionstilsyn, både for fysisk inspektion og for dokumentbaseret tilsyn. Procedurerne skal indeholde retningslinjer for udarbejdelse af den endelige rapport over funktionstilsynet, der således bl.a. skal indeholde gennemgang af eventuelle konstaterede afvigelser samt krav om afhjælpning. Tilsyn på kvalitetssystemer For de virksomheder hvor der er krav om et kvalitetssystem herunder luftfartsselskaber, lufthavne/flyvepladser, flyveskoler, leverandører af luftfartstjenester og værksteder, omfatter funktionstilsynet tillige en undersøgelse af, om virksomhedens kvalitetssystem fungerer i det daglige, og er med til at sikre, at virksomheden i sin daglige drift lever op til grundlaget for tilladelsen. Kvalitetssystemet i den enkelte virksomhed skal således sikre, at myndighedskrav til operationelle og tekniske forhold efterleves, at implementerede forholdsregler er effektivt implementeret og har den forventede effekt, og at der foreligger de fornødne organisatoriske ansvarsbeskrivelser, standarder og procedurer for alle relevante områder af virksomhedens aktiviteter. I de tilfælde, hvor det i grundlaget for en given tilladelse indgår, at virksomhedens kvalitetsstyringssystem er accepteret af Trafikstyrelsen, vil virksomhedens egne beskrivelser f.eks. i Operations Manual, Driftshåndbog, Sikkerhedsplan el. lign. danne reference for kontrol eller auditering. Side 6 af 11

7 Dokumentbaseret tilsyn Dokumentbaseret tilsyn omfatter f.eks. personcertifikater (helbred) godkendelse af ændringer til manualer og procedurer opfølgning på havari- og hændelsesrapporter opfølgning på indberetninger om flyvesikkerhedsmæssige begivenheder indkaldelse af dokumenter (stikprøvekontrol) opfølgning på en konkret indikation (f.eks. en anmeldelse) gennemgang af tilsynsobjekts økonomi (økonomisk tilsyn) hvor dette er påkrævet i henhold til de gældende bestemmelser. Et dokumentbaseret tilsyn kan medføre, at der iværksættes en fysisk inspektion, enten fordi det er nødvendigt at undersøge forholdene nærmere, eller for at konstatere om eventuelle afvigelser eller uregelmæssigheder er blevet rettet. Funktionstilsyn (fysisk inspektion) Funktionstilsyn, der udføres som en fysisk inspektion af tilsynsobjektet, skal som minimum omfatte: Sædvanligvis advisering af tilsynsobjektet Planlægning og forberedelse Dokumentgennemgang Fastlæggelse af tilsynstjekliste/-skema Udførelse på stedet Indledende møde Indsamling og verifikation af observationer Identifikation af afvigelser Afsluttende møde med en foreløbig præsentation af resultatet Opdatering af TPS, herunder udarbejdelse af tilsynsrapport Opfølgning og afslutning Planlægning og forberedelse af tilsyn I forbindelse med forberedelsen fastlægges bl.a. hvilke bestemmelser som skal omfattes af inspektionen, hvilke opfølgende aktiviteter fra tidligere tilsyn som skal kontrolleres, og eventuel fokus på problemområder som er konstateret siden tidligere inspektioner, bl.a. på baggrund af BL 8-10 indberetninger. Side 7 af 11

8 Inspektionen vil for de fleste fagområders vedkommende som oftest være varslet, og tilsynsobjektet skal have en forhåndsorientering, der som minimum indeholder oplysninger om aftalt tid og sted for tilsynet, formålet med tilsynet, hvilke tilsynsobjekter, det drejer sig om, hvilken metode, der vil blive anvendt, interview, besigtigelse, test o.l., hvilke regelsæt der vil blive anvendt, hvem der deltager i tilsynet fra Trafikstyrelsens side, og hvem der skal være til stede fra tilsynsobjektets side. Opstart (briefing) Selv om tilsynsobjektet på forhånd er orienteret om tilsynet, bør der ved inspektionens start holdes et kort formøde, hvor den fremsendte orientering gennemgås, og hvor repræsentanter for tilsynsobjektet gives mulighed for at stille opklarende spørgsmål. Det er her inspektøren skal sikre sig at alle er klar over, hvad der er genstand for tilsynet og hvad formålet med tilsynet er. Rapport For at sikre gennemgang af samtlige tilsynsaktiviteter og et højt fagligt niveau skal samtlige fagområder have udarbejdet tilsynsskemaer/checklister, som anvendes i forbindelse med tilsynets gennemførelse. Udfyldelsen af disse skemaer/lister danner desuden baggrunden for den rapport, som efterfølgende udarbejdes og fremsendes til tilsynsobjektet. Det er derfor vigtigt, at tilsynsskemaerne/checklisterne indeholder alle de for inspektøren relevante oplysninger. I TPS er tilsynsrapporterne standardiseret i det omfang det er muligt inden for rammerne af de internationale regler som skal overholdes. Tilsynsskemaerne baserer sig i vid udstrækning på internationale regler og anbefalinger, og de afspejler det enkelte områdes særlige kompleksitet og typiske problemstillinger. Der er således ikke en fælles afrapporteringsform; men afrapporteringsformen skal mindst indeholde følgende oplysninger: tid og sted for tilsynets gennemførelse, deltagelse i tilsynet fra Trafikstyrelsen side, deltagere fra tilsynsobjektets side, genstand for og formål med det aktuelle tilsyn, anvendte regelsæt, fundne afvigelser, og hvilke uafklarede spørgsmål, der henstår, f.eks. manglende dokumentation. Side 8 af 11

9 Ud for hver enkelt afvigelse skal det angives, hvilken bestemmelse, der ikke er overholdt og en tidsfrist for gennemførelse af korrigerende handling. I det omfang tidsfristen er fastlagt via internationale regler, er disse som udgangspunkt ufravigelige. TPS sikrer en ensartet standardiseret udformning af tilsynsrapporter inkl. delen for registrering og kategorisering af afvigelser. Afrapportering (debriefing) Ved afslutningen af tilsynet afholdes et afsluttende møde, hvor det foreløbige resultat af inspektionen gennemgås. Som udgangspunkt foregår kommunikationen med tilsynsobjekterne via de personer som Trafikstyrelsen på baggrund af den aktuelle tilladelse har autoriseret eller accepteret. Det er derfor disse personer som bør deltage i det afsluttende møde. Det tilstræbes, at der kan ske en foreløbig og sammenfattende overlevering til tilsynsobjektet om de indsamlede observationer. Nogle af de indsamlede observationer kan dog kræve en nærmere analyse og vurdering, hvilket der gøres opmærksom på overfor tilsynsobjektet, således at de først medtages i den skriftlige rapport, der fremsendes efter inspektionen. En afvigelse kan være af så sikkerhedsmæssig alvorlig karakter, at inspektøren på stedet eller umiddelbart efter hjemkomsten må beslutte umiddelbart at gribe ind samt eventuelt at foreslå strafferetlig forfølgning, sanktion e.l. Meddelelse til tilsynsobjektet om et sådant indgreb skal ikke afvente færdiggørelse af den endelige rapport, men finde sted i et selvstændigt dokument, der i relevant omfang indeholder oplysninger om minimumskrav til kompenserende foranstaltninger herunder eventuelle krav/påbud. Såfremt der konstateres alvorlige afvigelser af denne karakter, skal kontorchefen for det pågældende område orienteres om og/eller involveres i afgørelsen. Retningslinjer til brug for håndteringen af alvorlige afvigelser, skal fremgå af den fagspecifikke funktionstilsynsprocedure, som bl.a. skal omfatte hjemmelsreferencer til understøttelse af inspektøren. Relevante fagområder orienteres i sager af denne karakter. Opfølgning Den ansvarlige kontorchef sikrer, at korrigerende og forbyggende tiltag med tilhørende tidsfrister, der iværksættes i forbindelse med konstaterede afvigelser, er acceptable for flyvesikkerheden og i øvrigt i overensstemmelse med de internationale regler herfor. Terminerne fastsættes overfor tilsynsobjektet under hensyntagen til afvigelsens karakter, eventuelle normer derom f.eks. ifølge EU/EASA regler og en realistisk vurdering af tidsforbrug til afhjælpningen. Side 9 af 11

10 Fristforlængelse Forlængelse af fastlagte tidsfrister for konstaterede afvigelser bør som udgangspunkt ikke finde sted. Hvis et tilsynsobjekt imod forventning ikke kan overholde en fastlagt frist, kan tilsynsobjektet skriftligt anmode om forlængelse. Anmodningen skal begrundes i hvorfor fristen ikke kan overholdes, herunder redegøres der for hvilke eventuelle kompenserende tiltag der iværksættes indtil forholdet er bragt i orden inden den nye tidsfrists udløb. Hvis en anmodning om fristforlængelse imødekommes, meddeles tilsynsobjektet dette skriftligt med angivelse af den ny tidsfrist og eventuelle vilkår som er forbundet med fristforlængelsen. Hvis tilsynsobjektet fortsat ikke kan overholde fristforlængelsen, forelægges sagen for den ansvarlige kontorchef som herefter afgør det videre sagsbehandlingsforløb. Forlængelse af tidsfrister på alvorlige afvigelser kan normalt ikke imødekommes. Hvis et tilsynsobjekt alligevel ikke kan overholde den fastlagte frist for en alvorlig afvigelse, tages forholdet op med den ansvarlige kontorchef med henblik på en afklaring af det videre sagsbehandlingsforløb. Eventuelle fristforlængelser registreres ligeledes i TPS med angivelse af årsag og evt. vilkår for fristforlængelsen. Registrering Resultaterne af samtlige funktionstilsyn registreres via tilsynsrapporter udarbejdet i TPS, som arkiveres i WorkZone sammen med øvrigt materiale (tilsynsskemaer/checklister m.v.) for hvert enkelt tilsynsobjekt. Tilsynsrapporten er udarbejdet på baggrund af internationale krav inden for de specifikke tilsynsområder. Dermed foreligger i princippet en registrering, som dels udgør en dokumentation, dels bliver benyttet til opfølgning på fundne afvigelser og forberedelse i forbindelse med efterfølgende funktionstilsyn. For SAFA inspektioner sendes registrering til EASA, hvor indsamlede data fra alle medlemslande samles i én fælleseuropæisk database. Kan et funktionstilsyn, på grund af tilsynsobjektets manglende overholdelse af fastlagte tidsfrister, ikke afsluttes, forelægges sagen for den ansvarlige kontorchef som herefter afgør det videre sagsbehandlingsforløb. Inspektøren sikrer at alle konstaterede afvigelser ( findings ) registreres i overensstemmelse med de gældende regler på området. Side 10 af 11

11 Tværfaglighed i tilsynet Indledning Det er vigtigt, at Trafikstyrelsen fremtræder som en samlet enhed overfor tilsynsobjektet, således at der ikke afgives modstridende informationer i forhold til et tilsynsobjekt i de tilfælde, hvor der for samme tilladelse føres tilsyn fra forskellige enheder i Trafikstyrelsen. Det er derfor vigtigt, at der foregår information på tværs af organisationen i nødvendigt omfang, således at alle relevante instanser er informeret om forhold af tværfaglig karakter. Opgaveansvarlig For tilsynsområderne udnævnes en ansvarlig enhed, eksempelvis er Kontoret for operative tilladelser (AOC) ansvarlig i forhold til høring og orientering af fagområderne for Luftfartøjscertificering, Personcertificering og transportuddannelser, Security og Økonomisk tilsyn i forbindelse med udstedelse af eller ændringer til en AOC. Fælles tilsyn Der er ligeledes områder, hvor der i visse tilfælde med fordel kan etableres et fælles funktionstilsyn med et tilsynsobjekt fra flere tilsynsenheder. Yderligere aftales der, tilsynsenhederne imellem ved udarbejdelse af den årlige tilsynsplan, områder hvor det fagligt og praktisk er muligt og relevant at enhederne supplerer hinanden ved udførelse af funktionstilsyn. Side 11 af 11