Godkendelse af dagsorden... 3 Godkendelse af referat... 3 Boligselskabet Alliken... 3

Transkript

1 Boligselskabet Alliken Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 18. september 2012 kl På Kalundborg Vandrehjem, Stadion Allé 5, 4400 Kalundborg Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligselskabet Alliken Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Bestyrelsesforhold Bestyrelsens kontaktoplysninger Fremtidig mailpolitik mellem Domea og Boligselskabet Alliken Kursus for alle demokrater i brug af de lokale hjemmesider Bestyrelsens forretningsorden Repræsentantskabets forretningsorden Personaleforhold Generel orientering Ensartet struktur for anvisning og udlejning af boliger i Kalundborg Kommune Personaleforhold - Uddannelsespolitik Fejl i antennebudget for 2012/ Ny rammeaftale for boligselskabet i samarbejde med Willis Bannerreklame i boligselskabet Markedsføring og synlighed Boligselskabets afdelinger Afdeling Lundevej Afdeling Klostermosen Afdeling Biblioteksgården Ansøgning om midler til nedsættelse af huslejen i afdeling Midtbyen Forholdene på Arbygade Oplæg af overdragelse af afdeling Kalundborgvej Orientering om driftsforhold Orientering om status for møder i afdelingerne Mødeplanlægning Eventuelt... 11

2 Deltagere fra bestyrelsen: Maja Hansen, formand Kylle Gulmark næstformand Conni Jensen Erling Winther Gert Markussen Helle Hansen Holger Pedersen Ragnhild L. Kristiansen Afbud: Uffe Frejdal Nielsen Øvrige deltagere: Bent Gordon Johansen, Domea Pia Bakkestrøm, Domea Dorte Læssøe, Domea Jesper Tougaard, Ejendomsfunktionen Domea Boligcenter Frederikssund, den 11. september 2012

3 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. 2 Godkendelse af referat Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. 3 Boligselskabet Alliken 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. 3.3 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har i dag følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Maja Hansen Formand Repræsentantskabet 2013 Kylle Gulmark Næstformand Repræsentantskabet 2013 Conni Jensen Medlem Repræsentantskabet 2013 Erling Winther Medlem Repræsentantskabet 2013 Gert Markussen Medlem Repræsentantskabet 2012 Helle Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012 Holger Pedersen Medlem Repræsentantskabet 2012 Ragnhild L. Kristiansen Medlem Repræsentantskabet 2013 Uffe Frejdal Nielsen Medlem Domea Med Domea som forretningsfører. Side 3 af 11

4 Afgangsorden indebærer, at Gert Markussen, Helle Hansen og Holger Pedersen er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Det skal her bemærkes, at såvel formanden som næstformanden for selskabet har en valgperiode, som udløber i Det indstilles, at bestyrelsen godkender bestyrelsens sammensætning. 3.4 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. 3.5 Fremtidig mailpolitik mellem Domea og Boligselskabet Alliken Organisationsbestyrelsen er i samarbejde med Domea ansvarlig for at indkalde repræsentantskabet til ordinære og evt. ekstraordinære møder. Som bilag til såvel organisationsbestyrelsesmøder som repræsentantskabsmødet udsendes som regel et ganske omfattende regnskabsmateriale. Det er Domeas opfattelse, at dette bilagsmateriale meget sjældent bliver læst, men at det derimod ofte er en kilde til irritation hos modtageren. Regnskabernes hovedtal er beskrevet og kommenteret i den skriftlige årsberetning, og det er derfor Domeas anbefaling, at der ved fremtidig indkaldelse af ordinært repræsentantskabsmøde kun udsendes følgende bilag som standard: Bestyrelsens skriftlige årsberetning Revisionsberetning Boligorganisationens budget Regnskab for boligorganisation og -afdelinger gøres i stedet tilgængelige via boligselskabets hjemmeside og kan i øvrigt rekvireres ved henvendelse til Domeas lokale boligcenter. Boligafdelingernes regnskaber gøres dog kun tilgængelige, hvis repræsentantskabet ikke har bemyndiget organisationsbestyrelsen til at foretage den endelige godkendelse af disse. Den foreslåede ændring er i fuld overensstemmelse med boligselskabets vedtægter og gældende lovgivning og ændringen vil både kunne bidrage til en lettere administration, lavere omkostninger til tryk og forsendelse samt en reduceret miljøbelastning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den ændrede fremgangsmåde ved fremsendelse af bilagsmaterialer til repræsentantskabet. Side 4 af 11

5 3.6 Kursus for alle demokrater i brug af de lokale hjemmesider Region Nordsjælland (Vest) har med stor succes afholdt flere kurser for demokraterne i forbindelse med de nye hjemmesider. Især kurset Det digitale bestyrelsesrum har været til stor hjælp for demokraterne, hvor de lærte at anvende deres lokale hjemmesider som et aktivt redskab i bestyrelsesarbejdet. Der vedlægges 1 sides kursusmateriale. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at Boligcenter Frederikssund arrangerer et kursus for alle demokrater i Boligselskabet Alliken inden december 2012 i boligselskabets nærområde. 3.7 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Der vedlægges forslag til organisationsbestyrelsens forretningsorden og anbefales godkendt som forretningsorden. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. 3.8 Repræsentantskabets forretningsorden I henhold til vedtægterne godkender bestyrelsen forretningsordenen for repræsentantskabet, inden det forelægges repræsentantskabet til godkendelse og underskrift. Der vedlægges forslag til repræsentantskabets forretningsorden og anbefales godkendt som forretningsorden. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes af bestyrelsen. 3.9 Personaleforhold Generel orientering I driften arbejdes der med arbejdsplaner og årshjul til alle afdelinger. Arbejdsplanerne danner grundlag for afdelingsbestyrelsernes godkendelse af arbejdsopgaver i den enkelte afdeling. Arbejdsplanerne giver ligeledes afdelingsbestyrelsen et godt grundlag for vurdering af om ejendomsservicen er bedre end forventet. I forbindelse med arbejdsplanerne arbejdes der med udvikling af en central driftsstruktur, hvor der er opgavetype og ikke afdelingsnummer der afgør, hvem der skal udføre opgaven. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at dette arbejde forsættes. Side 5 af 11

6 3.10 Ensartet struktur for anvisning og udlejning af boliger i Kalundborg Kommune Kalundborg Kommune har ved informationsmøde den 29. maj 2012 ønsket, at skabe en ensartet struktur for anvisning og udlejning af boliger hos de boligselskaber der er repræsenteret i Kommunen. Der vedlægges bilag vedrørende henholdsvis forslag til udlejningsaftale med fleksibel udlejning og udlejningsaftale uden fleksibel udlejning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender vedlagte bilag med angivelse af udlejningskriterier inden indsendelse til Kalundborg Kommune Personaleforhold - Uddannelsespolitik Kompetenceudvikling er et højt prioriteret område i boligselskabet. Løbende og systematisk udvikling af kompetencer er en forudsætning for fremtidssikret udvikling af boligselskabet - for såvel bestyrelsesmedlemmer som ansatte. Det er en forudsætning for en effektiv og serviceorienteret drift. Med denne uddannelsespolitik vil boligselskabets bestyrelse sende et tydeligt signal om, at vi prioriterer kompetenceudvikling højt og derfor afsætter de nødvendige midler til at gennemføre relevant udvikling for såvel bestyrelsesmedlemmer som medarbejdere. Kompetenceudvikling en win-win-situation Når bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere i boligselskabet får relevant kompetenceudvikling betyder det at: - Samarbejdet mellem det politiske og det driftsmæssige niveau styrkes og kvalificeres, fordi bestyrelsesmedlemmer kompetent udfylder roller, ansvar og opgaver i bestyrelsesarbejdet - Drift og servicering af ejendomme og beboere kvalificeres, fordi mestre og ejendomsfunktionærer får mulighed for at løse opgaver endnu mere kvalificeret, effektivt og selvstændigt Kompetenceudvikling er et samlebegreb for mange aktiviteter f.eks. kurser, fyraftensmøder m. oplæg, seminarer og udviklings/afklaringsprocesser. 1. Kompetenceudvikling af afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer Mål: - sikre, at selskabet kan rekruttere og fastholde kompetente bestyrelsesmedlemmer - styrke beboerdemokratiet - sikre at bestyrelsesmedlemmerne har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage roller, ansvar og opgaver, således at flest mulige opnår en større glæde ved bestyrelsesarbejdet. Midler: - Der afsættes kr årligt pr. valgt bestyrelsesmedlem i afdelings- og organisationsbestyrelse dog en maks. samlet ramme på kr pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra arbejdskapital/dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning Side 6 af 11

7 2. Kompetenceudvikling af mestre og ejendomsfunktionærer Mål: - sikre, at selskabet kan tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere - sikre at mestre og ejendomsfunktionærer har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage funktion og opgaver - sikre fast beløb til disposition i forbindelse med den årlige MUS-samtale mellem chef/mestrer og medarbejder Midler: - der afsættes kr pr. medarbejder pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra arbejdskapital/dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder uddannelsespolitikken Fejl i antennebudget for 2012/2013 På møde i bestyrelsen den 20. marts 2012 anmodede bestyrelsen Domea om at forhandle en aftale med KA-net. Bent Gordon Johansen vil orientere yderligere i sagen. Det har desværre vist sig ikke at være muligt at klarlægge afslutningen af sagen på nuværende tidspunkt. Det indstilles, at bestyrelsen tager dette spørgsmål op på mødet og drøfter beslutningen Ny rammeaftale for boligselskabet i samarbejde med Willis Boligcenter Frederikssund har den 28. august 2012 sendt brev ud til alle medlemmer af organisationsbestyrelsen med anbefalinger vedrørende dækning og selvrisiko. Hvis bestyrelsen ønsker at følge anbefalingen, så skal der ikke foretages noget. Domea vil så acceptere tilbuddet på selskabets vegne, så den nye forsikring kan træde i kraft pr. 1. oktober Hvis bestyrelsen ikke ønsker at følge anbefalingen, så beder Domea bestyrelsen om at udfylde svarskemaet i Willis skrivelse og returnere det til boligcenteret snarest muligt og senest, så boligcentret har det i hænde den 12. september. Det indstilles, at bestyrelsen følger Domeas anbefaling og tiltræder rammeaftalen. Side 7 af 11

8 3.14 Bannerreklame i boligselskabet Som led i selskabets ønske om en større interesse for at lade sig opnotere i boligselskabet Alliken, har Boligcenter Frederikssund bedt Ida Trier fra firmaet Ida Trier Dahl om at udfærdige et forslag til et banner til husfacader. Boligcenter Frederikssund har for Boligselskabet Rosenvænget i Frederikssund ført en meget succesfuld reklamekampagne for boligselskabet, hvor Ida Trier har stået for reklamematerialet. Ud fra den store succes med at markedsføre Boligselskabet Rosenvænget i Frederikssund anbefaler Boligcenter Frederikssund, at bestyrelsen overvejer muligheden for samme markedsføring af Boligselskabet Alliken i Kalundborg nærområde. Det indstilles, at bestyrelsen tager beslutning omkring en eventuel markedsføring af boligselskabet i næromådet. 4 Markedsføring og synlighed På møde i bestyrelsen den 20. marts besluttede bestyrelsen, at alle punkter under markedsføring ville blive taget op på et afdelingsmøde og efterfølgende i organisationsbestyrelsen. Der vil blive orienteret yderligere i sagen under mødet. I. Koncept for opsætning af skilte i afdelingerne II. Koncept for opsætning af flag i afdelingerne III. Professionelle fotos af fællesarealer og bygninger IV. Professionelle fotos af den enkelte bolig V. Særlige markedsføringspakker til brug ved udlejningsproblemer Det indstilles, at bestyrelsen tager endeligt stilling til eventuelle beslutninger vedrørende ovennævnte punkter på mødet. Status på tilmelding til Kalundborgmessen Bestyrelsen besluttede på møde i starten af året, at selskabet igen vil tilmelde sig dette års messe i Kalundborg som udstiller. Ejendomsmester Jesper Tougaard skulle tilmelde boligselskabet til messen. Der vil blive orienteret yderligere i sagen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen ti efterretning. Side 8 af 11

9 5 Boligselskabets afdelinger 5.1 Afdeling Lundevej På møde i bestyrelsen den 14. juni 2012 blev bestyrelsen orienteret om, at Kalundborg Kommune havde givet en teknisk godkendelse på nedrivningen. Den juridiske godkendelse skulle behandles på kommunalbestyrelsesmøde den 26. juni 2012, og nedrivningsopgaven skulle gå i udbud. Der vil blive orienteret om stade i sagen. 5.2 Afdeling Klostermosen På møde i bestyrelsen den 14. juni 2012 blev bestyrelsen orienteret om, at de pågældende arkitekter på byggesagen ikke havde udført opgaven vedrørende de udvendige adgangsforhold tilfredsstillende. Der havde endvidere været en vandskade i en lejlighed, hvor det havde været nødvendigt at flytte beboeren. Der vil blive orienteret om stade for byggesagen samt klargøring omkring, hvem der er ansvarlig for ændringerne. 5.3 Afdeling Biblioteksgården På møde i bestyrelsen den 14. juni 2012 orienterede formanden for selskabet om regnefejlen i forbindelse med udskiftningen af vinduerne i afdelingen. Medlem Uffe Frejdal og regionschef Bent Gordon Johansen var blevet bedt om at gå videre i sagen. Bent Gordon Johansen vil orientere yderligere i sagens stade. 5.4 Ansøgning om midler til nedsættelse af huslejen i afdeling Midtbyen Der vedlægges ansøgning om midler fra dispositionsfonden til nedsættelse af huslejen i en 2- årig periode på de 3-værelses lejligheder på adressen Vægtergangen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender ansøgningen. Side 9 af 11

10 5.5 Forholdene på Arbygade Domea har i foråret 2012 anmodet Kalundborg kommune om et vej syn vedrørende en ny asfaltbelægning på et stykke af Årbygade. De 2 involverede parter i sagen er Boligselskabet Alliken og Grenell, ejeren af den anden ejendom på den berørte del af Årbygade. 1. Juli 2012 henvendte Grenell sig til Boligcenter Frederikssund med et tilbud om at dele udgiften til den nye belægning med 50 % til hver part. Efter at have talt med den ansvarlige for vej syn i Kalundborg Kommune, konstaterer Boligcenter Frederikssund, at det er et godt tilbud. Umiddelbart ville man ved et vej syn dele udgiften på basis af antal lejemål der brugte vejen. Da Grenells antal lejemål er mindre en Allikens, anbefaler Boligcenter Frederikssund bestyrelsen om at acceptere tilbuddet. Der er netop afholdt møde med Grenell onsdag den 5. september Grenell kom med et tilbud på opretning af vejstykke mellem Boligselskabet Alliken og Grenell på kr ex moms, hvoraf Grenell ønskede halvdelen betalt af Boligselskabet Alliken. Forhandlingen endte med kr ex moms for Boligselskabet Allikens andel af fællesvejen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretningen. 5.6 Oplæg af overdragelse af afdeling Kalundborgvej Der vedlægges 2 siders oplæg vedrørende procedure ved overdragelsen. Den eventuelle overdragelse skal ske via afstemning og vedtagelse i afdelingsmøder i de berørte afdelinger i Holbæk Ældreboligselskab samt afdeling Kalundborgvej og endelig godkendelse i organisationsbestyrelsen i Boligselskabet Alliken. Bent Gordon Johansen vil orientere yderligere i sagens stade. 5.7 Orientering om driftsforhold Indstilling vedrørende seas nve EL-aftale med Esbernhus: På møde i bestyrelsen den 14. juni 2012 indstillede bestyrelsen, at Jesper skulle tale med Esbernhus omkring en fast pris. Han skulle derefter vende tilbage til Bent Gordon Johansen. Bent Gordon Johansen vil orientere yderligere i sagen. Side 10 af 11

11 Indstilling ejerforhold på hestestald: På møde i bestyrelsen den 14. juni 2012 blev det besluttet, at der skulle foretages en undersøgelse om ejerforholdet til den hestestald, man ønskede ombygget. Bent Gordon Johansen ville undersøge sagen hos kommunens kontaktperson, Hanne Pries. Bent Gordon Johansen vil orientere yderligere i sagen. 5.8 Orientering om status for møder i afdelingerne Der afholdes såvel regnskabs- og budgetmøder i afdelingsbestyrelserne som afdelingsmøder for alle beboere inden udgangen af november måned. Der vil blive orienteret om planlægningen, status og eventuelle udfordringer i forbindelse med afholdelse af afdelingsmøderne. 6 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i Bestyrelsesmøde (regnskabsmødet) kl på Kalundborg Vandrehjem, Stadion Allé 5, 4400 Kalundborg Ordinært repræsentantskabsmøde kl på Kalundborg Vandrehjem, Stadion Allé 5, 4400 Kalundborg 7 Eventuelt Side 11 af 11