Dagsorden: Efter mødet vil der være forplejning, så det er ekstra vigtigt at vide om I deltager i mødet på grund. Deltagere fra bestyrelsen

Transkript

1 Boligselskabet Domea København Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 5. september 2013 kl i selskabslokalet beliggende Gadekærvej 16 st., Valby Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligselskabet Domea København Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Forslag til bestyrelsen fra Holger Juel Hansen Udsendelse af materiale til bestyrelsesmedlemmer Styringsdialog Bestyrelsens forretningsorden - ændringer Nyt fra styregruppen for det nye Servicecenter Personaleforhold Generel orientering Personaleforhold - Uddannelsespolitik Nybyggeri Boligselskabets afdelinger Orientering om driftsforhold Mødekalender Eventuelt... 7 Efter mødet vil der være forplejning, så det er ekstra vigtigt at vide om I deltager i mødet på grund. Deltagere fra bestyrelsen Villy Brejning, formand Jens Thestrup, næstformand Bjarne Rasmussen Holger Juel Hansen Joan Thygesen Knud Johnsen Leif Devald Poul Erhard Juhl Nielsen Preben Stampe Rasmussen Søren B. Nielsen Uffe Frejdal Nielsen Øvrige deltagere: Bent Gordon, Domea Jytte Jensen, Domea Lene Leit, Domea Side 1 af 7

2 Domea Boligcenter Domea København, den 26. august Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. 2 Godkendelse af referat Domea har modtaget mail fra Holger Juel Hansen i forbindelse med referatets punkt om Peder Lykkes Vej. Det er ikke en indsigelse til referatet fra møde den 26. juni 2013, men et forslag til bestyrelsen forslaget kommer senere Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. 3 Boligselskabet Domea København Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. 3.4 Forslag til bestyrelsen fra Holger Juel Hansen. Forslaget og mailen vedlægges som bilag 1. Yderligere orientering gives på mødet af Holger Juel Hansen selv. Byggebudget samt uddrag af referat fra punkt 5.1 og 5.2 er vedlagt som bilag 2 og 3. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til om de ønsker at benytte sig af Holger Juel Hansen forslag. Side 2 af 7

3 3.5 Udsendelse af materiale til bestyrelsesmedlemmer På sidste bestyrelsesmøde den 26. juni 2013, blev der under punktet eventuelt rejst ønske om, at mødematerialet fremadrettet bliver udsendt på mail, så de store bunker af papir kan minimeres. Det blev ikke præciseret om det kun var til organisationsbestyrelsesmøder eller om det også var til repræsentantskabsmøderne. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt materialet til bestyrelsesmøderne kan udsendes på mail og om bilag, såsom budgetter og regnskaber m.m., ligeledes kan udsendes på mail samt om det også gælder repræsentantskabsmøder. 3.6 Styringsdialog Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. På bestyrelsesmødet i december 2012 blev det besluttet at der skulle holdes en workshop om styringsrapporten i september Da vores nye regionskonsulent Michael H. Jørgensen desværre ikke kunne deltage i dette møde, vil det komme som punkt på dagsordenen til mødet i december, hvor regnskabet er klar og skal godkendes. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om ændringen til efterretning og er enige om at det kommer på næste ordinære møde til december. 3.7 Bestyrelsens forretningsorden - ændringer I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Den seneste godkendte forretningsorden er fra Der er ændringer til denne forretningsorden og nyt oplæg til forretningsorden for boligselskabet er udarbejdet. Både den gamle og ændringsforslaget af forretningsordenen vedlægges som bilag og det anbefales at den ændrede forretningsorden godkendes som ny forretningsorden. Bilag 4 og 5. Det indstilles, at den ændrede forretningsorden godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. 3.8 Nyt fra styregruppen for det nye Servicecenter På styregruppens møde den 30. juni blev det aftalt at driftschefen kunne ansætte en driftsleder, så der kom lidt aflastning i en meget travl hverdag. Det blev samtidig aftalt at der ville komme tilskud fra Domea. Der blev talt om placering af servicecenteret og det at der kunne blive mange andre interessenter end Boligselskabet Domea København. Det blev aftalt at vi fastholder prioriteringen om Sydhavnen/Valby og driftschefen er i øjeblikket travlt optaget af at undersøge markedet samt besigtige udvalgte ejendomme. Der vil snarest blive indkaldt til et nyt styregruppemøde hvor der vil blive forelagt forskellige muligheder. Side 3 af 7

4 Følgende emner blev berørt: Potentielle brugere Økonomi Organisering i servicecenteret - bemanding Indretningsstandard Årshjul og plejeplaner for alle afdelinger Fordelingsnøgler mellem afdelingerne Der er stadig mange ubesvarede spørgsmål, men der arbejdes ihærdigt med endeligt oplæg som kan drøftes i organisationen inden for nogle måneder. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 3.9 Personaleforhold Generel orientering Boligorganisationen har haft en stilling som driftsleder til det nye servicecenter slået op. Der er kommet ca. 98 ansøgninger. Valget er faldet på Nicki Laursen, som tiltræder stillingen pr. 1.oktober. Nicki Laursen er 33 år, bygningskonstruktør med professionsretning i Facility Management, bor på Amager. Nicki er uddannet murer. Nicki er p.t. ansat i Domea, hvor han yder støtte til driftscheferne i pilot-servicecentrene, i forbindelse med 2015 projektet. Nicki har under sin uddannelse været ansat i Rosenvængets boligselskab i Frederikssund, som projektansat energikonsulent. Domea 2015 afholder halvdelen af hans løn som minimum i de første 3 mdr. Nicki Laursen sidder i Frederikssund sammen med den kommende kundechef indtil organisationens servicecenter er fundet. Den nye driftsleder og kundechefen vil i den kommen tid tage en samtale med alle medarbejdere i organisationen og lytte til deres ønsker og forventninger samt drøfte det billede vi kender nu af fremtiden. Der har været holdt møde sidst i juni med alle medarbejdere, hvor der blev talt fremtid og alt hvad det kan indebære af bekymring, forventning m.m. Det var et rigtig godt møde. Medarbejderne i organisationen er stort set meget forventningsfulde, men det er en svær tid, indtil der kan komme mere konkrete tiltag frem. Det forventes at alle kender deres rolle i løbet af efteråret. I Peder Lykke Vej, siger vi farvel til Max, som er 68 år pr Max har kun været ansat i et års tid og meningen var at han skulle stoppe når højhuset skulle rives ned, men Max har sloges med dårligt hjerte og ønsker selv at bremse op mens tid er. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 3.10 Personaleforhold - Uddannelsespolitik Bestyrelsen har på bestyrelsesmødet den 25. maj 2011 besluttet uddannelsespolitikken for organisationen, da kompetenceudvikling er et højt prioriteret område i boligselskabet. Løbende og systematisk udvikling af kompetencer er en forudsætning for fremtidssikret udvikling af boligselskabet - for såvel bestyrelsesmedlemmer som ansatte. Det er en forudsætning for en effektiv og serviceorienteret drift. Med denne uddannelsespolitik vil Side 4 af 7

5 boligselskabets bestyrelse sende et tydeligt signal om, at vi prioriterer kompetenceudvikling højt og derfor afsætter de nødvendige midler til at gennemføre relevant udvikling for såvel bestyrelsesmedlemmer som medarbejdere. Kompetenceudvikling er et samlebegreb for mange aktiviteter f.eks. kurser, fyraftensmøder m. oplæg, seminarer og udviklings/afklaringsprocesser. 1. Kompetenceudvikling af medarbejder i det nye servicecenter Mål: - sikre, at selskabet kan tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere - sikre at personalet har de særlige nødvendige kompetencer til at varetage funktion og opgaver - sikre fast beløb til disposition i forbindelse med den årlige MUS-samtale mellem leder og medarbejder Midler: - der afsættes kr pr. medarbejder pr. år, dog en maks. samlet ramme på kr pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra arbejdskapital/dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning. Baggrund for forhøjelsen: - flere medarbejdere skal have nye kompetencer - vægtning på ledelse - mangel på medarbejdere med fagligt grønt kendskab - bedre indsigt i skimmelsvampsager Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder ændringsbeløbet i uddannelsespolitikken. 4 Nybyggeri Kridtholmen: Byggeriet skrider planmæssigt frem, udlejningsmateriale er netop færdigt og lagt på nettet, så vi kan få kommende beboere på venteliste Emblasgade plejeboliger: Der forventes indflytning Følager: Der tages første spadestik Ved kanalen: Der tages første spadestik i november Boligselskabets afdelinger 5.1 Orientering om driftsforhold Kærbo Der har været indvielse af de nye serviceareal kommunen har etableret den Side 5 af 7

6 35-05 Verdishave De sidste mangler er ved at være på plads på plejecenteret GVL har omkostningsfrit etableret fortov på det manglende stykke ved vendepladsen, så beboerne selv kan køre enten med kørestol eller rollator rundt om huset. Driftsaftalen er genfremsendt til kommunen og vi håber snart den kan komme på plads, så økonomien også kan komme endeligt på plads Gertsvej Der er stadig problemer med den automatiske ventilation der arbejdes hårdt på at få de sidste beboere tilsluttet og anlægget til at køre tilfredsstillende. I forbindelse med etableringen af anlægget, har man ikke etableret ventilationsriste i vinduerne, hvilket bevirker at der trækkes luft ind fra døre og vinduer og beboerne føler træk Tingvej Her kører helhedsplan i tophastighed, den 7. juni 2013 blev sagen sendt til Landsbyggefonden og allerede den 25. juli kom der svar om besigtigelse den 3. september yderligere information kan gives på mødet Kurlandsgade Her kører som nævnt tidligere, foranalysen til en helhedsplan. KHS, rådgivende ingeniørfirma, er i gang med oplægget. Der er i øjeblikket undersøgelser i gang omkring køkkenrenoveringen, da det gerne skal minimeres til kun nødtvungent arbejde, da de midler bestyrelsen bevilligede sidst til udskiftning af køkkenerne ikke effektueres før den resultatet af helhedsplananalysen kendes Gudenåvej Der er endelig kommet skred i retableringen af den mur som skred sammen under skybruddet Lejerbo, som er dem afdelingen deler skel med, har indvilliget i at dele udgiften efter en landmåler har dokumenteret at skellet står midt i muren Baldersgade Intet at bemærke alt kører i fred og fordragelighed Peder Lykkes Vej Driftschef Mona Bojko er i dialog med kommunen om ommærkningen til ungdomsboliger. Der er kommet skred i sagen med Kuben. Der er nu modtaget skriftlig bekræftelse fra de forskellige boligselskaber i København om genhusningsboliger. Der er i øjeblikket brev på vej rundt til alle beboerne omkring situationen og om den nye termin for nedrivningen til april Gadekærvej Helhedsplanen er i fuld gang. Der arbejdes på at få ansat en boligsocial medarbejder til at tage kontakten med beboerne i forbindelse med helhedsplanen for at afdække evt. behov for genhusning blandt de 196 beboere som skal have mere eller mindre renovering i boligen. De 7 familier som skal genhuses, da deres lejligheder bliver bygget om til 5 handicapvenlige lejligheder, har driftschefen kontakt med og har haft møde med for at afdække deres behov Emblasgade Der arbejdes hårdt i bestyrelsen for at etablere netværket i afdelingen som skal være fundamentet i deres hverdag. Meningen er at der skal klares flest mulige opgaver i afdelingen af beboerne. Der er gang i etablering af skur til materialer, så som plæneklipper, fejemaskine o.l. samt legeplads til de mindste børn. Side 6 af 7

7 Der er problemer med regnvand fra altanerne der er fra byggeriets side ikke etableret nedløbsrør, der hvor terrassen neden under er 2 m dyb. Vandet plasker direkte på jorden og sprøjter rundt - det er meget uhensigtsmæssigt og ønsket er at der bliver penge fra byggeriet til at finde en løsning. Driftschefen er i dialog med KAB Emblasgade Plejecenter Indflytningsklar og forventes overdraget til kommunen 1. oktober 2013 Indflytning sker med 9 beboere ad gangen med en uges mellemrum fra eller alt efter fejl og mangellistens omfang, som skal være bragt i orden inden indflytning. Driftschefen holder møde med den kommende leder af bostedet, Thomas Overgaard, så vi sammen finder den bedste løsning for beboerne. Det er aftalt at der både skal være pårørenderåd og afdelingsbestyrelse for at de unge skal føle sig hørt. 6 Mødekalender Følgende bestyrelsesmøder er aftalt: Ordinært organisationsbestyrelsesmøde og repræsentantskabsmøde. (godkendelse af regnskaber) Ordinært organisationsbestyrelsesmøde (godkendelse af budget) 7 Eventuelt Side 7 af 7