Anbefalinger til drift af databaser

Transkript

1 Dato: 10. november Sagsbehandler: Anne-Marie Hansen Anbefalinger til drift af databaser Ver. 0.2 høringsudgave Gruppe nedsat af Lægevidenskabelige Selskaber, okt

2 Indledning og beskrivelse af proces Indeværende rapport er udarbejdet på basis af møder og høring i gruppe nedsat under de Lægevidenskabelige Selskaber (LVS). Databasernes Fællessekretariat har varetaget sekretariatsfunktionen for gruppen. Gruppens sammensætning samt baggrund for nedsættelse af gruppen kan ses i appendiks 1. Proces for udarbejdelse og efterfølgende godkendelse af rapporten December 2014 gruppen blev sammensat og baggrund for gruppens arbejde meldt ud 1. møde afholdt d. 10. juni 2015, kl i Regionernes Hus 2. møde afholdt d. 14. sept kl via video Mailhøring i oprindelig gruppe: 29. sept okt Gennemgang og godkendelse til efterfølgende høring ved RKKP-styregruppen d. 5. nov Nov 2015-jan. 2016: gennemførelse af høring i LVS; blandt databasernes formænd & i regionerne Indeværende udkast er udarbejdet af Databasernes Fællessekretariatet efter gennemført mailhøring i oprindelig gruppe. Anbefaling indsat med kursiv og blå skrift nedenfor er tilføjet af RKKP-styregruppen i forbindelse med gruppens gennemgang af rapporten på møde d. 5. november 2015 og er ikke clearet i LVS-gruppen. Rapporten er bygget op i fire afsnit dækkende de områder, gruppen blev bedt om input til: Metode til at sikre databaserne lige vilkår i relation til klinisk ledelse herunder anbefalinger til en ordentlig proces for udligning. Anbefalinger til tilrettelæggelse af den faglige ledelse i databaserne Input til principper for udmøntning af en projektpulje til faglige initiativer i databaserne Anbefalinger til sammensætning og tværfaglighed i databasernes styregrupper 1. Metode til at sikre databaserne lige vilkår i relation til klinisk ledelse herunder anbefalinger til en ordentlig proces for udligning. Oversigt over forskelle i nuværende sammensætning af styregrupper og tilrettelæggelse af drift fremgår af appendiks 2. På baggrund af de konstaterede forskelle anbefaler gruppen, at der for alle databaser skal kunne leveres den følgende dokumentation i standardiseret og samlet format. Dette for at sikre transparens af databasernes drift. 2

3 Skabelon for driftsdokumentation skal ajourføres mindst én gang årligt. Styregruppe Formand, sammensætning, regler for valg/sammensætning (udfyldes af databasens formand bistået af tilknyttet KCKS - Fællessekretariatet går videre med forslag om at inkludere oversigt som del af dokumentationsskabelonen som anvendes til PROCRIN) Mødeaktivitet (udfyldes af tilknyttet KCKS med udgangspunkt i årskalendere suppleres med formands oplysninger om evt. yderligere møder, der sker uden RKKP-inddragelse). Databasen Antal patienter (nu og årlig tilgang), antal variabler (løftes fra databasernes ansøgninger om driftsmidler) Indrapporteringsmåde (løftes fra dokumentationsskabelonen) Output Årsrapporter (løftes fra Fællessekretariatets kalender for afrapportering) Andre rapporter/offentlige opgaver, nationale guidelines (udfyldes af databasens formand) Antal artikler/abstracts/år (fællessekretariatet udfylder oplysninger om forskningansøgninger; styregrupper supplerer med evt. yderligere oplysninger) Økonomi Tilskud/år far RKKP (udfyldes af Fællessekretariatet ifm. udmøntning) Anden finansiering (udfyldes af databasens formand) Gruppen accepterer opdraget med anbefalinger til strømlining af databasedrift men anbefaler, at forskelle i driftsvilkår, der er velbegrundet og skyldes forskelle i leveringskrav bør kunne fastholdes. Dette forudsætter, at forskellene kan begrundes med henvisning til oplysninger, der fremgår af ovenstående standarddokumentation. Strømlining skal derefter ske svarende til anbefalinger angivet i de følgende afsnit. 2. Anbefalinger til tilrettelæggelse af den faglige ledelse i databaserne Gruppen har fastsat de følgende anbefalinger Formænd i databaser er forpligtet til at sikre kontinuerlig opbakning fra det/de faglig(e) selskab(er) samt sikre at der er faglig opbakning til databasens indhold. Der bør ske uddelegering af praktisk arbejde i databaserne til yngre læger med mentorordning via seniorer læger. Dette for at sikre de sparsomme seniorer ressourcer Al mødeaktivitet i databaserne bør ske inden for almindelig arbejdstid Al lægefaglig indsats i databaserne bør finansieres af ansættende myndighed, dog med overgangsordning, der indebærer: o Etablering af et minimumshonorar for formandsfunktionen i det omfang databasepuljens størrelse tillader det Private aktører deltager uden finansiering fra databasepuljen o der åbnes for finansiering i konkrete situation, hvis relevant udvidelse af databasens drift til private aktører forudsætter finansiering fra puljen 3

4 databasens styregruppe skal have mulighed for at trække på kompetencecentrene til forskningsprojekter, der også har kvalitetssigte hvor der skal konkret aftale i regi af produktionsplaner omkring databasens drift. Formand/styregruppers forpligtelser inden for minimumstakster (særligt faglig ansvar for databasens indhold) skal gøres klart. Samtidig skal understreges, at mens regionernes midler ikke må bruges til forskningsunderstøttelse (når der ses bort fra pulje til finansiering af forskningsudtræk i regi af organisationen), så bakker RKKP-styregruppen fuldt op om, at databasedata bliver anvendt til forskningsprojekt jf. RKKP s forskningsvejledning. Der blev drøftet men afvist etablering af anbefalinger for de følgende områder: Tidsgrænser for formandsperioder Tidsintervaller for menige medlemmer af styregruppen 3. Input til principper for udmøntning af en projektpulje til faglige initiativer i databaserne Følgende områder anbefales prioriteret af RKKP-styregruppen i udmøntning af midler: Projekter mhp. validering af databasernes indhold Sikring af tilbagerapportering af tidstro data/resultater til afdelingerne Støtte af udviklings-/forskningsprojekter, der har kvalitetsudviklingssigte i regi af databaserne. Gruppen var dermed mindre interesseret i RKKP-styregruppens forslag i opdraget om systematisk afholdelse af brede, faglige konference. Sådanne blev vurderet bedst afholdt i regi af de lægevidenskabelige selskaber. 4. Principiel drøftelse af tværfaglighed i databasernes styregrupper og andre krav til sammensætning af styregrupper Gruppen har følgende anbefalinger til sammensætning af styregrupper: Sammensætning af styregrupper med over 10 medlemmer skal have særlig begrundelse (tværsektorielle, tværfaglige, komplekse behandlingsforløb) Der skal sikres repræsentation for alle behandlende regioner Dette sikres ved, at hver af regionerne står for faglige udpegninger af ét medlem til gruppen f.eks. via specialeråd. Der stilles ikke generelle krav om tværfaglighed i sammensætning af styregrupperne, hvor det kun indføres når relevant og der meningsfuldt kan måles på kvaliteten inden for områder, der involverer andre faggrupper/sektorer. Tværfagligheden må dermed ikke få symbolsk karakter. Patientinvolvering må ligeledes kun ske, hvis det gøres meningsfuldt. 4

5 Appendiks 1 Baggrund for gennemførelse af proces og gruppens sammensætning Lige siden etablering af Regionernes Kliniske Kvalitetsprogram (RKKP) i 2010 har RKKP-styregruppen været opmærksom på, at driftsvilkårene i databaserne er vidt forskellige og har haft fokus på at sikre databaserne ensartede vilkår for drift under samtidig hensyntagen til de velfungerende løsninger, der har medvirket til de mange flotte resultater, databaserne har opnået. Forskellene går både på omfang og anvendelse af midler, hvoraf den største tilbageværende forskel er midler til klinisk ledelse, og hvor forskellene i midler ikke kan relateres til forskelle i databaserne (patientvolumen, graden af kompetencecenterstøtte, antallet af involverede sektorer). De store forskelle viser sig ved, at udgifterne til den faglige ledelse og mødeudgifter spreder sig fra kr til pr. år pr. database RKKP-styregruppen har gennemført mindre justeringer af udgifterne, men der er ikke sket en større strømlining. Dansk Kirurgisk Selskab udtrykte på møde mellem selskabet og RKKP-styregruppens formand i januar 2014 overraskelse over forskellene og tilbød at deltage i et arbejde med etablering af anbefalinger for tilrettelæggelsen af indsatsen på klinisk niveau i databaser. RKKP-styregruppen kvitterede på dette tilbud med beslutning om nedsættelse en arbejdsgruppe, der skulle kigge på anbefalinger for området. LVS blev bedt udpege medlemmer til gruppen. Det er den gruppe, der nu er etableret. Vedhæftet ses liste med udpegede medlemmer. Gruppen vil senere blive suppleret med repræsentanter fra andre fagprofessionelle grupper i sundhedsvæsenet. Det skal understreges, at RKKP-styregruppen har besluttet, at tilpasninger i udgiftsniveau skal ske gradvist og varslet: den faglige forankring af databaser er afgørende for driften, og store ændringer i vilkår vil ikke bidrage til at fastholde det kliniske engagement. På den anden side kan der ikke på lang sigt accepteres historisk betingede forskelle. Der er ifm. udmøntning af 2015-midler orienteret om, at der i det kommende år vil blive skabt et grundlag for justeringer i bevillinger som følge af indeværende gruppes arbejde. En egentlig strømlining vil først foregå efter en konkret varsling på basis af RKKP-styregruppens stillingtagen til de anbefalinger, indeværende gruppe fremkommer med. Siden oprindelige beslutning om at etablere gruppen, er det besluttet, at den også skal sikre anbefalinger vedr. sammensætning af styregrupper for databaserne (herunder anbefalinger vedr. tværfaglighed). Gruppen blev nedsat af Lægevidenskabelige Selskaber med følgende sammensætning. 5

6 Selskab Udpegede Deltog første møde Dansk Selskab for Geriatri Kirsten Vinding Deltog andet møde Dansk Oftalmologisk Selskab Nis Andersen Dansk Selskab for Klinisk Kjell Titlestad Immunologi Dansk Nefrologisk Selskab James Heaf Dansk Kirurgisk Selskab Jens Hillingsø Dansk Selskab for Hoved og Jesper Grau Hals Onkologi Eriksen Dansk Dermatologisk Selskab Tomas Norman Dam Dansk Selskab for Kvalitet i Henrik Stig Sundhedssektoren Jørgensen Dansk Selskab for Intern Medicin Pia Nimann Kannegaard (fmd. for DSIM) Mulighed for at deltage i mailhøring Dansk Selskab for Obstetrik og Gynækologi Jens Kjeldsen Olav Bjørn Petersen, Øjvind Lidegaard Dansk Selskab for Artroskopisk Kirurgi og Sportstraumatologi Dansk Ortopædisk Selskab Dansk selskab for Otolaryngologi,Hoved- &Halskirurgi Lene Wagner Søren Overgaard Christian Godballe Men fremsendte skritl. kommentarer forud for mødet 6

7 Appendiks 2 Gennemgang af databasernes driftsvilkår Sammensætning af grupper Der er mellem seks (Dansk Sarkom Database) og 29 medlemmer (Dansk Astma Database) af de enkelte styregrupper. Det typiske antal medlemmer er 13 medlemmer. 43 ud af 60 databaser har udelukkende repræsentation fra læger (når der ses bort fra repræsentanter fra RKKP-teamet og dataansvarlig region). defineret bredt som overlæger, afdelingslæger, praktiserende læger, speciallæger, cheflæger, læger. De øvrige 17 grupper har repræsentation af et udvalg af sygeplejersker, terapeuter, jordemødre, bioanalytikere, patientrepræsentanter samt interesseorganisationer. Flere databaser under etablering er ikke med i opgørelsen. De eneste bekendtgørelseskrav til sammensætning af styregrupper er 1) repræsentation fra den dataansvarlige region og 2) opbakning fra de relevante faglige selskaber. Derudover er RKKP-bevillingskrav om 3) faglig repræsentation fra alle berørte regioner & 4) deltagelse af epidemiolog fra RKKP-organisation, hvis der er bevilliget RKKP-ydelser til epidemioligi 5) tværfaglig og tværsektoriel repræsentation når relevant og slutteligt mulighed for 6) patientrepræsentation. Driftsmidler Der udmøntes meget forskelligt til drift se oversigt over udmøntede 2016-midler her: Ift. oversigten skal bemærkes, at flere databaser ikke i tidligere år har brugt alle midler, dermed afspejler udmøntningerne ikke den faktiske anvendelse af midler. Der udmøntes typisk midler til de følgende poster: Midler til frikøb af formand/evt. øvrige medlemmer af gruppen Midler til frikøb af person, der skal stå for opdatering af evidensgrundlag Mødeaktiviteter I begrænset omfang: midler til deltagelse i internationalt samarbejde I begrænset omfang bortset fra i DMCG-databaserne: midler til sekretariatsfunktion eksternt fra RKKP-organisationen Der er store forskelle på fordeling af midler mellem disse poster i nogle databaser frikøbes formand i 1-3 måneder (i DMCG-databaser op til seks måneder); i andre frikøbes alene til mødedeltagelse. I forbindelse med etablering af nye databaser har RKKP-styregruppen fastsat standardbeløb til varetagelse af databasedrift: dette består af én måneds frikøb til formand pr. år; hvert tredje år til opdatering af evidensgrundlag samt midler til afholdelse af ét årligt møde i styregruppen samt et formøde i formandskab. Der er alene afsat midler til frikøb af medlemmer, hvis deltagelse ikke kan finansieres af afdelingerne selv (typisk private aktører samt faggrupper, hvor der ikke er mulighed for tjenestefrihed til deltagelse). Mødeaktivitet 7

8 Der kan konstateres forskellig aktivitet i databaserne, når der ses på faktisk anvendelse. Det typiske billede er afholdelse af ét årligt styregruppemøde i almindelig arbejdstid og derudover ét årligt møde i formandskab/forretningsudvalg. Derudover er enkeltstående eksempler på grupper, der nedsætter forretningsudvalg, der mødes 4-5 gange pr. år; databaser, der afholder årlige konferencer bredt for hele faget; databaser, der nedsætter flere grupper, der uafhængigt står for fortolkning af enkelte resultater. Opgaver, der varetages af styregruppen/formandskab Der er markante forskelle på opgaver, der varetages af styregruppe/formandskab. Alle styregrupper/formænd varetager opgaven med at kvalificere de faglige kommentarer til årsrapporterne, står for udvikling/vedligehold af indikatorsæt samt varetager kontakt til de lægevidenskabelige selskaber/faglige miljø. Men derefter er der store forskelle: der er formænd, der ikke varetager yderligere opgaver og så er der formænd, der er databehandlere i databasen og varetager datamanagementfunktioner samt epidemiologiske opgaver der er formænd (hvis sekretær) varetager opgaver med sikring af inddatering af data til databasen ved løbende kontakt ud til afdelingerne og løbende kontrol af datainput. Disse formænd er typisk også involveret i alle dele af databasens drift, dvs. kompetencecentrenes opgavevaretagelse sker i tæt dialog med formanden. Andre forskelle Enkelte databaser deltager i europæisk samarbejde og leverer data til internationale databaser. Andre igen leverer resultater til andre formål f.eks. RADS. Særligt om DMCG-databaser Det blev konstateret, at DMCG-databaserne drives på andre vilkår og under andre krav end øvrige databaser, og kommende anbefalinger må forventes alene at have gyldighed ift. de øvrige databaser. Indførsel af strømlining for DMCG-databaserne vil skulle ske i regi af RKKP-styregruppen og DMCGorganisationen og med involvering af de centrale sundhedsmyndigheder, da DMCG-databasernes specialstatus følger af nationale aftaler (bl.a. Kræftplan II). 8